Gebruikershandleiding (Desktop App) (16)

1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. Web-app Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. Desktop Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. Mobiele app Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.

SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang. Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen. 2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie 2.2 Een relatiekaart voor iedere relatie 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren 2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item. Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om te bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om uw zakelijke mail te versturen. De Pro-versie kost in het eerste jaar € 27,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Alleen gebruikers met een Pro-licentie zijn volledig operationeel. De Pro licentievergoeding in volgende jaren is € 32,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Een upgrade naar Pro geeft u: Upgrade uw gratis licentie(s) naar Pro in het licentie-dashboard. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. 2.2 Een relatiekaart voor iedere relatie Het idee achter SpinOffice is dat iedere zakelijke contactpersoon zijn eigen bestand in de database heeft. Het Relatielijst-scherm toont al uw relaties, waar u ze kunt doorzoeken en filteren op vele velden en op verschillende manieren. Aan de rechterkant van het scherm wordt alle informatie van een geselecteerd relatie getoond. Gebruik de dubbelklik op een naam of bedrijfsnaam om naar een relatiekaart te gaan. Overal in de software werkt het zo: klik op de naam van de relatie of het bedrijf om naar een relatiekaart te springen. De relatiekaart is in feite het 'archief'. Het toont, naast de contactgegevens aan de linkerkant, alle eerdere communicatie die u en uw collega's hebben gehad met dit contact. Maar naast alle inkomende en uitgaande e-mails zijn hier ook de taken, notities, afspraken, bijlagen en alle soorten bestanden te vinden. We leggen dit in meer detail uit in hoofdstuk 3. Relatie-gedeelte. 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren SpinOffice is beschikbaar op het web, desktop (Windows en Mac) en mobiel. Over het algemeen is de lay-out en zijn de functies op elk platform hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van het scherm Relatielijst op een Mac desktop. Bovenaan heeft u scherm-tabbladen om door de belangrijke schermen/functies van de software te navigeren. Er zijn een paar belangrijke punten over de schermtabs: Beheer zelf uw tabbladen die moeten worden geopend wanneer u inlogt. Om dit in te stellen, ga naar menu Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen. Zie onder: Sleep ze in de gewenste volgorde en vink de schermen aan die u bij het inloggen geopend wilt hebben. Klik op Opslaan om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de gewenste volgorde van toepassing. Met de Pro-versie kunt u tabbladen buiten het toepassingsvenster slepen, bijvoorbeeld om uw Postvak IN op een ander scherm te openen. Ga hiervoor, ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen en vink het hokje 'Sta het slepen van tabbladen uit de applicatie toe' aan. Klik op Opslaan  om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de optie van toepassing. Alle nieuwe e-mails, geopende e-mails, telefoonnotities, memo's etcetera die u aanmaakt, verschijnen in een nieuw tabblad. Wanneer u op ‘Verzenden’ of sluiten klikt, wordt het tabblad automatisch gesloten en kunt u verder gaan waar u was. Onder de schermtabs heb je een gekleurde header balk waar je de meest gebruikte menu-items voor dat scherm vindt. Deze kopbalk heeft voor elk belangrijk scherm een andere kleur: Home-dashboard = grijs Relatielijst = groen Relatie archief = groen Postvak IN = blauw Kanban-bord = oranje Agenda = paars In de header balk is het hoofdmenu aan de linkerkant te vinden. Dit hoofdmenu bevat alle opties en acties waartoe u toegang heeft in uw versie. Ga naar Beheer om de database aan te personaliseren. Lees hier alles over de items in Hoofdstuk 12. Beheer menu-opties. Aan de rechterkant in de header balk zit een tandwiel-pictogram. Hier vindt u de schermvoorkeuren. Dit onderdeel is voor ieder scherm anders en toont alle instellingen die u kunt aanpassen en instellen voor het geselecteerde scherm.  

