6. De Postvak IN
De Postvak IN heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat SpinOffice alle inkomende berichten bij binnenkomst direct koppelt aan de juiste relatie in uw database. Zowel uw berichten als die van uw collega's. Wanneer de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn ook gelijk gekoppeld! We leggen dit nader uit in dit hoofdstuk. In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat. 6.1 Scherm lay-out 6.2 E-mails koppelen aan relaties 6.3 E-mails koppelen aan dossiers 6.4 E-mails koppelen aan collega’s 6.5 E-mails converteren naar een taak 6.6 E-mails afronden / archiveren 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik 6.1 Scherm lay-out Uw Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is. Onderdeel 1: Berichtenoverzicht Alle berichten uit de geselecteerde IMAP-map aan de linkerkant worden weergegeven. Standaard is uw Postvak IN map natuurlijk geselecteerd. Berichten zijn gerangschikt op datum, maar dat kun je bovenaan de lijst wijzigen onder 'Filter op'. Sorteer items op datum of op afzender/e-mailadres. Andere opties om de berichten op te filteren zijn op ongelezen items, gemarkeerde, privé-items of niet-gekoppelde items. Belangrijke aandachtspunten: Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar de relatiekaart. Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster. Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4). Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt. Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8. Onderdeel 2: Voorvertoning van geselecteerd bericht Naast het berichtenoverzicht ziet u de preview zoals u gewend bent in uw e-mailtoepassing. Het eerste deel van de inhoud van een bericht, dat past op uw beeldscherm, wordt getoond. Onderdeel 3: E-mailaccount mappen Hier treft u alle mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. Alleen de ‘Afgerond’ map is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7. Onderdeel 4: Gekoppelde dossiers en taken In de linkerkolom worden alle gekoppelde dossiers en taken getoond van de relatie waarvan u een e-mailbericht heeft ontvangen. U kunt via het ‘+’ icoon een nieuw dossier of taak toevoegen dat gelijk dan deze relatie is gekoppeld, en daarna direct het mailbericht naar dit dossier slepen. Door te dubbelklikken op het dossier opent het zich in een nieuw tabblad/venster. Om een bericht aan een dossier of taak te koppelen, sleept u het gewoon naar die plek. Dubbelklik op het dossier of de taak om de volledige inhoud te bekijken. In hoofdstuk 8 bespreken we de voordelen van het gebruik van mappen. Onderdeel 5: Contactinformatie In de hoek linksonder wordt informatie van de relatie getoond waarop u zich bevindt, altijd handig om te weten, bijvoorbeeld het relatietype. De iconen zijn snelle acties. Klik op het 'Contact'-icoon om naar de relatiekaart te springen, of op het 'E-mail'-icoon om een nieuwe e-mailbericht op te stellen. 6.2 E-mails koppelen aan relaties Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon. Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’. Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database: Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd. Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database: gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database. Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie. Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is. 6.3 E-mails koppelen aan dossiers Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd. Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden: Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Dossierkoppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht. Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant. Het koppelen aan dossiers is uiteraard alleen mogelijk als er dossiers aanwezig zijn. Let op, indien u vanuit de Postvak IN een dossier maakt, is deze gekoppeld aan de relatie die u op uw scherm ziet staan in de linkerhoek. Om inzicht te krijgen in alle inhoud van een dossier gebruikt u de dubbelklik op het gewenste dossier in de linkerkant, het dossier wordt in een nieuw venster/tabblad geopend. 6.4 E-mails koppelen aan collega’s Een slimme functie in SpinOffice is de mogelijkheid om elke e-mail aan een collega te koppelen. U hoeft geen berichten meer door te sturen, u koppelt gewoon de gewenste collega('s) aan het bericht. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht in de Postvak IN en kies 'Gebruikerskoppeling' of gebruik de snelle manier zoals hieronder weergegeven, hier in het voorbeeldgedeelte. Klik op uw naam in het groen vermeld en vink de gebruiker(s) aan waar de e-mail naar gelinkt moet worden. Desgewenst behoud u zelf ook de koppeling, want als u uzelf er van af haalt is de mail weg uit uw Postvak IN. In beide gevallen is het bericht automatisch zichtbaar in de Inbox van de collega. 6.5 E-mails converteren naar een taak Is er een follow-up vereist voor een e-mailbericht? Converteer dan uw e-mailbericht naar een taak via de rechtsklik op het bericht en dan optie ‘Converteer naar taak’. Plan de taak in, eventueel met melding, prioriteiten eventueel een dossierkoppeling. 6.6 E-mails afronden / archiveren Dit is een belangrijke functie. Om te voorkomen dat de Postvak overvol raakt, kunnen berichten gearchiveerd worden indien het is gelezen, beantwoord en/of behandeld. In SpinOffice noemen we dit ‘Afronden’. Klik op ‘Afronden’ en het bericht verdwijnt uit de Postvak IN, maar het bericht wordt netjes gearchiveerd achter de relatiekaart van de geadresseerde. ‘Afronden’ is dus een manier om uw Postvak IN op te ruimen. Alle afgeronde berichten vindt u in de ‘Afgerond’ map aan de linkerkant, in het archief worden afgeronde berichten aangeduid met een groen vinkje. 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen Zoals vermeld in de bovenstaande paragraaf, verdwijnt bij het afronden een e-mailbericht uit uw Postvak IN. Voor de optie ‘Verwijderen’ geldt hetzelfde, maar er is een ander gedrag. Er is wel een belangrijk verschil of de e-mail gekoppeld is aan één gebruiker (uzelf) of aan meerdere gebruikers. Een e-mail die alleen aan u is gekoppeld 'Afronden': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Afgerond' en het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Prullenbak' en wordt niet bewaard bij de relatie. Een e-mail die aan meedere gebruikers is gekoppeld Wanneer een e-mail is gekoppeld aan u en andere collega's en u klikt op afronden of verwijderen, is het gedrag als volgt: ‘Afronden’: het bericht is alleen voor u afgerond, het bericht blijft in de Postvak IN van de gekoppelde collega’s staan. Het bericht is te vinden in uw 'Afgerond' map, het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verwijderd voor alle gebruikers, het item wordt verplaatst naar de 'Prullenbak' map en wordt niet bewaard bij de relatie. Het is dus belangrijk om de regels omtrent afronden en verwijderen goed te begrijpen. 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik Zoals eerder vermeld in deze handleiding, zijn er veel slimme opties beschikbaar onder de rechtermuisknop. Gebruik het rechtsklikmenu om snel een actie uit te voeren op het geselecteerde item in uw Postvak IN.
Gewijzigd op 18 October 2022