Gebruikershandleiding (Desktop App) (16)

1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. WEB-APP Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. DESKTOP Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. MOBIELE APP Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.

SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang. Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen. 2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie 2.2 Een archief voor iedere relatie 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren 2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item. Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om te bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om uw zakelijke mail te versturen. De Pro-versie kost in het eerste jaar € 34,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Alleen gebruikers met een Pro-licentie zijn volledig operationeel. De Pro licentievergoeding in volgende jaren is € 37,90 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Een upgrade naar Pro geeft u:  2.2 Een archief voor iedere relatie Het idee achter SpinOffice is dat iedere zakelijke contactpersoon zijn eigen bestand in de database heeft. Het relatiescherm geeft een overzicht van al uw relaties, waar u ze kunt doorzoeken en filteren op vele velden en op verschillende manieren. Iedere relatie heeft ook een eigen archief. Overal in de software werkt het zo: klik op de naam van de relatie of het bedrijf om naar een archief van de betreffende relatie te springen. Dit archief toont, naast de contactgegevens aan de linkerkant, alle eerdere communicatie die u en uw collega's hebben gehad met dit contact. Maar naast alle inkomende en uitgaande e-mails zijn hier ook de taken, notities, afspraken, bijlagen en alle bestanden hier te vinden. 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren SpinOffice is beschikbaar op het web, desktop (Windows en Mac) en mobiel. Over het algemeen is de lay-out en zijn de functies op elk platform hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van het scherm Relatielijst op een Mac desktop. Bovenaan heeft u scherm-tabbladen om door de belangrijke schermen/functies van de software te navigeren. Er zijn een paar belangrijke punten over de schermtabs: Beheer zelf uw tabbladen die moeten worden geopend wanneer u inlogt. Om dit in te stellen, ga naar menu Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen. Zie onder: Sleep ze in de gewenste volgorde en vink de schermen aan die u bij het inloggen geopend wilt hebben. Klik op Opslaan om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de gewenste volgorde van toepassing. Met de Pro-versie kunt u tabbladen buiten het toepassingsvenster slepen, bijvoorbeeld om uw Postvak IN op een ander scherm te openen. Ga hiervoor, ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen en vink het hokje 'Sta het slepen van tabbladen uit de applicatie toe' aan. Klik op Opslaan  om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de optie van toepassing. Alle nieuwe e-mails, geopende e-mails, telefoonnotities, memo's etcetera die u aanmaakt, verschijnen in een nieuw tabblad. Wanneer u op ‘Verzenden’ of sluiten klikt, wordt het tabblad automatisch gesloten en kunt u verder gaan waar u was. Onder de schermtabs heb je een gekleurde header balk waar je de meest gebruikte menu-items voor dat scherm vindt.  Deze kopbalk heeft voor elk belangrijk scherm een andere kleur: Home-dashboard = grijs Relatielijst = groen Relatie archief = groen Postvak IN = blauw Kanban-bord = oranje Agenda = paars In de header balk is het hoofdmenu aan de linkerkant te vinden. Dit hoofdmenu bevat alle opties en acties waartoe u toegang heeft in uw versie. Ga naar Beheer om de database aan te personaliseren. Lees hier alles over de items in Hoofdstuk 12. Beheer menu-opties. Aan de rechterkant in de header balk zit een tandwiel-pictogram. Hier vindt u de schermvoorkeuren. Dit onderdeel is voor ieder scherm anders en toont alle instellingen die u kunt aanpassen en instellen voor het geselecteerde scherm.  

