Aan de slag met WhatsApp Business (via Meta)
SpinOffice CRM biedt een krachtige integratie met WhatsApp Business via de Meta API. Hiermee kunnen klanten rechtstreeks WhatsApp-berichten sturen die direct in uw Postvak IN verschijnen, zodat u eenvoudig kunt reageren. Dankzij deze integratie kunt u efficiënter met klanten communiceren, bestanden delen, automatische antwoorden instellen en gebruik maken van WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen worden beheerd in Meta Business Suite. Vereisten Om de WhatsApp Business-integratie te activeren, heeft u het volgende nodig: Een Meta Business Suite-account met geldige betaalmethode. Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie. Belangrijke aandachtspunten Telefoonnummer: Gebruik een telefoonnummer dat door Meta kan worden geverifieerd via SMS of een telefoongesprek. Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van Meta. Huidig gebruik: Wij raden af om een bestaand WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer te gebruiken, omdat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan bij de configuratie. Het nummer tijdens de integratie exclusief in SpinOffice gebruikt kan worden (niet op mobiele telefoons, WhatsApp Web of desktop-apps). Sjablonen: U kunt alleen een gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Voor inkomende conversaties hoef u geen sjabloon te gebruiken. Beheer: Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. Stappenplan: WhatsApp Business instellen Aanmelden bij Meta Business Suite Maak een gratis Meta Business Suite-account. aan of log in met uw bestaande account. Business portfolio instellen Maak een Business Portfolio aan in Meta Business Suite om uw bedrijfsgegevens, Facebook-pagina’s, Instagram-accounts en WhatsApp Business te beheren. Heeft u al een Business Portfolio? Ga dan verder naar stap 3. Verifieer uw bedrijf Verifieer uw bedrijf door de benodigde documenten te uploaden. Pas na goedkeuring kunt u verder: Betaalmethode toevoegen Voeg minimaal één geldige betaalmethode toe in Meta Business Suite en selecteer deze voor WhatsApp Business. Start de configuratie in SpinOffice Log in op SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Verbind met Facebook. Er wordt een webbrowser geopend. Sta toe dat er een pop-up venster wordt getoond waarin gevaagd wordt om in te loggen op Facebook. Meta Business Suite koppelen aan SpinOffice Log in op uw Meta Business Suite-account en selecteer het gewenste Business Portfolio. Kies een WhatsApp-nummer Selecteer een nieuw of bestaand WhatsApp Business-nummer. Houd er rekening mee dat bij gebruik van een bestaand nummer: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan. Het nummer niet langer bruikbaar is buiten SpinOffice. Verifieer uw telefoonnummer Meta stuurt een verificatiecode per SMS of oproep naar het opgegeven nummer. Voer deze code in om de verificatie te voltooien. Gelukt? Het nummer is actief! Zodra Meta uw gekozen nummer heeft goedgekeurd is het nummer actief. U bent nu klaar om WhatsApp Business in SpinOffice te gebruiken. Sluit de configuratie via Opslaan en test de verbinding via de Test-knop. Sjablonen instellen en beheren Om uw klanten te bereiken, heeft u een vooraf goedgekeurd sjabloonbericht nodig. Maak sjablonen in Meta Business Suite (WhatsApp Manager). Beheer goedgekeurde sjablonen in SpinOffice via Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business -> Sjablonen. Voeg merge-velden toe voor gepersonaliseerde berichten. Toewijzen van inkomende berichten Geef in SpinOffice aan bij welke gebruiker nieuwe inkomende berichten terecht moeten komen. Dit stelt u in bij Gebruikers binnen hetzelfde WhatsApp Business-gedeelte als in stap 10. Kosten De WhatsApp Business-integratie kost € 145 per jaar exclusief btw. Let op: momenteel kan er slechts één WhatsApp Business-account worden gekoppeld aan SpinOffice.
Gewijzigd op Ma, 18 Nov om 3:12 PM
Wat kost een SpinOffice Pro-licentie?