3.1 Scherm lay-out 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart 3.3 Nieuwe relaties toevoegen 3.4 Namen & adresgegevens bewerken 3.5 Contactgegevens toevoegen, bewerken & verwijderen 3.6 Relaties verwijderen en/of samenvoegen 3.7 Relaties opzoeken 3.8 Relaties filteren 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters 3.10 Massa relatie-aanpassing 3.11 Relatietypes: het aanpassen van relatiekaart-indelingen  3.12 Tabbladen onder de relatiekaart 3.13 Relaties synchroniseren 3.1 Scherm layout Een van de belangrijkste schermen is het relatiekaart-gedeelte met alle relevante informatie m.b.t. uw relaties. Zoals eerder vermeld, kunt u het vergelijken met een ouderwetse rolodex kaartenbak. Alleen dan interactief, slim en altijd up-to-date! De relatiekaart bevat naast alle NAW gegevens ruimte voor informatie die betrekking hebben op het type van de relatie. Daarom behoort iedere relatie tot een relatietype. Voorbeelden zijn klant-zakelijk, klant-particulier, prospect, leverancier, bedrijf, privé relatie. De velden en labels kunnen per relatietype worden aangepast. In de volgende paragrafen bespreken we alle functies die het relatie-gedeelte omvat. Eerst beginnen we met een uitleg van de belangrijkste onderdelen. Het scherm in verdeeld in vier onderdelen. Onderdeel 1: de relatiekaart Alle relatie-gerelateerde informatie is hier te vinden. Klik op ‘Bewerk’ om alle velden te bewerken, op elk veld van de kaart kan men filteren en de inrichting van de kaart kan worden aangepast via Beheer -> Relatietype. Onderdeel 2: Extra relatie-gerelateerde informatie Hier zijn de kenmerken te vinden waarvoor u relaties kunt aan- en uitvinken, onderlinge relaties, een extra memo tabblad informatie en ruimte voor extra informatie die niet belangrijk genoeg is om op de kaart vermeld te worden. Later in dit hoofdstuk bespreken we alle tabbladen. Onderdeel 3: de relatielijst Aan de linkerkant van het scherm treft u al uw relaties in de database, gerangschikt op alfabetische volgorde. Bovenaan zit een zoekfunctie waarmee u op voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en e- mailadres uw relaties kunt vinden. Onderdeel 4: het dashboard Aan de rechterkant van het scherm treft u het relatie-dashboard. Bij iedere relatiekaart die u in SpinOffice bezoekt, ziet u in één oogopslag wat er bij deze betreffende relatie speelt. Het bevat niet alleen items die voor u bestemd zijn, maar ook die van collega's. Het dashboard verschilt dus per relatie. Wordt het dashboard niet weergegeven in uw database? Dan is de schermresolutie helaas te laag en wordt alleen deel 3. de relatielijst getoond. Lees het volgende FAQ artikel om alles te weten te komen over het relatie-dashboard. 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart Alle labels op de kaart kunnen voor elk relatietype naar wens worden aangepast. Van een prospect wilt u wellicht andere informatie getoond hebben dan voor een bestaande klant. Pas de inrichting van de kaart per relatietype aan via menu-optie Beheer -> Relatietype. Selecteer het gewenste dat u wilt aanpassen en de structuur van de betreffende kaart wordt getoond. Let wel op; indien u voor een relatietype een veld aanpast, zal dit dus voor alle relaties van dit type aangepast worden! En waardes worden niet automatisch ingevuld, verplaatst etc. We bespreken kort alle velden op de relatiekaart: Bedrijfsnaam: spreekt voor zich. Deze kan uiteraard aangepast worden in het beheer-gedeelte (veld heet ‘Regel1’) indien u niet met bedrijven te maken hebt. Adresregel2: wordt o.a. gebruikt als T.a.v. veld. Adresregel3: dit is een extra adresregel die, afhankelijk van uw schermresolutie, wel of niet getoond wordt. En het veld staat standaard op inactief. Activeer de extra regel via Beheer -> CRM voorkeuren -> Algemeen -> ‘Voeg Bedrijfsregel3 veld toe’. Straat/nummer: spreekt voor zich. Via menu-optie Beheer -> CRM voorkeuren -> Algemeen kan het straatnummer worden toegevoegd bij het straat-veld. Stad/Postcode: 'VS federale staat’ kan indien gewenst erbij getoond worden, ga naar Beheer -> CRM voorkeuren -> Algemeen -> 'Voeg VS federale staten veld toe’. Functie (= Info1): we hebben hier standaard op veel relatiekaarten de functie als veld aangemaakt, maar dit kan uiteraard worden aangepast. Ga naar Beheer -> Relatietype en kies het relatietype waarvoor u dit label wilt aanpassen. Het veld heet dus eigenlijk ‘Info1’. Afdeling / Interesse in (= Info2): is een extra regel die voor relatief lage resolutie schermen niet zichtbaar is. Indien u het veld wilt aanpassen in Beheer, is dit dus ‘Info2’. Achternaam: twee velden op dezelfde hoogte, waarbij het tweede veld het voorvoegsel veld is. Ook dit veld wordt meegenomen in een formele aanhef van een e-mail en de sync van relaties. Voornaam: wederom twee velden waarbij het tweede veld de initialen zijn. Geboortedatum: ook twee velden, het tweede veld toont de huidige leeftijd. Aanhef: er staan verschillende standaard aanhef-opties vermeld, zowel formeel als informeel. De aanhef van een e-mailbericht is gekoppeld aan dit aanhef-veld. Dus indien u als aanhef ‘beste m’ heeft gekozen voor een relatie, en u deze persoon een e-mail verstuurd vanuit de relatiekaart, wordt de aanhef ‘Beste [Voornaam]’. Indien u heeft gekozen voor ‘geachte h’, dan wordt de aanhef van de e-mail ‘Geachte heer [Voorvoegsel] [Achternaam]’. Bekijk en beheer de aanhef mogelijkheden via Beheer -> Aanhef. Debiteurennummer: is een extra info veld. Om dit een andere waarde te geven gaat u naar Beheer -> Relatietype en kiest u het relatietype waarvoor dit 'Nummer1' veld moet worden veranderd. Crediteurennummer: hier geldt hetzelfde voor. Dit veld heet ‘Nummer2' in beheer. Niet alle relatietypes bevatten dit crediteurennummer, in sommige gevallen is dit ook een Extra info veld. Relatietype: hiermee wordt het type aangeduid. Indien u dit veld op de kaart wijzigt naar een ander type, veranderd de structuur automatisch mee. Account Manager: de naam van de database gebruiker die de relatie heeft toegevoegd wordt hier vermeld. Klant/Prospect sinds: is een extra datumveld. Dit is het veld ‘Klant sinds' in beheer. Actief vinkje: indien dit vinkje is uitgevinkt, wordt deze relatie niet in alle zoekschermen van SpinOffice getoond. En alleen aangevinkte relaties zijn in sync. Om alle inactieve relaties in uw database te zien klikt u op het actief vinkje bij een relatie waarbij het staat aangevinkt, en kiest u in het kleine menu voor ‘Filter exclusief geselecteerde’. Profielfoto: upload een foto (max: 300M). Meerdere Extra info velden: bedenk zelf welke informatie u kwijt wilt in welke velden. De extra info velden bieden dus gewoon meer plek om gegevens van uw relaties kwijt te kunnen. Aan de rechterkant op de kaart kunnen alle contactgegevens als telefoonnummers, faxnummers, e- mailadressen en website URL’s worden neergezet. E-mailadressen en websites zijn aanklikbaar. We raden u aan om dit gedeelte daadwerkelijk voor contactgegevens te gebruiken want de sync van contacten is gekoppeld aan deze waardes. 3.3 Nieuwe relaties toevoegen In SpinOffice kunt u relaties op verschillende manieren toevoegen (import, handmatig, op basis van inkomende e-mail), in verschillende hoeveelheden (meerderen of individueel) en op verschillende plekken (relatie-gedeelte, de postvak in). We zullen de verschillende mogelijkheden bespreken.  3.3.1. Meerdere bestaande relaties importeren Importeer uw zakelijke en persoonlijke contacten uit verschillende bronnen in SpinOffice CRM. Welke bronnen zijn beschikbaar? Zie onderstaande opties. U vindt de importopties binnen uw Home Dashboard, dan binnen de Relaties widget het hamburger icoon, menu-optie Relaties importeren. Dezelfde importopties zijn ook te vinden binnen het Relatie-scherm, dan de menu-optie Extra -> Importeren -> Relaties. Alle geïmporteerde relaties komen meteen netjes in uw relatielijst terecht. Apple Contacten:  Deze optie is alleen beschikbaar voor Mac-gebruikers. Zodra u op de knop klikt, importeert SpinOffice al uw contacten inclusief hun contactgegevens. Op de mobiele iOS-app bevindt de optie zich in de rechterbovenhoek. Office 365 Contacten:  Met een druk op de knop worden alle contactpersonen, inclusief contactgegevens, adressen en notities in SpinOffice geïmporteerd. U koppelt eenmalig uw Office 365 account met SpinOffice en SpinOffice doet de rest! .CSV of .XLS bestand: Selecteer de optie 'CSV, XLS of .XSLX formaat' en upload uw gegevensbestand van uw lokale computer. Het enige wat u hoeft te doen is een match te maken tussen de kolommen van uw Excel-bestand en het gewenste SpinOffice veld. De applicatie helpt u per kolom in dit proces. Bepaal ook het relatietype dat de relaties moeten krijgen. Indien dat niet wordt aangegeven dan is de standaard 'Import'. Het is mogelijk om via een massa aanpassing dit achteraf aan te passen indien nodig. (Opmerking: Om het land-veld te kunnen importeren, zorg er dan voor dat de Excel kolom "Land" de twee letters ISO-landcodes bevat. Voor de volledige lijst: https://countrycode.org) Mailchimp In de Pro-versie kunt u Mailchimp verbinden door een Mailchimp API-sleutel op te geven en een mailinglijst te selecteren om te importeren. 3.3.2. Individuele relaties toevoegen Via het ‘+’ icoon boven de linker relatielijst. Het volgende scherm verschijnt. Vul eerst het gewenste relatietype in. Indien u dit veld aanpast, kunnen velden zich direct aanpassen. Dit omdat, zoals eerder besproken, relatiekaarten kunnen verschillen per relatietype. Vul vervolgens alle gewenste informatie in en klik op ‘Opslaan’ en SpinOffice maakt direct een kaart aan waar u vervolgens meer informatie kunt toevoegen (zoals bijv. kenmerken aanvinken). Via uw postvak in: indien u een e-mail ontvangt van een onbekende relatie in SpinOffice, kunt u deze persoon direct via het vraagteken icoon als nieuwe relatie toevoegen aan de database. Hetzelfde scherm als hierboven zal worden getoond. Via het menu: optie Nieuw -> Relatie en ook hier zal hetzelfde scherm worden getoond. Nieuwe relaties krijgen dus een eigen relatiekaart waar u alle relevante informatie kwijt kunt en daarnaast een archief waar alle communicatie terecht komt. 3.4 Namen & adresgegevens bewerken Alle velden zijn standaard gesloten en dus niet direct aan te passen. Om velden aan te passen, klik op de relatiekaart en kies ‘Bewerk’. Alle velden (behalve CONTACT INFO) springen open. Indien u klaar bent en deze kaart verlaat, sluiten de velden en worden aanpassingen opgeslagen. 3.5 Contactgegevens toevoegen, bewerken & verwijderen Aan de rechterkant op de relatiekaart, onder het tabblad CONTACT INFO, kunt u alle telefoonnummers, e-mailadressen, fax nummers, websites enzovoorts opslaan die bij de betreffende relatie horen. Contactgegevens toevoegen Klik op het '+' icoon (of rechterklik). Maak een keuze wat u wilt toevoegen. U kunt kiezen uit een e-mailadres, telefoonnummer (incl. fax), website URL toe of kies 'Anders' voor het toevoegen van bijvoorbeeld een Skype naam. SpinOffice vraagt vervolgens om specifieke informatie te geven over de input, dat wordt genoemd als 'Beschrijving'. Indien u ‘Standaard’ uitvinkt wordt de informatie opgeslagen onder ANDERE NUMMERS, en is het indien het een e-mailadres betreft niet vindbaar in de aanhef van een nieuwe e-mail. Het ‘Privé’ vinkje geldt alleen indien e-mailadressen worden toegevoegd: indien ‘Privé’ is aangevinkt dan worden alle berichten van dit adres verborgen voor alle andere gebruikers. Klik op ‘Opslaan’ om het scherm te sluiten. Alle invoer kan keurig synchroniseren met uw mobiele apparaten. Belangrijk: Het eerste e-mailadres dat staat vermeld onder CONTACT INFO wordt als standaard e-mailadres gebruikt voor het versturen van individuele e-mailberichten en voor massamailings. Wilt u een ander e-mailadres als standaard in te stellen? Dat kan! Gebruik dan de rechterklik op het e-mailadres dat u naar boven wilt verplaatsen en kies 'Naar boven verplaatsen'. Zie het voorbeeld hieronder. Contactgegevens bewerken Klik eenmaal op het item dat u wilt aanpassen. Klik op het ‘tandwiel’ icoon (of rechterklik 'Wijzig') om de informatie te bewerken. Nadat u de informatie heeft aangepast, klikt u op ‘Opslaan’.  Contactgegevens verwijderen Klik eenmaal op het item dat u wilt verwijderen. Klik op het '-' icoon (of rechterklik 'Verwijderen') om de informatie te verwijderen. Er wordt om bevestiging gevraagd. En indien u ‘En ontkoppel dit e-mailadres van deze relatie’ aanvinkt dan worden alle gekoppelde berichten ook verwijderd. Anders wordt dit altijd nog op de achtergrond bewaard. Klik op 'Ja’ om te bevestigen Websites en e-mailadressen zijn aanklikbaar. Indien u dus op een e-mailadres klikt danwordt er een nieuw tabblad geopend met uw standaard e-mailsjabloon. En een website leidt u direct naar uw web browser. 3.6 Relaties verwijderen en/of samenvoegen 3.6.1 Relaties verwijderen Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties.  Een individuele relatie verwijderen Ga naar de relatiekaart van de relatie die verwijderd dient te worden. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties verwijderen. Kies ‘Verwijder alleen deze relatie’. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van deze relatie. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit deze relatie weer eens toevoegt. Klik op ‘Relatie verwijderen’ om te bevestigen.  Alle relaties van een bepaald relatietype verwijderen Ga naar een relatie die voldoet aan het relatietype waarvoor u alle relaties wilt verwijderen. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties verwijderen. Kies ‘Verwijder alle relaties van het volgende relatietype’. Check of u het juiste type heeft geselecteerd. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van alle relaties. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit een van de relaties weer eens toevoegt. Klik op ‘Relatie verwijderen’ om te bevestigen.  Relaties verwijderen op basis van een filter Filter alle relaties die u wenst te verwijderen (bekijk paragraaf 3.8 hoe u kan filteren). Klik op de ‘Opties’ knop boven het filterresultaat. Kies ‘Gefilterde relaties verwijderen’. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van alle relaties. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit een van de relaties weer eens toevoegt. Bevestig uw handeling met ‘Ja’. 3.6.2 Relaties samenvoegen Ga naar de relatiekaart die u wenst te behouden in uw database. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties samenvoegen. Vind de dubbele relatie in de database. Klik op ‘Opslaan’ om de contactgegevens en het gehele archief bij de hoofdrelatie toe te voegen. 3.7 Relaties opzoeken Gebruik het zoekveld aan de linkerkant van het scherm om een relatie te vinden. Alle zoekresultaten worden direct getoond. Alle relaties zijn gerangschikt in alfabetische volgorde en kunnen gevonden worden op voor- of achternaam, bedrijfsnaam of e-mailadres. We tonen de eerste 1000 relaties, om traagheid van het systeem te voorkomen. Indien u in Beheer -> CRM voorkeuren -> CRM gedeelte de optie ‘Vervang linkermuis-klik optie Wijzig door Zoeken’ activeert, heeft u bij een enkele klik op een veld op een kaart een zoekscherm popup. 3.8 Relaties filteren Filters maken het mogelijk om een gewenst overzicht te krijgen van relaties op basis van een bepaald veld in SpinOffice. Indien u bijvoorbeeld een overzicht wilt hebben van al uw prospects of klanten die zich in hetzelfde land bevinden of na een bepaalde datum in uw database staan? Of wilt u een mailing sturen naar al uw oud-klanten, die voldoen aan een bepaald kenmerk? U kunt op ieder veld en kenmerk op de relatiekaart filteren. Hoe u dat doet, zullen wij nu uitleggen. In het volgende willen we een overzicht van alle klanten in een database, om vervolgens een mailing te sturen: Ga naar een relatie in uw database die relatietype ‘Klant’ heeft. Klik eenmaal op de het relatietype veld en kies ‘Filter op geselecteerde’. In de linkerkolom, in plaats van de relatielijst, worden alle relaties getoond die voldoen aan het filtercriterium relatietype = Klant. Alle relaties worden op alfabetische volgorde getoond. Indien gewenst kunt u nog meer filters op uw selectie loslaten (doorfilteren op een kenmerk of ander veld) en uw selectie specifieker maken. Verwijder alle relaties die u niet wilt meenemen in uw selectie via het ‘x’ kruisje. Indien uw filter naar wens is kunt u naar alle relaties een mailing versturen (lees volgende paragraaf wat de exacte stappen hiervoor zijn), exporteren (via menu-optie Extra -> Exporteren -> Relaties) of ze via de ‘Opties’ knop aan een favoriete groep toevoegen, verwijderen of voor een kenmerk aan/uitvinken. Kies ‘Filter exclusief geselecteerde’ om juist te filteren op alle relaties die niet voldoen aan de ingegeven waarde van desbetreffend veld/kenmerk. Of kies ‘Filter op’ om handmatig uw zoekwaarde in te geven. Filteren is een enorm krachtige functie binnen SpinOffice waar u veel mee kunt en die veel gebruikt wordt. Het biedt u de mogelijkheid om snel selecties te maken die u vervolgens een persoonlijke mailing kunt sturen. Bekijk deze tutorial waarin we laten zien hoe u filters maakt. 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters Doorloop de volgende stappen om uw groepsmailing te versturen: Maak eerst uw e-mailsjabloon via Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies ‘Opslaan’ en sluit het beheer- gedeelte. Ververs SpinOffice zodat het sjabloon ook als sjabloon zichtbaar wordt bij de sjablonen. Creëer uw filters zoals in voorgaande paragraaf wordt beschreven. Indien uw filterresultaat aan de linkerkant wordt weergegeven kunt u uw mailing gaan versturen. Klik op het pijltje naast het ‘E-mail’ icoon in het werkbalk-menu bovenin. Selecteer het opgestelde e-mailsjabloon. Een popup ‘Groepsmailing verzenden’ verschijnt en het proces van het opstellen van concepten wordt automatisch gestart. Indien het proces gereed is, gaat u naar uw Concepten map in uw Postvak IN. Gebruik de rechterklik en kies ‘Allen verzenden’ en uw groepsmailing wordt direct verstuurd! Indien concepten er niet naar wens uitzien, kunt u altijd alle concepten verwijderen door ze allemaal te selecteren (houdt de SHIFT-toets ingedrukt, scroll naar beneden en selecteer een concept onderaan) en kies ‘Allen verwijderen’. 3.10 Massa relatie-aanpassing Indien u een relatietype voor meerdere relaties wilt aanpassen of wilt aan/uitvinken voor een kenmerk, kunt u dat snel en gemakkelijk doen. Velden die in bulk aangepast kunnen worden zijn het Relatietype veld, het Account Manager veld, Info1 t/m Info10 en de kenmerken onder het KENMERKEN tabblad. Maak uw massa-aanpassing als volgt: Filter de relaties die u een andere waarde wilt geven. Boven het filterresultaat aan de linkerkant verschijnt een ‘Opties’ knop. Klik hierop. Kies ‘Massa relatie-aanpassing’ Een popup wordt getoond waar u een veld/kenmerk kunt kiezen dat u wilt aanpassen voor de gefilterde groep. De mogelijke opties worden getoond indien u een keuze maakt. Bevestig uw keuze via de ‘Verander waarde voor .... relaties’ knop. De ‘Verplaats’ optie is ook mogelijk. U kunt een veldwaarde of kenmerk naar een van de Info1 t/m Info10 velden. 3.11 Relatietypes: het aanpassen van relatiekaart-indelingen Zoals eerder aangegeven in dit hoofdstuk kunnen relatiekaarten van elkaar verschillen per relatietype. Onze filosofie is dat u namelijk voor iedere relatietype andere informatie wilt opslaan. Om velden, labels en kleuren van de relatiekaarten aan te passen en/of om nieuwe relatietypes toe te voegen, gaat u naar menu-optie Beheer -> Relatietype. We zullen nu beide opties bespreken.  Een nieuw relatietype maken: klik op de ‘Toevoegen’ knop rechtsonder. Een nieuwe lege kaart wordt getoond die u compleet zelf kan inrichten. Het is lastig om in te schatten welke velden waar te vinden zijn op de kaart, dus een handige manier is om een kopie van een bestaand relatietype te maken en deze naar wens aan te passen: selecteer in het dropdown menu onderaan ‘Kopie van’, richt de kaart naar wens in en geef het een unieke relatietype benaming. Een bestaand relatietype aanpassen: dubbelklik op het relatietype dat u wilt aanpassen. In het volgende voorbeeld ziet u het kaartindeling van het relatietype ‘Prospect’. Zo ziet u hoe de kaart voor een prospect in de database is opgebouwd. In de witte tekstvelden kunt u dus zelf een nieuw label ingeven en de standaardwaarde aanpassen. Relatiekaart velden en lay-out kunnen volledig naar wens worden aangepast. Indien u velden aanpast (dus bijvoorbeeld info1 ‘Functie’ veranderen in ‘Branche’), dan geldt deze aanpassing voor alle relaties van dit type! Dus als voor sommige prospects het veld ‘Functie’ is gevuld, blijft dit gewoon staan, maar verandert alleen het label naar ‘Branche’. Lees deze FAQ waarin we verder uitleggen hoe u nieuwe relatietypes kunt toevoegen. 3.12 Tabbladen onder de relatiekaart In het onderste gedeelte van het hoofdscherm, onder de relatiekaart velden, treft u een aantal tabbladen die u de mogelijkheid bieden meer informatie over de relatie te vermelden. RELATIES: Onderlinge relaties worden hier getoond. Dit kunnen collega's, vrienden, zakenrelaties of andere contacten in de database zijn. Het is zelfs mogelijk om contacten toe te voegen die geen relatiekaart nodig hebben. Om een onderlinge relatie toe te voegen, gebruik het ‘+’ icoon onderaan en kies uit een van de volgende opties: Aan Werkgever koppelen: creëer een 'parent-child' relatie door de relatie waarop u zich bevindt toe te voegen als werknemer aan een andere kaart (werkgever of bedrijfskaart). De relatie wordt na koppeling dus een werknemer. (Lees deze FAQ hoe het werkt) Werknemer toevoegen: voeg een nieuwe relatie aan de database toe, die vervolgens werknemer wordt onder de kaart waarop u zich bevindt. Het 'Relatie toevoegen' scherm wordt getoond waarin u alle persoonlijke informatie van de werknemer kunt invullen. Onderlinge relatie koppeling toevoegen: zoek relaties binnen de database en koppel deze aan de relatie waarop u zich bevindt. Er verschijnt een venster waar u iedere relatie kunt zoeken en selecteren om te koppelen en aan te geven wat de onderlinge relatie betreft. Losse relatie toevoegen: voeg contactgegevens toe van een persoon die geen relatiekaart en archief zou moeten krijgen, maar alleen om hun basisgegevens te tonen. Bijvoorbeeld familieleden, hun IT-partner, etc. Om een relatie koppeling te bewerken, gebruik dan het 'tandwiel' icoon en het '-' icoon om de koppeling te verwijderen. Relatie koppelingen zijn aanklikbaar zodat je er direct naartoe kan springen, dit geldt uiteraard niet voor losse relaties. MEMO: Hier is ruimte om extra informatie te plaatsen. Klik op het tekstvlak en kies ‘Bewerk’ om tekst te plaatsen en/of aan te passen. Het is mogelijk om te filteren op het memo-veld.  EXTRA INFO: Onder dit tabblad is een aantal velden te vinden die we niet direct hier zullen behandelen. Maar wat wel handig is om te weten zijn de extra info-velden aan de rechterkant. Indien ‘Info3’ t/m ‘Info10’ gedefinieerd zijn in Beheer -> Relatietype, dan worden de velden hier getoond. Dit omdat de velden niet meer op de relatiekaart passen. Dus hier kan informatie worden opgeslagen die minder belangrijk is c.q. niet in eerste oogopslag getoond hoeft te worden. Denk hierbij aan BTW-, IBAN- of Kvk nummer. Bekijk bijvoorbeeld het EXTRA INFO tabblad van de relatie Hugo van der Horst in uw database. Daar is dus Info 3, 4 en 5 in gebruik. Hier kan dus informatie worden geplaatst die niet op de relatiekaart zichtbaar hoeft te zijn.  KENMERKEN: Gebruik de kenmerken om relaties te ‘taggen’ en om in een later stadium op te kunnen filteren. Er is plek voor 40 kenmerken die voor iedere relatie aan- en uitgevinkt kunnen worden. U kunt de indeling beheren en bewerken via menu-optie Beheer -> Kenmerken. Om relaties voor kenmerken aan te vinken gaat u naar de gewenste relatie, gebruik de rechtsklik ‘Wijzig’ en alle kenmerk vakjes springen open. Alle aanpassingen worden automatisch opgeslagen indien u de betreffende relatiekaart verlaat of wanneer u rechtsklik ‘Lock Wijzig’ doet. 3.13 Relaties synchroniseren In zowel de gratis Limited als de Pro editie is het mogelijk om relaties die zich in SpinOffice bevinden te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en Android) middels een CardDAV account. Ga naar hoofdstuk 14 hoe u dit kan activeren.

