Relatie sync - Android
Zorg er eerst voor dat u de relatie-sync heeft geactiveerd in SpinOffice, via menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Op uw Android toestel, installeer een Contacten client uit de Play Store die CardDAV ondersteund. Bijvoorbeeld CardDAV Sync free. Op uw Android toestel, ga naar Instellingen -> Accounts -> Account toevoegen en selecteer CardDAV. Het volgende scherm wordt getoond: Vul de volgende informatie als volgt in: Email: [vul hier het e-mailadres in waarop u deze activatie e-mail heeft ontvangen] Wachtwoord: [uw SpinOffice login wachtwoord] URL: sync.spinoffice-crm.com Accountnaam: [geef hier een eigen beschrijving] Klik op Volgende om de synchronisatie te starten. Indien alles correct is geconfigureerd dan start de sync automatisch. Open de Contacten applicatie en selecteer het adresboek om het getoond te krijgen: ga naar Meer -> Instellingen -> Weer te geven contacten en selecteer 'Alle contacten' of 'CardDAV' of maak een aangepaste lijst die tevens de CardDAV bevat. Alle SpinOffice relaties zouden getoond moeten worden indien geactiveerd. Het kan ongeveer 15 minuten duren voordat uw SpinOffice relaties op uw apparaat staan. Dus wees niet te snel met het aanpassen van instellingen indien er niets gebeurd. Mocht de contactenlijst na 30 minuten nog steeds leeg blijven, neem dan contact met ons op. Alle relatie aanpassingen worden gesynchroniseerd binnen alle apparaten waar deze CardDAV account op is geconfigureerd.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 2:08 PM
Relatie sync - iOS (iPhone & iPad)
Activeer en configureer de relatie synchronisatie zodat alle relaties in SpinOffice gesynchroniseerd worden met uw iOS Contacten applicatie. Activeer de sync in SpinOffice, en configureer de CardDAV op uw iPhone of iPad. Doorloop de stappen in de handleiding hieronder. Activeer de relatie-sync in SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Op uw iPhone of iPad, ga naar Instellingen -> Apps -> Contacten -> Contacten-accounts. Klik op Nieuwe account -> Andere. Kies Voeg CardDAV-account toe. Het volgende scherm wordt getoond: Voer de volgende informatie in: Servernaam: sync.spinoffice-crm.com Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u de activeringse-mail heeft ontvangen] Wachtwoord: [het wachtwoord waarmee u inlogt binnen SpinOffice] Beschrijving: bijvoorbeeld ‘Zakelijke contacten’ of ‘SpinOffice contacten’ Klik op Volgende en de account wordt geverifieerd. Het volgende scherm wordt getoond: We adviseren u te kiezen voor Behoud op Mijn iPhone zodat uw bestaande contacten niet verloren gaan. Klik op Opslaan, de synchronisatie account is nu toegevoegd op uw iOS apparaat. Om uw contacten in uw Contacten applicatie als nieuwe groep op uw iOS te krijgen: Ga naar de iOS Contacten applicatie Klik op Groepen in de linker bovenhoek Klik op de accountnaam die u zojuist heeft aangemaakt Klik op Klaar om te bevestigen Alle contacten die in SpinOffice staan gemarkeerd als te synchroniseren (menu-optie Beheer > Gebruikersinstellingen > Synchronisatie) worden vervolgens getoond in de contactenlijst. Wees geduldig, het kan de eerste keer even duren. Aanpassingen aan relatiegegevens worden gefetcht (opgehaald) en niet gepusht. Voor deze CardDAV account is fetch als standaard ingesteld, met als interval 15 minuten. Beheer het fetch-schema voor deze account via uw iOS Instellingen -> Contacten -> Accounts -> Nieuwe gegevens: Onderaan kunt u het fetch interval voor ophalen naar wens aanpassen. Bij ‘Handmatig’ worden uw relaties gesynchroniseerd indien u de Contacten applicatie op uw apparaat opent. Wij raden u aan deze optie te kiezen. Het kan ongeveer 15 minuten duren voordat uw SpinOffice relaties op uw apparaat staan. Dus wees niet te snel met het aanpassen van instellingen indien er niets gebeurd. Mocht de contactenlijst na 30 minuten nog steeds leeg blijven, neem dan contact met ons op. Alle relatie aanpassingen worden gesynchroniseerd binnen alle apparaten waar deze CardDAV account op is geconfigureerd.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 2:06 PM
e-Boekhouden.nl integratie activeren