SpinOffice Pro biedt u de volledige functionaliteit om optimaal te profiteren van ons CRM-systeem. Eerste jaar: € 32,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Volgende jaren: € 35,25 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Let op: Alleen gebruikers met een Pro-licentie hebben toegang tot de volledige set functies. Voordelen van een Pro-licentie Hoe upgraden? U kunt uw gratis licentie(s) eenvoudig upgraden naar Pro via het licentie-dashboard in SpinOffice. De genoemde prijzen zijn exclusief btw.
Gewijzigd op Ma, 18 Nov om 1:43 PM
Aan de slag met WhatsApp Business (via MessageBird)
SpinOffice CRM bevat een krachtige integratie met WhatsApp Business via MessageBird. Door middel van de WhatsApp API kunnen klanten WhatsApp-berichten sturen die rechtstreeks in uw Postvak IN binnenkomen. Inkomende WhatsApp-berichten verschijnen in uw Postvak IN, u of een van uw collega’s kunnen direct reageren via een nieuw chatvenster. U kunt nog directer met uw klanten communiceren, bestanden delen, standaardantwoorden automatiseren en zelfs openingstijden maken d.m.v. WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen maakt u aan in MessageBird. Wat zijn de vereisten? WhatsApp is eigendom van Facebook, wat betekent dat u voor de installatie een Facebook-account en de Bedrijfsmanager van Facebook nodig hebt. Daarnaast is u een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie vereist. Belangrijk om vooraf rekening mee te houden U kunt alleen een conversatie starten d.m.v. een WhatsApp-sjabloon en niet via een los bericht. Reageren op een inkomend WhatsApp bericht kan uiteraard wel. Wij raden aan om een telefoonnummer te kiezen dat nog geen WhatsApp Business nummer is. Het gekozen telefoonnummer kan niet buiten SpinOffice als WhatsApp nummer gebruikt worden. Dus niet op een telefoon, WhatsApp web- of desktop app. Het telefoonnummer is na beëindiging met MessageBird niet meer beschikbaar als WhatsApp Business nummer. Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van MessageBird, Facebook / WhatsApp. Wat zijn de te doorlopen stappen? De meeste handelingen die verricht moeten worden moet u binnen MessageBird en Facebook doen. Beide platformen hebben een support center waar alles wordt uitgelegd, maar alles bij elkaar is het proces behoorlijk complex. We leggen de stappen graag aan u voor. Daarna kunt u kiezen uit de twee opties die wij bieden voor een succesvolle implementatie en activatie van uw WhatsApp Business kanaal in SpinOffice. Meld u aan voor Messagebird Start met het maken van een gratis MessageBird account www.messagebird.com. Heeft u al een MessageBird account? Ga dan door naar stap 2. Activeer de WhatsApp Business integratie binnen MessageBird Meld u binnen MessageBird aan voor de WhatsApp Business integratie. MessageBird beoordeelt uw aanvraag en stuurt deze ter goedkeuring naar WhatsApp. U kunt de status van de aanvraag volgen in uw MessageBird Dashboard. Acceptatie duurt gemiddeld 3 tot 4 dagen. Koppel uw Facebook Business account Tijdens het proces wordt er om uw Facebook-bedrijfs-ID gevraagd. Dat is te vinden in uw Facebook Business account. Als u nog geen Facebook Business-account heeft, maak dit aan voor uw bedrijf op www.business.facebook.com Verifieer uw bedrijf in Facebook Business en accepteer de uitnodiging Als bovenstaande stappen door MessageBird en WhatsApp zijn geaccepteerd, ontvangt u een e-mail van MessageBird waarin u wordt gevraagd WhatsApp te accepteren in uw Facebook Business account en uw bedrijf te verifiëren. Hier wordt uitgelegd wat te doen: https://support.messagebird.com/articles/360012920877 Houd er rekening mee dat de verificatiebeslissing