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 Menu-opties rechtsklik 4.3 Drag & Drop opties 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is.  Onderdeel 1: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken ziet u een groen vinkje. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.2 besproken. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad of Finder in dit archief-gedeelte om direct te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie.  Onderdeel 2: Voorvertoning geselecteerd e-mailbericht Onder het overzicht van e-mailberichten wordt het geselecteerde bericht getoond. Er wordt een ‘Intern’ optie getoond, hiermee kunt u snel dit bericht omhangen aan een andere collega.  Onderdeel 3: De linker tabbladen Deze balk bestaat uit twee tabbladen: Dossier overzicht: alle bestaande dossiers van desbetreffende relatie worden hier getoond. U kunt nieuwe dossiers aanmaken via het ‘+’ icoon en direct archief-items in dossiers slepen. Gekoppelde archief-items aan een dossier bevatten een geel dossier-icoon. Meer informatie over dossiers kunt u vinden in hoofdstuk 8. Communicatie overzicht: alle archief-items worden gerangschikt naar type. Dit maakt het makkelijk om snel iets terug te zoeken. Bijvoorbeeld, toon alle bijlagen van een bepaalde relatie. Via menu-optie Beheer -> CRM voorkeuren -> CRM gedeelte kunt u aangeven welk tabblad / balk standaard getoond moet worden. Onderdeel 4: Contactinformatie In de hoek linksonder wordt de relatie getoond waarop u zich bevindt, altijd handig om te weten. 4.2 Menu-opties rechtsklik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechtsklik. Hieronder worden ze kort getoond. Elk archief item kan worden: gekoppeld aan dossiers, andere relaties of collega’s. gemarkeerd als gelezen. gemarkeerd met de kleur geel. (als zijnde belangrijk / opvallen) • geprint en/of verwijderd. geconverteerd naar een taak. (eventueel met reminder) gemarkeerd als privé. (voor andere gebruikers) Verder kunnen: notities worden toegevoegd. vorige versies worden teruggezien. (Pro functie) documenten worden geconverteerd naar PDF. 4.3 Drag & Drop opties Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te slepen.    4.3.1 Drag & Drop archief-items naar dossiers Alle dossiers worden zoals u nu weet aan de linkerkant van het archiefscherm getoond, mits de relatie gekoppeld is aan desbetreffend dossier. U kunt items in het archief (e-mails, bestanden, taken enz. direct in een dossier slepen door het bij het onderwerp vast te pakken en in het gewenste dossier te slepen. Er wordt een geel dossier icoon getoond om te laten zien dat het gekoppeld is. Dubbelklik op het dossier om alle inhoud te zien en het opent in een nieuw tabblad/venster.  In hoofdstuk 8 bespreken we in detail de voordelen van het werken met dossiers. 4.3.2 Drag & Drop van lokale bestanden naar het archief Gebruik de Drag & Drop optie ook om lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Windows verkenner of Mac Finder direct in het archief scherm te slepen en dus te importeren in SpinOffice en direct te koppelen aan de betreffende relatie. Meerdere bestanden naar SpinOffice slepen is mogelijk, een gehele map helaas nog niet. Niet alleen in het archief, maar ook bij het opstellen van een nieuw e-mailbericht is dezelfde drag & drop / sleep optie mogelijk; sleep een lokaal bestand in het venster om het toe te voegen als bijlage of (indien een afbeelding) in te voegen in het bericht.

