Kennisbank

Aan de slag

Beginnen (de eerste dag)

• Aan de slag met SpinOffice
• Wat heb je nodig om SpinOffice te gebruiken?
• Je profiel instellen
• Relatie, bedrijf of contactpersoon: wat is het verschil?
• De belangrijkste schermen

Eerste stappen (de eerste week)

• Je eerste relatie aanmaken
• Je eerste e-mail versturen vanuit SpinOffice
• Je eerste afspraak en taak inplannen
• Tien tips voor je eerste week
• AI in SpinOffice: wat kan het en hoe zet je het aan?
• SpinOffice op je telefoon

Overstappen en hulp

• Hoe importeer ik mijn gegevens uit een ander CRM?
• Welke gegevens kun je exporteren?
• Training en ondersteuning
• Waar vind je hulp?
• Kan ik een gratis demonstratie van SpinOffice krijgen?

E-mail

E-mailaccount koppelen

• Hoe voeg ik een nieuw e-mailaccount toe?
• Microsoft 365 of Outlook koppelen
• Melding "Beheerdersgoedkeuring vereist" bij het koppelen van Microsoft 365
• Gmail of Google Workspace koppelen
• iCloud-mail koppelen (iCloud, me.com, mac.com)
• Wordt mijn volledige mailbox in SpinOffice opgehaald?
• Synchroniseert mijn e-mail met mijn telefoon?
• Het lukt niet om mijn e-mailaccount te koppelen. Wat moet ik doen?

E-mail gebruiken

• Het Postvak IN
• Een e-mail versturen
• Hoe verstuur ik een groepsmailing?
• Hoe verstuur ik een geplande e-mail?
• Hoe pas ik mijn e-mailhandtekening aan?
• Hoe maak ik een e-mailsjabloon?
• Waarom SpinOffice gebruiken voor het versturen van e-mails?

Afzender & bezorging

• E-mail komt niet aan of wordt teruggestuurd ('Onbestelbaar')
• SPF en DKIM instellen voor je domein
• Waarom e-mails vertraagd kunnen zijn?

Slimme functies

• Slimme functies in het e-mailmenu
• Het Postvak IN van een collega bekijken
• Wat doet SpinOffice met spam?

AI in SpinOffice

AI in SpinOffice

• Welke AI-functies heeft SpinOffice en wat kan ik ermee?
• AI gebruiken in je e-mail
• Teams-gesprekken laten transcriberen en samenvatten
• SpinOffice koppelen aan Claude

Relaties

Aanmaken & bewerken

• Het relatiescherm
• Hoe voeg ik een nieuwe relatie toe?
• Hoe pas ik de contactgegevens van een relatie aan?
• Hoe koppel ik werknemers aan een bedrijf?
• Relatietypes
• Wijzigingen in een relatie bekijken en terugzetten
• Een veld voor staat of provincie toevoegen

Labels & filters

• Labels gebruiken
• Relaties filteren
• Massa-acties: veel relaties tegelijk aanpassen

Importeren & exporteren

• Hoe importeer ik een groep relaties?
• Contacten uit Gmail importeren
• Mac Contacten importeren
• Hoe kan ik relaties exporteren?

Samenvoegen & opschonen

• Relaties verwijderen
• Dubbele relaties samenvoegen
• Een e-mailadres loskoppelen van de verkeerde relatie
• Ik heb per ongeluk relaties verwijderd. Wat nu?

Synchronisatie

• Relaties synchroniseren met Microsoft 365
• Relaties op je telefoon
• Relaties synchroniseren met iPhone en iPad (CardDAV)
• Relaties synchroniseren met Android (CardDAV)

Agenda

Afspraken & instellingen

• De agenda
• Een afspraak maken
• De agenda delen met collega's
• Meldingen voor afspraken
• Een agenda importeren

Synchronisatie

• Agenda synchroniseren met Microsoft 365
• De agenda op je telefoon en computer
• Agenda synchroniseren met iPhone en iPad (CalDAV)
• Agenda synchroniseren met Mac (CalDAV)
• Agenda synchroniseren met Android (CalDAV)
• Foutmelding 'Controle CalDAV-account mislukt'

Taken & Kanban-bord

Taken & Kanban-bord

• Taken maken en toewijzen
• Het Kanban-bord
• Tijd schrijven op een taak

Archief

Archief

• Het archief
• E-mails koppelen aan relaties
• Telefoonnotities & memo's

Dossiers & bestanden

Dossiers maken en beheren

• Dossiers maken en beheren
• Werken in een dossier
• De dossierlijst
• Bestanden toevoegen en terugvinden

Sjablonen

Sjablonen

• Documentsjablonen
• E-mailsjablonen
• Hoe voeg ik het Inhoud-blok toe aan mijn e-mailsjabloon?