3.1 Scherm lay-out 3.2 Relaties toevoegen 3.3 Namen & adresgegevens aanpassen 3.4 Contactgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen 3.5 Labels 3.6 Relaties verwijderen / samenvoegen 3.7 Relaties opzoeken 3.8 Relaties filteren 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters 3.10 Massa relatie-aanpassing 3.11 Relatietypes 3.12 Relaties synchroniseren 3.1 Scherm layout Een van de belangrijkste schermen is de relatielijst, waar alle relaties in de database te vinden zijn. De relatielijst bevat, naast alle relaties en bijbehorende NAW-gegevens, alle relevante informatie van de geselecteerde relatie. Dit is te vinden aan de rechterkant van het scherm. Iedere relatie heeft een eigen archief; hier kan u naartoe navigeren door op de naam van de relatie in de lijst te klikken. In de volgende paragrafen bespreken we alle functies die het relatielijst-scherm omvat. Eerst beginnen we met een indeling van het scherm. Het relatielijst-scherm in verdeeld in twee onderdelen. 1. Relatielijst Hier zijn alle relaties in de database te vinden. Gebruik de zoekfunctie bovenaan om relaties te zoeken. Aan de rechterkant vindt u alle NAW-gegevens, labels, open taken/dossiers etc. van de geselecteerde relatie. Bij punt 2. zullen we dit verder toelichten. De relaties staan niet in alfabetische volgorde, maar op een slimme ranking op basis van laatste interacties. U kunt de kolommen aanpassen door te gaan naar het tandwiel rechtsboven in en dan Widget aanpassen -> Beheer kolommen. Dubbel-klik op een naam om het archief van de betreffende relatie te openen. En gebruik de rechts-klik op een relatie om snelle acties te doen zoals de contactgegevens aan te passen, een e-mail te sturen of een taak te maken. 2. Contact-widget Aan de rechterkant vindt u de contact-widget. Naast alle NAW- en contactgegevens ziet u in één oogopslag wat er bij deze geselecteerde relatie speelt. De rechterkant verschilt dus per geselecteerde relatie. Voeg gemakkelijk relatiegegevens toe via het '+', voeg labels toe of pas informatie (zoals info-velden en extra details) gemakkelijk aan via het Wijzig pictogram. We noemen alle verschillende onderdelen aan de rechterkant 'widgets'. Per widget kunt u dus de informatie voor de betreffende relatie aanpassen of invullen.  Wilt u de volgorde en zichtbaarheid van de gehele rechterkant, de contact-widget aanpassen? Dat kan. Klik op het tandwiel rechtsboven in en kies Widget aanpassen -> Contact widget. 3. Headerbalk-opties Linksboven in het scherm vindt u snelle opties zoals Voeg relatie toe om handmatig een nieuwe relatie toe te voegen en daarnaast de optie Filter relaties. Verder in dit hoofdstuk (paragraaf 3.8) bespreken we deze optie uitgebreid. Rechtsboven ziet u het 'tandwiel'-pictogram. Hier zijn verschillende instellingen v.w.b. het relatiescherm te vinden. Het zijn allemaal persoonlijke instellingen en gelden dus alleen voor u. Een belangrijke die wij willen uitlichten is Wijzig widget. Hier kunt u o.a. de volgorde van de contact-widget aanpassen. Sleep de onderdelen in de gewenste volgorde en vind aan/uit om wel of niet te tonen.  3.2 Relaties toevoegen In SpinOffice kunt u relaties op verschillende manieren toevoegen (via een import, handmatig, op basis van inkomende e-mail), in verschillende hoeveelheden (meerderen of individueel) en op verschillende plekken (relatiescherm, postvak in). We zullen de verschillende mogelijkheden bespreken.  3.2.1. Bestaande relaties importeren Importeer bestaande zakelijke en persoonlijke contacten uit verschillende bronnen. Welke bronnen zijn beschikbaar? Zie onderstaande opties. U vindt de importopties binnen uw Home Dashboard, dan binnen de Relaties widget het hamburger icoon, menu-optie Importeer relaties.  Dezelfde importopties zijn uiteraard ook te vinden binnen het hoofdmenu,  optie Extra -> Importeren -> Relaties. Alle geïmporteerde relaties komen meteen netjes in uw relatielijst terecht. Apple Contacten:  Deze optie is alleen beschikbaar voor Mac-gebruikers. Zodra u op de knop klikt, importeert SpinOffice al uw contacten inclusief hun contactgegevens. Op de mobiele iOS-app bevindt de optie zich in de rechterbovenhoek. Office 365 Contacten:  Met een druk op de knop worden alle contactpersonen, inclusief contactgegevens, adressen en notities in SpinOffice geïmporteerd. U koppelt eenmalig uw Office 365 account met SpinOffice en SpinOffice doet de rest! Let op, dit is een import en geen sync. Dat is ook mogelijk. Deze optie is te vinden binnen het hoofdmenu, optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. .CSV of .XLS bestand: Selecteer de optie 'CSV, XLS of .XSLX formaat' en upload uw gegevensbestand van uw lokale computer. Het enige wat u hoeft te doen is een match te maken tussen de kolommen van uw Excel-bestand en het gewenste SpinOffice veld. De applicatie helpt u per kolom in dit proces. Bepaal ook het relatietype dat de relaties moeten krijgen. Indien dat niet wordt aangegeven dan is dat standaard 'Import'. Het is mogelijk om via een massa-aanpassing dit achteraf aan te passen indien nodig. (Opmerking: Om het land-veld te kunnen importeren, zorg er dan voor dat de Excel kolom "Land" de twee letters ISO-landcodes bevat. Voor de volledige landenlijst: https://countrycode.org) Mailchimp In de Pro-versie kunt u Mailchimp verbinden door een Mailchimp API-sleutel op te geven en een mailinglijst te selecteren om te importeren. 3.2.2. Individuele relaties toevoegen Op diverse plekken in het mogelijk om een relatie toe te voegen.  Het relatiescherm: kies Voeg     relatie toe bovenaan het    relatiescherm. Uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt van een onbekende relatie in SpinOffice, kunt u deze. Het hoofdmenu: optie Nieuw -> Relatie. In alle gevallen wordt het volgende scherm getoond. Vul de relevante informatie in en ga naar de subitems aan de linkerkant om meer informatie over de contactpersoon toe te voegen, zoals de info-velden en de gewenste labels. In het veld ‘Relatietype’ bovenaan geeft u aan welk type contact u wilt toevoegen. Bijvoorbeeld een bedrijf, leverancier, persoonlijke vriend, prospect etc. Maak uw eigen relatietypes via het hoofdmenu optie Beheer -> Relatietype. Wanneer u een e-mailadres aan de nieuwe relatie toevoegt, gebruik dan "Koppel alle e-mailberichten aan deze relatie" als u ook alle e-mails in het archief wilt hebben. Vink het selectievakje aan en SpinOffice verzamelt alle e-mails in de database en slaat ze op in het archief van deze relatie. Standaard staat deze instelling aangevinkt. Als u alle gegevens van de contactpersoon heeft ingevuld, klikt u op Opslaan en SpinOffice zal een nieuwe relatie maken en deze aan de database toevoegen. Nieuwe relaties krijgen dus een eigen relatiekaart waar u alle relevante informatie kwijt kunt en daarnaast een archief waar alle communicatie terecht komt. 3.3 Namen & adresgegevens aanpassen Overal waar de relatie staat vermeld, kunt u de gegevens van de betreffende relatie aanpassen. Er is altijd een 'humburger'-pictogram te vinden of gebruik de rechts-klik op een relatie en kies Wijzig contactgegevens. Hieronder een voorbeeld op het relatiescherm. Vervolgens komt u in het scherm waar u alle informatie kunt aanpassen. Klik op Opslaan om de wijzigingen te verwerken. 3.4 Contactgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen Alle contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen, fax nummers, websites enzovoorts kunt u, net als naam-en adresgegevens via bovenstaande manier aanpassen. Maar ook binnen de contact-widget van een betreffende relatie kunt u dit gemakkelijk doen. Dat bespreken we hieronder. Contactgegevens toevoegen 1. Klik op het '+' pictogram. 2. Maak een keuze wat u wilt toevoegen. U kunt kiezen uit een e-mailadres, telefoonnummer (incl. fax), website URL toe of kies 'Anders' voor het toevoegen van bijvoorbeeld een Skype naam. 3. SpinOffice vraagt vervolgens om specifieke informatie te geven over de input, dat wordt genoemd als 'Beschrijving'. 4. Indien u ‘Standaard’ uitvinkt wordt de informatie opgeslagen onder ANDERE NUMMERS, en is het indien het een e-mailadres betreft niet vindbaar in de aanhef van een nieuwe e-mail. 5. Het ‘Privé’ vinkje geldt alleen indien e-mailadressen worden toegevoegd: indien ‘Privé’ is aangevinkt dan worden alle berichten van dit adres verborgen voor alle andere gebruikers. 6. Klik op Opslaan om het scherm te sluiten. Alle invoer kan keurig synchroniseren met uw mobiele apparaten. Belangrijk: Het eerste e-mailadres dat staat vermeld wordt als standaard e-mailadres gebruikt voor het versturen van individuele e-mailberichten en voor massamailings. Wilt u een ander e-mailadres als standaard in te stellen?  Dat kan! Gebruik dan de rechterklik op het e-mailadres dat u naar boven wilt verplaatsen en kies Verplaats naar boven. Contactgegevens bewerken Gebruik rechts-klik op het item dat u wilt aanpassen. Kies Wijzig om de informatie te bewerken. Pas de informatie aan en klik op Opslaan.  Contactgegevens verwijderen Gebruik rechts-klik op het item dat u wilt verwijderen. Kies Verwijder. Er wordt om bevestiging gevraagd. En indien u ‘En ontkoppel dit e-mailadres van deze relatie’ aanvinkt dan worden alle gekoppelde berichten ook verwijderd. Anders wordt dit altijd nog op de achtergrond bewaard. Klik op Ok om te bevestigen. Websites en e-mailadressen zijn aanklikbaar. Indien u dus op een e-mailadres klikt dan wordt er een nieuw tabblad geopend met uw standaard e-mailsjabloon. En een website leidt u direct naar uw web browser. 3.5 Labels Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. 3.5.1 Hoe labelt u relaties? Wanneer u een nieuwe relatie toevoegt of bewerkt in SpinOffice, vindt u de labels als tabblad aan de linkerkant van het scherm. Voeg nieuwe of vooraf gedefinieerde labels toe voor deze specifieke relatie. Het is ook mogelijk om direct vanuit het relatiescherm labels toe te voegen. Doorloop deze stappen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de gewenste relatie waarvoor u labels wilt toevoegen. U vindt de labels-widget aan de rechterkant. Voeg zelf de gewenste labels toe door handmatig in te voeren. Of kies uit een dropdown-lijst eerder gekozen labels. Alle toegevoegde labels worden direct getoond. Doorloop uw relaties om labels toe te voegen. U heeft ongelimiteerd aantal labels tot uw beschikking. 3.5.2. Alle labels beheren U kunt zoals gezegd zelf al uw labels bepalen en beheren. Ga naar het hoofdmenu en kies optie Beheer -> Labels. Hier kunt u ongelimiteerd aantal labels toevoegen en verwijderen. Zie hieronder een voorbeeld. Alle labels die u handmatig hebt gebruikt voor relaties, worden ook in dit scherm getoond. Belangrijk: In de Pro- en Enterprise versie heeft u de beschikking over label-groepen. Dit biedt de mogelijkheid om categorieën te maken, en verschillende kleuren te gebruiken. 3.5.3 Relaties zoeken en filteren op basis van labels Het zoeken op labels is heel gemakkelijk.  Begin de zoekopdracht met een hashtag ‘#’ en voer vervolgens het label in.  Hieronder een voorbeeld waarbij we filteren op het label "hot prospect". Bij het intoetsen van #hot wordt het label getoond. Klik hier op en alle relaties met het label "hot prospect" worden gefilterd en getoond. Een andere manier om relaties te filteren is door op een bestaand label bij een relatie een filter op dat betreffende label te maken.  Dat gaat als volgt: Ga eerst naar een relatie die het label heeft waarop u wilt filteren. Klik vervolgens op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label en kies Filter toepassen. Alle relaties met dit label worden gefilterd en getoond. 3.5.4. Labels verwijderen Uiteraard kan u bij een individuele relatie de label gemakkelijk weghalen door op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label te klikken en te kiezen voor Verwijderen. Wilt u een heel label verwijderen?  Ga dan naar menu optie Beheer -> Labels en verwijder het label. Alle labels bij relaties komen dan te vervallen. 3.6 Relaties verwijderen / samenvoegen 3.6.1 Relaties verwijderen Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties. Een individuele relatie verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de relatie die u wilt verwijderen. Klik er eenmalig om de relatie te selecteren. Gebruik de rechts-klik en kies Verwijder. Klik op Ok om te bevestigen. Alle relaties van hetzelfde relatietype verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Klik bovenin het scherm op Filter relaties. Het volgende scherm wordt getoond. Kies als eerste veld 'Relatietype'. In het tweede veld kiest u de voorwaarde, dus bijvoorbeeld "is", "is niet", "bevat" of "bevat niet". Vul bij 'Waarde' het relatietype waarvan u alle relaties wilt wilt verwijderen. Zijn alle drie de velden ingevuld? Klik dan op Filter. Alle relatie van het betreffende relatietype worden getoond. Klik nu op Massa-acties bovenin het scherm. Kies 'Relaties verwijderen' en bevestig. Alle relaties van het betreffende relatietype zijn nu verwijderd. Let op, deze actie kan niet meer door u ongedaan worden. Neem contact met ons op wanneer er relaties moeten worden teruggezet. Een gefilterde groep relaties verwijderen: Dit werkt bijna hetzelfde als hierboven vermeld staat. Maak eerst op het Relatielijst-scherm de gewenste filter van relaties die u wilt verwijderen. Bijvoorbeeld op basis van een label of relatie-veld. (Lees hier alles over filteren) Klik daarna op de optie Massa-acties bovenin het scherm. Kies Verwijder relaties en bevestig. 3.6.2 Relaties samenvoegen Op het relatiescherm, zoek de relatie die u in de database wilt behouden. Dat wordt de 'hoofdrelatie'. Gebruik de rechts-klik op de relatie in de lijst.  Kies Voeg relatie samen. Het volgende scherm wordt getoond. Het eerste veld is de 'hoofdrelatie', die kunt u niet aanpassen. Zoek en vind de dubbele relatie in de database. Deze zal dus verdwijnen. Klik Voeg samen om de contactgegevens en het gehele archief bij de hoofdrelatie toe te voegen. Komt een relatie meer dan twee keer voor in de database, dan zal u bovenstaande stappen een aantal keer moeten doorlopen tot er een relatie overblijft. 3.7 Relaties opzoeken Gebruik het zoekveld aan de linkerkant van het scherm om een relatie te vinden. Alle zoekresultaten worden direct getoond. Alle relaties zijn op een slimme manier gerangschikt en kunnen gevonden worden op voor- of achternaam, bedrijfsnaam of e-mailadres. 3.8 Relaties filteren Filters maken het mogelijk om een gewenst overzicht te krijgen van relaties op basis van een bepaald veld in SpinOffice. Indien u bijvoorbeeld een overzicht wilt hebben van al uw prospects of klanten die zich in hetzelfde land bevinden of na een bepaalde datum in uw database staan? Of wilt u een mailing sturen naar al uw oud-klanten, die voldoen aan een bepaald label. U kunt op ieder veld en label van een relatie filteren. Hoe u dat doet, zullen wij nu uitleggen. Filteren kan op een aantal verschillende plekken. Hieronder ziet u de verschillende manieren. Bovenaan het scherm: kies Filter relaties bovenin het relatiescherm en bepaal op welk veld u wilt filteren. Maakt zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Binnen de contact-widget:  kies een filteroptie binnen de contact-widget aan de rechterkant: Klik op de trechter voor de naam om op relatietype, voor-of achternaam te filteren. Klik aan de rechterkant van het gewenste label op het pictogram om te filteren op dit label.  Klik op de trechter naast een info-veld om op deze waarde te filteren. In alle gevallen wordt het filterresultaat getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. In onderstaande voorbeeld worden de 12 'hot prospects' getoond die dit labels hebben.   Binnen het filterresultaat kunt u nogmaals een of meerder filters toepassen op dezelfde manier en zo uw selectie verkleinen.  Filteren is een enorm krachtige functie binnen SpinOffice waar u veel mee kunt en die veel gebruikt wordt. Het biedt u de mogelijkheid om snel selecties te maken die u vervolgens een persoonlijke mailing kunt sturen. 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters Het versturen van massa-mailing of groepsmailings is alleen beschikbaar in Pro- en Enterprise-versie. Om een groepsmaling te maken, dient u eerst een filter te maken zoals beschreven in voorgaande paragraaf. Heeft u dat gedaan, en heeft u een filterresultaat op het relatiescherm? Dan doorloopt u de volgende stappen: Klik op Massa-acties bovenin het relatiescherm: De volgende opties worden getoond: Kies Verstuur groepsmailing. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is tevens het onderwerp zoals de ontvangers dit zien. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verstuur linksboven. Kies voor Maak concept of Verstuur. Indien u kiest voor Maak concept, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN. 3.10 Massa relatie-aanpassing Indien u een relatietype voor meerdere relaties wilt aanpassen of een bepaald label wilt geven, kunt u dat snel en gemakkelijk doen. U maakt als volgt een massa-aanpassing: Filter eerst de relaties die u een andere waarde wilt geven. Het filteren doet u zoals beschreven in paragraaf 3.8. Klik op Massa-acties bovenin het scherm. De volgende opties worden getoond: Kies Massa relatie-aanpassing. Het volgende scherm wordt getoond. Bepaal wat u met het gefilterde relaties wilt doen. In ons voorbeeld de 12 hot prospects. Selecteer een veld dat u wilt invullen of wijzigen voor de gefilterde groep. Klik op Aanpassen om de actie uit te voeren. Na het doorvoeren van de gewenste massa-actie zijn de aanpassingen direct zichtbaar in uw database. Het kunnen maken van filters en de daarbij behorende mogelijkheid tot massa-acties zijn dus een buitengewoon krachtige functie in SpinOffice. 3.11 Relatietypes SpinOffice werkt met relatietypes. Dit is een handige manier om onderscheid te maken tussen de verschillende type relaties die u heeft zoals klanten, prospects, leveranciers, stakeholders etc. U kunt een onbeperkt aantal relatietypes aan de database toevoegen. Ga naar menu-optie Beheer -> Relatietypes om alle relatietypes in uw database te zien. Zie hier een voorbeeld. Klik op '+' aan de rechterkant om een nieuw relatietype toe te voegen. Er wordt onderaan een lege regel toegevoegd waar u een nieuw relatietype kunt toevoegen. Geef een naam en kies een kleur. Klik op Opslaan aan de rechterkant om het item op te slaan en het wordt toegevoegd als relatietype. Nu kunt u het voor iedere relatie in de database gebruiken. Wilt u nu een groep relaties het nieuw toegevoegde relatietype geven? Dat kan heel gemakkelijk! Voer een massale relatie-aanpassing uit op relatie-scherm. 3.11.2 Belangrijke functies van relatietypes Met relatietypes kunt u: Relaties filteren Op het relatiescherm vindt u bovenaan de optie Relaties filteren. Gebruik dat om relaties te filteren op basis van ieder gewenst relatietype. Zo krijgt u gemakkelijk een overzicht van uw klanten, hot prospects of leveranciers. Gebruikerstoegang beheren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Relatieypes om te bepalen welke gebruiker toegang mag hebben tot welke relatietypes, en dus tot groepen relaties. Lees Rechten & Machtigingen. Bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om te bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren met uw mobiele apparaten. Bij het toevoegen van nieuwe relaties, zowel individu als door massa-import, is het relatietype een verplicht veld om in te vullen. Zoals u kunt zien, is dit een belangrijk veld in de database. Belangrijke opmerking: een relatie in uw database kan maar één relatietype hebben. 3.12 Relaties synchroniseren In zowel de gratis Limited als de Pro editie is het mogelijk om relaties die zich in SpinOffice bevinden te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en Android) middels een CardDAV account. Daarnaast kunt u gemakkelijk uw relatie synchroniseren met uw Office 365 contacten. Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om dit te activeren.  Ga naar hoofdstuk 14 voor meer informatie. 

