Archief & bestanden (8)

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. Wanneer er een e-mail in uw Postvak IN inkomt van desbetreffende relatie, wordt deze automatisch gekoppeld en ook opgeslagen in zijn / haar archief. Aan de linkerkant van het archief-scherm is alle communicatie gecategoriseerd en daardoor makkelijk terug te vinden. In archief van een contactpersoon kunnen alle items worden gemarkeerd, op privé worden gezet voor andere gebruikers, notities kunnen worden toegevoegd, kunnen worden omgezet in taak en nog veel meer. Alle tools zijn verborgen onder de rechter muisknop. Alle archief-items kunnen worden gekoppeld aan dossiers naar andere SpinOffice relaties of aan gebruikers binnen de database. Bekijk de handleiding Hoofdstuk 4. Het archief voor meer informatie.

Jazeker!  Op basis van het e-mailadres wordt het bericht bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan de desbetreffende relatie. Vervolgens kunt u in uw Postvak IN de berichten afronden en verwijderen. Bij afronden verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en is de mail nog wel zichtbaar in het archief van de relatie.  Bij verwijderen verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en belandt in de prullenbak. Het bericht is niet terug te vinden in het archief van de relatie. In hoofdstuk 6. De Postvak IN van de handleiding bespreken we dit nader uitgebreid. Indien u uw mail voor het eerst configureert in SpinOffice dan worden alle berichten binnengehaald en worden alle mailberichten waarvan het e-mailadres bekend is in SpinOffice, gekoppeld aan de kaart.  Onbekende e-mailadressen tonen een vraagteken-icoon. Gebruik rechtsklik om het menu te openen en kies 'Relatie toevoegen' om  dit e-mailadres samen met de juiste NAW-gegevens direct als nieuwe relatie aan SpinOffice toe te voegen. Ook dit wordt verder besproken in hoofdstuk 6.

Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te importeren en te koppelen aan een relatie met het als doel het opbouwen van een degelijk klantenbestand. Lokale bestanden importeren (bijvoorbeeld documenten, PDF's, afbeeldingen, spreadsheets) en deze koppelen aan relaties: Ga naar het archief van de persoon waarvoor u bestanden wilt importeren. Klik op Bestanden bovenin. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat bestanden zijn geïmporteerd, worden ze direct getoond.  Gebruik de rechts-klik op een bestand voor allerlei opties. Zie hieronder.  Het invoegen van bestanden aan een nieuwe e-mailbericht werkt ook via drag & drop. Zodra u de e-mail opstelt en bestanden als bijlage importeert worden deze bestanden automatisch gekoppeld aan het relatiekaart van het relatie naar wie dit bericht verzonden wordt. Geïmporteerde bestanden in dossiers slepen die al in de database aanwezig zijn. Hoe doet u dat? Maak eerst een dossier/map aan voor de relatie waar de bestanden in moeten komen te staan, via Nieuw -> Dossier. Alle dossiers (gekoppeld aan relaties) zijn te vinden in de contact-widget en he van de relatie. Importeer uw bestanden zoals hierboven beschreven staat. Pak het geïmporteerde bestand één voor één bij het onderwerp en sleep deze naar het gewenste dossier. Het geimporteerde bestand bevat nu een klein geel dossier-icoontje om aan te geven aan dat het gekoppeld is.  Dubbelklik op het dossier om de volledige inhoud te bekijken. In de Postvak IN is dezelfde drag & drop naar dossier optie mogelijk zodra er mappen voor die specifieke relatie aanwezig zijn.