E-mailintegratie is een essentieel onderdeel van een CRM systeem. Het is dus noodzakelijk alle communicatie uit het verleden met uw relaties in het systeem te krijgen. In SpinOffice is het relatief makkelijk om uw e-mailaccount(s) te integreren. Het unieke aan onze integratie is dat e- mailberichten automatisch worden gekoppeld aan de relaties die u in SpinOffice heeft staan, zowel inkomende- als uitgaande berichten. Ga naar de Postvak IN en geef SpinOffice de juiste IMAP-instellingen van uw e-mailaccount. In de gratis Limited edition synchroniseren we alleen de laatste 30 dagen van je inbox, verzonden items en je prullenbak. In de Pro-versie kunnen meerdere accounts worden toegevoegd en wordt alle e-mailgeschiedenis opgehaald. 5.1 E-mail configuratie 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out 5.4 E-mailsjablonen beheren 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening 5.6 Actietypen 5.1 E-mail configuratie SpinOffice helpt u via een wizard in de Postvak IN waar u de juiste accountgegevens en serverinstellingen voor inkomende e-mail (IMAP) van de e-mailaccount(s) kunt invoeren. Totdat uw e-mail correct is geconfigureerd, toont SpinOffice u de volgende pop-up telkens wanneer u uw Postvak IN opent: (Als deze pop-up niet wordt weergegeven, ga dan naar het Postvak IN tabblad / venster, vervolgens het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm, kies 'E-mailaccounts' en vervolgens het '+' pictogram) Kies de gewenste e-mailaccount type. Voer het e-mailadres in en klik op 'Start'. Voer het accountwachtwoord in. Office 365: volg de stappen en SpinOffice maakt verbinding met uw Office 365-account. Outlook: volg de stappen en SpinOffice zal verbinding maken met uw Outlook-account. Gmail: het maakt automatisch verbinding. Het kan zijn dat SpinOffice wordt geblokkeerd om verbinding te maken. Doorloop deze checklist om dat op te lossen. IMAP: SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op Serverinstellingen weergeven om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren. Klik op 'Verbinden' om verbinding te maken. Na een paar minuten laat SpinOffice u het resultaat zien: Als de verbinding tot stand is gebracht, wordt de installatiewizard gesloten en komen uw e-mails binnen. Geen verbinding. pas dan de accountgegevens aan: uw accountnaam, wachtwoord en inkomende e-mailserver. Tip: controleer hoe het account is geconfigureerd op uw telefoon, daar worden dezelfde IMAP-instellingen gebruikt. Als SpinOffice blijft melden dat we geen verbinding kunnen maken, neem dan contact met ons op voor gratis ondersteuning om het probleem op te lossen. Als de verbinding tot stand is gebracht, gaat u naar Inbox om alle inkomende berichten te zien. In de gratis Limited-versie kunt u 1 e-mailaccount koppelen. Alle berichten van de afgelopen 30 dagen komen in uw Postvak IN. Met een Pro-licentie worden voor 5 e-mailaccounts alle inkomende berichten, verzonden items en prullenbak items gesynchroniseerd. Ziet u een rood tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN? Dan is er iets mis met de e-mailinstellingen. Dubbelklik op de accountnaam, voer de IMAP-instelling handmatig in / pas deze aan en test de verbinding. Tip: Sla incorrecte servergegevens ook op in deze wizard zodat één van onze programmeurs het verbindingsprobleem voor u kan trachten op te lossen. 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart Binnen SpinOffice is het versturen van e-mails mogelijk via de ‘Nieuw bericht’ optie uw Postvak IN, maar daarnaast is het mogelijk om vanuit de relatiekaart een e-mail te verzenden. Groot voordeel hiervan is dat de aanhef automatisch wordt ingevuld in het sjabloon en dat het bericht wordt gekoppeld aan de relatie en dus in het archief belandt. Hier de stappen: Vind de persoon die u wilt mailen, via o.a. de zoekbox aan de linkerkant. Dubbelklik op het gewenste e-mailadres onder CONTACT INFO aan de rechterkant van de kaart. Of klik op het ‘E-mail’ icoon in de toolbar. In beide gevallen wordt het standaardsjabloon weergegeven in een nieuw tabblad/venster. Er kan ook een ander sjabloon worden gekozen, klik hiervoor op het via het pijltje naast het ‘E- mail’ icoon en kies het gewenste sjabloon. Ook hier wordt een nieuw tabblad/venster getoond. In de komende paragraaf leggen we uit hoe het mailscherm er uit ziet. Nadat het bericht is opgesteld, klikt u op ‘Verzenden’ en wordt het bericht dus in het archief van de relatie opgeslagen. 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out Het scherm voor een nieuw e-mailbericht ziet er als volgt uit: De meeste opties in het scherm spreken voor zich, een aantal zullen we hieronder bespreken. Eerst de menu-opties: Verzenden: de e-mail wordt verzonden. Intern aan: bij gebruik van SpinOffice met meerdere gebruikers, de mogelijkheid om interne berichten naar collega's te sturen. Koppelingen: koppel de e-mail aan meerdere contacten in de database, aan een willekeurig dossier of voeg er interne bijlagen aan toe. Concept: bewaar de e-mail in uw conceptmap. Afdrukken: print de e-mail. Nu, de opties in het aanhefgedeelte: Aan: Selecteer een contactpersoon in de database waarnaar u het bericht wilt verzenden. Cc / Bcc: zodra u een Cc-adres toevoegt, verschijnt de Bcc-rij onmiddellijk ook. Uploaden: upload een willekeurig bestand en voeg dit toe aan de e-mail. Nu de opties onderaan: Sjabloonkiezer: selecteer een e-mailsjabloon die u in de sjabloonbouwer hebt gemaakt. Prioriteit: geef prioriteit aan het bericht. Privé: markeer de e-mail als privé voor alle andere databasegebruikers. Sleep lokale bestanden naar het scherm om ze bij te voegen of in te sluiten. Als u klaar bent met het opstellen van het bericht, klikt u op ‘Verzenden’ in de linkerbovenhoek. De e-mail wordt weergegeven in uw verzonden items en in het contactarchief. 5.4 E-mailsjablonen beheren Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder:  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases). 5.6 Actietypen Laatst menu-optie in sjabloonbeheer is ‘Actietypen’. In dit scherm definieert u welk sjabloon moet worden opgeroepen bij welke actie. Welk sjabloon wilt u aanroepen voor het opstellen van een nieuwe mail, het beantwoorden en eventueel bij het doorsturen (dit wordt vaak blanco gelaten). Kies voor iedere actie het gewenste sjabloon dat beschikbaar is in de database.

De Postvak IN heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat SpinOffice alle inkomende berichten bij binnenkomst direct koppelt aan de juiste relatie in uw database. Zowel uw berichten als die van uw collega's. Wanneer de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn ook gelijk gekoppeld! We leggen dit nader uit in dit hoofdstuk. In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat. 6.1 Scherm lay-out 6.2 E-mails koppelen aan relaties 6.3 E-mails koppelen aan dossiers 6.4 E-mails koppelen aan collega’s 6.5 E-mails converteren naar een taak 6.6 E-mails afronden / archiveren 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik 6.1 Scherm lay-out Uw Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is. Onderdeel 1: Berichtenoverzicht Alle berichten uit de geselecteerde IMAP-map aan de linkerkant worden weergegeven. Standaard is uw Postvak IN map natuurlijk geselecteerd. Berichten zijn gerangschikt op datum, maar dat kun je bovenaan de lijst wijzigen onder 'Filter op'. Sorteer items op datum of op afzender/e-mailadres. Andere opties om de berichten op te filteren zijn op ongelezen items, gemarkeerde, privé-items of niet-gekoppelde items. Belangrijke aandachtspunten: Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar de relatiekaart. Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster. Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4). Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt. Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8. Onderdeel 2: Voorvertoning van geselecteerd bericht Naast het berichtenoverzicht ziet u de preview zoals u gewend bent in uw e-mailtoepassing. Het eerste deel van de inhoud van een bericht, dat past op uw beeldscherm, wordt getoond. Onderdeel 3: E-mailaccount mappen Hier treft u alle mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. Alleen de ‘Afgerond’ map is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7. Onderdeel 4: Gekoppelde dossiers en taken In de linkerkolom worden alle gekoppelde dossiers en taken getoond van de relatie waarvan u een e-mailbericht heeft ontvangen. U kunt via het ‘+’ icoon een nieuw dossier of taak toevoegen dat gelijk dan deze relatie is gekoppeld, en daarna direct het mailbericht naar dit dossier slepen. Door te dubbelklikken op het dossier opent het zich in een nieuw tabblad/venster. Om een bericht aan een dossier of taak te koppelen, sleept u het gewoon naar die plek. Dubbelklik op het dossier of de taak om de volledige inhoud te bekijken. In hoofdstuk 8 bespreken we de voordelen van het gebruik van mappen. Onderdeel 5: Contactinformatie In de hoek linksonder wordt informatie van de relatie getoond waarop u zich bevindt, altijd handig om te weten, bijvoorbeeld het relatietype.  De iconen zijn snelle acties. Klik op het 'Contact'-icoon om naar de relatiekaart te springen, of op het 'E-mail'-icoon om een nieuwe e-mailbericht op te stellen. 6.2 E-mails koppelen aan relaties Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon.   Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’.  Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database: Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd. Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database: gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database. Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie. Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is. 6.3 E-mails koppelen aan dossiers Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd. Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden: Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Dossierkoppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht. Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant. Het koppelen aan dossiers is uiteraard alleen mogelijk als er dossiers aanwezig zijn. Let op, indien u vanuit de Postvak IN een dossier maakt, is deze gekoppeld aan de relatie die u op uw scherm ziet staan in de linkerhoek. Om inzicht te krijgen in alle inhoud van een dossier gebruikt u de dubbelklik op het gewenste dossier in de linkerkant, het dossier wordt in een nieuw venster/tabblad geopend. 6.4 E-mails koppelen aan collega’s Een slimme functie in SpinOffice is de mogelijkheid om elke e-mail aan een collega te koppelen. U hoeft geen berichten meer door te sturen, u koppelt gewoon de gewenste collega('s) aan het bericht. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht in de Postvak IN en kies 'Gebruikerskoppeling' of gebruik de snelle manier zoals hieronder weergegeven, hier in het voorbeeldgedeelte. Klik op uw naam in het groen vermeld en vink de gebruiker(s) aan waar de e-mail naar gelinkt moet worden. Desgewenst behoud u zelf ook de koppeling, want als u uzelf er van af haalt is de mail weg uit uw Postvak IN.  In beide gevallen is het bericht automatisch zichtbaar in de Inbox van de collega. 6.5 E-mails converteren naar een taak Is er een follow-up vereist voor een e-mailbericht? Converteer dan uw e-mailbericht naar een taak via de rechtsklik op het bericht en dan optie ‘Converteer naar taak’. Plan de taak in, eventueel met melding, prioriteiten eventueel een dossierkoppeling. 6.6 E-mails afronden / archiveren Dit is een belangrijke functie. Om te voorkomen dat de Postvak overvol raakt, kunnen berichten gearchiveerd worden indien het is gelezen, beantwoord en/of behandeld. In SpinOffice noemen we dit ‘Afronden’. Klik op ‘Afronden’ en het bericht verdwijnt uit de Postvak IN, maar het bericht wordt netjes gearchiveerd achter de relatiekaart van de geadresseerde. ‘Afronden’ is dus een manier om uw Postvak IN op te ruimen. Alle afgeronde berichten vindt u in de ‘Afgerond’ map aan de linkerkant, in het archief worden afgeronde berichten aangeduid met een groen vinkje. 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen Zoals vermeld in de bovenstaande paragraaf, verdwijnt bij het afronden een e-mailbericht uit uw Postvak IN. Voor de optie ‘Verwijderen’ geldt hetzelfde, maar er is een ander gedrag. Er is wel een belangrijk verschil of de e-mail gekoppeld is aan één gebruiker (uzelf) of aan meerdere gebruikers. Een e-mail die alleen aan u is gekoppeld 'Afronden': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Afgerond' en het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Prullenbak' en wordt niet bewaard bij de relatie. Een e-mail die aan meedere gebruikers is gekoppeld Wanneer een e-mail is gekoppeld aan u en andere collega's en u klikt op afronden of verwijderen, is het gedrag als volgt: ‘Afronden’: het bericht is alleen voor u afgerond, het bericht blijft in de Postvak IN van de gekoppelde collega’s staan. Het bericht is te vinden in uw 'Afgerond' map, het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verwijderd voor alle gebruikers, het item wordt verplaatst naar de 'Prullenbak' map en wordt niet bewaard bij de relatie. Het is dus belangrijk om de regels omtrent afronden en verwijderen goed te begrijpen. 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik Zoals eerder vermeld in deze handleiding, zijn er veel slimme opties beschikbaar onder de rechtermuisknop. Gebruik het rechtsklikmenu om snel een actie uit te voeren op het geselecteerde item in uw Postvak IN.

