Microsoft Teams (1)

Om Microsoft Teams transcripties automatisch in SpinOffice te verwerken, moet eerst een koppeling met Microsoft Azure worden gemaakt. Dit gebeurt via een App Registration in Azure. Hiermee kan SpinOffice veilig toegang krijgen tot meetinginformatie en transcripties van Microsoft Teams. Let op: deze functionaliteit wordt momenteel als pilot aangeboden. Hierdoor kan de inrichting per organisatie iets afwijken. Volg onderstaande stappen om de koppeling te maken. Vereiste rechten voor App Registration  Voor het aanmaken van een App Registration in Microsoft Azure zijn meestal beheerdersrechten binnen Microsoft 365 / Azure nodig.  In sommige organisaties mogen gewone gebruikers geen applicaties registreren. In dat geval kan het zijn dat de optie App registrations niet zichtbaar is of dat er geen nieuwe registratie kan worden aangemaakt. Een Microsoft 365 beheerder kan dit toestaan via de volgende instelling: Microsoft Entra ID → Identity → Users → User settings → App registrations Schakel hier de optie Users can register applications in.  Als deze optie uitgeschakeld blijft, moet de Microsoft 365 beheerder de App Registration aanmaken. Stap 1 – Ga naar het Azure portal Ga naar het Azure portal: https://portal.azure.com Log in met een Microsoft-account dat beheerdersrechten heeft binnen jullie Microsoft 365 omgeving. Stap 2 – Open App registrations Ga in het menu naar: Microsoft Entra ID → App registrations Microsoft Entra ID is de nieuwe naam voor Azure Active Directory (Azure AD). Hier kun je een nieuwe applicatie registreren die gebruikt wordt om transcripties van Microsoft Teams meetings op te halen. Stap 3 – Maak een nieuwe App Registration Klik op New registration en maak een nieuwe app aan. Gebruik bijvoorbeeld: Naam: MS Teams Transcripties Laat de overige standaardinstellingen ongewijzigd en klik op Register. Na het aanmaken van de app zie je een overzicht met belangrijke gegevens. Stap 4 – Noteer de benodigde gegevens Na het registreren van de app zijn de volgende gegevens nodig voor SpinOffice. Noteer deze gegevens, omdat je ze later in SpinOffice moet invoeren. Application (client) ID Directory (tenant) ID Daarnaast moet er nog een Client Secret worden aangemaakt. Ga hiervoor naar: Certificates & secrets → New client secret Maak een nieuwe secret aan en kopieer de waarde. Stap 5 – Voeg Microsoft Graph permissies toe Om transcripties van Teams meetings te kunnen ophalen moeten enkele Microsoft Graph rechten worden toegevoegd. Ga in het Azure portal naar: API permissions → Add a permission → Microsoft Graph Voeg vervolgens de volgende permissies toe: OnlineMeetings.Read.All OnlineMeetings.ReadWrite.All Calls.AccessMedia.All Calls.Initiate.All Calls.InitiateGroupCall.All Calls.JoinGroupCall.All Calls.JoinGroupCallAsGuest.All Calls.JoinGroupCallAsUser.All User.Read User.Read.All Calendars.Read Calendars.ReadWrite Let op: dit zijn in totaal 12 permissies die nodig zijn voor een correcte werking van transcripties. Admin consent Na het toevoegen moeten deze rechten nog worden goedgekeurd via Grant admin consent. Zonder deze toestemming kan SpinOffice geen transcripties ophalen uit Microsoft Teams. Stap 6 – Vul de gegevens in SpinOffice in Ga vervolgens in SpinOffice naar: Beheer → Integraties → MS Teams transcripties Vul hier de volgende gegevens in: Client ID Client Secret Tenant ID Sla de instellingen op. Na het opslaan kan SpinOffice verbinding maken met Microsoft Teams. Vereiste licentie voor transcripties Om transcripties te kunnen gebruiken binnen Microsoft Teams moet de gebruiker beschikken over een geschikte licentie. Minimaal vereist: Een licentie zoals Microsoft 365 Business Basic Met een actief Microsoft Teams serviceabonnement Zonder deze licentie zijn transcripties niet beschikbaar en werkt de integratie niet volledig. Teams transcripties automatisch verwerken in SpinOffice Wanneer de koppeling actief is, kan SpinOffice automatisch transcripties ophalen van Microsoft Teams meetings. Deze transcripties kunnen vervolgens met behulp van AI in SpinOffice worden gebruikt om: gesprekken automatisch op te slaan bij relaties samenvattingen te genereren actiepunten te herkennen opvolgacties voor te bereiden Zo worden Microsoft Teams meetings automatisch omgezet in waardevolle CRM-informatie.