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 E-mails en bestanden 4.3 Filteren in het archief 4.4 Menu-opties rechter-klik 4.5 Bestanden importeren 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 1: Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. 2: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken. 3: Voorvertoningsgedeelte Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt. 4: Snelle acties Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht. Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden. 4.2 E-mails en bestanden In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken. 4.3 Filteren in het archief In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter. 4.4 Menu-opties rechter-klik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten. Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database. Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database. Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer! Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN. Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord. Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht. 4.5 Bestanden importeren Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder⬇️. 

E-mailintegratie is een essentieel onderdeel van een CRM systeem. Het is dus noodzakelijk alle communicatie uit het verleden met uw relaties in het systeem te krijgen. In SpinOffice is het relatief makkelijk om uw e-mailaccount(s) te integreren. Het unieke aan onze integratie is dat e- mailberichten automatisch worden gekoppeld aan de relaties die u in SpinOffice heeft staan, zowel inkomende- als uitgaande berichten. Ga naar de Postvak IN en geef SpinOffice de juiste IMAP-instellingen van uw e-mailaccount. In de gratis Limited edition synchroniseren we alleen de laatste 30 dagen van uw inbox, verzonden items en prullenbak. In de Pro-versie kunnen meerdere accounts worden toegevoegd en wordt alle e-mailgeschiedenis opgehaald. 5.1 E-mail configuratie 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out 5.4 E-mailsjablonen beheren 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening 5.6 Actietypen 5.1 E-mail configuratie SpinOffice helpt u via een wizard in de Postvak IN waar u de juiste accountgegevens en serverinstellingen voor inkomende e-mail (IMAP) van de e-mailaccount(s) kunt invoeren. Totdat uw e-mail correct is geconfigureerd, toont SpinOffice u de volgende pop-up telkens wanneer u uw Postvak IN opent: (Als deze pop-up niet wordt weergegeven, ga dan naar het Postvak IN tabblad / venster, vervolgens het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm, kies 'E-mailaccounts' en vervolgens het '+' pictogram). Kies de gewenste e-mailaccount type. Voer het e-mailadres in en klik op 'Start'. Voer het accountwachtwoord in. Office 365: volg de stappen en SpinOffice maakt verbinding met uw Office 365-account. Outlook: volg de stappen en SpinOffice zal verbinding maken met uw Outlook-account. Gmail: het maakt automatisch verbinding. Het kan zijn dat SpinOffice wordt geblokkeerd om verbinding te maken. Doorloop deze checklist om dat op te lossen. IMAP: SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op Serverinstellingen weergeven om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren. Klik op 'Verbinden' om verbinding te maken. Na een paar minuten laat SpinOffice u het resultaat zien: Als de verbinding tot stand is gebracht, wordt de installatiewizard gesloten en komen uw e-mails binnen. Geen verbinding. pas dan de accountgegevens aan: uw accountnaam, wachtwoord en inkomende e-mailserver. Tip: controleer hoe het account is geconfigureerd op uw telefoon, daar worden dezelfde IMAP-instellingen gebruikt. Als SpinOffice blijft melden dat we geen verbinding kunnen maken, neem dan contact met ons op voor gratis ondersteuning om het probleem op te lossen. Als de verbinding tot stand is gebracht, gaat u naar Inbox om alle inkomende berichten te zien. In de gratis Limited-versie kunt u 1 e-mailaccount koppelen. Alle berichten van de afgelopen 30 dagen komen in uw Postvak IN. Met een Pro-licentie worden voor 5 e-mailaccounts alle inkomende berichten, verzonden items en prullenbak items gesynchroniseerd. Ziet u een rood tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN? Dan is er iets mis met de e-mailinstellingen. Dubbelklik op de accountnaam, voer de IMAP-instelling handmatig in / pas deze aan en test de verbinding. 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart Binnen SpinOffice is het versturen van e-mails mogelijk via de ‘Nieuw bericht’ optie uw Postvak IN, maar daarnaast is het mogelijk om vanuit de relatiekaart een e-mail te verzenden. Groot voordeel hiervan is dat de aanhef automatisch wordt ingevuld in het sjabloon en dat het bericht wordt gekoppeld aan de relatie en dus in het archief belandt. Hier de stappen: Vind de persoon die u wilt mailen, via o.a. de zoekbox aan de linkerkant. Dubbelklik op het gewenste e-mailadres onder CONTACT INFO aan de rechterkant van de kaart. Of klik op het ‘E-mail’ icoon in de toolbar. In beide gevallen wordt het standaardsjabloon weergegeven in een nieuw tabblad/venster. Er kan ook een ander sjabloon worden gekozen, klik hiervoor op het via het pijltje naast het ‘E- mail’ icoon en kies het gewenste sjabloon. Ook hier wordt een nieuw tabblad/venster getoond. In de komende paragraaf leggen we uit hoe het mailscherm er uit ziet. Nadat het bericht is opgesteld, klikt u op ‘Verzenden’ en wordt het bericht dus in het archief van de relatie opgeslagen. 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out Het scherm voor een nieuw e-mailbericht ziet er als volgt uit: De meeste opties in het scherm spreken voor zich, een aantal zullen we hieronder bespreken.  Eerst de menu-opties: Verzenden: de e-mail wordt verzonden. Intern aan: bij gebruik van SpinOffice met meerdere gebruikers, de mogelijkheid om interne berichten naar collega's te sturen. Koppelingen: koppel de e-mail aan meerdere contacten in de database, aan een willekeurig dossier of voeg er interne bijlagen aan toe. Concept: bewaar de e-mail in uw conceptmap. Afdrukken: print de e-mail. Nu, de opties in het aanhefgedeelte: Aan: Selecteer een contactpersoon in de database waarnaar u het bericht wilt verzenden. Cc / Bcc: zodra u een Cc-adres toevoegt, verschijnt de Bcc-rij onmiddellijk ook. Uploaden: upload een willekeurig bestand en voeg dit toe aan de e-mail. Nu de opties onderaan: Sjabloonkiezer: selecteer een e-mailsjabloon die u in de sjabloonbouwer hebt gemaakt. Prioriteit: geef prioriteit aan het bericht. Privé: markeer de e-mail als privé voor alle andere databasegebruikers. Sleep lokale bestanden naar het scherm om ze bij te voegen of in te sluiten. Als u klaar bent met het opstellen van het bericht, klikt u op ‘Verzenden’ in de linkerbovenhoek. De e-mail wordt weergegeven in uw verzonden items en in het contactarchief. 5.4 E-mailsjablonen beheren Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder:  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases). 5.6 Actietypen Laatst menu-optie in sjabloonbeheer is ‘Actietypen’. In dit scherm definieert u welk sjabloon moet worden opgeroepen bij welke actie. Welk sjabloon wilt u aanroepen voor het opstellen van een nieuwe mail, het beantwoorden en eventueel bij het doorsturen (dit wordt vaak blanco gelaten). Kies voor iedere actie het gewenste sjabloon dat beschikbaar is in de database.

De Postvak IN heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat SpinOffice alle inkomende berichten bij binnenkomst direct koppelt aan de juiste relatie in uw database. Zowel uw berichten als die van uw collega's. Wanneer de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn ook gelijk gekoppeld! We leggen dit nader uit in dit hoofdstuk. In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat. 6.1 Scherm lay-out 6.2 E-mails koppelen aan relaties 6.3 E-mails koppelen aan dossiers 6.4 E-mails koppelen aan collega’s 6.5 E-mails converteren naar een taak 6.6 E-mails afronden / archiveren 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik 6.1 Scherm lay-out Uw Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is. 1. Berichtenoverzicht Alle berichten uit de geselecteerde IMAP-map aan de linkerkant worden weergegeven. Standaard is uw Postvak IN map natuurlijk geselecteerd. Berichten zijn gerangschikt op datum, maar dat kun je bovenaan de lijst wijzigen onder 'Filter op'. Sorteer items op datum of op afzender/e-mailadres. Andere opties om de berichten op te filteren zijn op ongelezen items, gemarkeerde, privé-items of niet-gekoppelde items. Belangrijke aandachtspunten: Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar het archief van de betreffende relatie. Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster. Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en het maken van koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4). Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt. Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8. 2. Voorvertoning van geselecteerd bericht Naast het berichtenoverzicht ziet u de preview zoals u gewend bent in uw e-mailtoepassing. Het gehele bericht wordt hier getoond. 3. Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in de Postvak IN de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. Is het e-mailadres niet bekend? Dan wordt de optie gegeven om de relatie als nieuw toe te voegen aan de database of het e-mailadres te koppelen aan een bestaande relatie.  4. E-mailaccount mappen Hier treft u de mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. De volgende mappen synchroniseren met uw webmail: de inkomende mail, verzonden items, prullenbak en SPAM-folder. Alleen de ‘Afgerond’ map is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7. 5. Mijn dossiers Hier kunt u dossier aanmaken die niet gekoppeld zijn aan relaties, dus uw persoonlijke mappen. Wanneer u 'mijn dossiers' heeft, kunt u berichten in uw Postvak IN hiernaartoe slepen en ze zo later gemakkelijker terugvinden.  Daarnaast bevat de header van dit scherm een aantal belangrijke onderdelen. Aan de linkerkant vindt u de snelle acties zoals u die verwacht. Aan de rechterkant de mogelijkheid om naar andere mailboxen te navigeren door op uw naam te klikken, daarnaast de zoekfunctie (zoek op naam, onderwerp of inhoud) en het 'tandwiel'-pictogram voor de Postvak IN voorkeuren. Zie hieronder alle opties. 6.2 E-mails koppelen aan relaties Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon.   Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’.  Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database: Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd. Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database. Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie. Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is. 6.3 E-mails koppelen aan dossiers Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd. Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden: Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Dossierkoppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht. Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant. Het koppelen aan dossiers is uiteraard alleen mogelijk als er dossiers aanwezig zijn. Let op, indien u vanuit de Postvak IN een dossier maakt, is deze gekoppeld aan de relatie die u op uw scherm ziet staan in de linkerhoek. Om inzicht te krijgen in alle inhoud van een dossier gebruikt u de dubbelklik op het gewenste dossier in de linkerkant, het dossier wordt in een nieuw venster/tabblad geopend. 6.4 E-mails koppelen aan collega’s Een slimme functie in SpinOffice is de mogelijkheid om elke e-mail aan een collega te koppelen. U hoeft geen berichten meer door te sturen, u koppelt gewoon de gewenste collega('s) aan het bericht. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht in de Postvak IN en kies 'Gebruikerskoppeling' of gebruik de snelle manier zoals hieronder weergegeven, hier in het voorbeeldgedeelte. Klik op uw naam in het groen vermeld en vink de gebruiker(s) aan waar de e-mail naar gelinkt moet worden. Desgewenst behoud u zelf ook de koppeling, want als u uzelf er van af haalt is de mail weg uit uw Postvak IN.  In beide gevallen is het bericht automatisch zichtbaar in de Inbox van de collega. 6.5 E-mails converteren naar een taak Is er een follow-up vereist voor een e-mailbericht? Converteer dan uw e-mailbericht naar een taak via de rechtsklik op het bericht en dan optie ‘Converteer naar taak’. Plan de taak in, eventueel met melding, prioriteit en eventueel een dossierkoppeling. 6.6 E-mails afronden / archiveren Dit is een belangrijke functie. Om te voorkomen dat de Postvak overvol raakt, kunnen berichten gearchiveerd worden indien het is gelezen, beantwoord en/of behandeld. In SpinOffice noemen we dit ‘Afronden’. Klik op ‘Afronden’ en het bericht verdwijnt uit de Postvak IN, maar het bericht wordt netjes gearchiveerd achter de relatiekaart van de geadresseerde. ‘Afronden’ is dus een manier om uw Postvak IN op te ruimen. Alle afgeronde berichten vindt u in de ‘Afgerond’ map aan de linkerkant, in het archief worden afgeronde berichten aangeduid met een groen vinkje. 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen Zoals vermeld in de bovenstaande paragraaf, verdwijnt bij het afronden een e-mailbericht uit uw Postvak IN. Voor de optie ‘Verwijderen’ geldt hetzelfde, maar er is een ander gedrag. Er is wel een belangrijk verschil of de e-mail gekoppeld is aan één gebruiker (uzelf) of aan meerdere gebruikers. Een e-mail die alleen aan u is gekoppeld 'Afronden': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Afgerond' en het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Prullenbak' en wordt niet bewaard bij de relatie. Een e-mail die aan meedere gebruikers is gekoppeld Wanneer een e-mail is gekoppeld aan u en andere collega's en u klikt op afronden of verwijderen, is het gedrag als volgt: ‘Afronden’: het bericht is alleen voor u afgerond, het bericht blijft in de Postvak IN van de gekoppelde collega’s staan. Het bericht is te vinden in uw 'Afgerond'>map, het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verwijderd voor alle gebruikers, het item wordt verplaatst naar de 'Prullenbak' map en wordt niet bewaard bij de relatie. Het is dus belangrijk om de regels omtrent afronden en verwijderen goed te begrijpen. 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik Zoals eerder vermeld in deze handleiding, zijn er veel slimme opties beschikbaar onder de rechtermuisknop. Gebruik het rechtsklikmenu om snel een actie uit te voeren op het geselecteerde item in uw Postvak IN.