Integraties

WhatsApp Business

• Wat is de WhatsApp Business integratie?
• WhatsApp Business integratie activeren
• WhatsApp Business sjabloon categorieën

Telefonie

• Xelion-integratie activeren
• Bellen vanuit SpinOffice (Click-to-Dial) werkt niet

Facturatie & boekhouden

• Hoe richt ik de factuurmodule in?
• Hoe maak ik een factuur?
• e-Boekhouden.nl integratie activeren
• Hoe werkt de factuurmodule en de koppeling met e-boekhouden?
• Mollie integratie

Microsoft Teams

• Microsoft Teams integratie activeren

SpinOffice API

• Heeft SpinOffice een API?

Accountinstellingen

Accountinstellingen

• Hoe verander ik het datumformaat?
• Hoe zet ik de AI-functionaliteiten uit/aan voor mijn bedrijf?
• Waar kan ik de taal veranderen?
• Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
• Oeps, wachtwoord vergeten. Wat moet ik doen?
• Hoe verander ik mijn login e-mailadres / gebruikersnaam?
• Wat zijn credits en waar worden ze gebruikt?
• 12. Beheer menu-opties
• 16. Alle opties in CRM voorkeuren
• Ik ben mijn telefoon vergeten/verloren, nu kan ik niet inloggen met tweestapsverificatie.

Account, licentie en betaling

Account, licentie en betaling

• Wat kost de betaalde versie van SpinOffice?
• Hoe kan ik mijn opslagruimte upgraden?
• Hoe kan ik mijn Pro-account verlengen?
• Hoe kan ik mijn Pro-account opzeggen / annuleren?
• Wat gebeurt er met mijn data indien ik de Pro-licentie(s) niet verleng?
• Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe inclusief een Pro-licentie?

Gebruikers, rollen en rechten

Gebruikers, rollen en rechten

• 13. Rechten & machtigingen
• Wat zijn de voordelen van samenwerken als team in SpinOffice?
• Hoe beheer ik gebruikers en hun rechten?

Opslag en beveiliging

Opslag en beveiliging

• Hoe lang duurt het voordat ik kan beginnen?
• Wat gebeurt er met mijn persoonlijke contactgegevens?
• Hoe weet ik dat mijn gegevens veilig worden bewaard?
• Hoe lang zal mijn database worden bewaard?
• Worden er back-ups gemaakt van mijn gegevens?
• Hoe kan tweestapsverificatie worden ingesteld in Pro?
• Worden mijn berichten verzonden via een beveiligde verbinding?
• Hoe gaat SpinOffice om met mijn gegevens?
• Hoe worden datalekken gemeld?
• Wat doet SpinOffice CRM aan de AVG?
• Hoe kan ik mijn SpinOffice database verwijderen?
• Hoe lang worden verwijderde gegevens uit de database nog in een back-up opgeslagen?

Installatie

Installatie

• Hoe installeer ik SpinOffice CRM op mijn desktop computer?
• Welke macOS-versies ondersteunt SpinOffice?
• Menu & tabbladen
• Mac toetsenbord sneltoetsen
• Schakel over van App Store-versie naar downloadbare versie op de website
• Is het moeilijk te installeren voordat ik het kan gebruiken?
• Vereist SpinOffice enige ondersteuning van IT ondersteunend personeel?

Probleemoplossing

Problemen

• SpinOffice start niet. Wat moet ik doen?

Video's

Aan de slag

• Video - Aan de slag met SpinOffice: rondleiding voor nieuwe gebruikers (5 min)

Instellen en gebruiken

• Video - Microsoft 365- of Outlook-mail koppelen
• Video – Gmail koppelen met een app-wachtwoord
• Video – Relaties importeren uit Excel
• Video – Relaties filteren met labels
• Video – Het gebruik van taken en toewijzen aan collega’s
• Video – Een groepsmailing versturen
• Video – Werknemers koppelen aan een bedrijf
• Video – AI-functies voor e-mail en MS Teams

Wat kan SpinOffice?

• Video – Relatiebeheer
• Video – De e-mailintegratie
• Video – De agenda
• Video – SpinOffice AI
• Video – SpinOffice CRM + Claude: Claude zoekt het voor je op

Factuurmodule

• Video – Deel 1. Factuurmodule inrichten
• Video – Deel 2. Een factuur maken