Menu & tabbladen
Schermtabbladen Hoofdmenu Tandwielmenu Schermtabbladen: Home, Contacten, Inbox, Kanban-bord en Agenda. Hoofdmenu Het Hoofdmenu in SpinOffice CRM is het primaire navigatiepaneel, gelegen aan de linkerkant van de interface. Het biedt gebruikers snel en eenvoudig toegang tot alle kernmodules van het systeem. Vanuit dit menu navigeer je direct naar belangrijke onderdelen zoals Home, Contacten, Inbox, Agenda, Kanban-bord en Documenten, elk ontworpen om verschillende aspecten van klantbeheer en werkprocessen te ondersteunen. Het menu is intuïtief opgebouwd, zodat je moeiteloos kunt schakelen tussen communicatie, planning, takenbeheer en gegevensopslag. Dit zorgt voor een efficiënte en georganiseerde CRM-werking. Tandwielmenu Het Tandwielmenu in SpinOffice CRM geeft toegang tot systeeminstellingen en aanpassingsmogelijkheden, zodat gebruikers de CRM-omgeving kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften. Dit menu bevindt zich meestal rechtsboven in de interface en bevat opties voor het instellen van gebruikersvoorkeuren, beheren van accountinstellingen, configureren van e-mailintegratie, aanpassen van contactvelden en instellen van gebruikersrechten. Beheerders hebben daarnaast toegang tot organisatiebrede instellingen zoals databasebeheer, back-upopties en abonnementsgegevens. Het Tandwielmenu is essentieel om controle te houden over je werkomgeving en om ervoor te zorgen dat de CRM-functionaliteit aansluit bij de bedrijfsprocessen. Voor Mac-gebruikers: De eerste laag is het systeemmenu, zoals je dat als Mac-gebruiker gewend bent. Alle menu-items zijn daar terug te vinden. Ga hier de eerste keer dat je SpinOffice opent goed doorheen, zodat je weet waar alles zich bevindt.
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 4:48 PM
Hoe installeer ik SpinOffice CRM op mijn desktop computer?
Onze CRM-oplossing kan worden gebruikt op elke Mac (MacBook Pro, Air, iMac van OS X 10.7 en hoger) en op iedere Windows PC. Mac users: Download SpinOffice CRM. Sla de download op wanneer hierom wordt gevraagd. Dubbelklik op het gedownloade bestand om te beginnen. Sleep het SpinOffice-pictogram naar de Applicaties map Eenmaal voltooid, dubbelklik op SpinOffice binnen uw Applicaties map Registreer door het invullen van uw persoonlijke gegevens. PC users: Download SpinOffice CRM. Sla de download op wanneer hierom wordt gevraagd. Dubbelklik op het gedownloade bestand om te beginnen. Zodra de installatie is voltooid, wordt SpinOffice automatisch gestart Registreer door het invullen van uw persoonlijke gegevens. Zodra u de registratie heeft voltooid klik dan op 'Registreren' en u komt meteen in uw CRM-omgeving terecht.
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 2:33 PM
Hoe kan ik het SPF-record van mijn domein checken?
Ga naar https://mxtoolbox.com/spf.aspx, voer uw domein in (zonder http of www) En klik op de oranje "SPF Record Lookup" button. De volgende pagina wordt weergegeven. (Als voorbeeld tonen we de records van ons domein) Het groen gearceerde gebied toont de huidige structuur van de SPF-records van uw domein. Dit zal altijd verschillen van de bovenstaande afbeelding. Maar u kunt in ons voorbeeld zien dat het vereiste SPF-record include:spf.spinoffice-crm.com Bevat. Dat moet dus worden toegevoegd aan de DNS-zone van uw domein. Geeft uw SPF check hetzelfde resultaat? Perfect, dan heeft u het record succesvol toegevoegd!