Over het algemeen verschilt de agenda in SpinOffice niet veel van een agenda zoals u die gewend bent, maar onze agenda heeft een aantal slimme hulpmiddelen die het een zeer nuttig en onderscheidend maken van anderen. We zullen ze in dit hoofdstuk bespreken. 7.1 Scherm lay-out 7.2 Nieuw afspraken maken 7.3 Herhalingen instellen 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's 7.5 Verjaardagen tonen 7.6 Afspraken per mail versturen 7.7 Afspraken privé markeren 7.8 Agenda delen 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) 7.10 Agenda synchroniseren 7.1 Scherm lay-out Het agenda-scherm ziet er als volgt uit: In de bovenste balk staan verschillende opties die we zullen bespreken. Nieuwe afspraak: maak een nieuw evenement aan. < datum/maand/dag >: hiermee kunt u de maanden/week/dagen doorlopen. Vandaag: navigeer naar vandaag als u een andere maand/week hebt. 'Agenda'-pictogram: blader door de maanden/week/dagen, afhankelijk van de weergave. Klik op het pictogram om uw gewenste weergave te selecteren. Gebruikers: selecteer de agenda's van uw collega's om al dan niet in uw agenda te tonen (zie paragraaf 7.8 hieronder). Zoeken: zoek naar afspraken uit het verleden op basis van gekoppelde relaties of op onderwerp. 'Tandwiel'-pictogram: extra opties en voorkeuren, die ook in paragraaf 7.8 hieronder aan de orde komen. In de agenda ziet u verschillende kleuren voor iedere afspraak. Deze zijn gebaseerd op het type afspraak, de zogenaamde 'Activiteit'. Beheer deze activiteiten door te gaan naar het relatiescherm, dan menu-optie Beheer > Activiteiten codes. Indien er activiteiten codes zijn, dan kunnen die worden gekozen bij het maken van een afspraak. Deze codes worden gebruikt om onderscheid in de agenda te maken tussen bijvoorbeeld een sales afspraak, interne afspraak, prive-afspraak, lunch, vergadering, reserveringen (voor horecabedrijven) etc. In de centrale agenda is snel te zien wie wanneer afspraken heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, verstuurd worden als bijlage, relaties, dossiers en collega’s kunnen eraan gekoppeld worden. We bespreken hieronder de belangrijkste functies van de agenda. 7.2 Nieuwe afspraken maken Open uw agenda via menu-optie Ga naar -> Agenda. Klik op Nieuwe afspraak linksboven in of dubbelklik op de gewenste datum/dag/tijd in uw agenda en het volgende scherm wordt getoond. Stel alle details met betrekking tot de afspraak in; specifieke datum en tijd, locatie, deelnemers, een herinnering (ideaal wanneer sync met mobiele apparaten is geactiveerd), herhalingen, enz. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen. Gemaakte afspraken worden direct getoond in de agenda('s) van de gekoppelde gebruiker. Gebruik de rechterklik op een agenda-item voor veel opties (bijvoorbeeld verwijderen, dupliceren, privé markeren, afdrukken, naar relatiekaart springen of om de afspraak aan andere relaties, dossiers of collega's te koppelen) 7.3 Herhalingen instellen De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten. Klik op Herhalen in de linkertab van de afspraakgegevens en vink Herhalen aan om het in te stellen. Indien u een herhaalafspraak wijzigt dan wordt deze uit de reeks gehaald en niet meer in de herhaalafspraak reeks meegenomen. 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's Bij het maken van een afspraak heeft u de mogelijkheid om 'deelnemers' (= relaties in uw database) te koppelen aan een afspraak. Dit is om drie redenen nuttig. Wanneer een relatie is gekoppeld aan een afspraak, wordt de afspraak opgeslagen in het archief van de betreffende relatie. Daarnaast is het duidelijk voor u en uw collega's met wie de afspraak zal plaatsvinden. En nadat u de afspraak heeft gemaakt, kunt u de afspraak per e-mail verzenden naar alle gekoppelde relaties (zie paragraaf 7.6 hieronder hoe u dat moet doen) Naast het koppelen aan relaties, kan een afspraak ook worden gekoppeld aan dossiers. Dit maakt een dossier completer dan alleen een verzameling e-mails en bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een project werkt waar meerdere relaties aan gekoppeld zijn, dan kunt u eenvoudig informatie ophalen over wanneer u of uw collega's afspraken hadden en met wie. Gebruik de rechtermuisknop op een agenda-afspraak in de agenda en selecteer de optie 'Dossier koppeling'. Wanneer u een afspraak aan meerdere collega's toewijst, wordt het evenement ook in hun agenda weergegeven. 7.5 Verjaardagen tonen Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld. 7.6 Afspraken per mail versturen Bij het maken van een nieuwe afspraak wordt, indien u relaties koppelt aan een afspraak, direct de mogelijkheid geboden om de afspraak op te slaan èn als bijlage te versturen. Ga naar de afspraak in de agenda, kies rechtsklik optie 'Als bijlage versturen' om de afspraak als .isc-kalenderbestand per e-mail naar de gekoppelde relatie(s) te verzenden. is er één relatie aan gekoppeld; SpinOffice opent een nieuw e-mail venster met de afspraak in de bijlage. zijn er meerdere relaties aan gekoppeld, dan vraagt SpinOffice of de mail verstuurd mag worden. Kiest u Ja, dan springt SpinOffice naar uw Concepten-map waar de berichten klaar staan. De deelnemer / ontvanger van de mail kan de afspraak direct toevoegen aan zijn agenda door het bijgevoegde bestand in de e-mail te openen. Wilt u het versturen van de afspraak frequent gebruiken? Maak dan een standaard e-mailsjabloon en voeg deze in Beheer > Actietypen toe aan het type 'Agenda'. Als u dit heeft gedaan, dan wordt in het vervolg automatisch dit sjabloon aangeroepen als u de afspraak als bijlage wilt versturen. 7.7 Afspraken privé markeren Nadat de afspraak is gemaakt en opgeslagen, kunt u met de rechtermuisknop op een afspraak klikken om de afspraak als privé te markeren. Niemand, tenzij u over beheerdersrechten beschikt, ziet de inhoud van de afspraak. Een handpictogram wordt getoond en alleen de tijd is geblokkeerd. Gekoppelde collega's aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien. 7.8 Agenda delen In de gratis versie van SpinOffice deelt u uw agenda standaard met alle gebruikers. Als Pro-gebruiker bepaalt u zelf met welke collega('s) u uw eigen agenda wilt delen. Ga naar de Agendainstellingen door op het tandwiel-pictogram te klikken, kies 'Agenda delen' en bepaal met wie u uw agenda wilt delen. Vink de gebruikers aan die toegang mogen krijgen tot uw agenda en klik op 'Opslaan' om te bevestigen. Klik in uw SpinOffice-agenda op 'Gebruikers' en u ziet de lijst met alle agenda's waartoe u toegang heeft. Dat zijn dus alle gebruikers die u toegang hebben verleend tot hun agenda.  Schakel agenda's op elk gewenst moment uit om te beheren welke agenda's u wilt zien, of klik op 'Mijn agenda' om alleen uw items te zien. Dit mechanisme werkt dus twee kanten op; zowel u als uw collega's bepalen met wie ze hun agenda delen, en u bepaalt zelf weer welke agenda's u wilt tonen in de agenda. 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek voor voorkeuren zoals de optie 'Gedeelde afspraken afzonderlijk weergeven' in plaats van gecombineerd en de optie om de juiste lijstweergave in of uit te schakelen. Maar ook de dag om de week mee te beginnen (zondag of maandag), het tijdsinterval op een dag (15, 30, 45 of 60 minuten), en de tijdstippen waarop de dag begint en eindigt. Pas alle instellingen van uw keuze aan. Alle wijzigingen zijn alleen voor jou van toepassing. U heeft hier allemaal de optie 'Afdrukken' en 'Agenda importeren'. De optie om te bepalen met wie u uw agenda wilt delen, is hier ook beschikbaar. Dit hebben we besproken in paragraaf 7.8. 7.10 Agenda synchroniseren In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Agenda via een CalDAV account. De sync werkt beide kanten op.  In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hoe u dit kunt realiseren.

