1. Aan de slag met SpinOffice
Welkom bij SpinOffice! In dit artikel lees je hoe je begint en welke stappen je het eerst zet. Liever kijken? In de video hieronder zie je in 5 minuten waar alles staat. 1.1 Inloggen Je werkt met SpinOffice in de browser, in de desktopversie voor Windows en Mac en in de SpinOffice-app. Je gegevens staan veilig in de cloud, dus je ziet overal dezelfde database. Webversie: log in via cloud.spinoffice-crm.com. Desktopversie: download SpinOffice voor Windows of Mac en log in met hetzelfde account. App: download de SpinOffice-app in de App Store of Google Play. 1.2 Het Home-dashboard Na het inloggen kom je op het Home-dashboard: een overzicht van wat er speelt en wat je vandaag moet doen. Je ziet je recente relaties, je agenda, je huidige taken en je geregistreerde tijd. Via het tandwiel rechtsboven voeg je meer blokken toe. Begin je net, dan is het dashboard nog leeg. Met de stappen hieronder vul je je account in korte tijd. 1.3 Je eerste stappen Koppel je mailaccount(s) Ga naar je Postvak IN en klik op Voeg e-mailaccount toe. Kies Microsoft 365, Gmail of een ander mailaccount. Je mails komen daarna binnen in SpinOffice en worden automatisch gekoppeld aan de relatie met hetzelfde e-mailadres. Werk je met meerdere adressen, zoals info@ en je eigen adres? Voeg ze allemaal toe. Importeer je relaties Kies in het hoofdmenu linksboven Importeer → Relaties. Je importeert een bestand in CSV-, XLS- of XLSX-formaat, bijvoorbeeld een export uit Outlook, Google, LinkedIn of je vorige CRM. Koppel je agenda Werk je met Outlook? Dan synchroniseert je SpinOffice-agenda in twee richtingen met Microsoft 365. Je agenda op je telefoon koppel je via Microsoft 365 of CalDAV. Voeg je collega's toe Kies in het hoofdmenu Voeg gebruiker toe. Iedere collega krijgt eigen inloggegevens, en jullie werken samen in dezelfde database: met gedeelde relaties, taken en agenda's. Wat iemand mag zien en doen, stel je in via Beheer → Gebruikersinstellingen → Rechten. Loop je instellingen na Kijk in Beheer welke relatietypes, velden en labels je wilt gebruiken. Zo past SpinOffice vanaf het begin bij jouw manier van werken. Hulp nodig? We helpen je graag bij het inrichten van je account. Bel 070 311 54 00, app 070 311 54 03 of mail support@spinoffice-crm.com.
Gewijzigd op Do, 22 Okt om 10:13 AM
Welke AI-functies heeft SpinOffice en wat kan ik ermee?
SpinOffice heeft AI-functies waarmee je e-mail sneller leest, beantwoordt en vertaalt. Jij bepaalt altijd wat er wordt verstuurd: de AI verstuurt nooit zelf een bericht. In de video hieronder zie je hoe het werkt. AI bij een binnengekomen mail Open een mail in je Postvak IN. Onder het onderwerp staat een oranje lijn met ronde knoppen. Welke knoppen je ziet, hangt af van de mail. AI-samenvatting (lampje): de AI vat een lange mail samen in het onderwerp. Zo zie je in de lijst meteen waar de mail over gaat. Wil je het oorspronkelijke onderwerp zien? Klik dan links op de lijn op het oog. Met het potlood pas je het onderwerp zelf aan. Antwoord (pijl): er staat meteen een conceptantwoord klaar, gebaseerd op de mail die je hebt ontvangen. Je past het aan of verstuurt het. SmartReply (toverstaf): beschrijf in één zin wat je wilt antwoorden, bijvoorbeeld "Bedanken en aangeven dat ik later deze week reageer". SmartReply schrijft er een volledige mail van. Vertaal: vertaalt de mail die je hebt ontvangen. Antwoord allen: een conceptantwoord aan alle ontvangers. Wil je zonder AI antwoorden? Gebruik dan de knop Antwoord in de blauwe balk bovenaan. Je krijgt dan een leeg antwoord met je sjabloon. AI bij het schrijven van een mail: SmartMail Schrijf je zelf een mail, nieuw of als antwoord? Rechts naast het tekstvak staat een oranje knop. Klik erop voor het SmartMail-menu: SmartReply: laat een mail schrijven op basis van één zin; Vertaal: vertaalt je tekst met één klik naar het Engels, Frans of Duits; Verbeter: verbetert je tekst; Opties: de instellingen van SmartMail. Let op: Alle SmartMail opties zijn van toepassing op het inhoud-blok in het sjabloon. De aanhef en groet uit je sjabloon blijven intact, ook bij vertalen. Pas die zelf aan of kies een sjabloon in de juiste taal. Lees de tekst van de AI altijd na voordat je hem verstuurt. Microsoft Teams-gesprekken (Pro+) Werk je met Microsoft Teams? Dan