Microsoft Teams integratie activeren

Om Microsoft Teams transcripties automatisch in SpinOffice te verwerken, moet eerst een koppeling met Microsoft Azure worden gemaakt. Dit gebeurt via een App Registration in Azure. Hiermee kan SpinOffice veilig toegang krijgen tot meetinginformatie en transcripties van Microsoft Teams.

Volg onderstaande stappen om de koppeling te maken.

Vereiste rechten voor App Registration 

Voor het aanmaken van een App Registration in Microsoft Azure zijn meestal beheerdersrechten binnen Microsoft 365 / Azure nodig. 

In sommige organisaties mogen gewone gebruikers geen applicaties registreren. In dat geval kan het zijn dat de optie App registrations niet zichtbaar is of dat er geen nieuwe registratie kan worden aangemaakt.

Een Microsoft 365 beheerder kan dit toestaan via de volgende instelling:

Microsoft Entra ID → Identity → Users → User settings → App registrations

Schakel hier de optie Users can register applications in. 

Als deze optie uitgeschakeld blijft, moet de Microsoft 365 beheerder de App Registration aanmaken.

Stap 1 – Ga naar het Azure portal

Ga naar het Azure portal https://portal.azure.com

Log in met een Microsoft-account dat beheerdersrechten heeft binnen jullie Microsoft 365 omgeving.

Stap 2 – Open App registrations

Ga in het menu naar:

Microsoft Entra ID → App registrations

Microsoft Entra ID is de nieuwe naam voor Azure Active Directory (Azure AD).

Hier kun je een nieuwe applicatie registreren die gebruikt wordt om transcripties van Microsoft Teams meetings op te halen.

Stap 3 – Maak een nieuwe App Registration

Klik op New registration en maak een nieuwe app aan.

Gebruik bijvoorbeeld:

Naam:

MS Teams Transcripties

Laat de overige standaardinstellingen ongewijzigd en klik op Register.

Na het aanmaken van de app zie je een overzicht met belangrijke gegevens.

Stap 4 – Noteer de benodigde gegevens

Na het registreren van de app zijn de volgende gegevens nodig voor SpinOffice. Noteer deze gegevens, omdat je ze later in SpinOffice moet invoeren.

• Application (client) ID
• Directory (tenant) ID

Daarnaast moet er nog een Client Secret worden aangemaakt.

Ga hiervoor naar:

Certificates & secrets → New client secret

Maak een nieuwe secret aan en kopieer de waarde.

Stap 5 – Voeg Microsoft Graph permissies toe

Om transcripties van Teams meetings te kunnen ophalen moeten enkele Microsoft Graph rechten worden toegevoegd.

Ga in het Azure portal naar:

API permissions → Add a permission → Microsoft Graph

Voeg vervolgens de volgende permissies toe:

• OnlineMeetings.Read
• OnlineMeetings.Read.All
• OnlineMeetings.ReadWrite
• OnlineMeetingTranscript.Read.All

Na het toevoegen moeten deze rechten nog worden goedgekeurd via Grant admin consent.

Zonder deze toestemming kan SpinOffice geen transcripties ophalen uit Microsoft Teams.

Stap 6 – Vul de gegevens in SpinOffice in

Ga vervolgens in SpinOffice naar:

Beheer → Integraties → MS Teams transcripties

Vul hier de volgende gegevens in:

• Client ID
• Client Secret
• Tenant ID

Sla de instellingen op.

Na het opslaan kan SpinOffice verbinding maken met Microsoft Teams.

Teams transcripties automatisch verwerken in SpinOffice

Wanneer de koppeling actief is, kan SpinOffice automatisch transcripties ophalen van Microsoft Teams meetings. Deze transcripties kunnen vervolgens met behulp van AI in SpinOffice worden gebruikt om:

• gesprekken automatisch op te slaan bij relaties

• samenvattingen te genereren

• actiepunten te herkennen

• opvolgacties voor te bereiden

Zo worden Microsoft Teams meetings automatisch omgezet in waardevolle CRM-informatie.