Dossiers zijn altijd gekoppeld aan één of meerdere relaties of aan uzelf. Het maken van een nieuw dossier gaat als volgt, via menu-optie Nieuw -> Dossier of rechtstreeks bij een relatie door te klikken op het '+' pictogram in het dossier-gedeelte van de contact-widget. Een e-mailbericht kan op verschillende manieren een dossier gekoppeld worden, zowel in de Postvak IN als in het archief van een relatie. Het werkt als volgt. Een e-mail koppelen aan een dossier waar de gewenste relatie al aan gekoppeld is. Sleep de e-mail gewoon naar het dossier vermeld aan de linkerkant in de contact-widget. De e-mail is direct gekoppeld aan het gekozen dossier. U ziet een koppel-teken bij het dossier dat aangeeft dat het gekoppeld is. Het e-mailbericht toont een dossier-pictogram om aan te geven dat het aan een dossier is gekoppeld. Klik op het dossier om het te open en alle items die het bevat te bekijken. Een e-mail koppelen aan een ander dossier, waar deze relatie dus niet aan gekoppeld is. Ga op het e-mailbericht staan en gebruik de rechtsklik. Kies Dossierkoppeling. Het volgende scherm wordt getoond. Zoek de gewenste relatie waar het dossier te vinden is die u wilt koppelen of zoek onderin het gewenste dossier. Dubbelklik hierop om het te verplaatsen naar 'Gekoppelde dossiers'. Kies Opslaan. Het e-mailbericht is nu gekoppeld aan het gewenste dossier en het bericht is daar terug te vinden.

Er zijn een aantal scenario's te bedenken waarbij u een e-mail aan een relatie wilt koppelen. Een e-mail van een onbekende iemand koppelen aan een relatie. Dit item geeft in uw Postvak IN een '?' want de afzender is dus niet bekend. Voeg deze als nieuwe relatie toe of koppel dit mailadres aan een bestaande relatie. Voeg het onbekende e-mailadres toe als nieuwe relatie: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Voeg relatie toe in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond. Er wordt een venster getoond waarin je alle NAW-gegevens van de relatie kunt invullen. Onderin is aangevinkt 'Koppel bestaande e-mailberichten aan deze relatie'. Laat dit zo. Kies Opslaan. De relatie wordt aangemaakt en het e-mailadres inclusief alle mails van- en naar dit e-mailadres worden opgeslagen. Of koppel het onbekende e-mailadres aan een bestaande relatie: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond. Zoek de gewenste relatie. Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relatie. Onderaan ziet u 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....'. Wanneer dit is aangevinkt, worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres aan de gekoppelde relatie gekoppeld. Dit is dus vaak wel wenselijk om te doen. Kies Opslaan. Let dus op: door te kiezen voor 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....' worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres bij de relatie opgeslagen. U kunt altijd het e-mailadres van de relatie verwijderen en daardoor e-mailberichten ontkoppelen. Een e-mail van een bestaande relatie koppelen aan een andere relatie(s). Dit betreft dus een mail in uw Postvak IN (of andere mailmap of archief) die al gekoppeld is aan een relatie in de database. U kunt dit bericht als volgt aan iedere gewenste relatie in de database koppelen: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond.  Zoek de gewenste relatie(s). Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relaties. Kies Opslaan. Het betreffende bericht wordt opgeslagen in archief van de relatie. Alleen dit betreffende bericht wordt gekoppeld, dus niet het e-mailadres. Het koppelen van relaties of e-mails aan dossiers werkt feitelijk hetzelfde. In plaats van Relatiekoppeling kiest u Dossierkoppeling. Het koppelen van relaties aan e-mails en dossiers is een must voor het opbouwen van een solide en betrouwbaar archief!

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 E-mails en bestanden 4.3 Filteren in het archief 4.4 Menu-opties rechter-klik 4.5 Bestanden importeren 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 1: Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. 2: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken. 3: Voorvertoningsgedeelte Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt. 4: Snelle acties Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht. Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden. 4.2 E-mails en bestanden In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken. 4.3 Filteren in het archief In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter. 4.4 Menu-opties rechter-klik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten. Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database. Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database. Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer! Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN. Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord. Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht. 4.5 Bestanden importeren Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder⬇️. 