maakt SpinOffice van het gesprek een transcriptie, een samenvatting, actiepunten en een opvolgmail, gekoppeld aan de relatie. De beheerder zet dit aan via Beheer → AI-instellingen → Transcripties. Instellingen voor beheerders Een beheerder vindt de instellingen via het menu (☰) Beheer → AI-instellingen: AI-functionaliteiten geactiveerd: zet AI aan of uit voor de hele organisatie. Maximum aantal woorden van de AI-samenvatting (3 tot 30). Gebruik vertaling van samenvatting. Automatische samenvatting van inkomende e-mails en van uitgaande e-mails. Deze opties staan standaard uit. Staan ze uit, dan maakt de AI alleen een samenvatting als je erom vraagt. Ik zie geen AI-functies Controleer je editie. De AI bij e-mail (AI-samenvatting, Antwoord, SmartReply, Vertaal en Verbeter) zit in de edities vanaf Pro. De AI bij Teams-gesprekken zit in Pro+ en Enterprise. Zie de vergelijking van de edities. Vraag je beheerder of AI-functionaliteiten geactiveerd aanstaat in Beheer → AI-instellingen. Jij houdt de regie De AI verstuurt nooit zelf een bericht. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Je beheerder bepaalt of de AI aanstaat en of samenvattingen automatisch worden gemaakt. SpinOffice heeft geen chatbot of AI-agent voor je website. Privacy en beveiliging De AI-functies werken via een beveiligde koppeling met OpenAI. Alle communicatie loopt via versleutelde verbindingen (SSL/TLS). Zet geen zeer gevoelige informatie in een prompt. Meer hierover in het AI-gebruiksbeleid. In ontwikkeling SpinOffice werkt aan verdere AI-toepassingen, zoals het signaleren van slapende klanten en tips voor leadopvolging, met als ambitie een proactieve CRM-assistent. Dit is nog in ontwikkeling en geen toezegging over wat of wanneer iets beschikbaar komt.
Gewijzigd op Di, 20 Okt om 9:27 PM
Hoe koppel ik werknemers aan een bedrijf?
Werken er meerdere contactpersonen bij hetzelfde bedrijf? Koppel ze dan als werknemer aan de relatiekaart van dat bedrijf. Zo zie je in één oogopslag wie er bij het bedrijf werkt. In het archief van het bedrijf vind je bovendien alle communicatie met al zijn werknemers. In de video hieronder zie je hoe het werkt. Een nieuwe werknemer toevoegen Open de relatielijst en klik op het bedrijf. Open rechts het menu (☰) van de relatiekaart en kies Voeg werknemer toe. De bedrijfsnaam en het adres van het bedrijf staan al ingevuld. Vul de naam en het e-mailadres van de werknemer in. Kies het juiste relatietype, bijvoorbeeld Klant. Klik op Opslaan. Let op: het relatietype staat standaard op Bedrijf. Pas het aan, anders wordt de werknemer als bedrijf opgeslagen. De werknemer krijgt een eigen relatiekaart en is meteen gekoppeld aan het bedrijf. Een bestaande relatie koppelen aan een bedrijf Klik in de relatielijst op de relatie. Open het menu (☰) van de relatiekaart en kies Koppel aan werkgever. Je ziet de melding dat het huidige adres van de relatie wordt overschreven door het adres van het bedrijf. Klik op Ja. Zoek het bedrijf bij Zoek relatie en kies het. Klik op Wijzig. Let op: bij het koppelen wordt het adres van de relatie altijd vervangen door het adres van het bedrijf. Klik je op Nee, dan wordt de relatie niet gekoppeld. Heeft de werknemer een eigen adres dat je wilt bewaren? Noteer het dan vóór het koppelen. Alle werknemers van een bedrijf bekijken Klik in de relatielijst op het bedrijf en open op de relatiekaart het tweede tabblad (het pictogram met de twee personen). Daar zie je alle werknemers. Alle communicatie met een bedrijf Open het archief van het bedrijf, bijvoorbeeld via het menu (☰) van de rij → Ga naar Archief. Standaard zie je alleen wat aan het bedrijf zelf gekoppeld is. Vink Alle communicatie met dit bedrijf aan. Dan zie je ook alle e-mails, memo's, telefoonnotities en afspraken van de werknemers. Een werknemer ontkoppelen Werkt iemand niet meer bij het bedrijf? Klik op de relatie, open het menu (☰) van de relatiekaart en kies Ontkoppel relatie. Deze optie zie je alleen bij een relatie die gekoppeld is. Andere koppelingen In hetzelfde menu vind je nog twee opties: Voeg relatiekoppeling toe: hiermee koppel je twee relaties aan elkaar zonder dat de een werknemer is van de ander. Voeg losse relatie toe: hiermee voeg je een relatie toe die bij deze relatie hoort, maar geen eigen archief nodig heeft.
