Hoe zet ik de AI-functionaliteiten uit/aan voor mijn bedrijf?
Wanneer u niet wilt dat gebruikers binnen uw bedrijf gebruik kunnen maken van de AI-functionaliteiten binnen SpinOffice, kunt u dit eenvoudig in- of uitschakelen. Gebruikers met SuperAdmin-rechten kunnen dit beheren via Beheer → CRM-voorkeuren → AI-instellingen. Hier kunt u de AI-functionaliteiten voor de hele organisatie aan- of uitzetten.
Gewijzigd op Ma, 2 Feb om 10:02 AM
E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen
Wanneer u e-mails verstuurt, identificeren mailboxproviders (zoals Gmail, Outlook, Strato en Yahoo) of e-mails legitiem zijn of door een spammer of phisher worden verzonden. Dit geldt ook voor e-mails die vanuit SpinOffice CRM worden verzonden. Daarom is het belangrijk om e-mailauthenticatie in te stellen. Er zijn drie methoden om de identiteit van een afzender te verifiëren: SPF, DKIM en DMARC. Sinds februari 2024 vereisen Gmail en Yahoo om DKIM- en DMARC-authenticatie in te stellen. Andere mailboxproviders hanteren vaak SPF als authenticatiemethode om de afzender te identificeren. Met SpinOffice bieden we SPF- en DKIM-authenticatie aan. Daarom raden we alle klanten sterk aan om beide in te stellen voor hun verzenddomeinen. Dit is een eenmalige configuratie per domeinnaam. Ga direct naar: SPF instellen DKIM instellen SPF SPF (Sender Policy Framework) records zijn TXT-records op uw domein die specifieke servers machtigen om e-mails te verzenden met uw domeinnaam. SPF is als een beveiliger voor e-mails. Het stelt u (de afzender) in staat om een openbaar record te publiceren dat aangeeft welke IP-adressen mogen verzenden vanuit uw domein. Het record wordt aangemaakt in de DNS als een TXT-record voor uw domein. Wanneer een mailboxprovider zoals Gmail een bericht ontvangt met dit domein, kan deze uw openbare DNS-record bekijken om te zien of het IP-adres toestemming heeft om de mail te verzenden. Simpel gezegd fungeert SPF als een poortwachter die ervoor zorgt dat alleen legitieme e-mails doorkomen, zodat u beschermd bent tegen phishing-aanvallen. U kunt slechts één SPF-record aanmaken voor uw domeinnaam. Als u al een SPF-record heeft, moet u uw bestaande record aanpassen in plaats van een nieuw SPF-record aan te maken. Om te controleren of uw domein een SPF-record heeft, bezoekt u MX Toolbox. Om SPF in te stellen voor SpinOffice, volgt u de onderstaande optie die van toepassing is op uw domein: 1. Uw domein heeft geen SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Maak een nieuw TXT-record aan en plak de volgende regel in het tekstvak: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all Sla het record op. 2. Uw domein heeft wel een SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Voeg de volgende tekst toe aan het bestaande TXT-record, vóór de afsluitende -all tag: include:spf.spinoffice-crm.com Sla het record op. Nadat u de vereiste SPF-wijzigingen heeft aangebracht, wacht u 24 uur totdat de wijzigingen zijn doorgevoerd. DKIM DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een digitale handtekening die aan uitgaande e-mailberichten wordt toegevoegd. Deze handtekening bewijst dat het bericht daadwerkelijk is verzonden namens het domein van de afzender en niet is aangepast onderweg. DKIM werkt met een cryptografische sleutel: SpinOffice (via onze mailinfrastructuur) voegt een verborgen DKIM-handtekening toe aan de e-mailheader. In de DNS van uw domein wordt een publieke sleutel geplaatst waarmee ontvangende mailservers deze handtekening kunnen verifiëren. DKIM helpt bij het voorkomen van spoofing en phishing en zorgt ervoor dat mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en iCloud de e-mailreputatie van uw verzenddomein correct kunnen beoordelen. DKIM instellen voor SpinOffice Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, dient u twee