Relaties importeren

Stap je over van een ander programma, of heb je je klanten in Excel staan? Importeer ze dan in één keer in SpinOffice.

Liever kijken? In de video zie je hoe het werkt.

Welke bron kies je?

Tip: importeer je relaties vóór je je e-mailaccount koppelt. Dan komen je bestaande e-mails direct in de juiste archieven.

Importeren uit Excel

Stap 1: maak je bestand klaar

• Gebruik een .xlsx, .xls of .csv-bestand. Begin het makkelijkst met het voorbeeldbestand onderaan dit artikel.
• Zet de kolomnamen in de eerste rij, bijvoorbeeld Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Adres, Postcode, Plaats en Land.
• Elke relatie heeft een achternaam of een bedrijfsnaam nodig.
• Gebruik bij Land de landcode van twee letters, zoals NL, BE of DE.
• Gebruik geen formules of opmaak. Plak je gegevens zo nodig als waarden in een nieuw, leeg bestand.

Stap 2: start de import

1. Open de desktopversie en kies in het menu ☰ > Importeer > Relaties. Of klik op Relaties importeren op het Home-dashboard.
2. Kies Excel.
3. Klik bij Importeer relatiebestand op Importeer en kies je bestand.

Stap 3: kies de instellingen

• Relatietype: bijvoorbeeld Klant of Prospect. Kies je niets, dan krijgen alle relaties het type 'Import'. Dat kun je later aanpassen met een massa-actie.
• Koppelen aan e-mails: laat dit aangevinkt. Bestaande e-mails komen dan direct in het archief van de relatie.
• Unieke waarde: bijvoorbeeld het e-mailadres. Daarmee herkent SpinOffice of een relatie al bestaat.
• Bij een dubbele relatie: kies of SpinOffice de bestaande relatie bijwerkt met de gegevens uit je bestand, of de regel overslaat.

Stap 4: koppel de kolommen

• Groen: SpinOffice heeft de kolom herkend.
• Grijs: kies zelf het juiste veld, bijvoorbeeld Adres naar Straat of Telefoon naar Werk Nummer.
• Kolom niet nodig? Kies Niet meenemen.

Zijn alle kolommen gekoppeld, dan wordt het icoon rechtsboven groen.

Stap 5: importeer

Klik op Importeer relaties!. Je ziet daarna hoeveel relaties zijn toegevoegd, bijgewerkt en overgeslagen.

Importeren uit Office 365 of Apple Contacten

• Office 365: kies Office 365 en log eenmalig in met je Microsoft-account. Latere wijzigingen in Office 365 komen niet vanzelf in SpinOffice.
• Apple Contacten: lees Mac Contacten importeren.

Iets misgegaan?

• Dubbele relaties? Dubbele relaties samenvoegen
• Verkeerd relatietype? Filter op het type 'Import' en pas het aan met Massa-acties.