Om van SpinOffice dé omgeving te kunnen maken waarin u dagelijks werkt, is het noodzakelijk dat u naast alle relaties en bijbehorende communicatie ook uw bestanden en documenten in de database kunt opslaan en gemakkelijk moet kunnen terugvinden. Dossiers bieden hierin uitkomst. U zult zelf ervaren dat naarmate u dossiers intensiever gebruikt, u efficiënter en sneller zult kunnen werken. In dit hoofdstuk bespreken we alle belangrijke aspecten m.b.t archivering van bestanden en item in dossiers. 8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie 8.2 De bestandenlijst 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken 8.4 tems toevoegen aan een dossier of subdossier 8.5 De dossierlijst 8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie Bestanden importeren in SpinOffice kan op verschillende manieren: Via het ‘Import’ icoon in de toolbar bovenin: direct één bestand importeren dat in het archief wordt geplaatst met ‘Import’ als bestandstype. Via menu-optie Extra -> Importeren -> Bestanden: één bestand uploaded via de ‘Bladeren’ optie of meerdere bestanden middels slepen. Allen worden in het archief geplaatst met het bestandstype dat u heeft meegegeven in het importeer-scherm. Het voordeel van deze manier is dus de bestandstype bepaling, eventuele dossierkoppeling mogelijk en de mogelijkheid meerder bestanden te importen middels drag & drop. Indien u een e-mail opstelt heeft u ook twee manieren om een bestand als bijlage toe te voegen: drag & drop en directe upload van één bestand. Deze geïmporteerde bestanden worden standaard als ‘Bijlage’ in het archief van de gekoppelde relatie toegevoegd. Het is verstandig om bestanden na het importeren gelijk de juiste bestandstype mee te geven zodat u snel en gemakkelijk bestanden kunt terugvinden in het archief (filter op het type in de linker ‘Communicatie' lijst) en in de bestandenlijst. Hoe veranderd u het bestandstype? Gebruik de rechterklik op een bestand in het archief van de relatie en kies ‘Eigenschappen’ en vervolgens het ’Soort’ veld. Indien het gewenste type er niet bijstaat, vult u een gewenste term in en klikt u op het groene vinkje om te bevestigen. Zo kunt u een bijlage die eigenlijk een offerte is, op die manier aanpassen en er zo voor zorgen dat het later gemakkelijker terug te vinden is.   8.2 De bestandenlijst Een compleet overzicht van alle bestanden in de database is te vinden onder menu-optie Ga naar; Bestanden. In het nieuwe venster/tabblad opent zich de gehele lijst, waarbij u bovenaan kunt zoeken op bestandsnaam, bedrijf of relatie. Aan de linkerkant vindt u alle bestandstype die ooit zijn gebruikt. Dus als u eenmaal een bestand in de database heeft toegevoegd met als type ‘handleiding’, dan moet dit bestandstype aan de linkerkant te vinden zijn. Net als in het archief, kunt u hier de rechterklik gebruiken voor veel opties, zoals de ‘Eigenschappen’, maar ook ‘Als bijlage verzenden’, ‘Exporteren’, ‘Printen' en te ‘Converteren naar PDF’. Het is niet mogelijk om via de bestandenlijst nieuwe bestanden toe te voegen, dit doet u op de relatiekaart, het archief of een dossier. 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken In deze paragraaf bespreken we hoe u dossiers maakt en wat de belangrijkste voordelen zijn van het gebruik van dossiers. Een nieuw dossier maakt u: Vanuit het archief van een relatie: ga naar het archief van de relatie waarvoor u van plan bent een nieuw dossier te maken en klik op het ‘+’ icoon in de dossierlijst aan de linkerkant. In uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt en u wilt deze in een nieuw dossier opslaan, gekoppeld aan de betreffende relatie, dan kunt u het ‘+’ icoon in the dossierlijst aan de linkerkant van uw Postvak IN gebruiken. In beide gevallen wordt het volgende ‘Nieuw dossier’ scherm: Vul een ‘Dossiernaam’ in. Dit is een verplicht veld. Selecteer alleen een bestaand dossier indien u dit nieuwe dossier als ‘subdossier’ wilt toevoegen. ‘Dossiertype’ is manier om later op te kunnen filteren in de dossierlijst. Definieer verschillende dossiertypen via Beheer -> Dossiertypen. Indien u een dossier privé markeert dan is de inhoud van het dossier niet inzichtelijk voor anderen. Behalve voor de collega’s die aan het privé dossier zijn gekoppeld (lees verder in deze paragraaf hoe u collega’s aan dossiers kunt koppelen). Een goed voorbeeld van zo’n structuur is; salarisstrookjes die door de werkgever ieder in een privé gemarkeerd dossier wordt geplaatst en alleen wordt gedeeld met de betreffende werknemer. Klik op de ‘Opslaan’ button om te voltooien.   Het opgeslagen dossier wordt direct zichtbaar in het archief/de Postvak IN en wordt tevens in een nieuw venster/tabblad geopend. En het dossier is te vinden in de dossierlijst Ga naar -> Dossierlijst.  Zo ziet een open dossier scherm er uit: Aan de linkerkant treft u de relaties die gekoppeld zijn aan dit dossier, verder bevat het alle items die aan het dossier zijn toegevoegd en is er een aantal iconen die we zo toelichten. U kunt allerlei type bestanden toevoegen aan een dossier, zoals e-mailberichten, SMS berichten, taken, afspraken, telefoonnotities, memo’s. Iedere relatie en/of collega kan aan het dossier gekoppeld worden, dus ook meerdere. Daarnaast is het mogelijk om lokale bestanden direct in het dossier te slepen. En u kunt vanuit een dossier een e-mail te sturen naar alle gekoppelde personen.  Belangrijke iconen bovenin de toolbar: Koppeling: Beheer de relaties en collega’s die gekoppeld zijn aan het dossier. Indien u nieuwe relaties toevoegt kan het zijn dat u het scherm moet verversen om de wijziging te zien. Dossier eigenschappen:  Alle dossier details kunnen worden bekeken en worden aangepast. Tijdregistratie: Een Pro functie. Tijd kan geschreven worden op een dossier en een taak, en vervolgens kan een timesheet met alle geschreven tijd geëxporteerd worden naar Excel. Importeer bestanden:  Importeer bestanden van lokale schijf (individueel d.m.v. bladeren en meerdere bestanden via de drag & drop in het venster.  Scannen: Scan lokale bestanden direct in dit dossier.  Exporteer dossier: Een Pro functie. Een slimme functie; er wordt een zip-bestand gemaakt met de gehele inhoud van het dossier. Ook alle e-mailberichten! 8.3.1 Subfolders Een subfolder maken werkt eigenlijk exact hetzelfde als een dossier. Het enige dat u moet doen bij het aanmaken van het dossier, is aan te geven waar het een subdossier van moet worden. Dus maak een nieuw dossier aan, en in dat scherm kiest u in het tweede veld ‘Is subdossier van’ de naam van het dossier waar dit onder moet komen te hangen. Indien uw subdossier is gemaakt, wordt deze getoond zoals hiernaast aangegeven. Er verschijnt een klein uitvouw-knopje dat ervoor zorgt dat subdossiers getoond worden. Gebruik de rechterklik op een dossier of subdossier in de dossierlijst om toegang te krijgen tot allerlei opties.      8.4 Items toevoegen aan een dossier of subdossier Maak eerst de gewenste dossiers voor uw relaties in de database. Hierboven wordt beschreven hoe u dit doet. Indien u een dossier heeft gemaakt kunt u inhoud hieraan toevoegen: In uw Postvak IN of archief, pak het gewenste item (e-mail, bestand, taak, afspraak, notitie) bij het onderwerp en sleep het naar het gewenste (sub)dossier dat aan de linkerkant wordt getoond. Nadat het item in het dossier is gesleept wordt er een dossier-icoontje getoond voor het item, zodat duidelijk is dat er een koppeling is. En het betreffende dossier krijgt een koppelingsteken. Dit gebeurt zowel in de Postvak IN als in het archief van de betreffende relatie. Indien u een item wilt koppelen aan meerdere (sub-dossiers), gebruikt u de rechterklik ‘Dossier koppeling’ in plaats van de drag & drop optie.   