nieuw TXT-records toe te voegen aan de DNS van uw domein. Beide records zijn nodig om een betrouwbare e-mailaflevering te garanderen. Stap 1: Log in op uw DNS-provider Log in bij de partij waar de DNS van uw domein wordt beheerd (bijvoorbeeld TransIP, Cloudflare, etc.). Stap 2: Voeg het DKIM-record toe Maak twee TXT-records aan met de volgende gegevens. DKIK-record 1 (key001) Type: TXT Naam / Host: key001._domainkey (bij sommige DNS-providers wordt het domein automatisch toegevoegd) Waarde / Value: v=DKIM1;h=sha256;k=rsa;p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEAn66jq1ZdodxCtp0ztrWZUCOJpa62KZGHHsekKfm7wediMTSLeQKdLhwWY5L4RqWP5dMJds1Ya8dDWfQJAuILM5f5cxm+pXDJ0C6we3pWlhcN7HoNZsmkVeASH1QTq8Ji8d7ngfaOHfe+SXs4yTJWbI11Rt7nIS1syAtKn4fw/NiKW4k2xb38fpT3MoVCYLBw5STwLVxKt0YA0QiSuIQfxGgruy7ldMuXCOo9rjwL1zw/1Br9W4IWd0H/BHctaIDRCkkDK1H/YJO82txnmLKYrASZbxzEQu+9rMdENNTMNJ5Ox6ptx0xN/sCTcRxkGugyoFeMB6o8BOZ7pDyY3b4CiQIDAQAB
DKIK-record 2 (key002) Type: TXT Naam / Host: key002._domainkey Waarde / Value: v=DKIM1;h=sha256;k=rsa;p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCn1BbTAaEqGdv68mJsGTXw5n0dB/SxOj6VIrlNn06mEYvWrvhh+vFns8MReDFrvkqcVkKy/jvf5DaMph+qhzHxL0EiCrKCQOPKDPYEfFgsU+g8T7auyCzYUAxaas4K/Zffp81emUX8mmKzoVbe5kcvYqp7cF1NSLXVFV9meSGD8QIDAQAB
⚠️ Belangrijk Plak beide DKIM-waarden exact zoals hierboven weergegeven Elke waarde moet in één regel worden ingevoerd Pas de waarden niet aan en voeg geen extra spaties of regeleinden toe TTL: Gebruik de standaardwaarde van uw DNS-provider (bijvoorbeeld 300 of 3600 seconden) Stap 3: DNS-wijziging opslaan Na het opslaan kan het tot enkele minuten (soms langer) duren voordat de DNS-wijziging wereldwijd actief is. Stap 4: Geef het domein aan ons door Stuur een e-mail naar support@spinoffice-crm.com met daarin het domein (of de domeinen) waarvoor DKIM is ingesteld. Wij activeren vervolgens DKIM voor uw domein aan onze kant. Stap 5: DKIM actief Zodra het domein is gekoppeld aan onze DKIM-mailserver, worden alle uitgaande e-mails automatisch ondertekend met DKIM. Opmerking Er is geen aanvullende SPF-aanpassing nodig, omdat onze mailservers al zijn opgenomen in het bestaande SPF-beleid. Problemen met DKIM oplossen Algemene problemen Ontvangt u de foutmelding "DKIM = did not pass" of "DKIM_PermError" bij het verzenden van e-mail? Neem dan contact op met support@spinoffice-crm.com en voeg een screenshot of foutmelding toe. Heeft u het DKIM-record recent toegevoegd of aangepast? Houd er rekening mee dat DNS-wijzigingen enige tijd nodig hebben om wereldwijd actief te worden. Weet u niet zeker of het DKIM-record correct is ingesteld? Neem contact op met support@spinoffice-crm.com en vermeld het betreffende domein. Problemen met DKIM-verificatie DKIM-record komt niet overeen De DKIM-verificatie kan mislukken als: de waarde van het TXT-record niet exact overeenkomt er tekens ontbreken of extra tekens zijn toegevoegd de DKIM-sleutel niet volledig is geplakt Controleer dat de volledige waarde van het TXT-record exact overeenkomt met de door SpinOffice verstrekte sleutel en dat deze in één regel staat. Spaties of regeleinden in TXT-record Zorg ervoor dat: er geen spaties vóór of na de waarde staan de DKIM-sleutel niet is opgesplitst over meerdere regels Dit komt vaak voor bij het kopiëren en plakken. DKIM-record niet gepubliceerd Ook als het record correct is toegevoegd, kan het zijn dat het nog niet zichtbaar is in DNS. U kunt dit controleren via MX Toolbox: Zoektype: DKIM Lookup Domein / selector: key001._domainkey.jouwdomein.nl
Wanneer de test groen / positief is, wordt het DKIM-record correct gevonden en is het publiek toegankelijk. Nog steeds problemen? Stuur een e-mail naar support@spinoffice-crm.com met: het domein een screenshot van de DNS-instelling (optioneel) de foutmelding die u ontvangt Wij helpen u graag verder.