Over het algemeen verschilt de agenda in SpinOffice niet veel van een agenda zoals u die gewend bent, maar onze agenda heeft een aantal slimme hulpmiddelen die het een zeer nuttig en onderscheidend maken van anderen. We zullen ze in dit hoofdstuk bespreken. 7.1 Scherm lay-out 7.2 Nieuw afspraken maken 7.3 Herhalingen instellen 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's 7.5 Verjaardagen tonen 7.6 Afspraken per mail versturen 7.7 Afspraken privé markeren 7.8 Agenda delen 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) 7.10 Agenda synchroniseren 7.1 Scherm lay-out Het agenda-scherm ziet er als volgt uit: In de bovenste balk staan verschillende opties die we zullen bespreken. Nieuwe afspraak: maak een nieuw evenement aan. < datum/maand/dag >: hiermee kunt u de maanden/week/dagen doorlopen. Vandaag: navigeer naar vandaag als u een andere maand/week hebt. 'Agenda'-pictogram: blader door de maanden/week/dagen, afhankelijk van de weergave. Klik op het pictogram om uw gewenste weergave te selecteren. Gebruikers: selecteer de agenda's van uw collega's om al dan niet in uw agenda te tonen (zie paragraaf 7.8 hieronder). Zoeken: zoek naar afspraken uit het verleden op basis van gekoppelde relaties of op onderwerp.  'Tandwiel'-pictogram: extra opties en voorkeuren, die ook in paragraaf 7.8 hieronder aan de orde komen. In de agenda ziet u verschillende kleuren voor iedere afspraak. Deze zijn gebaseerd op het type afspraak, de zogenaamde 'Activiteit'. Beheer deze activiteiten door te gaan naar het relatiescherm, dan menu-optie Beheer > Activiteiten codes. Indien er activiteiten codes zijn, dan kunnen die worden gekozen bij het maken van een afspraak. Deze codes worden gebruikt om onderscheid in de agenda te maken tussen bijvoorbeeld een sales afspraak, interne afspraak, prive-afspraak, lunch, vergadering, reserveringen (voor horecabedrijven) etc. In de centrale agenda is snel te zien wie wanneer afspraken heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, verstuurd worden als bijlage, relaties, dossiers en collega’s kunnen eraan gekoppeld worden. We bespreken hieronder de belangrijkste functies van de agenda. 7.2 Nieuwe afspraken maken Open uw agenda via menu-optie Ga naar -> Agenda. Klik op Nieuwe afspraak linksboven in of dubbelklik op de gewenste datum/dag/tijd in uw agenda en het volgende scherm wordt getoond. Stel alle details met betrekking tot de afspraak in; specifieke datum en tijd, locatie, deelnemers, een herinnering (ideaal wanneer sync met mobiele apparaten is geactiveerd), herhalingen, enz. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen. Gemaakte afspraken worden direct getoond in de agenda('s) van de gekoppelde gebruiker. Gebruik de rechterklik op een agenda-item voor veel opties (bijvoorbeeld verwijderen, dupliceren, privé markeren, afdrukken, naar relatiekaart springen of om de afspraak aan andere relaties, dossiers of collega's te koppelen) 7.3 Herhalingen instellen De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten. Klik op Herhalen in de linkertab van de afspraakgegevens en vink Herhalen aan om het in te stellen. Indien u een herhaalafspraak wijzigt dan wordt deze uit de reeks gehaald en niet meer in de herhaalafspraak reeks meegenomen. 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's Bij het maken van een afspraak heeft u de mogelijkheid om 'deelnemers' (= relaties in uw database) te koppelen aan een afspraak. Dit is om drie redenen nuttig. Wanneer een relatie is gekoppeld aan een afspraak, wordt de afspraak opgeslagen in het archief van de betreffende relatie. Daarnaast is het duidelijk voor u en uw collega's met wie de afspraak zal plaatsvinden. En nadat u de afspraak heeft gemaakt, kunt u de afspraak per e-mail verzenden naar alle gekoppelde relaties (zie paragraaf 7.6 hieronder hoe u dat moet doen) Naast het koppelen aan relaties, kan een afspraak ook worden gekoppeld aan dossiers. Dit maakt een dossier completer dan alleen een verzameling e-mails en bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een project werkt waar meerdere relaties aan gekoppeld zijn, dan kunt u eenvoudig informatie ophalen over wanneer u of uw collega's afspraken hadden en met wie. Gebruik de rechtermuisknop op een agenda-afspraak in de agenda en selecteer de optie 'Dossier koppeling'. Wanneer u een afspraak aan meerdere collega's toewijst, wordt het evenement ook in hun agenda weergegeven. 7.5 Verjaardagen tonen Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld. 7.6 Afspraken per mail versturen Bij het maken van een nieuwe afspraak wordt, indien u relaties koppelt aan een afspraak, direct de mogelijkheid geboden om de afspraak op te slaan èn als bijlage te versturen. Ga naar de afspraak in de agenda, kies rechtsklik optie 'Als bijlage versturen' om de afspraak als .isc-kalenderbestand per e-mail naar de gekoppelde relatie(s) te verzenden. is er één relatie aan gekoppeld; SpinOffice opent een nieuw e-mail venster met de afspraak in de bijlage. zijn er meerdere relaties aan gekoppeld, dan vraagt SpinOffice of de mail verstuurd mag worden. Kiest u Ja, dan springt SpinOffice naar uw Concepten-map waar de berichten klaar staan. De deelnemer / ontvanger van de mail kan de afspraak direct toevoegen aan zijn agenda door het bijgevoegde bestand in de e-mail te openen. Wilt u het versturen van de afspraak frequent gebruiken? Maak dan een standaard e-mailsjabloon en voeg deze in Beheer > Actietypen toe aan het type 'Agenda'. Als u dit heeft gedaan, dan wordt in het vervolg automatisch dit sjabloon aangeroepen als u de afspraak als bijlage wilt versturen. 7.7 Afspraken privé markeren Nadat de afspraak is gemaakt en opgeslagen, kunt u met de rechtermuisknop op een afspraak klikken om de afspraak als privé te markeren. Niemand, tenzij u over beheerdersrechten beschikt, ziet de inhoud van de afspraak. Een handpictogram wordt getoond en alleen de tijd is geblokkeerd. Gekoppelde collega's aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien. 7.8 Agenda delen In de gratis versie van SpinOffice deelt u uw agenda standaard met alle gebruikers. Als Pro-gebruiker bepaalt u zelf met welke collega('s) u uw eigen agenda wilt delen. Ga naar de Agendainstellingen door op het tandwiel-pictogram te klikken, kies 'Agenda delen' en bepaal met wie u uw agenda wilt delen. Vink de gebruikers aan die toegang mogen krijgen tot uw agenda en klik op 'Opslaan' om te bevestigen. Klik in uw SpinOffice-agenda op 'Gebruikers' en u ziet de lijst met alle agenda's waartoe u toegang heeft. Dat zijn dus alle gebruikers die u toegang hebben verleend tot hun agenda.  Schakel agenda's op elk gewenst moment uit om te beheren welke agenda's u wilt zien, of klik op 'Mijn agenda' om alleen uw items te zien. Dit mechanisme werkt dus twee kanten op; zowel u als uw collega's bepalen met wie ze hun agenda delen, en u bepaalt zelf weer welke agenda's u wilt tonen in de agenda. 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek voor voorkeuren zoals de optie 'Gedeelde afspraken afzonderlijk weergeven' in plaats van gecombineerd en de optie om de juiste lijstweergave in of uit te schakelen. Maar ook de dag om de week mee te beginnen (zondag of maandag), het tijdsinterval op een dag (15, 30, 45 of 60 minuten), en de tijdstippen waarop de dag begint en eindigt. Pas alle instellingen van uw keuze aan. Alle wijzigingen zijn alleen voor jou van toepassing. U heeft hier allemaal de optie 'Afdrukken' en 'Agenda importeren'. De optie om te bepalen met wie u uw agenda wilt delen, is hier ook beschikbaar. Dit hebben we besproken in paragraaf 7.8. 7.10 Agenda synchroniseren In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Agenda via een CalDAV account. De sync werkt beide kanten op.  In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hoe u dit kunt realiseren.