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 12:56 PM
E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen
Wanneer u e-mails verstuurt, identificeren mailboxproviders (zoals Gmail, Outlook, Strato en Yahoo) of e-mails legitiem zijn of door een spammer of phisher worden verzonden. Dit geldt ook voor e-mails die vanuit SpinOffice CRM worden verzonden. Daarom is het belangrijk om e-mailauthenticatie in te stellen. Er zijn drie methoden om de identiteit van een afzender te verifiëren: SPF, DKIM en DMARC. Sinds februari 2024 vereisen Gmail en Yahoo om DKIM- en DMARC-authenticatie in te stellen. Andere mailboxproviders hanteren vaak SPF als authenticatiemethode om de afzender te identificeren. Met SpinOffice bieden we SPF- en DKIM-authenticatie aan. Daarom raden we alle klanten sterk aan om beide in te stellen voor hun verzenddomeinen. Dit is een eenmalige configuratie per domeinnaam. Ga direct naar: SPF instellen DKIM instellen SPF SPF (Sender Policy Framework) records zijn TXT-records op uw domein die specifieke servers machtigen om e-mails te verzenden met uw domeinnaam. SPF is als een beveiliger voor e-mails. Het stelt u (de afzender) in staat om een openbaar record te publiceren dat aangeeft welke IP-adressen mogen verzenden vanuit uw domein. Het record wordt aangemaakt in de DNS als een TXT-record voor uw domein. Wanneer een mailboxprovider zoals Gmail een bericht ontvangt met dit domein, kan deze uw openbare DNS-record bekijken om te zien of het IP-adres toestemming heeft om de mail te verzenden. Simpel gezegd fungeert SPF als een poortwachter die ervoor zorgt dat alleen legitieme e-mails doorkomen, zodat u beschermd bent tegen phishing-aanvallen. U kunt slechts één SPF-record aanmaken voor uw domeinnaam. Als u al een SPF-record heeft, moet u uw bestaande record aanpassen in plaats van een nieuw SPF-record aan te maken. Om te controleren of uw domein een SPF-record heeft, bezoekt u MX Toolbox. Om SPF in te stellen voor SpinOffice, volgt u de onderstaande optie die van toepassing is op uw domein: 1. Uw domein heeft geen SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Maak een nieuw TXT-record aan en plak de volgende regel in het tekstvak: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all Sla het record op. 2. Uw domein heeft wel een SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Voeg de volgende tekst toe aan het bestaande TXT-record, vóór de afsluitende -all tag: include:spf.spinoffice-crm.com Sla het record op. Nadat u de vereiste SPF-wijzigingen heeft aangebracht, wacht u 24 uur totdat de wijzigingen zijn doorgevoerd. DKIM DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een handtekening die elke afzender aan zijn e-mailberichten kan toevoegen. Deze handtekening maakt duidelijk dat de afzender van het bericht daadwerkelijk de afzender is en niet een kwaadwillende partij. U kunt elk domein gebruiken als handtekening. Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd "Red Bananas" zal zijn berichten ondertekenen met het "redbananas.com" domein om te bevestigen dat het bericht door "Red Bananas" is verzonden. Dit wordt bereikt door een verborgen, cryptografische handtekening in de e-mailheader in te voegen (SpinOffice zal dit doen) en vervolgens een publieke sleutel op de DNS van uw website te plaatsen die de authenticiteit van deze handtekening verifieert. DKIM helpt bij het voorkomen van spoofing en phishing van uw domein, en een bijkomend voordeel is dat het mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en iCloud in staat stelt om de e-mailreputatie van uw verzenddomein bij te houden. Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, volgt u de instructies voor het aanmaken van drie nieuwe CNAME-records: Log in op de DNS-provider van uw domein. Kopieer de volgende drie waarden en plak ze in de juiste velden voor uw domein: Type Naam Waarde CNAME mrsel1._domainkey mrsel1._domainkey.spinoffice-crm.com CNAME mrsel2._domainkey mrsel2._domainkey.spinoffice-crm.com CNAME mrsel3._domainkey mrsel3._domainkey.spinoffice-crm.com Sla de waarden op. Stuur een bericht naar support@spinoffice-crm.com om door te geven dat DKIM is ingesteld voor welk(e) domein(en). Wij routeren uw mail via de DKIM-mailserver die er voor is ingericht. DKIM is van toepassing zodra het domein is toegevoegd aan deze DKIM-mailserver. Problemen met DKIM oplossen Algemene problemen Als u de foutmelding 'DKIM = did not pass' of 'DKIM_PermError' krijgt bij het verzenden van e-mails, neem dan contact op met SpinOffice-ondersteuning via support@spinoffice-crm.com met een screenshot van de fout. Als u de DKIM CNAME-records voor nieuwe domeinen heeft toegevoegd, neem dan contact op met support@spinoffice-crm.com met uw verzoek. Als de DKIM-records uniek en geldig zijn, maar nog niet geverifieerd, neem dan contact op met de ondersteuning van uw DNS-provider of neem contact met ons op via support@spinoffice-crm.com en vermeld ze in de e-mail.. Problemen met DKIM-verificatie Records die niet overeenkomen: Het kan voorkomen dat bepaalde tekens ontbreken of dat er extra tekens zijn toegevoegd in de DNS vergeleken met wat is geconfigureerd in SpinOffice. In dergelijke gevallen kan de DKIM-verificatie mislukken. Zorg ervoor dat er geen spaties in de DNS staan. Vermijd spaties in CNAME-record: Zorg ervoor dat er geen spaties vóór of na de tekens in het CNAME-record staan. Records niet gepubliceerd: Zelfs als de DKIM-records correct aan de DNS zijn toegevoegd, is het mogelijk dat ze niet worden gepubliceerd. Om te controleren of de records zijn gepubliceerd, voert u een DKIM-zoekopdracht uit door uw domein:mrsel1 in MX Toolbox in te voeren. Als voorbeeld: voor het versturen van domein spinware.nl vult u spinware.nl:mrsel1 in met als zoekoptie DKM lookup. Een gepubliceerd CNAME-record zou er als volgt uit moeten zien: Wanneer de test positief/groen is, wordt de record gevonden in uw domein.