Gewijzigd op Di, 20 Okt om 7:25 PM
Hoe importeer ik een groep relaties?
Staan je klanten en contacten nu nog in een ander programma? Dan zet je ze in één keer over naar SpinOffice. Waar begin je? Open het menu (☰) en kies bij Extra opties: Importeer → Relaties. Je kunt ook de knop Relaties importeren gebruiken op je Home-dashboard of in de relatielijst. Je ziet dan het venster Importeer relaties met drie bronnen: Apple Contacten Office 365 Excel Apple Contacten Dit kan alleen in de desktopversie op een Mac. SpinOffice importeert al je contacten, met hun gegevens. Office 365 Koppel je Office 365-account één keer. SpinOffice importeert dan je contacten met hun gegevens, adressen en notities. Dit is een eenmalige import, geen synchronisatie. Wijzig je later iets in Office 365, dan wordt dat niet automatisch bijgewerkt in SpinOffice. Excel In de video hieronder zie je hoe het werkt. Let op: de Excel-import is alleen beschikbaar in de desktopversie van SpinOffice, niet in de webversie. 1. Je bestand voorbereiden SpinOffice leest CSV-, XLS- en XLSX-bestanden. Gebruik het sjabloon Import_Template.xlsx (zie de bijlage onderaan). Vervang de voorbeeldregels door je eigen relaties en verwijder de kolommen die je niet gebruikt. Zet in de eerste rij de kolomnamen, bijvoorbeeld Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Adres, Postcode, Plaats en Land. Per relatie is alleen een achternaam of een bedrijfsnaam verplicht. Vul bij Land de landcode van twee letters in, zoals NL, BE, DE of FR. SpinOffice maakt daar zelf Nederland, België, enzovoort van. Het bestand mag geen formules en geen opmaak bevatten. Plak je gegevens desnoods als waarden in een nieuw, leeg bestand. 2. Je bestand kiezen Kies in het venster Importeer relaties voor Excel. Klik bij Importeer relatiebestand op Importeer en kies je bestand. Heb je hetzelfde bestand al eens geüpload? Dan kies je het bij Kies bestaand relatiebestand. 3. De instellingen kiezen Kies een relatietype: bijvoorbeeld Klant of Prospect. Kies je niets, dan krijgen alle relaties het type Import. Dat kun je later aanpassen met een massawijziging. Relaties koppelen aan e-mails in de database: laat dit vinkje aanstaan. Dan koppelt SpinOffice je geïmporteerde relaties meteen aan de mails die al in de database staan, zodat hun archief direct gevuld is. Gebruik als unieke waarde: kies bijvoorbeeld het e-mailadres. Daaraan herkent SpinOffice of een relatie al bestaat. Indien dubbele gevonden:kies wat er gebeurt als een relatie al bestaat: Update alle records in SpinOffice: de bestaande relatie wordt bijgewerkt met de gegevens uit je bestand. Negeer record uit deze Excel import: de regel uit je bestand wordt overgeslagen en de bestaande relatie blijft zoals hij was. 4. De kolommen koppelen Groen: SpinOffice heeft de kolom herkend en aan een veld gekoppeld. Grijs (----------):kies zelf het juiste veld. Bijvoorbeeld: Adres → Straat Telefoon → Werk Nummer of Mobiel Nummer Land → Land Wil je een kolom niet importeren? Kies dan Niet meenemen. Zijn alle kolommen gekoppeld, dan wordt het icoon rechtsboven groen. 5. Importeren Klik bovenin op Importeer relaties!. Je ziet daarna meteen hoeveel relaties zijn geïmporteerd, hoeveel er zijn bijgewerkt en hoeveel er zijn overgeslagen. Je relaties staan nu in de relatielijst. Bijlage: Import_Template.xlsx Wil je na importeren nog bulk-aanpassingen doen aan relaties? Dat kan! Gebruik dan de optie massa-aanpassing.
Gewijzigd op Di, 20 Okt om 2:58 PM
Video – Aan de slag met SpinOffice: rondleiding voor nieuwe gebruikers (5 min)
Ben je net begonnen met SpinOffice? In deze video van 5 minuten zie je waar alles staat: van je mailaccount koppelen en je relaties importeren tot het archief, SpinOffice AI, het Kanban-bord, de agenda en dossiers. Klik hier om te abonneren op ons kanaal en blijf op de hoogte van de laatste video's.
Gewijzigd op Vr, 16 Okt om 4:08 PM
Video – SpinOffice AI
In deze korte video zie je hoe SpinOffice AI je helpt met e-mail: een lange mail samenvatten, een conceptantwoord laten schrijven of een mail formeler of informeler maken. AI doet niets automatisch, alleen als jij erop klikt. Welke AI-functies je hebt, hangt af van je pakket.
Gewijzigd op Vr, 16 Okt om 4:02 PM