Om van SpinOffice dé omgeving te kunnen maken waarin u dagelijks werkt, is het noodzakelijk dat u naast alle relaties en bijbehorende communicatie ook uw bestanden en documenten in de database kunt opslaan en gemakkelijk moet kunnen terugvinden. Dossiers bieden hierin uitkomst. U zult zelf ervaren dat naarmate u dossiers intensiever gebruikt, u efficiënter en sneller zult kunnen werken. In dit hoofdstuk bespreken we alle belangrijke aspecten m.b.t archivering van bestanden en item in dossiers. 8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie 8.2 De bestandenlijst 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken 8.4 tems toevoegen aan een dossier of subdossier 8.5 De dossierlijst 8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie Bestanden importeren in SpinOffice kan op verschillende manieren: Via het ‘Import’ icoon in de toolbar bovenin: direct één bestand importeren dat in het archief wordt geplaatst met ‘Import’ als bestandstype. Via menu-optie Extra -> Importeren -> Bestanden: één bestand uploaded via de ‘Bladeren’ optie of meerdere bestanden middels slepen. Allen worden in het archief geplaatst met het bestandstype dat u heeft meegegeven in het importeer-scherm. Het voordeel van deze manier is dus de bestandstype bepaling, eventuele dossierkoppeling mogelijk en de mogelijkheid meerder bestanden te importen middels drag & drop. Indien u een e-mail opstelt heeft u ook twee manieren om een bestand als bijlage toe te voegen: drag & drop en directe upload van één bestand. Deze geïmporteerde bestanden worden standaard als ‘Bijlage’ in het archief van de gekoppelde relatie toegevoegd. Het is verstandig om bestanden na het importeren gelijk de juiste bestandstype mee te geven zodat u snel en gemakkelijk bestanden kunt terugvinden in het archief (filter op het type in de linker ‘Communicatie' lijst) en in de bestandenlijst. Hoe veranderd u het bestandstype? Gebruik de rechterklik op een bestand in het archief van de relatie en kies ‘Eigenschappen’ en vervolgens het ’Soort’ veld. Indien het gewenste type er niet bijstaat, vult u een gewenste term in en klikt u op het groene vinkje om te bevestigen. Zo kunt u een bijlage die eigenlijk een offerte is, op die manier aanpassen en er zo voor zorgen dat het later gemakkelijker terug te vinden is.   8.2 De bestandenlijst Een compleet overzicht van alle bestanden in de database is te vinden onder menu-optie Ga naar; Bestanden. In het nieuwe venster/tabblad opent zich de gehele lijst, waarbij u bovenaan kunt zoeken op bestandsnaam, bedrijf of relatie. Aan de linkerkant vindt u alle bestandstype die ooit zijn gebruikt. Dus als u eenmaal een bestand in de database heeft toegevoegd met als type ‘handleiding’, dan moet dit bestandstype aan de linkerkant te vinden zijn. Net als in het archief, kunt u hier de rechterklik gebruiken voor veel opties, zoals de ‘Eigenschappen’, maar ook ‘Als bijlage verzenden’, ‘Exporteren’, ‘Printen' en te ‘Converteren naar PDF’. Het is niet mogelijk om via de bestandenlijst nieuwe bestanden toe te voegen, dit doet u op de relatiekaart, het archief of een dossier. 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken In deze paragraaf bespreken we hoe u dossiers maakt en wat de belangrijkste voordelen zijn van het gebruik van dossiers. Een nieuw dossier maakt u: Vanuit het archief van een relatie: ga naar het archief van de relatie waarvoor u van plan bent een nieuw dossier te maken en klik op het ‘+’ icoon in de dossierlijst aan de linkerkant. In uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt en u wilt deze in een nieuw dossier opslaan, gekoppeld aan de betreffende relatie, dan kunt u het ‘+’ icoon in the dossierlijst aan de linkerkant van uw Postvak IN gebruiken. In beide gevallen wordt het volgende ‘Nieuw dossier’ scherm: Vul een ‘Dossiernaam’ in. Dit is een verplicht veld. Selecteer alleen een bestaand dossier indien u dit nieuwe dossier als ‘subdossier’ wilt toevoegen. ‘Dossiertype’ is manier om later op te kunnen filteren in de dossierlijst. Definieer verschillende dossiertypen via Beheer -> Dossiertypen. Indien u een dossier privé markeert dan is de inhoud van het dossier niet inzichtelijk voor anderen. Behalve voor de collega’s die aan het privé dossier zijn gekoppeld (lees verder in deze paragraaf hoe u collega’s aan dossiers kunt koppelen). Een goed voorbeeld van zo’n structuur is; salarisstrookjes die door de werkgever ieder in een privé gemarkeerd dossier wordt geplaatst en alleen wordt gedeeld met de betreffende werknemer. Klik op de ‘Opslaan’ button om te voltooien.   Het opgeslagen dossier wordt direct zichtbaar in het archief/de Postvak IN en wordt tevens in een nieuw venster/tabblad geopend. En het dossier is te vinden in de dossierlijst Ga naar -> Dossierlijst.  Zo ziet een open dossier scherm er uit: Aan de linkerkant treft u de relaties die gekoppeld zijn aan dit dossier, verder bevat het alle items die aan het dossier zijn toegevoegd en is er een aantal iconen die we zo toelichten. U kunt allerlei type bestanden toevoegen aan een dossier, zoals e-mailberichten, SMS berichten, taken, afspraken, telefoonnotities, memo’s. Iedere relatie en/of collega kan aan het dossier gekoppeld worden, dus ook meerdere. Daarnaast is het mogelijk om lokale bestanden direct in het dossier te slepen. En u kunt vanuit een dossier een e-mail te sturen naar alle gekoppelde personen.  Belangrijke iconen bovenin de toolbar: Koppeling: Beheer de relaties en collega’s die gekoppeld zijn aan het dossier. Indien u nieuwe relaties toevoegt kan het zijn dat u het scherm moet verversen om de wijziging te zien. Dossier eigenschappen:  Alle dossier details kunnen worden bekeken en worden aangepast. Tijdregistratie: Een Pro functie. Tijd kan geschreven worden op een dossier en een taak, en vervolgens kan een timesheet met alle geschreven tijd geëxporteerd worden naar Excel. Importeer bestanden:  Importeer bestanden van lokale schijf (individueel d.m.v. bladeren en meerdere bestanden via de drag & drop in het venster.  Scannen: Scan lokale bestanden direct in dit dossier.  Exporteer dossier: Een Pro functie. Een slimme functie; er wordt een zip-bestand gemaakt met de gehele inhoud van het dossier. Ook alle e-mailberichten! 8.3.1 Subfolders Een subfolder maken werkt eigenlijk exact hetzelfde als een dossier. Het enige dat u moet doen bij het aanmaken van het dossier, is aan te geven waar het een subdossier van moet worden. Dus maak een nieuw dossier aan, en in dat scherm kiest u in het tweede veld ‘Is subdossier van’ de naam van het dossier waar dit onder moet komen te hangen. Indien uw subdossier is gemaakt, wordt deze getoond zoals hiernaast aangegeven. Er verschijnt een klein uitvouw-knopje dat ervoor zorgt dat subdossiers getoond worden. Gebruik de rechterklik op een dossier of subdossier in de dossierlijst om toegang te krijgen tot allerlei opties.      8.4 Items toevoegen aan een dossier of subdossier Maak eerst de gewenste dossiers voor uw relaties in de database. Hierboven wordt beschreven hoe u dit doet. Indien u een dossier heeft gemaakt kunt u inhoud hieraan toevoegen: In uw Postvak IN of archief, pak het gewenste item (e-mail, bestand, taak, afspraak, notitie) bij het onderwerp en sleep het naar het gewenste (sub)dossier dat aan de linkerkant wordt getoond. Nadat het item in het dossier is gesleept wordt er een dossier-icoontje getoond voor het item, zodat duidelijk is dat er een koppeling is. En het betreffende dossier krijgt een koppelingsteken. Dit gebeurt zowel in de Postvak IN als in het archief van de betreffende relatie. Indien u een item wilt koppelen aan meerdere (sub-dossiers), gebruikt u de rechterklik ‘Dossier koppeling’ in plaats van de drag & drop optie.   8.5 De dossierlijst De dossierlijst, te bereiken via menu-optie Ga naar -> Dossiers, biedt overzicht van alle bestaande dossiers in de database, zowel van uzelf als van alle gebruikers in SpinOffice (toggel via het vinkje linkerkolom ‘Toon alleen mijn dossiers’). Bovenaan het scherm bevindt zich de mogelijkheid om dossiers te vinden op basis van de beschrijving, op naam van de relatie of bedrijfsnaam. Aan de linkerkant ziet u de dossiertypes, deze kunt u zelf beheren via menu-optie Beheer -> Dossiertypen. Gebruik deze types om op te filteren, bijvoorbeeld; 'toon mij al mijn offerte-dossiers'. Indien u eenmaal op de naam klikt, springt SpinOffice naar de relatiekaart. Klikt u op de beschrijving dan opent het dossier zich in een nieuw venster/tabblad. Gebruik de rechterklik op een dossier voor meer opties en de dossierinstellingen. Een van de opties is dat een dossier 'Afgerond' kan worden; het gele icoon veranderd naar grijs en het dossier verplaatst in het archief en de Postvak IN naar onderaan de dossiers. En in de dossierlijst kunt u filteren op 'Open' of ‘Afgeronde’ dossiers. Dit doet u middels het dropdown veld rechtsbovenin de dossierlijst. Om het offerte-voorbeeld te nemen. Indien een offerte is afgerond (omdat deze niet doorgaat), kan het dus worden uitgesloten van filter en worden alleen alle open offerte-dossiers getoond.     

Voor veel van onze klanten is een degelijk takensysteem van essentieel belang. SpinOffice biedt sinds 2020 via het 'Kanban bord' een simpele maar duidelijke manier van het maken en beheren van uw taken met als doel dat de applicatie u nog beter zal helpen de dag door te komen. 9.1 Een nieuwe taak aanmaken 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) 9.3 Taken afronden 9.4 Reminders 9.1 Een nieuwe taak aanmaken Alle taken voor uw relaties worden opgeslagen en weergegeven in het Kanban bord. Maak nieuwe taken vanuit uw Home dashboard, het Kanban bord óf vanuit de relatiekaart waarvoor de taak van toepassing is en klik dan op het ‘taak’ icoon in de toolbar. Het takenscherm ziet er als volgt uit: Voer alle relevante informatie van de nieuwe taak in. Vul desgewenst de relatie in, deze is reeds ingevuld indien de taak vanuit een relatiekaart is gemaakt. Maakt u een taak voor een collega, dan ontvangt hij/zij een notificatie in de Postvak IN. Daarnaast kunt u een activiteit toevoegen, zoals bijvoorbeeld 'Verkoop', 'Support' of 'Facturatie'. Zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over activiteiten. De andere velden zijn waarschijnlijk wel duidelijk. Nadat u de taak heeft aangemaakt, wordt deze automatisch aan uw Kanban bord (takenlijst) toegevoegd. Indien er een relatiekoppeling is gemaakt, dan wordt de taak in het archief van de betreffende relatie weergegeven. Afgeronde taken worden in het archief gekenmerkt door een groen vinkje voor het item en taken met een hoge prioriteit worden in het rood getoond. 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) Zoals we zojuist hebben vermeld kunnen taken per relatie worden gemaakt. Alle taken worden in het archief van de betreffende relatie opgeslagen en weergegeven. Maar SpinOffice biedt ook een overzicht van al uw huidige en aankomende taken. We noemen dit het Kanban bord. Dit scherm is vanuit het Home dashboard te benaderen, of via menu optie Ga naar -> Kanban bord. Het Kanban bord ziet er als volgt uit: Het Kanban bord is een zogenoemd scrum board. Een scrum board is een handig hulpmiddel om de taken tijdens een project of proces in een scrum raamwerk zichtbaar te maken. Taken gaan van to do, naar doing naar done. Het  Kanban bord is ingedeeld is in vier kolommen: Open taken: dit zijn taken zonder datum; die moet u gewoon ooit doen; Aankomend: taken die morgen of binnen 7 of 30 dagen moeten worden uitgevoerd; Huidige: taken die vandaag moeten worden uitgevoerd; Afgerond: dit zijn alle taken die u succesvol heeft afgerond. Dubbelklik op de naam van het relatie om naar de relatiekaart te gaan. Dubbelklik op het taakonderwerp om alle details van de taak te bekijken en de mogelijkheid om deze aan te passen of af te ronden. Het Taken Kanban-bord bevat een erg goed werkende zoekfunctie waarmee u kunt zoeken op onderwerp, naam of inhoud. En via het tandwiel-icoon rechtsboven in kunt u de lay-out van het Kanban-bord naar wens aanpassen. Taken met hoge prioriteit zijn rood, normale taken zijn zwart en taken met lage prioriteit zijn groen. Al uw collega’s hebben toegang tot uw Kanban-bord en hiermee dus ook inzicht in de status van uw taken. De optie om uw takenlijst af te drukken zal binnenkort als optie aan dit scherm worden toegevoegd. 9.3 Taken afronden In het Kanban bord, versleep taken van kolom om de status van een taak aan te passen. Het is visueel heel duidelijk welke taken er al zijn volbracht en wat u nog moet. Dit werkt erg overzichtelijk en motiverend! Het ultieme doel is natuurlijk om alle taken in de rechter 'Recent afgerond'  kolom te krijgen en dus allemaal af te ronden. Indien de taak aan een relatie is gekoppeld, dan wordt de taak uiteraard ook op de relatiekaart  afgerond. De taak krijgt groene vinkjes bij het item in het archief. Alle taken, zowel afgeronde en uitstaande, blijven dus zichtbaar in het archief van de relatie. Klik in het archief op het ‘Taak’ item in de linker ‘Communicatie’ balk om alle taken die gekoppeld zijn aan deze relatie, te bekijken. 9.4 Reminders Op dit moment hebben we reminders tijdelijk weggehaald bij het takenbeheer. We zullen dit z.s.m. weer toevoegen; voor nu raden wij u aan om reminders toe te voegen aan agenda-afspraken. Daar is het wel mogelijk.