Om van SpinOffice dé omgeving te kunnen maken waarin u dagelijks werkt, is het noodzakelijk dat u naast alle relaties en bijbehorende communicatie ook uw bestanden en documenten in de database kunt opslaan en gemakkelijk moet kunnen terugvinden. Dossiers bieden hierin uitkomst. U zult zelf ervaren dat naarmate u dossiers intensiever gebruikt, u efficiënter en sneller zult kunnen werken. In dit hoofdstuk bespreken we alle belangrijke aspecten m.b.t archivering van bestanden en item in dossiers. 8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie 8.2 De bestandenlijst 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken 8.4 tems toevoegen aan een dossier of subdossier 8.5 De dossierlijst   8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie Bestanden importeren in SpinOffice kan op verschillende manieren: Via het ‘Import’ icoon in de toolbar bovenin: direct één bestand importeren dat in het archief wordt geplaatst met ‘Import’ als bestandstype. Via menu-optie Extra -> Importeren -> Bestanden: één bestand uploaded via de ‘Bladeren’ optie of meerdere bestanden middels slepen. Allen worden in het archief geplaatst met het bestandstype dat u heeft meegegeven in het importeer-scherm. Het voordeel van deze manier is dus de bestandstype bepaling, eventuele dossierkoppeling mogelijk en de mogelijkheid meerder bestanden te importen middels drag & drop. Indien u een e-mail opstelt heeft u ook twee manieren om een bestand als bijlage toe te voegen: drag & drop en directe upload van één bestand. Deze geïmporteerde bestanden worden standaard als ‘Bijlage’ in het archief van de gekoppelde relatie toegevoegd. Het is verstandig om bestanden na het importeren gelijk de juiste bestandstype mee te geven zodat u snel en gemakkelijk bestanden kunt terugvinden in het archief (filter op het type in de linker ‘Communicatie' lijst) en in de bestandenlijst. Hoe veranderd u het bestandstype? Gebruik de rechterklik op een bestand in het archief van de relatie en kies ‘Eigenschappen’ en vervolgens het ’Soort’ veld. Indien het gewenste type er niet bijstaat, vult u een gewenste term in en klikt u op het groene vinkje om te bevestigen. Zo kunt u een bijlage die eigenlijk een offerte is, op die manier aanpassen en er zo voor zorgen dat het later gemakkelijker terug te vinden is.   8.2 De bestandenlijst Een compleet overzicht van alle bestanden in de database is te vinden onder menu-optie Ga naar; Bestanden. In het nieuwe venster/tabblad opent zich de gehele lijst, waarbij u bovenaan kunt zoeken op bestandsnaam, bedrijf of relatie. Aan de linkerkant vindt u alle bestandstype die ooit zijn gebruikt. Dus als u eenmaal een bestand in de database heeft toegevoegd met als type ‘handleiding’, dan moet dit bestandstype aan de linkerkant te vinden zijn. Net als in het archief, kunt u hier de rechterklik gebruiken voor veel opties, zoals de ‘Eigenschappen’, maar ook ‘Als bijlage verzenden’, ‘Exporteren’, ‘Printen' en te ‘Converteren naar PDF’. Het is niet mogelijk om via de bestandenlijst nieuwe bestanden toe te voegen, dit doet u op de relatiekaart, het archief of een dossier. 8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken In deze paragraaf bespreken we hoe u dossiers maakt en wat de belangrijkste voordelen zijn van het gebruik van dossiers. Een nieuw dossier maakt u: Vanuit het archief van een relatie: ga naar het archief van de relatie waarvoor u van plan bent een nieuw dossier te maken en klik op het ‘+’ icoon in de dossierlijst aan de linkerkant. In uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt en u wilt deze in een nieuw dossier opslaan, gekoppeld aan de betreffende relatie, dan kunt u het ‘+’ icoon in the dossierlijst aan de linkerkant van uw Postvak IN gebruiken. In beide gevallen wordt het volgende ‘Nieuw dossier’ scherm: Vul een ‘Dossiernaam’ in. Dit is een verplicht veld. Selecteer alleen een bestaand dossier indien u dit nieuwe dossier als ‘subdossier’ wilt toevoegen. ‘Dossiertype’ is manier om later op te kunnen filteren in de dossierlijst. Definieer verschillende dossiertypen via Beheer -> Dossiertypen. Indien u een dossier privé markeert dan is de inhoud van het dossier niet inzichtelijk voor anderen. Behalve voor de collega’s die aan het privé dossier zijn gekoppeld (lees verder in deze paragraaf hoe u collega’s aan dossiers kunt koppelen). Een goed voorbeeld van zo’n structuur is; salarisstrookjes die door de werkgever ieder in een privé gemarkeerd dossier wordt geplaatst en alleen wordt gedeeld met de betreffende werknemer. Klik op de ‘Opslaan’ button om te voltooien.   Het opgeslagen dossier wordt direct zichtbaar in het archief/de Postvak IN en wordt tevens in een nieuw venster/tabblad geopend. En het dossier is te vinden in de dossierlijst (Ga naar -> Dossierlijst).  Zo ziet een open dossier scherm er uit: Aan de linkerkant treft u de relaties die gekoppeld zijn aan dit dossier, verder bevat het alle items die aan het dossier zijn toegevoegd en is er een aantal iconen die we zo toelichten. U kunt allerlei type bestanden toevoegen aan een dossier, zoals e-mailberichten, SMS berichten, taken, afspraken, telefoonnotities, memo’s. Iedere relatie en/of collega kan aan het dossier gekoppeld worden, dus ook meerdere. Daarnaast is het mogelijk om lokale bestanden direct in het dossier te slepen. En u kunt vanuit een dossier een e-mail te sturen naar alle gekoppelde personen.  Belangrijke iconen bovenin de toolbar: Koppeling: Beheer de relaties en collega’s die gekoppeld zijn aan het dossier. Indien u nieuwe relaties toevoegt kan het zijn dat u het scherm moet verversen om de wijziging te zien. Dossier eigenschappen:  Alle dossier details kunnen worden bekeken en worden aangepast.  Tijdregistratie: Een Pro functie. Tijd kan geschreven worden op een dossier en een taak, en vervolgens kan een timesheet met alle geschreven tijd geëxporteerd worden naar Excel.  Importeer bestanden:  Importeer bestanden van lokale schijf (individueel d.m.v. bladeren en meerdere bestanden via de drag & drop in het venster.  Scannen: Scan lokale bestanden direct in dit dossier.  Exporteer dossier: Een Pro functie. Een slimme functie; er wordt een zip-bestand gemaakt met de gehele inhoud van het dossier. Ook alle e-mailberichten! 8.3.1 Subfolders Een subfolder maken werkt eigenlijk exact hetzelfde als een dossier. Het enige dat u moet doen bij het aanmaken van het dossier, is aan te geven waar het een subdossier van moet worden. Dus maak een nieuw dossier aan, en in dat scherm kiest u in het tweede veld ‘Is subdossier van’ de naam van het dossier waar dit onder moet komen te hangen. Indien uw subdossier is gemaakt, wordt deze getoond zoals hiernaast aangegeven. Er verschijnt een klein uitvouw-knopje dat ervoor zorgt dat subdossiers getoond worden. Gebruik de rechterklik op een dossier of subdossier in de dossierlijst om toegang te krijgen tot allerlei opties.      8.4 Items toevoegen aan een dossier of subdossier Maak eerst de gewenste dossiers voor uw relaties in de database. Hierboven wordt beschreven hoe u dit doet. Indien u een dossier heeft gemaakt kunt u inhoud hieraan toevoegen: In uw Postvak IN of archief, pak het gewenste item (e-mail, bestand, taak, afspraak, notitie) bij het onderwerp en sleep het naar het gewenste (sub)dossier dat aan de linkerkant wordt getoond. Nadat het item in het dossier is gesleept wordt er een dossier-icoontje getoond voor het item, zodat duidelijk is dat er een koppeling is. En het betreffende dossier krijgt een koppelingsteken. Dit gebeurt zowel in de Postvak IN als in het archief van de betreffende relatie. Indien u een item wilt koppelen aan meerdere (sub-dossiers), gebruikt u de rechterklik ‘Dossier koppeling’ in plaats van de drag & drop optie.   8.5 De dossierlijst De dossierlijst, te bereiken via menu-optie Ga naar -> Dossiers, biedt overzicht van alle bestaande dossiers in de database, zowel van uzelf als van alle gebruikers in SpinOffice (toggel via het vinkje linkerkolom ‘Toon alleen mijn dossiers’). Bovenaan het scherm bevindt zich de mogelijkheid om dossiers te vinden op basis van de beschrijving, op naam van de relatie of bedrijfsnaam. Aan de linkerkant ziet u de dossiertypes, deze kunt u zelf beheren via menu-optie Beheer -> Dossiertypen. Gebruik deze types om op te filteren, bijvoorbeeld; 'toon mij al mijn offerte-dossiers'. Indien u eenmaal op de naam klikt, springt SpinOffice naar de relatiekaart. Klikt u op de beschrijving dan opent het dossier zich in een nieuw venster/tabblad. Gebruik de rechterklik op een dossier voor meer opties en de dossierinstellingen. Een van de opties is dat een dossier 'Afgerond' kan worden; het gele icoon veranderd naar grijs en het dossier verplaatst in het archief en de Postvak IN naar onderaan de dossiers. En in de dossierlijst kunt u filteren op 'Open' of ‘Afgeronde’ dossiers. Dit doet u middels het dropdown veld rechtsbovenin de dossierlijst. Om het offerte-voorbeeld te nemen. Indien een offerte is afgerond (omdat deze niet doorgaat), kan het dus worden uitgesloten van filter en worden alleen alle open offerte-dossiers getoond.