Gewijzigd op Vr, 30 Jan om 1:35 PM
Hoe voeg ik het Inhoud-blok toe aan mijn e-mailsjabloon?
Het Inhoud-blok is bedoeld om de tekst van uw e-mail in te typen. Waarom is dit zo handig? Bij een nieuwe e-mail of een antwoord springt de cursor automatisch naar het Inhoud-blok. De tekst die je intypt blijft behouden, ook als u tijdens het opstellen wisselt van sjabloon. De SmartMail AI e-mailassistent werkt alleen als u het Inhoud-blok gebruikt. Zo voegt u het Inhoud-blok toe aan een sjabloon Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Klik op Open en kies het standaard e-mailsjabloon. Weet u niet welk sjabloon het standaard is? Klik bovenin op Actietypen en controleer welk sjabloon is gekoppeld aan het type E-mail uit. Open het standaard sjabloon. Plaats de cursor op de regel onder de aanhef. Klik in de actiebalk op Div. → Inhoud. Het Inhoud-blok wordt direct toegevoegd (zie voorbeeld hieronder) Klik op Opslaan om de wijziging van het sjabloon door te voeren. Dit is alles! Het Inhoud-blok werkt direct nadat het is toegevoegd. Dus wanneer u nu een nieuwe e-mail opstelt wordt het Inhoud-blok getoond. En, u bent klaar om SmartMail AI e-mailassistent te gaan gebruiken!
Gewijzigd op Wo, 17 Sep, 2025 om 3:21 PM
Waarom SpinOffice gebruiken voor het verzenden van e-mails?
✅ U heeft toegang tot alle relatie-gerelateerde mailuitwisselingen op één plaats Alle berichten worden, bij binnenkomst, automatisch gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Als de ontvanger niet bekend is kunt u de contactpersoon toevoegen aan uw database als nieuw of koppelen aan een bestaande contactpersoon. SpinOffice pikt gelijk alle eerdere communicatie op en voegt dit allemaal toe aan het archief van de contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo eenvoudig geweest! ✅ Uw team zal efficiënter gaan werken. Elke gebruiker krijgt zijn eigen Postvak IN met veel opties zoals o.a. interne forwarding, dossierkoppeling, converteren naar taak, notities toevoegen, markeren als belangrijk en/of privé en nog veel meer. ✅ IMAP protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox. De inbox, verzonden items en prullenbak synchroniseren. Al uw e-mails blijven in uw huidige mailbox staan, maar elke dag maken wij een back-up van uw gegevens op onze goed beveiligde servers.