Zowel telefoonnotities als memo’s zijn slimme tools voor het opslaan van relevante informatie en communicatie met uw relaties, zowel voor intern gebruik als voor het terugvinden van informatie. Telefoonnotities en memo’s worden allemaal opgeslagen in het archief van de relatie. Klik op een van de iconen in de toolbar bovenin om voor de relatie waarop u zich bevindt een notitie of memo te maken. Indien u met meerdere gebruikers werkt, kunt u beide type berichten intern doorsturen naar een van uw collega’s. Hij/zij ontvangt het bericht als ongelezen bericht in de Postvak IN. 10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken 10.2 Memo's   10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken Tegenwoordig vindt een groot deel van de communicatie plaats middels de telefoon. Het kan daarom nuttig zijn om notities te maken van belangrijke gesprekken. In SpinOffice is dit gemakkelijk te doen. We hebben zelfs een sjabloon gemaakt waar basisinformatie van de relatie in wordt toegevoegd. Een voorbeeld van een ingevuld inkomende telefoonnotitie: Om een telefoonnotitie te maken, gaat u naar de relatiekaart van de persoon die u zojuist heeft gesproken en u klikt op het ‘Tel in’ of ‘Tel uit’ icoon in de toolbar. Een nieuw venster/tabblad wordt geopend met daarin de ruimte om uw notitie te noteren. Een notitie kan intern naar collega's worden doorgestuurd, u kunt bijlagen toevoegen, prioriteit kan worden meegegeven, dossierkoppelingen zijn mogelijk. Alle notities belanden in het archief. En let wel op, het wordt in SpinOffice gezien als verzonden mailbericht. Nadat het is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Pas de notitie-sjablonen aan via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.   10.2 Memos Memo’s werken in principe hetzelfde als telefoonnotities. Via de toolbar kunt u kort een notitie maken met informatie die u voor desbetreffende relatie wilt opslaan, het bericht wordt in het archief toegevoegd. En ook hier geldt; een memo wordt gezien als verzonden mailbericht. Nadat de memo is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Voorbeelden van informatie die in een memo wordt genoteerd, zijn bijvoorbeeld inloggegevens van websites, orderinformatie, reminders voor collega’s om de relatie niet te vergeten.

Meer dan 5 miljoen mensen wereldwijd gebruiken Mailchimp om e-mail marketingcampagnes te ontwerpen, versturen en beheren. Met de gebouwde integratie tussen Mailchimp en SpinOffice houdt u uw data up-to-date. Er is een twee-weg synchronisatie tussen SpinOffice CRM en uw Mailchimp audiences. 11.1 Wat kunt u ermee? 11.2 Voor wie is deze integratie beschikbaar? 11.3 Mailchimp koppelen aan SpinOffice 11.4 Mailchimp-status bij de relatie 11.5 Hoe werkt het? 11.1 Wat kunt u ermee? Het belangrijkste is dat u, nadat eenmalig de koppeling heeft gemaakt tussen SpinOffice en Mailchimp, relaties binnen Mailchimp audiences en SpinOffice kunt synchroniseren. Maak filters in SpinOffice en schiet deze naar iedere gewenste Mailchimp audience. En de andere kant op, importeer Mailchimp contacten in SpinOffice zodat alle gewenste relaties in uw CRM staan en vanaf dat moment synchroniseren. De belangrijkste mogelijkheden van de Mailchimp integratie op een rij:  Synchroniseer relaties tussen SpinOffice en Mailchimp. Beheer de status van de relaties in sync; opt-in, opt-out, bounce. Importeer Mailchimp contacten in SpinOffice gebaseerd op uw Mailchimp audiences. Exporteer SpinOffice relaties naar Mailchimp audiences gebaseerd op filters. 11.2 Voor wie is deze integratie beschikbaar? Deze integratie is beschikbaar voor alle gebruikers. In de gratis versie In de gratis versie is het alleen mogelijk om alle Mailchimp contacten van uw audiences te importeren in SpinOffice. Daarnaast kunt u relaties in SpinOffice exporteren naar Mailchimp. Dit kost echter wel credits per nieuw geëxporteerde relatie vanuit SpinOffice naar Mailchimp. Hieronder een voorbeeld van een maandelijkse export en de mogelijke kosten. Als voorbeeld; u wilt maandelijks een mailing sturen vanuit Mailchimp naar al uw 200 klanten. Waarom Mailchimp en geen SpinOffice? Omdat Mailchimp allerlei data verschaft na het versturen, en omdat het in Mailchimp gemakkelijker is om een sjabloon te maken.   De eerste keer dat u uw relaties in SpinOffice filtert en naar Mailchimp mailinglist exporteert; vragen wij 1 credit per geëxporteerde relatie, dus 200 credits (is € 10,-). De volgende maand heeft u er 10 nieuwe klanten bij en is dezelfde filter dus 210 relaties. Indien u deze 210 relaties exporteert naar Mailchimp, rekenen wij alleen credits voor de 10 nieuwe relaties: dus 10 credits (€ 0,50). Op basis van het e-mailadres wordt er gekeken of de relatie al op de MailChimp mailinglist staat. Aanpassingen aan namen worden beide kanten op geüpdatet.  Zoals u hierboven leest, kost het u initieel relatief veel credits voor een export naar Mailchimp. Maar indien u repeterend dezelfde actie doet naar dezelfde mailinglist, wordt het betrekkelijk goedkoop. In de Pro-versie In de Pro-versie beschikt u over alle functionaliteiten zoals besproken in paragraaf 11.1. 11.3 Mailchimp koppelen aan SpinOffice Het is zeer gemakkelijk! Maak eerst de koppeling tussen de twee platformen. Daarna heeft u de mogelijkheid om te kiezen uit de drie bovengenoemde opties. Doorloop de stappen om uw Mailchimp-account aan SpinOffice te koppelen. Ga in SpinOffice naar het hoofdmenu. Kies menu-optie Mailchimp. Vul uw MailChimp API-sleutel in. Waar vindt u die? Log in op uw Mailchimp-account en ga naar de accountinstellingen. Kopieer de API Key in Mailchimp naar uw klembord. Ga terug naar SpinOffice en plak de API-sleutel in het vereiste veld en klik op 'Save Mailchimp API key' om de accounts te koppelen. 11.4 Mailchimp-status bij een relatie Nadat de koppeling is gemaakt, wordt op het relatiescherm de Mailchimp-widget bij iedere relatie aan de rechterkant getoond. Zie hieronder als voorbeeld. Bij iedere mailinglijst is de status van de betreffende relatie te vinden: '-' betekent: niet op deze lijst. 'Opt-in' betekent: subscriber op deze lijst. 'Opt-out' betekent: uitgeschreven op deze lijst. 'Bounce' betekent: Mailchimp heeft vorige bericht niet kunnen afleveren, staat dus ook niet op deze lijst. 11.5 Hoe werkt het? Nadat de koppeling is gemaakt, zijn er verschillende mogelijkheden. In alle gevallen is het belangrijk om te beseffen dat alle wijzigingen synchroniseren tussen Mailchimp en SpinOffice. Mailchimp mailinglijsten beheren in SpinOffice Het beheren van mailinglijsten is op dit moment (nov 2023) in ontwikkeling. Binnenkort beschikbaar via het hoofdmenu, optie Beheer -> Mailchimp admin. Een individuele relatie inschrijven (of status aanpassen) op een bestaande Mailchimp mailinglijst. Ga naar het relatiescherm. Zoek de gewenste relatie via het zoekveld. Gebruik de rechtsklik en kies Wijzig contactgegevens. Klik aan de linkerkant op Mailchimp. Verander de status van de betreffende relatie op de gewenste mailinglijst(en). Klik Opslaan om de aanpassing te bevestigen. De wijzigingen worden doorgestuurd naar Mailchimp. Meerdere relaties inschrijven (of status aanpassen) op een bestaande Mailchimp mailinglijst. Ga naar het relatiescherm. Maak eerst de gewenste relatie-filter met alle relaties die u naar een Mailchimp mailinglijst wilt schieten. Kies bovenin het scherm Massa-acties -> Massa relatie-aanpassing. Het volgende scherm wordt getoond. Kies bij Veld de gewenste Mailchimp mailinglijst. Selecteer bij Waarde voor Opt-in om de geselecteerde relaties in te schrijven. Klik op Wijzig om de aanpassing door te voeren. De wijzigingen worden doorgestuurd naar Mailchimp. Alle relaties filteren die op een bestaande Mailchimp mailinglijst staan ingeschreven. Ga naar het relatiescherm. Ga bij een willekeurige relatie naar de contact-widget aan de rechterkant. Klik op het 'trechter'-pictogram bij de gewenste mailinglijst. Kies 'Opt-in'. Alle relaties die zijn ingeschreven voor de betreffende mailinglijst worden getoond. Uiteraard kunt u ook deze stappen doorlopen om relaties te filteren die een andere status hebben, zoals bijvoorbeeld opt-out of bounce.