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 12:53 PM
Wat is DKIM en hoe werkt het?
DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een handtekening die elke afzender aan zijn e-mailberichten kan toevoegen. Deze handtekening maakt duidelijk dat de afzender van het bericht daadwerkelijk de afzender is en niet een kwaadwillende partij. Je kunt elk domein gebruiken als handtekening. Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd “Red Bananas” zal zijn berichten ondertekenen met het “redbananas.com” domein om te bevestigen dat het bericht door “Red Bananas” is verzonden. Dit wordt bereikt door een verborgen, cryptografische handtekening in de e-mailheader in te voegen (SpinOffice zal dit doen) en vervolgens een publieke sleutel op de DNS van jouw website te plaatsen die de authenticiteit van deze handtekening verifieert. Wanneer je een DKIM instelt, vertel je internetproviders (ISP’s) in feite dat je e-mail verzendt vanaf een geautoriseerd systeem en dat het geen spam of spoofing is. Net als andere e-mailauthenticatiemethoden kunnen afzenders met DKIM een specifiek domein aan hun e-mailberichten koppelen. Records die op de DNS zijn gepubliceerd, garanderen de authenticiteit van een e-mail. DKIM heeft echter een unieke manier om dit te doen met een gecodeerde digitale handtekening: Een public key gepubliceerd op het DNS txt-record. Een private key opgenomen in de e-mailheader. Die privésleutel is de gecodeerde digitale handtekening, die uniek moet zijn voor de afzender en overeenkomt met wat er op de DNS staat gepubliceerd. Wanneer de twee DKIM-sleutels overeenkomen, verifiëren mailboxproviders de identiteit van de afzender en wordt het bericht doorgestuurd naar de inbox. Als het sleutelpaar niet overeenkomt, of als er geen DKIM-handtekening wordt gedetecteerd door de e-mailprovider, is de kans groter dat de e-mail wordt afgewezen of in de spam-map wordt gefilterd. DKIM zelf filtert geen e-mails. Het helpt de ontvangende mailservers echter te beslissen hoe ze binnenkomende berichten het beste kunnen filteren. Een succesvolle DKIM-verificatie betekent vaak een lagere spamscore voor een bericht. Daarom is het instellen van DKIM-authenticatie zo belangrijk voor de afleverbaarheid van e-mails. DKIM helpt spoofing en phishing van jouw domein te voorkomen, en een bijkomend voordeel is dat mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en AOL de e-mailreputatie van jouw verzendende domein kunnen volgen. Met SpinOffice bieden we al SPF-authenticatie maar sinds vandaag dus ook DKIM. Wij raden alle SpinOffice-gebruikers ten zeerste aan om beide in te stellen voor hun verzendende domeinen. Hoe DKIM te implementeren voor SpinOffice? Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, voeg je drie CNAME-records toevoegen aan de DNS-instellingen van jouw domein. Volg de instructie E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen om dit uit te voeren. DKIM is direct toepasbaar voor SpinOffice.