Voor veel van onze klanten is een degelijk takensysteem van essentieel belang. SpinOffice biedt sinds 2020 via het 'Kanban bord' een simpele maar duidelijke manier van het maken en beheren van uw taken met als doel dat de applicatie u nog beter zal helpen de dag door te komen. 9.1 Een nieuwe taak aanmaken 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) 9.3 Taken afronden 9.4 Reminders 9.1 Een nieuwe taak aanmaken Alle taken voor uw relaties worden opgeslagen en weergegeven in het Kanban bord. Maak nieuwe taken vanuit uw Home dashboard, het Kanban bord óf vanuit de relatiekaart waarvoor de taak van toepassing is en klik dan op het ‘taak’ icoon in de toolbar. Het takenscherm ziet er als volgt uit: Voer alle relevante informatie van de nieuwe taak in. Vul desgewenst de relatie in, deze is reeds ingevuld indien de taak vanuit een relatiekaart is gemaakt. Maakt u een taak voor een collega, dan ontvangt hij/zij een notificatie in de Postvak IN. Daarnaast kunt u een activiteit toevoegen, zoals bijvoorbeeld 'Verkoop', 'Support' of 'Facturatie'. Zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over activiteiten. De andere velden zijn waarschijnlijk wel duidelijk. Nadat u de taak heeft aangemaakt, wordt deze automatisch aan uw Kanban bord (takenlijst) toegevoegd. Indien er een relatiekoppeling is gemaakt, dan wordt de taak in het archief van de betreffende relatie weergegeven. Afgeronde taken worden in het archief gekenmerkt door een groen vinkje voor het item en taken met een hoge prioriteit worden in het rood getoond. 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) Zoals we zojuist hebben vermeld kunnen taken per relatie worden gemaakt. Alle taken worden in het archief van de betreffende relatie opgeslagen en weergegeven. Maar SpinOffice biedt ook een overzicht van al uw huidige en aankomende taken. We noemen dit het Kanban bord. Dit scherm is vanuit het Home dashboard te benaderen, of via menu optie Ga naar -> Kanban bord. Het Kanban bord ziet er als volgt uit: Het Kanban bord is een zogenoemd scrum board. Een scrum board is een handig hulpmiddel om de taken tijdens een project of proces in een scrum raamwerk zichtbaar te maken. Taken gaan van to do, naar doing naar done. Het  Kanban bord is ingedeeld is in vier kolommen: Open taken: dit zijn taken zonder datum; die moet u gewoon ooit doen; Aankomend: taken die morgen of binnen 7 of 30 dagen moeten worden uitgevoerd; Huidige: taken die vandaag moeten worden uitgevoerd; Afgerond: dit zijn alle taken die u succesvol heeft afgerond. Dubbelklik op de naam van het relatie om naar de relatiekaart te gaan. Dubbelklik op het taakonderwerp om alle details van de taak te bekijken en de mogelijkheid om deze aan te passen of af te ronden. Het Taken Kanban-bord bevat een erg goed werkende zoekfunctie waarmee u kunt zoeken op onderwerp, naam of inhoud. En via het tandwiel-icoon rechtsboven in kunt u de lay-out van het Kanban-bord naar wens aanpassen. Taken met hoge prioriteit zijn rood, normale taken zijn zwart en taken met lage prioriteit zijn groen. Al uw collega’s hebben toegang tot uw Kanban-bord en hiermee dus ook inzicht in de status van uw taken. De optie om uw takenlijst af te drukken zal binnenkort als optie aan dit scherm worden toegevoegd. 9.3 Taken afronden In het Kanban bord, versleep taken van kolom om de status van een taak aan te passen. Het is visueel heel duidelijk welke taken er al zijn volbracht en wat u nog moet. Dit werkt erg overzichtelijk en motiverend! Het ultieme doel is natuurlijk om alle taken in de rechter 'Recent afgerond'  kolom te krijgen en dus allemaal af te ronden. Indien de taak aan een relatie is gekoppeld, dan wordt de taak uiteraard ook op de relatiekaart  afgerond. De taak krijgt groene vinkjes bij het item in het archief. Alle taken, zowel afgeronde en uitstaande, blijven dus zichtbaar in het archief van de relatie. Klik in het archief op het ‘Taak’ item in de linker ‘Communicatie’ balk om alle taken die gekoppeld zijn aan deze relatie, te bekijken. 9.4 Reminders Op dit moment hebben we reminders tijdelijk weggehaald bij het takenbeheer. We zullen dit z.s.m. weer toevoegen; voor nu raden wij u aan om reminders toe te voegen aan agenda-afspraken. Daar is het wel mogelijk.

Zowel telefoonnotities als memo’s zijn slimme tools voor het opslaan van relevante informatie en communicatie met uw relaties, zowel voor intern gebruik als voor het terugvinden van informatie. Telefoonnotities en memo’s worden allemaal opgeslagen in het archief van de relatie. Klik op een van de iconen in de toolbar bovenin om voor de relatie waarop u zich bevindt een notitie of memo te maken. Indien u met meerdere gebruikers werkt, kunt u beide type berichten intern doorsturen naar een van uw collega’s. Hij/zij ontvangt het bericht als ongelezen bericht in de Postvak IN. 10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken 10.2 Memo's   10.1 Inkomende en uitgaande gesprekken Tegenwoordig vindt een groot deel van de communicatie plaats middels de telefoon. Het kan daarom nuttig zijn om notities te maken van belangrijke gesprekken. In SpinOffice is dit gemakkelijk te doen. We hebben zelfs een sjabloon gemaakt waar basisinformatie van de relatie in wordt toegevoegd. Een voorbeeld van een ingevuld inkomende telefoonnotitie: Om een telefoonnotitie te maken, gaat u naar de relatiekaart van de persoon die u zojuist heeft gesproken en u klikt op het ‘Tel in’ of ‘Tel uit’ icoon in de toolbar. Een nieuw venster/tabblad wordt geopend met daarin de ruimte om uw notitie te noteren. Een notitie kan intern naar collega's worden doorgestuurd, u kunt bijlagen toevoegen, prioriteit kan worden meegegeven, dossierkoppelingen zijn mogelijk. Alle notities belanden in het archief. En let wel op, het wordt in SpinOffice gezien als verzonden mailbericht. Nadat het is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Pas de notitie-sjablonen aan via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.   10.2 Memos Memo’s werken in principe hetzelfde als telefoonnotities. Via de toolbar kunt u kort een notitie maken met informatie die u voor desbetreffende relatie wilt opslaan, het bericht wordt in het archief toegevoegd. En ook hier geldt; een memo wordt gezien als verzonden mailbericht. Nadat de memo is opgeslagen kan de inhoud van het bericht niet meer worden aangepast. Voorbeelden van informatie die in een memo wordt genoteerd, zijn bijvoorbeeld inloggegevens van websites, orderinformatie, reminders voor collega’s om de relatie niet te vergeten.

Meer dan 5 miljoen mensen wereldwijd gebruiken Mailchimp om e-mail marketingcampagnes te ontwerpen, versturen en monitoren. Met de gebouwde integratie tussen Mailchimp en SpinOffice houdt u uw data up-to-date. Er is een interactie twee kanten op tussen uw SpinOffice CRM database en uw Mailchimp mailing lijsten. 11.1 Wat kunt u ermee? 11.2 Hoe werkt het? 11.3 Voor wie is deze integratie beschikbaar? 11.1 Wat kunt u ermee? Maak specifieke filters in SpinOffice en deel deze met Mailchimp. En de andere kant op, verzend mailinglijsten naar SpinOffice zodat uw gegevens in uw relatiebeheer bestand staan. Importeer Mailchimp contacten naar SpinOffice gebaseerd op uw mailinglijsten. Exporteer SpinOffice relaties naar Mailchimp mailinglijsten gebaseerd op filters. Importeer verzend-bounces en voeg dit als kenmerk toe aan relaties in SpinOffice. 11.2 Hoe werkt het? Het is zeer gemakkelijk! Open de module in SpinOffice via menu-optie Extra -> Mailchimp, voer uw Mailchimp API Key in en verbind de applicaties aan elkaar. Daarna heeft u de mogelijkheid om te kiezen uit de drie bovengenoemde opties. 11.3 Voor wie is deze integratie beschikbaar? Deze integratie is beschikbaar voor alle gebruikers. Het importeren van Mailchimp contacten in SpinOffice is gratis, voor iedere nieuw geëxporteerde relatie vanuit SpinOffice naar Mailchimp kost en credit. Hieronder een voorbeeld van een maandelijkse export en de mogelijke kosten. Als voorbeeld; u wilt maandelijks een mailing sturen vanuit Mailchimp naar al uw 200 klanten. Waarom Mailchimp en geen SpinOffice? Omdat Mailchimp allerlei data verschaft na het versturen, en omdat het in Mailchimp gemakkelijker is om een sjabloon te maken.     De eerste keer dat u uw relaties in SpinOffice filtert en naar Mailchimp mailinglist exporteert; vragen wij 1 credit per geëxporteerde relatie, dus 200 credits (is € 10,-). De volgende maand heeft u er 10 nieuwe klanten bij en is dezelfde filter dus 210 relaties. Indien u deze 210 relaties exporteert naar Mailchimp, rekenen wij alleen credits voor de 10 nieuwe relaties: dus 10 credits (€ 0,50). Op basis van het e-mailadres wordt er gekeken of de relatie al op de MailChimp mailinglist staat. Aanpassingen aan namen worden beide kanten op geüpdatet.  Zoals u hierboven leest, kost het u initieel relatief veel credits voor een export naar Mailchimp. Maar indien u repeterend dezelfde actie doet naar dezelfde mailinglist, wordt het betrekkelijk goedkoop. Bekijk deze tutorial waarin we nadere toelichting geven over de Mailchimp integratie.

