2. Algemene informatie

SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang.

Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen.

2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie

2.2 Een archief voor iedere relatie

2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren

2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie

U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item.

Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om te bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om uw zakelijke mail te versturen.

De Pro-versie kost in het eerste jaar € 27,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Alleen gebruikers met een Pro-licentie zijn volledig operationeel. De Pro licentievergoeding in volgende jaren is € 32,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd).

Een upgrade naar Pro geeft u:

Upgrade uw gratis licentie(s) naar Pro in het licentie-dashboard.

Genoemde prijzen zijn exclusief BTW.

2.2 Een archief voor iedere relatie

Het idee achter SpinOffice is dat iedere zakelijke contactpersoon zijn eigen bestand in de database heeft.

Het relatiescherm geeft een overzicht van al uw relaties, waar u ze kunt doorzoeken en filteren op vele velden en op verschillende manieren.

Iedere relatie heeft ook een eigen archief. Overal in de software werkt het zo: klik op de naam van de relatie of het bedrijf om naar een archief van de betreffende relatie te springen. Dit archief toont, naast de contactgegevens aan de linkerkant, alle eerdere communicatie die u en uw collega's hebben gehad met dit contact. Maar naast alle inkomende en uitgaande e-mails zijn hier ook de taken, notities, afspraken, bijlagen en alle bestanden hier te vinden.

2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren

SpinOffice is beschikbaar op het web, desktop (Windows en Mac) en mobiel. Over het algemeen is de lay-out en zijn de functies op elk platform hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van het scherm Relatielijst op een Mac desktop.

Bovenaan heeft u scherm-tabbladen om door de belangrijke schermen/functies van de software te navigeren. Er zijn een paar belangrijke punten over de schermtabs:

• Beheer zelf uw tabbladen die moeten worden geopend wanneer u inlogt. Om dit in te stellen, ga naar menu Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen. Zie onder:
  Sleep ze in de gewenste volgorde en vink de schermen aan die u bij het inloggen geopend wilt hebben. Klik op Opslaan om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de gewenste volgorde van toepassing.
• Met de Pro-versie kunt u tabbladen buiten het toepassingsvenster slepen, bijvoorbeeld om uw Postvak IN op een ander scherm te openen. Ga hiervoor, ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen en vink het hokje 'Sta het slepen van tabbladen uit de applicatie toe' aan. Klik op Opslaan  om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de optie van toepassing.
• Alle nieuwe e-mails, geopende e-mails, telefoonnotities, memo's etcetera die u aanmaakt, verschijnen in een nieuw tabblad. Wanneer u op ‘Verzenden’ of sluiten klikt, wordt het tabblad automatisch gesloten en kunt u verder gaan waar u was.

Onder de schermtabs heb je een gekleurde header balk waar je de meest gebruikte menu-items voor dat scherm vindt. Deze kopbalk heeft voor elk belangrijk scherm een andere kleur:

• Home-dashboard = grijs
• Relatielijst = groen
• Relatie archief = groen
• Postvak IN = blauw
• Kanban-bord = oranje
• Agenda = paars

In de header balk is het hoofdmenu aan de linkerkant te vinden.

Dit hoofdmenu bevat alle opties en acties waartoe u toegang heeft in uw versie. Ga naar Beheer om de database aan te personaliseren. Lees hier alles over de items in Hoofdstuk 12. Beheer menu-opties.

Aan de rechterkant in de header balk zit een tandwiel-pictogram. Hier vindt u de schermvoorkeuren. Dit onderdeel is voor ieder scherm anders en toont alle instellingen die u kunt aanpassen en instellen voor het geselecteerde scherm.