Hoe verstuur ik een geplande e-mail?
Verstuur je e-mails wanneer het jou uitkomt. Geplande e-mailberichten zijn erg handig voor als je bepaalde e-mails waaraan tijdens weekenden of avonden nog is gewerkt, op een ideaal tijdstip te versturen, bijvoorbeeld op maandag om 9:00 uur. Hoe werkt het? Maak een nieuw e-mailbericht. Klik je op het pijltje naast Versturen. Kies een voorgestelde optie of kies Stuur later om zelf een gewenste datum en tijdstip te bepalen. Alle geplande e-mailberichten staan klaar in de map Postvak UIT en worden automatisch op het door jouw ingeplande moment verstuurd. Zo simpel is het! Gebruik deze slimme feature en werk nog efficiënter met SpinOffice.
Gewijzigd op 04 December 2023
4. Het archief
Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 E-mails en bestanden 4.3 Filteren in het archief 4.4 Menu-opties rechter-klik 4.5 Bestanden importeren 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 1: Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. 2: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken. 3: Voorvertoningsgedeelte Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt. 4: Snelle acties Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht. Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden. 4.2 E-mails en bestanden In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken. 4.3 Filteren in het archief In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter. 4.4 Menu-opties rechter-klik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten. Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database. Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database. Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer! Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN. Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord. Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht. 4.5 Bestanden importeren Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder.
Gewijzigd op 30 November 2023
1. Aan de slag met SpinOffice
1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. Web-app Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. Desktop Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. Mobiele app Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.
Gewijzigd op 30 November 2023
14. Synchronisatie
Synchronisatie van uw gegevens is cruciaal. SpinOffice biedt, zowel in de gratis Limited als de Pro editie, de mogelijkheid om uw relaties, agenda en uw e-mail te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en OS X) en Android. 14.1 Relatie sync 14.2 Agenda sync 14.3 E-mail sync 14.1 Relatie sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de relatie-sync. Er wordt een zogenoemde CardDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. En in het SpinOffice beheerscherm kunt u aangeven welke relatietypen moeten synchroniseren. Nadat u de CardDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle gemarkeerde relaties van het juiste relatietype. Ons advies is om alle relaties die u heeft in bijvoorbeeld Mac Contacten, iCloud, Google etc. eerst in SpinOffice te zetten, zorgen dat daar de boel compleet is en dan daarna de sync te activeren en in te stellen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw iOS (iPhone/iPad) en/of Android apparaat. 14.2 Agenda-sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de agenda-sync. Er wordt een CalDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. Nadat u de CalDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle agenda-afspraken die in deze agenda gezet worden. Het is verstandig om in de instellingen van uw apparaat deze agenda als standaard-agenda in te stellen zodat u er zeker van bent dat alle afspraken ook in SpinOffice desktop applicatie terecht komen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw Apple (iOS & OS X) en/of Android apparaat. De agenda sync kan dus ook binnen Mac Agenda op de desktop worden geconfigureerd. 14.3 E-mail sync E-mail in SpinOffice is in sync indien uw e-mailaccount IMAP protocol toestaat. Veel e-mailclient bieden deze mogelijkheid; Gmail, Hotmail/Outlook, AOL mail, Ziggo, KPN, Mail.com, Office365.com, Yahoo, Strato, etc.. Vraag uw hosting provider of IMAP voor uw account mogelijk is. Alle items in de inkomende map, verzonden items en de prullenbak worden gesynchroniseerd met SpinOffice. Bekijk de volgende FAQ's voor support bij het instellen van uw e-mail.
Gewijzigd op 30 November 2023
Hoe werkt het archief in SpinOffice?
Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. Wanneer er een e-mail in uw Postvak IN inkomt van desbetreffende relatie, wordt deze automatisch gekoppeld en ook opgeslagen in zijn / haar archief. Aan de linkerkant van het archief-scherm is alle communicatie gecategoriseerd en daardoor makkelijk terug te vinden. In archief van een contactpersoon kunnen alle items worden gemarkeerd, op privé worden gezet voor andere gebruikers, notities kunnen worden toegevoegd, kunnen worden omgezet in taak en nog veel meer. Alle tools zijn verborgen onder de rechter muisknop. Alle archief-items kunnen worden gekoppeld aan dossiers naar andere SpinOffice relaties of aan gebruikers binnen de database. Bekijk de handleiding Hoofdstuk 4. Het archief voor meer informatie.