Personaliseer de database door sjablonen, relatietypes, relatiekaart-velden, info-velden, labels etcetera aan te passen. Hoe? Ga naar menu-optie Beheer. We zullen alle menu-item toelichten. Let op: De beschikbare menu-opties in Beheer kunnen per gebruiker verschillen. Dit is afhankelijk van de rechten die u als gebruiker toegekend heeft gekregen door de ‘super-beheerder’. Dit kunnen wij niet voor u aanpassen dus mocht u onderstaande items niet aantreffen binnen Beheer, vraag dan intern binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht. CRM-voorkeuren Beheer hier alle bedrijfsinstellingen. Alle wijzigingen zijn van toepassing op alle gebruikers. Deze menu-optie wordt alleen getoond aan gebruikers met 'Beheerder' rechten. Beheer veel voorkeuren om de database te personaliseren. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om het datum- en tijdsformaat aan te passen, 2FA in te schakelen, Auto-clean in te stellen en nog meer. Alle items in CRM-voorkeuren worden besproken in Hoofdstuk 16. Alle opties in CRM-voorkeuren. Gebruikersinstellingen Beheer alle instellingen per gebruiker. Standaard wordt uw profiel geladen. Selecteer linksboven in de gebruiker van uw keuze voor wie u de instellingen wilt beheren. We lichten alle tabbladen voor u uit: Gebruikersprofiel Personaliseer uw profiel en vul ontbrekende informatie aan. Alle informatie die u hier ingeeft kan ook worden gebruikt in uw eigen e-mailsjabloon. Onder het sub-tabje 'Beveiliging' kunt u een gebruiker op uit-dienst zetten. Hiermee zorgt u er voor dat een gebruiker niet meer kan inloggen. CRM-gedeelte Dit geeft de optie hoe u uw contactpersonen kunt sorteren waar deze worden weergegeven. Bijvoorbeeld "Bedrijf (Achternaam, Voornaam)" of "Voornaam, Achternaam (Bedrijf)". Daarnaast wordt een tabel getoond waarin u kunt definiëren welke relatietypen u wilt kunnen zien. Sluit relatietypen uit die niet interessant voor u zijn en u kunt deze contactpersonen niet in uw database vinden. Synchronisatie Hier kunt u de sync van uw agenda en uw relaties in SpinOffice met uw mobiele apparaten activeren. Waarbij u voor de relaties kunt aangeven welke relatietypes u graag wilt synchroniseren. Beide sync opties zijn zowel voor de gratis- als de Pro editie beschikbaar. Nadat u één van de sync-optie heeft geactiveerd ontvangt u direct een handleiding hou de account in te stellen op uw iPhone, iPad, Mac of Android apparaat. Meer informatie over de sync is te vinden in hoofdstuk 14.    Notificaties Hier kunt u aangeven op welke manier u notificaties wilt ontvangen van nieuwe mailberichten (en VoIP calls indien u deze integratie bij ons afneemt). U kunt een slider rechtsboven in het SpinOffice scherm krijgen of een pop-up venster dat zich toont voor alle programma’s die u open heeft. Tevens kunt u hier aangeven of u een notificatie wilt voor taken die voor u staan ingepland.  Standaard tabs / vensters Bepaal zelf welke tabbladen (voor Mac) of schermen (voor Windows) openen bij het starten van SpinOffice. Voor Limited gebruikers wordt het Home-dashboard standaard als startscherm weergegeven. Mailboxen Hier vindt u de configureerde mailaccounts voor de geselecteerde gebruiker. Voeg hier nieuwe mailaccounts toe. De afzenderinstellingen zijn hier ook te vinden. De laatste twee tabbladen 'Rechten' en 'Relatietypes' worden alleen getoond bij indien u het SuperAdmin-recht heeft. Rechten Bepaal de rechten voor de geselecteerde gebruiker. Meer informatie over rechten in SpinOffice is te vinden in hoofdstuk 13. Relatietypes Bepaal welke relatietypes de geselecteerde gebruiker mag gebruiken. Integraties Hier vindt u alle voor uw account beschikbare integraties. Hier vindt u alle handleidingen. E-mail Via deze menu-optie kunt u e-mail gerelateerde instellingen aanpassen. E-mailinstellingen Uw inkomende e-mailinstellingen worden hier opgeslagen en getoond. U kunt meerdere e- mailadressen toevoegen door de juiste IMAP-gegevens van het account in te vullen. Indien u hulp nodig heeft bij het configureren, neem dan contact met ons op. (Hoofdstuk 5 Integreer uw e-mail) Afzenderinstellingen Binnen dit scherm kunt u aangeven welke e-mailadressen moet een gebruiker kunnen gebruiken om e-mails vanaf te verzenden en wat is dan de naam. E-mailsjablonen Hier kunt u uw e-mailsjablonen beheren. Standaard zijn er drie sjablonen toegevoegd; een inkomend- en uitgaand telefoonnotitie en een standaard e-mailsjabloon. Alle drie zijn gevuld met mail-merge velden van SpinOffice. U kunt alle drie de sjablonen aanpassen en nieuwe toevoegen. (Paragraaf 5.4 E-mailsjablonen beheren) Beheer tabbladen Sjablonen kunnen worden gegroepeerd op basis van overeenkomstige inhoud. Voorbeelden zijn ‘Algemeen’, ‘Intern’, ‘Sales' en ‘Offertes’. Alleen tabbladen die minimaal één actief sjabloon bevatten, worden getoond. Bij het aanmaken en opslaan van een nieuw e-mailsjabloon wordt de optie gegeven tot welk tabblad het nieuwe sjabloon moet behoren. Relatietype  Beheer alle relatietypes die u en uw collega's kunnen gebruiken. Lees hier wat je kunt doen met relatietypes. Aanhef Hier kunt u de dropdown keuzes van het ‘Aanhef’ veld op de relatiekaart aanpassen. er kan onderscheid worden gemaakt tussen een formele- en informele aanhef. In paragraaf 3.2 wordt dit nader toegelicht. (Paragraaf 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart) Kenmerken De kenmerken die worden getoond onder de relatiekaart kunnen naar wens worden aangepast. Dat doet u hier. Er is plek voor 40 kenmerken. (Paragraaf 3.12 Tabbladen onder de relatiekaart) Relatiekaart-velden Pas alle extra velden aan die bij de relatie worden vermeld. Dit zijn generieke velden; niet verschillend per relatietype. Info-velden U heeft 4 info-velden in Limited-versie en 20 info-velden beschikbaar in Pro. Dit zijn ook generieke velden; niet verschillend per relatietype. Actietypen In dit gedeelte kunnen e-mailsjablonen worden gekoppeld aan mogelijke acties. Welk sjabloon moet worden aangeroepen als u een e-mail opstelt, verstuurd of doorstuurt, maar ook voor telefoonnotities en memo’s kan het sjabloon worden bepaald. (Paragraaf 5.6 Actietypen) Dossiertypen  Definieer standaard dossiers op basis van de inhoud van dossiers. Deze dossiertypen worden in de dossierlijst getoond, u kunt hier op filteren en dus snel selecties mee maken. (Paragraaf 8.5 De dossierlijst) Standaarddossiers  U kunt dossiers automatisch laten aangemaakt indien u een relatie van een bepaald type toevoegt aan de database. Dus dit zijn regels die u kunt instellen; indien er een relatie van het type ‘Klant’ wordt toegevoegd, moet er standaard een dossier 'Contract’ worden aangemaakt.  Activiteitencodes  Taken, afspraken en dossiers kunnen worden gekoppeld aan een activiteit. Alle activiteiten krijgen een kleur, dit kan in de agenda bijvoorbeeld handig zijn. Dropdown-lijsten Kies een Info-veld en maak een vooropgestelde lijst met keuzes die gekozen worden voor het betreffende veld. Gebruikers kunnen dan alleen de ingevoerde waardes van de vooropgestelde lijst kiezen. Zo kunt u bijvoorbeeld een Info-veld gebruiken voor 'branches' en hier alle branches invoeren. Zo voorkomt u dat er andere waardes worden ingevuld. Labels Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken optie in SpinOffice. Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal hier zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. (Hoe werkt het gebruik van labels) Credits In SpinOffice worden credits gebruikt voor: exporteren van relaties naar Mailchimp mailinglijsten en voor het versturen van SMS berichten. In dit scherm wordt de credits saldo getoond en het verbruik aan credits in de afgelopen periode. Daarnaast kunt u hier credits aanschaffen per 100 stuks. (100 credits kosten € 5,49) Extra SMS optie Dit is een Pro functie: het biedt u de mogelijkheid om verjaardags- en ingeplande SMS berichten te sturen naar uw relaties. U kunt er sjablonen maken die u voor relaties kunt oproepen.

In de basis is SpinOffice een applicatie waarbij alle data toegankelijk is voor iedere gebruiker, want dit maakt een gedeelde CRM applicatie juist zo krachtig. Maar uiteraard kunnen beperkingen in functionaliteiten worden ingesteld per gebruiker zoals het recht tot relaties verwijderen, samenvoegen, exporteren etc, maar ook machtigingen wie wat wel mag zien. Zo kunnen mailboxen worden afgeschermd, maar ook o.a. groepen relaties, individuele bestanden, dossiers en agenda-afspraken. We bespreken in dit hoofdstuk de volgende onderwerpen: 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad Rechten in de linkerkant. Heeft u deze optie niet? Dan beschikt u niet over het 'SuperAdmin' recht. Vraag binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht met het verzoek u ook het 'SuperAdmin' recht te geven. Hieronder ziet u het rechten-scherm. Iedere gebruiker met het 'SuperAdmin' recht heeft dus het recht om de rechten van alle gebruikers te beheren. SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Alle gebruikers kunnen wel, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen Er is dus een verschil tussen de rechten die een gebruiker heeft en de machtiging die een gebruiker kan geven om bepaalde onderdelen te delen. Alle rechten De meeste rechten zijn duidelijk. Een aantal bijzondere zijn het vermelden waard. SuperAdmin geeft een gebruiker dus het recht om alle rechten van alle gebruikers te beheren. Gebruikers zonder 'SuperAdmin' recht hebben dus geen toegang tot dit gedeelte. Beheer-menu toegang geeft de gebruiker de mogelijkheid om o.a. e-mailsjablonen, relatietypes, labels, info-velden aan te passen. Alle berichten, Alle bestanden en Alle dossiers geeft het recht om privé gemarkeerde items te kunnen zien. Dit is dus een gevaarlijke want hiermee kan een gebruiker dus bestanden bekijken die eigenlijk afgeschermd zijn. Machtigingen Naast bovenstaande rechten heeft iedere gebruiker de mogelijkheid om zelf te bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Dit is ongeacht de toegewezen rechten. Om de machtigen te bepalen, ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. Relatietypes SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Vink voor de geselecteerde gebruiker aan welke relatietypes deze persoon mag zien. Bij het inrichten van de database is het dus verstandig om na te denken over de relatietypes. Deze zijn bepalend in de rechten. 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? Alle gebruikers kunnen, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen onder menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. In de gratis Limited-versie heeft iedere gebruiker standaard het recht om alles te kunnen zien. Onderling kunnen gebruikers zelf bepalen wat ze voor elkaar willen afschermen. In de Pro-versie kunnen gebruikers met het recht 'SuperAdmin' de rechten van alle gebruikers bepalen. Zie hierboven.

Synchronisatie van uw gegevens is cruciaal. SpinOffice biedt, zowel in de gratis Limited als de Pro editie, de mogelijkheid om uw relaties, agenda en uw e-mail te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en OS X) en Android. 14.1 Relatie sync 14.2 Agenda sync 14.3 E-mail sync 14.1 Relatie sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de relatie-sync. Er wordt een zogenoemde CardDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. En in het SpinOffice beheerscherm kunt u aangeven welke relatietypen moeten synchroniseren. Nadat u de CardDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle gemarkeerde relaties van het juiste relatietype. Ons advies is om alle relaties die u heeft in bijvoorbeeld Mac Contacten, iCloud, Google etc. eerst in SpinOffice te zetten, zorgen dat daar de boel compleet is en dan daarna de sync te activeren en in te stellen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw iOS (iPhone/iPad) en/of Android apparaat. 14.2 Agenda-sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de agenda-sync. Er wordt een CalDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. Nadat u de CalDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle agenda-afspraken die in deze agenda gezet worden. Het is verstandig om in de instellingen van uw apparaat deze agenda als standaard-agenda in te stellen zodat u er zeker van bent dat alle afspraken ook in SpinOffice desktop applicatie terecht komen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw Apple (iOS & OS X) en/of Android apparaat. De agenda sync kan dus ook binnen Mac Agenda op de desktop worden geconfigureerd.   14.3 E-mail sync E-mail in SpinOffice is in sync indien uw e-mailaccount IMAP protocol toestaat. Veel e-mailclient bieden deze mogelijkheid; Gmail, Hotmail/Outlook, AOL mail, Ziggo, KPN, Mail.com, Office365.com, Yahoo, Strato, etc.. Vraag uw hosting provider of IMAP voor uw account mogelijk is. Alle items in de inkomende map, verzonden items en de prullenbak worden gesynchroniseerd met SpinOffice.  Bekijk de volgende FAQ's voor support bij het instellen van uw e-mail.

15.1 User support & tickets Voor Limited testgebruikers bieden we initieel support om eerste vragen te beantwoorden en u te helpen bij het opstarten en inrichten van uw account. Indien u vragen heeft over bepaalde functionaliteiten en/ of mogelijke integraties, stuur ons dan een e-mail of bel tijdens kantooruren naar +31 70 311 5403. Na deze initiële support kost support € 45,- per support ticket. Indien u upgrade naar onze Pro editie dan heeft u recht op maximaal 4 keer per maand. Ieder navolgend support gesprek kost ook daarna ook € 45,- per ticket. 15.2 Training We merken dat een training het gebruik van de applicatie sterk verbeterd en dat het u op termijn tijd bespaard omdat u efficiënter met het systeem weet om te gaan. Een SpinOffice training kan zowel op locatie als bij ons op kantoor in Den Haag. De kosten voor een 2-uur durende training is € 180,- (excl. reiskosten), meerder deelnemers is uiteraard mogelijk.