geheel naar goeddunken van Facebook is. Zodra uw Facebook Business-profiel met succes is geverifieerd, gaat de aanvraag ter goedkeuring naar WhatsApp. Kies een telefoonnummer voor WhatsApp Business configuratie in Messagebird Zodra WhatsApp uw aanvraag heeft goedkeurt, neemt MessageBird contact met u op om het nummer te koppelen dat u voor WhatsApp gaat gebruiken. Dit is het nummer waarop klanten u kunnen bereiken en waarvandaan u WhatsApp-berichten kunt sturen. Het kiezen van het gewenste telefoonnummer is een belangrijke stap. Waar moet u op letten? Het moet een nummer dat nog niet eerder aan WhatsApp is gekoppeld. Het kan zowel mobiel als vast nummer zijn. Kiest u, tegen het advies van MessageBird, voor een bestaand WhatsApp nummer? Dan zijn dit de consequenties: Alle bestaande chat-geschiedenis komt te vervallen. Bestaande groeps-apps komen te vervallen. Het nummer is niet meer bruikbaar als WhatsApp Business nummer op uw telefoon of binnen WhatsApp web-, of desktop app. Het nummer is na beëindiging met MessageBird niet meer beschikbaar als WhatsApp Business nummer. Activeer het gekozen WhatsApp Business nummer in uw MessageBird account Ga in MessageBird naar Channels en doorloop de stappen om een nieuw telefoonnummer toe te voegen. Om het kanaal te activeren, wordt een verificatiecode naar het gekozen WhatsApp-nummer gestuurd. Binnen 30 minuten volgt de acceptatie. Uw WhatsApp nummer is nu toegevoegd in MessageBird! Voeg het nieuwe WhatsApp Business kanaal toe in SpinOffice Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Integraties en voer het WhatsApp channel-ID in zoals u die ziet in MessageBird. SpinOffice vraagt ook een WhatsApp namespace; deze ontvangt u per mail van MessageBird. Dat is het! U bent nu helemaal klaar om WhatsApp Business in SpinOffice te gebruiken. Sjablonen aanmaken en verifiëren in MessageBird Om uw klanten te bereiken, heeft u een vooraf goedgekeurd sjabloonbericht nodig. Deze maakt u binnen MessageBird. Zodra een sjabloonbericht is goedgekeurd, kunt u deze in SpinOffice gebruiken inclusief merge-velden zodat u berichten kunt personaliseren. De kosten Eenmalige kosten SpinOffice Voor het gebruik van de WhatsApp integratie via MessageBird in SpinOffice rekenen wij geen jaarlijkse kosten maar slechts eenmalige implementatiekosten. Want om tot laatste stap van bovenstaand stappenplan te komen moet er wel het e.e.a. worden ondernomen. Zo zorgen wij voor een succesvolle implementatie van het WhatsApp Business kanaal in SpinOffice. Dit zijn de twee opties aan waartussen u moet kiezen. OPTIE I OPTIE II Complete implementatie graag! We doorlopen gezamenlijk we alle bovenstaande stappen en zorgen voor een snelle implementatie. Ik ben zelfredzaam! We doorlopen alleen stap 6 t/m 9 met elkaar, de rest doet u zelf. Let op: dit kan meer tijd kosten. Eenmalige kosten: € 920 Eenmalige kosten: € 570 * Bedragen zijn exclusief geldende BTW. Gebruikskosten WhatsApp / MessageBird Naast de eenmalige implementatiekosten die wij eenmalig rekenen, hanteert WhatsApp Business een tarief per verzonden melding. Deze verbruikskosten worden afgerekend in uw MessageBird account. Vanaf 1 februari 2022 schakelt WhatsApp over van een op meldingen-gebaseerd prijsmodel naar een op conversatie-gebaseerd prijsmodel. WhatsApp noemt dit "Conversation-Based Pricing". In plaats van te betalen voor verzonden meldingen, worden bedrijven per gesprek in rekening gebracht, inclusief alle berichten die binnen een periode van 24 uur worden afgeleverd. Lees hier meer informatie.
Gewijzigd op Vr, 15 Nov om 4:04 PM
Ik ben mijn telefoon vergeten/verloren, nu kan ik niet inloggen met tweestapsverificatie.