Personaliseer de database door sjablonen, relatietypes, relatiekaart-velden, info-velden, labels etcetera aan te passen. Hoe? Ga naar menu-optie Beheer. We zullen alle menu-item toelichten. Let op: De beschikbare menu-opties in Beheer kunnen per gebruiker verschillen. Dit is afhankelijk van de rechten die u als gebruiker toegekend heeft gekregen door de ‘super-beheerder’. Dit kunnen wij niet voor u aanpassen dus mocht u onderstaande items niet aantreffen binnen Beheer, vraag dan intern binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht. CRM-voorkeuren Beheer hier alle bedrijfsinstellingen. Alle wijzigingen zijn van toepassing op alle gebruikers. Deze menu-optie wordt alleen getoond aan gebruikers met 'Beheerder' rechten. Beheer veel voorkeuren om de database te personaliseren. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om het datum- en tijdsformaat aan te passen, 2FA in te schakelen, Auto-clean in te stellen en nog meer. Alle items in CRM-voorkeuren worden besproken in Hoofdstuk 16. Alle opties in CRM-voorkeuren. Gebruikersinstellingen Beheer alle instellingen per gebruiker. Standaard wordt uw profiel geladen. Selecteer linksboven in de gebruiker van uw keuze voor wie u de instellingen wilt beheren. We lichten alle tabbladen voor u uit: Gebruikersprofiel Personaliseer uw profiel en vul ontbrekende informatie aan. Alle informatie die u hier ingeeft kan ook worden gebruikt in uw eigen e-mailsjabloon. Onder het sub-tabje 'Beveiliging' kunt u een gebruiker op uit-dienst zetten. Hiermee zorgt u er voor dat een gebruiker niet meer kan inloggen. CRM-gedeelte Dit geeft de optie hoe u uw contactpersonen kunt sorteren waar deze worden weergegeven. Bijvoorbeeld "Bedrijf (Achternaam, Voornaam)" of "Voornaam, Achternaam (Bedrijf)". Daarnaast wordt een tabel getoond waarin u kunt definiëren welke relatietypen u wilt kunnen zien. Sluit relatietypen uit die niet interessant voor u zijn en u kunt deze contactpersonen niet in uw database vinden. Synchronisatie Hier kunt u de sync van uw agenda en uw relaties in SpinOffice met uw mobiele apparaten activeren. Waarbij u voor de relaties kunt aangeven welke relatietypes u graag wilt synchroniseren. Beide sync opties zijn zowel voor de gratis- als de Pro editie beschikbaar. Nadat u één van de sync-optie heeft geactiveerd ontvangt u direct een handleiding hou de account in te stellen op uw iPhone, iPad, Mac of Android apparaat. Meer informatie over de sync is te vinden in hoofdstuk 14.   Notificaties Hier kunt u aangeven op welke manier u notificaties wilt ontvangen van nieuwe mailberichten (en VoIP calls indien u deze integratie bij ons afneemt). U kunt een slider rechtsboven in het SpinOffice scherm krijgen of een pop-up venster dat zich toont voor alle programma’s die u open heeft. Tevens kunt u hier aangeven of u een notificatie wilt voor taken die voor u staan ingepland.  Standaard tabs / vensters Bepaal zelf welke tabbladen (voor Mac) of schermen (voor Windows) openen bij het starten van SpinOffice. Voor Limited gebruikers wordt het Home-dashboard standaard als startscherm weergegeven. Mailboxen Hier vindt u de configureerde mailaccounts voor de geselecteerde gebruiker. Voeg hier nieuwe mailaccounts toe. De afzenderinstellingen zijn hier ook te vinden. De laatste twee tabbladen 'Rechten' en 'Relatietypes' worden alleen getoond bij indien u het SuperAdmin-recht heeft. Rechten Bepaal de rechten voor de geselecteerde gebruiker. Meer informatie over rechten in SpinOffice is te vinden in hoofdstuk 13. Relatietypes Bepaal welke relatietypes de geselecteerde gebruiker mag gebruiken. Integraties Hier vindt u alle voor uw account beschikbare integraties. Hier vindt u alle handleidingen. E-mail Via deze menu-optie kunt u e-mail gerelateerde instellingen aanpassen. E-mailinstellingen Uw inkomende e-mailinstellingen worden hier opgeslagen en getoond. U kunt meerdere e- mailadressen toevoegen door de juiste IMAP-gegevens van het account in te vullen. Indien u hulp nodig heeft bij het configureren, neem dan contact met ons op. (Hoofdstuk 5 Integreer uw e-mail) Afzenderinstellingen Binnen dit scherm kunt u aangeven welke e-mailadressen moet een gebruiker kunnen gebruiken om e-mails vanaf te verzenden en wat is dan de naam. E-mailsjablonen Hier kunt u uw e-mailsjablonen beheren. Standaard zijn er drie sjablonen toegevoegd; een inkomend- en uitgaand telefoonnotitie en een standaard e-mailsjabloon. Alle drie zijn gevuld met mail-merge velden van SpinOffice. U kunt alle drie de sjablonen aanpassen en nieuwe toevoegen. (Paragraaf 5.4 E-mailsjablonen beheren) Beheer tabbladen Sjablonen kunnen worden gegroepeerd op basis van overeenkomstige inhoud. Voorbeelden zijn ‘Algemeen’, ‘Intern’, ‘Sales' en ‘Offertes’. Alleen tabbladen die minimaal één actief sjabloon bevatten, worden getoond. Bij het aanmaken en opslaan van een nieuw e-mailsjabloon wordt de optie gegeven tot welk tabblad het nieuwe sjabloon moet behoren. Relatietype  Beheer alle relatietypes die u en uw collega's kunnen gebruiken. Lees hier wat je kunt doen met relatietypes. Aanhef Hier kunt u de dropdown keuzes van het ‘Aanhef’ veld op de relatiekaart aanpassen. er kan onderscheid worden gemaakt tussen een formele- en informele aanhef. In paragraaf 3.2 wordt dit nader toegelicht. (Paragraaf 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart) Kenmerken De kenmerken die worden getoond onder de relatiekaart kunnen naar wens worden aangepast. Dat doet u hier. Er is plek voor 40 kenmerken. (Paragraaf 3.12 Tabbladen onder de relatiekaart) Relatiekaart-velden Pas alle extra velden aan die bij de relatie worden vermeld. Dit zijn generieke velden; niet verschillend per relatietype. Info-velden U heeft 4 info-velden in Limited-versie en 20 info-velden beschikbaar in Pro. Dit zijn ook generieke velden; niet verschillend per relatietype. Actietypen In dit gedeelte kunnen e-mailsjablonen worden gekoppeld aan mogelijke acties. Welk sjabloon moet worden aangeroepen als u een e-mail opstelt, verstuurd of doorstuurt, maar ook voor telefoonnotities en memo’s kan het sjabloon worden bepaald. (Paragraaf 5.6 Actietypen) Dossiertypen Definieer standaard dossiers op basis van de inhoud van dossiers. Deze dossiertypen worden in de dossierlijst getoond, u kunt hier op filteren en dus snel selecties mee maken. (Paragraaf 8.5 De dossierlijst) Standaarddossiers U kunt dossiers automatisch laten aangemaakt indien u een relatie van een bepaald type toevoegt aan de database. Dus dit zijn regels die u kunt instellen; indien er een relatie van het type ‘Klant’ wordt toegevoegd, moet er standaard een dossier 'Contract’ worden aangemaakt.  Activiteitencodes Taken, afspraken en dossiers kunnen worden gekoppeld aan een activiteit. Alle activiteiten krijgen een kleur, dit kan in de agenda bijvoorbeeld handig zijn. Dropdown-lijsten Kies een Info-veld en maak een vooropgestelde lijst met keuzes die gekozen worden voor het betreffende veld. Gebruikers kunnen dan alleen de ingevoerde waardes van de vooropgestelde lijst kiezen. Zo kunt u bijvoorbeeld een Info-veld gebruiken voor 'branches' en hier alle branches invoeren. Zo voorkomt u dat er andere waardes worden ingevuld. Labels Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken optie in SpinOffice. Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal hier zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. (Hoe werkt het gebruik van labels) Credits In SpinOffice worden credits gebruikt voor: exporteren van relaties naar Mailchimp mailinglijsten en voor het versturen van SMS berichten. In dit scherm wordt de credits saldo getoond en het verbruik aan credits in de afgelopen periode. Daarnaast kunt u hier credits aanschaffen per 100 stuks. (100 credits kosten € 5,49) Extra SMS optie Dit is een Pro functie: het biedt u de mogelijkheid om verjaardags- en ingeplande SMS berichten te sturen naar uw relaties. U kunt er sjablonen maken die u voor relaties kunt oproepen.

In de basis is SpinOffice een applicatie waarbij alle data toegankelijk is voor iedere gebruiker, want dit maakt een gedeelde CRM applicatie juist zo krachtig. Maar uiteraard kunnen beperkingen in functionaliteiten worden ingesteld per gebruiker zoals het recht tot relaties verwijderen, samenvoegen, exporteren etc, maar ook machtigingen wie wat wel mag zien. Zo kunnen mailboxen worden afgeschermd, maar ook o.a. groepen relaties, individuele bestanden, dossiers en agenda-afspraken. We bespreken in dit hoofdstuk de volgende onderwerpen: 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad Rechten in de linkerkant. Heeft u deze optie niet? Dan beschikt u niet over het 'SuperAdmin' recht. Vraag binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht met het verzoek u ook het 'SuperAdmin' recht te geven. Hieronder ziet u het rechten-scherm. Iedere gebruiker met het 'SuperAdmin' recht heeft dus het recht om de rechten van alle gebruikers te beheren. SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Alle gebruikers kunnen wel, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen Er is dus een verschil tussen de rechten die een gebruiker heeft en de machtiging die een gebruiker kan geven om bepaalde onderdelen te delen. Alle rechten De meeste rechten zijn duidelijk. Een aantal bijzondere zijn het vermelden waard. SuperAdmin geeft een gebruiker dus het recht om alle rechten van alle gebruikers te beheren. Gebruikers zonder 'SuperAdmin' recht hebben dus geen toegang tot dit gedeelte. Beheer-menu toegang geeft de gebruiker de mogelijkheid om o.a. e-mailsjablonen, relatietypes, labels, info-velden aan te passen. Alle berichten, Alle bestanden en Alle dossiers geeft het recht om privé gemarkeerde items te kunnen zien. Dit is dus een gevaarlijke want hiermee kan een gebruiker dus bestanden bekijken die eigenlijk afgeschermd zijn. Machtigingen Naast bovenstaande rechten heeft iedere gebruiker de mogelijkheid om zelf te bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Dit is ongeacht de toegewezen rechten. Om de machtigen te bepalen, ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. Relatietypes SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Vink voor de geselecteerde gebruiker aan welke relatietypes deze persoon mag zien. Bij het inrichten van de database is het dus verstandig om na te denken over de relatietypes. Deze zijn bepalend in de rechten. 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? Alle gebruikers kunnen, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen onder menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. In de gratis Limited-versie heeft iedere gebruiker standaard het recht om alles te kunnen zien. Onderling kunnen gebruikers zelf bepalen wat ze voor elkaar willen afschermen. In de Pro-versie kunnen gebruikers met het recht 'SuperAdmin' de rechten van alle gebruikers bepalen. Zie hierboven.

Synchronisatie van uw gegevens is cruciaal. SpinOffice biedt, zowel in de gratis Limited als de Pro editie, de mogelijkheid om uw relaties, agenda en uw e-mail te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en OS X) en Android. 14.1 Relatie sync 14.2 Agenda sync 14.3 E-mail sync 14.1 Relatie sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de relatie-sync. Er wordt een zogenoemde CardDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. En in het SpinOffice beheerscherm kunt u aangeven welke relatietypen moeten synchroniseren. Nadat u de CardDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle gemarkeerde relaties van het juiste relatietype. Ons advies is om alle relaties die u heeft in bijvoorbeeld Mac Contacten, iCloud, Google etc. eerst in SpinOffice te zetten, zorgen dat daar de boel compleet is en dan daarna de sync te activeren en in te stellen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw iOS (iPhone/iPad) en/of Android apparaat. 14.2 Agenda-sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de agenda-sync. Er wordt een CalDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. Nadat u de CalDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle agenda-afspraken die in deze agenda gezet worden. Het is verstandig om in de instellingen van uw apparaat deze agenda als standaard-agenda in te stellen zodat u er zeker van bent dat alle afspraken ook in SpinOffice desktop applicatie terecht komen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw Apple (iOS & OS X) en/of Android apparaat. De agenda sync kan dus ook binnen Mac Agenda op de desktop worden geconfigureerd. 14.3 E-mail sync E-mail in SpinOffice is in sync indien uw e-mailaccount IMAP protocol toestaat. Veel e-mailclient bieden deze mogelijkheid; Gmail, Hotmail/Outlook, AOL mail, Ziggo, KPN, Mail.com, Office365.com, Yahoo, Strato, etc.. Vraag uw hosting provider of IMAP voor uw account mogelijk is. Alle items in de inkomende map, verzonden items en de prullenbak worden gesynchroniseerd met SpinOffice.  Bekijk de volgende FAQ's voor support bij het instellen van uw e-mail.