SpinOffice CRM biedt een koppeling met e-Boekhouden.nl, een betaalbare boekhoudoplossing die intuïtief en eenvoudig werkt. Dankzij de koppeling met e-Boekhouden worden met één druk op de knop alle facturen en NAW-gegevens van uit SpinOffice naar uw boekhouding in e-Boekhouden geschoten. Relaties uit SpinOffice worden relaties in e-Boekhouden. Wel zo gemakkelijk dus! Vereisten een e-Boekhouden.nl account de factuurmodule in SpinOffice CRM een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie e-Boekhouden.nl integratie activeren Meld u aan voor e-Boekhouden.nl Start met het maken van een gratis e-boekhouden.nl account. Heeft u al een account? Ga dan door naar stap 2. Maak een unieke API-key voor SpinOffice In uw e-Boekhouden.nl account, ga naar Integraties, genereer een API-key en kopieer deze naar uw klembord. Voeg de API-key toe in SpinOffice Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Integraties en voer de e-Boekhouden.nl API-key van uw klembord in. Dat is het! U bent nu helemaal klaar om de e-Boekhouden.nl integratie in SpinOffice te gaan gebruiken.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 1:55 PM
WhatsApp Business sjabloon categorieën
Het WhatsApp Business platform onderscheidt vier soorten sjablonen, door Meta conversatiecategorieën genoemd, elk met eigen toepassingen en kenmerken. Hieronder lichten we deze categorieën en hun belangrijkste use cases uit. Twee soorten klantgesprekken WhatsApp maakt onderscheid tussen: Gesprekken geïnitieerd door het bedrijf (business-initiated): proactieve berichten naar klanten die een opt-in hebben gegeven. Deze gesprekken starten altijd met een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon. Gesprekken geïnitieerd door de klant (customer-initiated): reactieve gesprekken waarbij klanten contact opnemen, bijvoorbeeld voor hulp of informatie. De vier conversatiecategorieën 1. Utility Utility-conversaties richten zich op praktische, overeengekomen updates en transacties, zoals orderbevestigingen of verzendinformatie. Deze gesprekken worden altijd gestart door het bedrijf. Voorbeelden van Utility-gebruik: Afspraakherinneringen: "Herinnering: je afspraak bij CMKliniek is volgende week woensdag om 13:00. Neem een geldig ID mee." Orderupdates: “Bedankt voor je bestelling! Je bestelnummer is 0123.” “Helaas, je bestelling is vertraagd. We verzenden het zo snel mogelijk.” Betaalherinneringen: “Hoi {{1}} we hebben je betaling ontvangen. We gaan meteen aan de slag!” Account / klantenservice berichten: "Beste {{1}}, het gemelde issue is verholpen. Sorry voor het ongemak." Verzendinformatie: “We leveren morgen tussen 14:00 en 18:00. Je bestelnummer is 0123.” 2. Authenticatie Authenticatiegesprekken worden ingezet voor beveiliging, zoals het versturen van One Time Passwords (OTP’s) tijdens registratie of verificatie. Voorbeelden van Authenticatie-gebruik: Accountregistratie: “Je tijdelijke wachtwoord is Welcome01!. Verander dit direct na je eerste login.” Tweestapsverificatie: “Jouw login code is 01234.” 3. Marketing Marketinggesprekken zijn bedoeld om producten of diensten te promoten. Denk aan aanbiedingen, terug-op-voorraad meldingen, of verlaten winkelwagen-herinneringen. Voorbeelden van Marketing-gebruik: Promoties: “Bekijk onze nieuwe zomercollectie en scoor als eerste jouw favoriet!” Terug-op-voorraad updates: “De blauwe sneakers in jouw maat zijn weer op voorraad. Bestel snel!" Openingstijden: “Tijdens de feestdagen zijn wij gesloten. Vanaf januari staan we weer voor je klaar!” Winkelwagen herinneringen: “Nog iets vergeten? Klik hier om je bestelling af te ronden.” 4. Service Servicegesprekken starten altijd door de klant. Dit kunnen vragen zijn over ondersteuning, betalingen of andere verzoeken. Deze gesprekken overlappen vaak met de andere categorieën, maar het belangrijkste verschil is dat ze goedkoper zijn omdat de klant het initiatief neemt.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 1:53 PM
WhatsApp Business activeren
