10. Telefoonnotities & memo's

Zowel telefoonnotities als memo’s zijn slimme tools voor het opslaan van relevante informatie en communicatie met uw relaties, zowel voor intern gebruik als voor het terugvinden van informatie.

Telefoonnotities en memo’s worden allemaal opgeslagen in het archief van de relatie. Klik op een van de iconen in de toolbar bovenin om voor de relatie waarop u zich bevindt een notitie of memo te maken.

Indien u met meerdere gebruikers werkt, kunt u beide type berichten intern doorsturen naar een van uw collega’s. Hij/zij ontvangt het bericht als ongelezen bericht in de Postvak IN.

10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken

10.2 Memo's

10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken

Tegenwoordig vindt een groot deel van de communicatie plaats middels de telefoon. Het kan daarom nuttig zijn om notities te maken van belangrijke gesprekken. In SpinOffice is dit gemakkelijk te doen. We hebben zelfs een sjabloon gemaakt waar basisinformatie van de relatie in wordt toegevoegd.

Een voorbeeld van een ingevuld inkomende telefoonnotitie:

Om een telefoonnotitie te maken, gaat u naar de relatiekaart van de persoon die u zojuist heeft gesproken en u klikt op het ‘Tel in’ of ‘Tel uit’ icoon in de toolbar. Een nieuw venster/tabblad wordt geopend met daarin de ruimte om uw notitie te noteren.

Een notitie kan intern naar collega's worden doorgestuurd, u kunt bijlagen toevoegen, prioriteit kan worden meegegeven, dossierkoppelingen zijn mogelijk.

Alle notities belanden in het archief. En let wel op, het wordt in SpinOffice gezien als verzonden mailbericht. Nadat het is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast.

Pas de notitie-sjablonen aan via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.

10.2 Memos

Memo’s werken in principe hetzelfde als telefoonnotities. Via de toolbar kunt u kort een notitie maken met informatie die u voor desbetreffende relatie wilt opslaan, het bericht wordt in het archief toegevoegd. En ook hier geldt; een memo wordt gezien als verzonden mailbericht. Nadat de memo is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast.

Voorbeelden van informatie die in een memo wordt genoteerd, zijn bijvoorbeeld inloggegevens van websites, orderinformatie, reminders voor collega’s om de relatie niet te vergeten.