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 12:20 PM
Apple-mail instellen in SpinOffice met een app-wachtwoord
Met een app-specifiek wachtwoord kun je iCloud Mail via IMAP gebruiken, zelfs met ingeschakelde 2-stapsverificatie. 2-stapsverificatie is de manier om je iCloud Mail-account goed te beveiligen—en dat geldt ook voor de e-mailprogramma's op je computers en apparaten die je hebt ingesteld om iCloud Mail via IMAP te openen. Het wachtwoord dat je eerder gebruikte, wordt geweigerd en het e-mailprogramma ontvangt geen nieuwe e-mails. Dat betekent echter niet dat je zonder IMAP-toegang en je favoriete e-mailprogramma moet doen: je kunt iCloud Mail een veilig en willekeurig wachtwoord laten genereren voor elk programma of elke service die je gebruikt om toegang te krijgen tot je account. Dit wachtwoord wordt idealiter alleen in het programma opgeslagen waarvoor je het hebt aangemaakt en kan op elk moment eenvoudig worden ingetrokken als je dat programma of die service niet meer gebruikt, of als je vreest dat het wachtwoord is gestolen. Hoe maak je in je Apple-account een app-wachtwoord voor SpinOffice CRM Zorg ervoor dat 2-stapsverificatie is ingeschakeld voor je iCloud Mail-account. Zie onderaan deze pagina hoe je dit inschakelt. Ga naar https://appleid.apple.com en log in op je Apple-account. Gebruik je Touch ID om in te loggen of kies een iOS-apparaat of telefoonnummer om een verificatiecode te ontvangen voor het inloggen met 2-stapsverificatie onder Je identiteit verifiëren. Voer de ontvangen verificatiecode in onder Verificatiecode invoeren. Klik op Wijzig in de sectie Beveiliging. Selecteer Genereer wachtwoord… onder APP-SPECIFIEKE WACHTWOORDEN. Voer de naam in van het e-mailprogramma waarvoor je het wachtwoord aanmaakt (SpinOffice CRM) onder Label. Voorbeeld: Voor een wachtwoord om iCloud Mail in SpinOffice CRM op je Mac in te stellen via IMAP, kun je bijvoorbeeld "SpinOffice CRM" gebruiken. Klik op Maak aan. Kopieer het app-wachtwoord naar je klembord. Voer het wachtwoord direct in SpinOffice CRM in. Belangrijk: Hoofdletters en interpunctie zijn van belang voor het correct functioneren van het app-specifieke wachtwoord. Sla het wachtwoord nergens anders op dan in SpinOffice CRM; je kunt het altijd intrekken (zie hieronder) en een nieuw wachtwoord aanmaken. Klik op Gereed. Gebruik het app-wachtwoord in de configuratie van je e-mailaccount in SpinOffice CRM. Hoe schakel je 2-stapsverificatie in voor Apple-mail Om 2-stapsverificatie in te schakelen voor maximale beveiliging van je Apple Mail-account: Ga naar https://appleid.apple.com. Klik op Log in. Typ je iCloud Mail e-mailadres in bij Apple ID onder Inloggen. Voer je iCloud Mail wachtwoord in onder Wachtwoord. Klik op Log in. Selecteer Wachtwoord en Beveiliging. Als daarom wordt gevraagd, beantwoord de beveiligingsvragen onder Beantwoord je beveiligingsvragen, en klik op Doorgaan. Klik op de link Aan de slag… onder Tweestapsverificatie. Klik op Doorgaan onder Tweestapsverificatie voor Apple ID. Klik nogmaals op Doorgaan. Klik nu op Aan de slag. Klik op Voeg een telefoonnummer toe… onder Stap 1 van 4: Vertrouwde apparaten instellen. Zorg ervoor dat je landcode is geselecteerd onder Land. Voer een telefoonnummer in waarop je sms-berichten kunt ontvangen onder Telefoonnummer. Klik op Volgende. Voer de ontvangen verificatiecode in bij Verificatiecode. Klik op Verifiëren. Optioneel: klik op Voeg een ander telefoonnummer toe… om extra vertrouwde telefoonnummers toe te voegen. Klik op Doorgaan. Klik op Afdrukken om een kopie van je Apple ID-herstelcode af te drukken. Voer de sleutel van de afdruk in onder Voer je herstelcode in. Klik op Bevestigen. Zorg ervoor dat Ik begrijp de bovenstaande voorwaarden is aangevinkt. Klik op Tweestapsverificatie inschakelen. Klik op Gereed.
Gewijzigd op Wo, 14 Mei om 12:15 PM