8.5 De dossierlijst De dossierlijst, te bereiken via menu-optie Ga naar -> Dossiers, biedt overzicht van alle bestaande dossiers in de database, zowel van uzelf als van alle gebruikers in SpinOffice (toggel via het vinkje linkerkolom ‘Toon alleen mijn dossiers’). Bovenaan het scherm bevindt zich de mogelijkheid om dossiers te vinden op basis van de beschrijving, op naam van de relatie of bedrijfsnaam. Aan de linkerkant ziet u de dossiertypes, deze kunt u zelf beheren via menu-optie Beheer -> Dossiertypen. Gebruik deze types om op te filteren, bijvoorbeeld; 'toon mij al mijn offerte-dossiers'. Indien u eenmaal op de naam klikt, springt SpinOffice naar de relatiekaart. Klikt u op de beschrijving dan opent het dossier zich in een nieuw venster/tabblad. Gebruik de rechterklik op een dossier voor meer opties en de dossierinstellingen. Een van de opties is dat een dossier 'Afgerond' kan worden; het gele icoon veranderd naar grijs en het dossier verplaatst in het archief en de Postvak IN naar onderaan de dossiers. En in de dossierlijst kunt u filteren op 'Open' of ‘Afgeronde’ dossiers. Dit doet u middels het dropdown veld rechtsbovenin de dossierlijst. Om het offerte-voorbeeld te nemen. Indien een offerte is afgerond (omdat deze niet doorgaat), kan het dus worden uitgesloten van filter en worden alleen alle open offerte-dossiers getoond.     

Zowel telefoonnotities als memo’s zijn slimme tools voor het opslaan van relevante informatie en communicatie met uw relaties, zowel voor intern gebruik als voor het terugvinden van informatie. Telefoonnotities en memo’s worden allemaal opgeslagen in het archief van de relatie. Klik op een van de iconen in de toolbar bovenin om voor de relatie waarop u zich bevindt een notitie of memo te maken. Indien u met meerdere gebruikers werkt, kunt u beide type berichten intern doorsturen naar een van uw collega’s. Hij/zij ontvangt het bericht als ongelezen bericht in de Postvak IN. 10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken 10.2 Memo's   10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken Tegenwoordig vindt een groot deel van de communicatie plaats middels de telefoon. Het kan daarom nuttig zijn om notities te maken van belangrijke gesprekken. In SpinOffice is dit gemakkelijk te doen. We hebben zelfs een sjabloon gemaakt waar basisinformatie van de relatie in wordt toegevoegd. Een voorbeeld van een ingevuld inkomende telefoonnotitie: Om een telefoonnotitie te maken, gaat u naar de relatiekaart van de persoon die u zojuist heeft gesproken en u klikt op het ‘Tel in’ of ‘Tel uit’ icoon in de toolbar. Een nieuw venster/tabblad wordt geopend met daarin de ruimte om uw notitie te noteren. Een notitie kan intern naar collega's worden doorgestuurd, u kunt bijlagen toevoegen, prioriteit kan worden meegegeven, dossierkoppelingen zijn mogelijk. Alle notities belanden in het archief. En let wel op, het wordt in SpinOffice gezien als verzonden mailbericht. Nadat het is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Pas de notitie-sjablonen aan via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.   10.2 Memos Memo’s werken in principe hetzelfde als telefoonnotities. Via de toolbar kunt u kort een notitie maken met informatie die u voor desbetreffende relatie wilt opslaan, het bericht wordt in het archief toegevoegd. En ook hier geldt; een memo wordt gezien als verzonden mailbericht. Nadat de memo is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Voorbeelden van informatie die in een memo wordt genoteerd, zijn bijvoorbeeld inloggegevens van websites, orderinformatie, reminders voor collega’s om de relatie niet te vergeten.