Gewijzigd op 29 November 2023
11. Mailchimp integratie
Meer dan 5 miljoen mensen wereldwijd gebruiken Mailchimp om e-mail marketingcampagnes te ontwerpen, versturen en beheren. Met de gebouwde integratie tussen Mailchimp en SpinOffice houdt u uw data up-to-date. Er is een twee-weg synchronisatie tussen SpinOffice CRM en uw Mailchimp audiences. 11.1 Wat kunt u ermee? 11.2 Voor wie is deze integratie beschikbaar? 11.3 Mailchimp koppelen aan SpinOffice 11.4 Mailchimp-status bij de relatie 11.5 Hoe werkt het? 11.1 Wat kunt u ermee? Het belangrijkste is dat u, nadat eenmalig de koppeling heeft gemaakt tussen SpinOffice en Mailchimp, relaties binnen Mailchimp audiences en SpinOffice kunt synchroniseren. Maak filters in SpinOffice en schiet deze naar iedere gewenste Mailchimp audience. En de andere kant op, importeer Mailchimp contacten in SpinOffice zodat alle gewenste relaties in uw CRM staan en vanaf dat moment synchroniseren. De belangrijkste mogelijkheden van de Mailchimp integratie op een rij: Synchroniseer relaties tussen SpinOffice en Mailchimp. Beheer de status van de relaties in sync; opt-in, opt-out, bounce. Importeer Mailchimp contacten in SpinOffice gebaseerd op uw Mailchimp audiences. Exporteer SpinOffice relaties naar Mailchimp audiences gebaseerd op filters. 11.2 Voor wie is deze integratie beschikbaar? Deze integratie is beschikbaar voor alle gebruikers. In de gratis versie In de gratis versie is het alleen mogelijk om alle Mailchimp contacten van uw audiences te importeren in SpinOffice. Daarnaast kunt u relaties in SpinOffice exporteren naar Mailchimp. Dit kost echter wel credits per nieuw geëxporteerde relatie vanuit SpinOffice naar Mailchimp. Hieronder een voorbeeld van een maandelijkse export en de mogelijke kosten. Als voorbeeld; u wilt maandelijks een mailing sturen vanuit Mailchimp naar al uw 200 klanten. Waarom Mailchimp en geen SpinOffice? Omdat Mailchimp allerlei data verschaft na het versturen, en omdat het in Mailchimp gemakkelijker is om een sjabloon te maken. De eerste keer dat u uw relaties in SpinOffice filtert en naar Mailchimp mailinglist exporteert; vragen wij 1 credit per geëxporteerde relatie, dus 200 credits (is € 10,-). De volgende maand heeft u er 10 nieuwe klanten bij en is dezelfde filter dus 210 relaties. Indien u deze 210 relaties exporteert naar Mailchimp, rekenen wij alleen credits voor de 10 nieuwe relaties: dus 10 credits (€ 0,50). Op basis van het e-mailadres wordt er gekeken of de relatie al op de MailChimp mailinglist staat. Aanpassingen aan namen worden beide kanten op geüpdatet. Zoals u hierboven leest, kost het u initieel relatief veel credits voor een export naar Mailchimp. Maar indien u repeterend dezelfde actie doet naar dezelfde mailinglist, wordt het betrekkelijk goedkoop. In de Pro-versie In de Pro-versie beschikt u over alle functionaliteiten zoals besproken in paragraaf 11.1. 11.3 Mailchimp koppelen aan SpinOffice Het is zeer gemakkelijk! Maak eerst de koppeling tussen de twee platformen. Daarna heeft u de mogelijkheid om te kiezen uit de drie bovengenoemde opties. Doorloop de stappen om uw Mailchimp-account aan SpinOffice te koppelen. Ga in SpinOffice naar het hoofdmenu. Kies menu-optie Mailchimp. Vul uw MailChimp API-sleutel in. Waar vindt u die? Log in op uw Mailchimp-account en ga naar de accountinstellingen. Kopieer de API Key in Mailchimp naar uw klembord. Ga terug naar SpinOffice en plak de API-sleutel in het vereiste veld en klik op 'Save Mailchimp API key' om de accounts te koppelen. 11.4 Mailchimp-status bij een relatie Nadat de koppeling is gemaakt, wordt op het relatiescherm de Mailchimp-widget bij iedere relatie aan de rechterkant getoond. Zie hieronder als voorbeeld. Bij iedere mailinglijst is de status van de betreffende relatie te vinden: '-' betekent: niet op deze lijst. 'Opt-in' betekent: subscriber op deze lijst. 'Opt-out' betekent: uitgeschreven op deze lijst. 'Bounce' betekent: Mailchimp heeft vorige bericht niet kunnen afleveren, staat dus ook niet op deze lijst. 11.5 Hoe werkt het? Nadat de koppeling is gemaakt, zijn er verschillende mogelijkheden. In alle gevallen is het belangrijk om te beseffen dat alle wijzigingen synchroniseren tussen Mailchimp en SpinOffice. Mailchimp mailinglijsten beheren in SpinOffice Het beheren van mailinglijsten is op dit moment (nov 2023) in ontwikkeling. Binnenkort beschikbaar via het hoofdmenu, optie Beheer -> Mailchimp admin. Een individuele relatie inschrijven (of status aanpassen) op een bestaande Mailchimp mailinglijst. Ga naar het relatiescherm. Zoek de gewenste relatie via het zoekveld. Gebruik de rechtsklik en kies Wijzig contactgegevens. Klik aan de linkerkant op Mailchimp. Verander de status van de betreffende relatie op de gewenste mailinglijst(en). Klik Opslaan om de aanpassing te bevestigen. De wijzigingen worden doorgestuurd naar Mailchimp. Meerdere relaties inschrijven (of status aanpassen) op een bestaande Mailchimp mailinglijst. Ga naar het relatiescherm. Maak eerst de gewenste relatie-filter met alle relaties die u naar een Mailchimp mailinglijst wilt schieten. Kies bovenin het scherm Massa-acties -> Massa relatie-aanpassing. Het volgende scherm wordt getoond. Kies bij Veld de gewenste Mailchimp mailinglijst. Selecteer bij Waarde voor Opt-in om de geselecteerde relaties in te schrijven. Klik op Wijzig om de aanpassing door te voeren. De wijzigingen worden doorgestuurd naar Mailchimp. Alle relaties filteren die op een bestaande Mailchimp mailinglijst staan ingeschreven. Ga naar het relatiescherm. Ga bij een willekeurige relatie naar de contact-widget aan de rechterkant. Klik op het 'trechter'-pictogram bij de gewenste mailinglijst. Kies 'Opt-in'. Alle relaties die zijn ingeschreven voor de betreffende mailinglijst worden getoond. Uiteraard kunt u ook deze stappen doorlopen om relaties te filteren die een andere status hebben, zoals bijvoorbeeld opt-out of bounce.
Gewijzigd op 29 November 2023