Om de WhatsApp Business integratie te activeren heeft u een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie nodig. Lees ook eerst de vereisten en belangrijke aandachtspunten van de integratie. Stappenplan WhatsApp Business activeren Doorloop de volgende stappen in Meta Business. Maak een Meta Business Suite-account Maak een gratis Meta Business Suite-account aan of log in met uw bestaande account. Maak een bedrijfsportfolio Maak een bedrijfsportfolio om uw bedrijfsinformatie, Facebook-pagina's, Instagram-accounts en WhatsApp Business te beheren. Sla deze stap over als u al een bedrijfsportfolio hebt die u wilt gebruiken. Heeft u al een bedrijfsportfolio dat u wenst te gebruiken? Ga dan verder naar stap 3. Verifieer uw bedrijf Verifieer uw bedrijf door de benodigde documenten te uploaden. Indien ingediend, kan het 1 á 2 dagen duren voordat Meta dit goedkeurt. Uw bedrijf moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat met stap 6. Houd daarom de status in uw Meta Business-account goed in de gaten en geef desgevraagd de benodigde gegevens door om dit af te ronden. Voeg een WhatsApp nummer toe Binnen bedrijfsportfolio info, klik in de navigatiebalk aan de linkerkant op Accounts -> WhatsApp accounts. Klik op Toevoegen om een nieuw account toe te voegen. Houd er bij het kiezen van een telefoonnummer rekening mee dat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan. Het gekozen nummer straks alleen in SpinOffice beschikbaar wordt. Dus niet ook nog in WhatsApp web of mobiele app. Voer het gewenste nummer in dat u wilt gebruiken en kies Doorgaan. Doorloop de verificatie via SMS of telefonische oproep. Het gekozen WhatsApp nummer moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat naar stap 6. Voeg een betaalmethode toe Voeg minimaal één geldige betaalmethode toe in Meta Business Suite en selecteer deze voor WhatsApp Business. Gelukt? Dan gaan we nu door in SpinOffice. Belangrijk: bovenstaande moeten allemaal succesvol zijn doorlopen voordat u doorgaat. Wij garanderen geen succesvolle configuratie als dit niet het geval is. Start nu de configuratie in SpinOffice Log in op SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Verbind met Facebook. Een webbrowser wordt geopend. Sta toe dat er een pop-up venster wordt geopend. Meld u aan op uw Facebook-account Dit is nodig om de juiste Meta-account te koppelen. Klik op Doorgaan. Koppel het Meta Business Suite-account aan SpinOffice Selecteer het door u gemaakte Bedrijfsportfolio van stap 2 of kies een bestaand Bedrijfsportfolio. Klik op Doorgaan. Selecteer het WhatsApp-nummer Selecteer het WhatsApp Business-nummer van stap 4 en kies Doorgaan. Bevestig toegang tot het WhatsApp-nummer SpinOffice wil toegang tot het account en de gesprekken. Kies Doorgaan. Uw informatie wordt geverifieerd Goedgekeurd? Dan is het nummer is actief! U bent nu klaar om WhatsApp Business in SpinOffice te gebruiken. Sluit de configuratie via Opslaan. Test de verbinding Ga in SpinOffice naar Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Test verbinding. De volgende melding moet worden getoond. Maak uw eerste WhatsApp-sjabloon in Meta Business Om uw klanten te bereiken, heeft u een vooraf goedgekeurd sjabloon nodig. Maak verschillende sjablonen in Meta Business Suite, onder WhatsApp Manager. Geaccepteerde sjablonen zijn direct beschikbaar en te gebruiken in SpinOffice. Beheer goedgekeurde sjablonen in SpinOffice Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business -> Sjablonen. Voeg merge-velden toe voor gepersonaliseerde berichten. Koppel gebruikers aan inkomende gesprekken Bepaal bij welke gebruiker(s) inkomende gesprekken binnen moeten komen. U kunt dus meerdere gebruikers selecteren; alle geselecteerde gebruikers zien nieuwe inkomende gesprekken in hun Postvak IN en kunnen het gesprek oppakken en beantwoorden. Ontkoppelen van gebruikers van een gesprek is uiteraard mogelijk. Start een WhatsApp-gesprek met een relatie in SpinOffice Belangrijk: een uitgaand WhatsApp-gesprek moet altijd gestart worden met een sjabloon (stap 14). Om te starten gaat u naar de relatie waar u een WhatsApp-gesprek mee wilt starten, gebruik rechts-klik op het (mobiele) telefoonnummer en kies Stuur WhatsApp. Selecteer het gewenste sjabloon en vul de benodigde merge-velden om het sjabloon te versturen. Klik op het verzend-pictogram om het gesprek te starten. Belangrijke aandachtspunten U kunt alleen een WhatsApp-gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Reageert de relatie niet binnen 24 uur, dan moet u weer starten met een sjabloon. Voor inkomende gesprek hoef u geen sjabloon te gebruiken. Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. U betaalt ongeveer € 0,05 per gestart gesprek aan Meta.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 1:52 PM
E-mailsjablonen
Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder: Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).
Gewijzigd op Wo, 21 Mei om 1:12 PM