Gewijzigd op Wo, 17 Sep, 2025 om 3:02 PM
Relatie sync - Android
Zorg er eerst voor dat u de relatie-sync heeft geactiveerd in SpinOffice, via menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Op uw Android toestel, installeer een Contacten client uit de Play Store die CardDAV ondersteund. Bijvoorbeeld CardDAV Sync free. Op uw Android toestel, ga naar Instellingen -> Accounts -> Account toevoegen en selecteer CardDAV. Het volgende scherm wordt getoond: Vul de volgende informatie als volgt in: Email: [vul hier het e-mailadres in waarop u deze activatie e-mail heeft ontvangen] Wachtwoord: [uw SpinOffice login wachtwoord] URL: sync.spinoffice-crm.com Accountnaam: [geef hier een eigen beschrijving] Klik op Volgende om de synchronisatie te starten. Indien alles correct is geconfigureerd dan start de sync automatisch. Open de Contacten applicatie en selecteer het adresboek om het getoond te krijgen: ga naar Meer -> Instellingen -> Weer te geven contacten en selecteer 'Alle contacten' of 'CardDAV' of maak een aangepaste lijst die tevens de CardDAV bevat. Alle SpinOffice relaties zouden getoond moeten worden indien geactiveerd. Het kan ongeveer 15 minuten duren voordat uw SpinOffice relaties op uw apparaat staan. Dus wees niet te snel met het aanpassen van instellingen indien er niets gebeurd. Mocht de contactenlijst na 30 minuten nog steeds leeg blijven, neem dan contact met ons op. Alle relatie aanpassingen worden gesynchroniseerd binnen alle apparaten waar deze CardDAV account op is geconfigureerd.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei, 2025 om 2:08 PM
Relatie sync - iOS (iPhone & iPad)
Activeer en configureer de relatie synchronisatie zodat alle relaties in SpinOffice gesynchroniseerd worden met uw iOS Contacten applicatie. Activeer de sync in SpinOffice, en configureer de CardDAV op uw iPhone of iPad. Doorloop de stappen in de handleiding hieronder. Activeer de relatie-sync in SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Op uw iPhone of iPad, ga naar Instellingen -> Apps -> Contacten -> Contacten-accounts. Klik op Nieuwe account -> Andere. Kies Voeg CardDAV-account toe. Het volgende scherm wordt getoond: Voer de volgende informatie in: Servernaam: sync.spinoffice-crm.com Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u de activeringse-mail heeft ontvangen] Wachtwoord: [het wachtwoord waarmee u inlogt binnen SpinOffice] Beschrijving: bijvoorbeeld ‘Zakelijke contacten’ of ‘SpinOffice contacten’ Klik op Volgende en de account wordt geverifieerd. Het volgende scherm wordt getoond: We adviseren u te kiezen voor Behoud op Mijn iPhone zodat uw bestaande contacten niet verloren gaan. Klik op Opslaan, de synchronisatie account is nu toegevoegd op uw iOS apparaat. Om uw contacten in uw Contacten applicatie als nieuwe groep op uw iOS te krijgen: Ga naar de iOS Contacten applicatie Klik op Groepen in de linker bovenhoek Klik op de accountnaam die u zojuist heeft aangemaakt Klik op Klaar om te bevestigen Alle contacten die in SpinOffice staan gemarkeerd als te synchroniseren (menu-optie Beheer > Gebruikersinstellingen > Synchronisatie) worden vervolgens getoond in de contactenlijst. Wees geduldig, het kan de eerste keer even duren. Aanpassingen aan relatiegegevens worden gefetcht (opgehaald) en niet gepusht. Voor deze CardDAV account is fetch als standaard ingesteld, met als interval 15 minuten. Beheer het fetch-schema voor deze account via uw iOS Instellingen -> Contacten -> Accounts -> Nieuwe gegevens: Onderaan kunt u het fetch interval voor ophalen naar wens aanpassen. Bij ‘Handmatig’ worden uw relaties gesynchroniseerd indien u de Contacten applicatie op uw apparaat opent. Wij raden u aan deze optie te kiezen. Het kan ongeveer 15 minuten duren voordat uw SpinOffice relaties op uw apparaat staan. Dus wees niet te snel met het aanpassen van instellingen indien er niets gebeurd. Mocht de contactenlijst na 30 minuten nog steeds leeg blijven, neem dan contact met ons op. Alle relatie aanpassingen worden gesynchroniseerd binnen alle apparaten waar deze CardDAV account op is geconfigureerd.
Gewijzigd op Wo, 21 Mei, 2025 om 2:06 PM