Telefoon verloren? Bent u uw telefoon kwijt of verloren, dan heeft u waarschijnlijk geen Google Authenticator-app met SpinOffice 2FA code gekoppeld. SpinOffice moet dan dus opnieuw in de Authenticator-app worden toegevoegd. Doorloop de volgende stappen om dit op te lossen: Open SpinOffice op uw computer. Voer uw wachtwoord in. SpinOffice vraagt om de verificatiecode. Kies 'Reset QR per e-mail'. Er wordt een mail met een link gestuurd. Ga naar uw webmail in een webbrowser of open uw mailaccount op een telefoon. Klik op de link in de e-mail. SpinOffice toont vervolgens een nieuwe QR code die u kunt scannen met de Google Authenticator App. Voer de nieuwe zes-cijferige beveiligingscode in die de Google Authenticator app voor u heeft gegenereerd. Klik op 'Verbinden' om toegang te krijgen tot SpinOffice. Telefoon tijdelijk vergeten? Als u uw telefoon een dag bent vergeten en u wilt inloggen met tweestapsverificatie, kunt u twee dingen doen: Eerste optie: vraag een van uw collega's om zijn/haar telefoon te lenen, reset de QR-code in het SpinOffice-inlogscherm, voeg een account toe aan de Authenticator-app voor SpinOffice en scan de nieuwe code met de Authenticator-app van de telefoon van uw collega. Tweede optie: vraag een van uw collega's met beheerdersrechten om tweestapsverificatie tijdelijk uit te schakelen onder het CRM-voorkeurenscherm. Deze wijziging is van toepassing op alle gebruikers in de database. Zodra u uw (nieuwe) telefoon weer heeft, doet u nog een reset van de QR-code om SpinOffice weer te koppelen aan de Authenticator-app op uw eigen telefoon.
Gewijzigd op Ma, 28 Okt om 3:46 PM
Hoe voeg ik een Google- of Gmail-account toe met app-wachtwoord?
SpinOffice voldoet aan de beveiligingsnormen van Google, maar het is geen Google-product. Daarom wordt SpinOffice beschouwd als een "app van derden" en is vanaf september 2024 het gebruik van een app-wachtwoord vereist. Hieronder vindt u instructies voor het aanmaken en gebruiken van een app-specifiek wachtwoord in SpinOffice. Deze stappen gelden zowel voor nieuwe als bestaande e-mailconfiguraties. Doorloop de volgende stappen: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen. Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappen is ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS). Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en App-wachtwoorden. Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open vervolgens SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Ga naar het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN en kies E-mailaccounts. (Wordt er een e-mailconfiguratie wizard getoond? Kies dan Gmail, voer het gegenereerde app-wachtwoord in en ga door naar stap 14) We gaan eerst het bestaande Google-account verwijderen. Dat is niet erg, we gaan deze daarna opnieuw toevoegen. Klik op het 'hamburger'-pictogram aan de rechterkant van het Google-account en kies Verwijderen. Het Google- of Gmail-account wordt verwijderd. Klik vervolgens op het '+'-pictogram en kies Gmail. Voer het Google- of Gmail-account in en klik op Start. Plak het gegenereerde app-wachtwoord van uw klembord in het wachtwoord-veld. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Bekijk ook de instructievideo waarin we de stappen laten zien: Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.
Gewijzigd op Di, 22 Okt om 11:40 AM
Het lukt niet om mijn Google- of Gmail-account te integreren. Wat moet ik doen?
Google biedt sinds september 2024 niet meer de mogelijkheid om voor "apps van derden" (zoals SpinOffice CRM) die gebruikmaken van uw gebruikersnaam en wachtwoord om te verbinden, om dat op deze manier te doen. Vanaf eind mei is het een vereiste dat apps van derden d.m.v. een zogenoemd app-specifiek wachtwoord verbinding maakt met het Google-account. Google doet dit om uw account te beschermen. Lees hier meer over deze wijziging. Doorloop de volgende stappen om een Google of Gmail-account toe te voegen d.m.v. een app-specifiek wachtwoord: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen. Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappenis ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS). Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en kies App-wachtwoorden Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Wordt de e-mailconfiguratie wizard getoond? Dan kiest u Gmail en voert u het app-wachtwoord in (stap 13). Wordt de wizard niet getoond, klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN. Kies E-mailaccounts. Klik op het Google- of Gmail-account om de instellingen te openen en kies Wachtwoord invoeren. Voer het app-wachtwoord in het wachtwoord-veld in. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Bekijk ook de instructievideo waarin we de stappen laten zien: Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.
Gewijzigd op Di, 22 Okt om 11:38 AM