15.1 User support & tickets Voor Limited testgebruikers bieden we initieel support om eerste vragen te beantwoorden en u te helpen bij het opstarten en inrichten van uw account. Indien u vragen heeft over bepaalde functionaliteiten en/ of mogelijke integraties, stuur ons dan een e-mail of bel tijdens kantooruren naar +31 70 311 5403. Na deze initiële support kost support € 45,- per support ticket. Indien u upgrade naar onze Pro editie dan heeft u recht op maximaal 4 keer per maand. Ieder navolgend support gesprek kost ook daarna ook € 45,- per ticket. 15.2 Training We merken dat een training het gebruik van de applicatie sterk verbeterd en dat het u op termijn tijd bespaard omdat u efficiënter met het systeem weet om te gaan. Een SpinOffice training kan zowel op locatie als bij ons op kantoor in Den Haag. De kosten voor een 2-uur durende training is € 240,- (excl. reiskosten), meerder deelnemers is uiteraard mogelijk.

We bespreken graag alle opties die te vinden zijn onder menu-optie Beheer -> CRM-voorkeuren.  Er zijn twee belangrijke dingen om in gedachten te houden: Menu-optie CRM-voorkeuren is alleen toegankelijk voor gebruikers met het recht 'Beheer-menu toegang', omdat hier instellingen onder vallen die grote gevolgen kunnen hebben voor het gebruik van de software. Wijzigingen die worden aangebracht binnen CRM-voorkeuren zijn van toepassing op alle gebruikers. CRM-voorkeuren bestaat uit een aantal tabbladen. In dit hoofdstuk bespreken we alle items binnen deze tabbladen. Ieder tabblad heeft een eigen paragraaf: 16.1 Algemeen 16.2 CRM gedeelte 16.3 E-mail & Taken 16.4 Auto-clean 16.5 Tijd (tijdschrijf-module) 16.6 Beveiliging 16.7 Bedrijf 16.1 Algemeen We herhalen nogmaals: alle wijzigingen die in CRM voorkeuren zijn aangebracht, zijn van toepassing op alle gebruikers in de database. Weergavetaal Kies de taal van uw voorkeur. U kunt kiezen uit de volgende talen: Engels, Nederlands, Italiaans, Frans, Deens, Braziliaans Portugees en Spaans. Datumnotatie Kies tussen dd/mm/jjjj of mm/dd/jjjj. Met deze instelling worden alle datumnotaties gewijzigd die in SpinOffice worden gebruikt. Tijdweergave Kies tussen 24-uursklok of AM / PM-klok. Landstaten veld De optie om de Amerikaanse staten, Canadese provincies, Australische staten, Braziliaanse staten als extra veld op de relatiekaart te tonen. Verberg datum voor items van vandaag Indien deze instelling actief is, wordt voor items van vandaag (e-mails, taken, enz.) alleen de tijd wordt weergegeven voor items Dit resulteert in een visueel beter onderscheid tussen items van vandaag en items uit het verleden. Activeer tijdregistratie Deze optie wordt weergegeven maar werkt alleen als u een Pro-licentie heeft. Hiermee kunt u tijdschrijven op een dossier, met als resultaat een logboek met tijdregistratie. 16.2 CRM gedeelte Standaard linkerbalk Archief In het archief van een relatie zijn aan de linkerkant twee tabbladen; 'Communicatie' en 'Dossiers'. De drop down optie die in dit scherm als standaard wordt opgeslagen, definieert het tabblad dat standaard geopend is zodra u naar het archief van een relatie navigeert. Toon communicatie van werknemers in het archief van werkgever In SpinOffice kunt u een hiërarchisch niveau opbouwen met één hoofd-relatiekaart (= werkgever of bedrijfsnaam) en daaronder werknemers. Alle werknemers krijgen een eigen relatiekaart met persoonlijk archief. Wanneer de instelling 'Toon communicatie van werknemers in het archief van werkgever' is aangevinkt, worden de archieven van alle medewerkers gecombineerd en chronologisch weergegeven in het archief van de hoofd-relatiekaart. Voeg het tabblad 'Extra adressen' toe Indien u op de relatiekaart niet genoeg ruimte heeft om extra adressen op te slaan, schakel dan deze optie in. Er wordt dan een extra tabblad toegevoegd aan de rechterkant van de relatiekaart, naast CONTACT INFO. Hier kunt u bijvoorbeeld een postbus adres, bezoekadres of vakantie-adres opslaan. Gebruik volledige breedte voor de tabbladen onder het relatiescherm We raden u aan om deze instelling alleen te activeren wanneer uw bedrijf de aanvullende Vragenlijst gebruikt. Deze module voegt een extra tabblad toe onderaan de relatiekaart, naast KENMERKEN, dit tabblad bevat veel kolommen en heeft baat bij volledige breedte van het scherm. Dus alleen bij het gebruik van deze module is het wenselijk om de volledige breedte van het scherm te gebruiken. Een tweede reden om deze instelling niet te activeren; zodat het Contacts' dashboard volledig wordt getoond. Vervang de linkermuisknop optie 'Wijzig' door een zoekoptie Vink deze optie aan als u 'Bewerken' alleen bij de rechtermuis klik wilt hebben en een zoekvak bij de linkermuis klik. Het zoekvak is een leuke tool, waarmee u specifieker kunt zoeken op inhoud in het veld dat u heeft geselecteerd. U klikt bijvoorbeeld op het veld Bedrijf, het zoekvak verschijnt en u kunt alleen op bedrijven zoeken. Deze optie is ook handig als de linker relatielijst verborgen is. De relatielijst kan op verzoek worden verborgen. Waarom zou u dat doen? Welnu, ervaren SpinOffice-gebruikers gebruiken de linker relatielijst niet vaak voor zoeken, maar geven de voorkeur aan alleen een zoekvenster op een veld. En indien de linker relatielijst verborgen is, is er meer ruimte aan de rechterkant van de relatiekaart om het dashboard te tonen. 16.3 E-mail & Taken Weergave in Postvak IN Standaard wordt in de Postvak IN de gekoppelde relatie getoond i.p.v. de daadwerkelijke afzender. Dat is in deze instelling 'Toon gekoppelde relatie'. Dit is hier aan te passen naar 'Toon afzender / e-mailadres'. Behoud relatiekoppeling bij het doorsturen van een e-mail In archief van een relatie zijn er aan de linkerkant twee tabbladen; 'Communicatie' en 'Dossiers'. De dropdown optie die hier wordt opgeslagen, bepaald welk tabblad standaard geopend is zodra u naar het archief van een relatie navigeert. Het verwijderen van bijlagen toestaan zonder het bericht te verwijderen Standaard is deze optie aangevinkt. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, kan geen enkele gebruiker bijlagen verwijderen zonder het bericht zelf te verwijderen. De algemene gedachte hierachter is dat een bijlage altijd bij een e-mailbericht hoort, dus waarom zou iemand een bijlage kunnen verwijderen. Het verwijderen van berichten inclusief bijlagen is mogelijk ongeacht deze instelling. Alle verwijderde berichten en bijlagen komen terecht in de Prullenbak map van uw inbox. 16.4 Auto-clean Het opruimen van uw CRM-database en het weghouden van 'Garbage in, garbage out' is essentieel! SpinOffice helpt u door regels te bieden en parameters die u als beheerder binnen de database kunt instellen. SpinOffice leegt uw prullenbak Specificeer het aantal dagen dat berichten beschikbaar moeten blijven in uw prullenbak in de inbox nadat u of een van uw collega's ze in de inbox of in het archief van een relatie heeft verwijderd. SpinOffice ruimt uw SPAM op Specificeer het aantal dagen dat berichten beschikbaar moeten blijven in SPAM nadat u ze hebt ontvangen. We verbinden via het IMAP-protocol. Dit betekent dat alle e-mails die in de SPAM-folder van uw webmail binnenkomen ook in de SPAM-folder in SpinOffice terechtkomen. SpinOffice verwijdert automatisch berichten die u markeert als afgerond en die niet aan een relatie of dossier zijn gekoppeld Specificeer het aantal dagen dat berichten beschikbaar moeten blijven nadat u ze heeft afgerond. Deze berichten zijn blijkbaar niet belangrijk voor u, anders zou u ze aan een relatie of dossier hebben gekoppeld voordat ze in uw inbox zijn afgerond. SpinOffice bewaart een back-up van al uw berichten die worden verwijderd nadat ze zijn verwijderd Standaard bewaren wij uw verwijderde data op de achtergrond voor 30 dagen na de periode die u hier heeft ingesteld. Deze periode wordt gebruikt om onjuist verwijderde bestanden op verzoek van de klant te herstellen. We bieden u de mogelijkheid om deze standaardperiode van 30 dagen aan te passen. Nadat het ingevoerde aantal dagen is verstreken, worden de gegevens automatisch van onze back-up server verwijderd. 16.5 Tijd Indien de module Tijdschrijven is geactiveerd, kunt u hier bepalen wat de standaard berekende tijd voor een e-mail moet zijn, en of dit voor inkomende- en uitgaande e-mailberichten moet gelden of een andere hoeveelheid tijd. Deze tijd kan op een taak of dossier worden bijgehouden. 16.6 Beveiliging SpinOffice CRM biedt tweestapsverificatie (ook bekend als 2-factor authenticatie), een optionele maar zeer aan te bevelen beveiligingsfunctie. Het is beschikbaar in een Pro-account. Na activering heeft SpinOffice CRM een zescijferige beveiligingscode nodig naast uw wachtwoord wanneer u inlogt. Zodra tweestapsverificatie is ingeschakeld, heeft SpinOffice een zescijferige beveiligingscode nodig naast uw wachtwoord wanneer u aanmeldt. Lees het FAQ artikel Hoe kan tweestapsverificatie worden ingesteld voor alle informatie over deze functionaliteit en de implementatie er van. 16.7 Bedrijf Bewaar hier algemene informatie over uw bedrijf. Alle velden kunnen worden gebruikt als merge-veld in een e-mailsjabloon. Hieronder de lijst met velden die in bovenstaande tabblad worden getoond met daarachter de betreffende merge-veld die in E-mailsjablonen beheer in dropdown lijst - Mijn lijst - te vinden zijn: Bedrijfsnaam = «Mijn Bedrijfsnaam» Adres «Mijn Straat» Plaats = «Mijn Plaats» Postcode «Mijn Postcode» IBAN nummer = «Mijn Info2»  BIC (SWIFT) = «Mijn Info3» Bank stad = «Mijn Info4» KvK nummer = «Mijn Info5» BTW nummer = «Mijn Info6» Hoe maakt u eigen e-mailsjabloon in het sjabloonbeheer? Lees deze FAQ. Naast deze algemene bedrijfsinformatie heeft u ook een plek waar uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel en vul uw persoonlijke gegevens in. Deze informatie wordt ook gebruikt voor personalisatie van de e-mailhandtekening en voor het verzenden van SMS-berichten. Lees meer informatie over het personaliseren van uw e-mailsjabloon in deze FAQ.