6. De Postvak IN

De Postvak IN heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat SpinOffice alle inkomende berichten bij binnenkomst direct koppelt aan de juiste relatie in uw database. Zowel uw berichten als die van uw collega's.

Wanneer de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn ook gelijk gekoppeld! We leggen dit nader uit in dit hoofdstuk.

In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat.

6.1 Scherm lay-out

6.2 E-mails koppelen aan relaties

6.3 E-mails koppelen aan dossiers

6.4 E-mails koppelen aan collega’s

6.5 E-mails converteren naar een taak

6.6 E-mails afronden / archiveren

6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen

6.8 Menu-opties onder de rechtsklik

6.1 Scherm lay-out

Uw Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is.

1. Berichtenoverzicht

Alle berichten uit de geselecteerde IMAP-map aan de linkerkant worden weergegeven. Standaard is uw Postvak IN map natuurlijk geselecteerd. Berichten zijn gerangschikt op datum, maar dat kun je bovenaan de lijst wijzigen onder 'Filter op'. Sorteer items op datum of op afzender/e-mailadres. Andere opties om de berichten op te filteren zijn op ongelezen items, gemarkeerde, privé-items of niet-gekoppelde items.

Belangrijke aandachtspunten:

• Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar het archief van de betreffende relatie.
• Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster.
• Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en het maken van koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4).
• Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt.
• Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8.

2. Voorvertoning van geselecteerd bericht

Naast het berichtenoverzicht ziet u de preview zoals u gewend bent in uw e-mailtoepassing. Het gehele bericht wordt hier getoond.

3. Contact-widget

Net als in het relatiescherm vindt u in de Postvak IN de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie.

Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget.

Is het e-mailadres niet bekend? Dan wordt de optie gegeven om de relatie als nieuw toe te voegen aan de database of het e-mailadres te koppelen aan een bestaande relatie. 

4. E-mailaccount mappen

Hier treft u de mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. De volgende mappen synchroniseren met uw webmail: de inkomende mail, verzonden items, prullenbak en SPAM-folder. Alleen de ‘Afgerond’ map is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7.

5. Mijn dossiers

Hier kunt u dossier aanmaken die niet gekoppeld zijn aan relaties, dus uw persoonlijke mappen. Wanneer u 'mijn dossiers' heeft, kunt u berichten in uw Postvak IN hiernaartoe slepen en ze zo later gemakkelijker terugvinden. 

Daarnaast bevat de header van dit scherm een aantal belangrijke onderdelen.

Aan de linkerkant vindt u de snelle acties zoals u die verwacht. Aan de rechterkant de mogelijkheid om naar andere mailboxen te navigeren door op uw naam te klikken, daarnaast de zoekfunctie (zoek op naam, onderwerp of inhoud) en het 'tandwiel'-pictogram voor de Postvak IN voorkeuren. Zie hieronder alle opties.

6.2 E-mails koppelen aan relaties

Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon.  

Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’. 

Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database:

• Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd.
• Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database: gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database.
• Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie.

Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is.

6.3 E-mails koppelen aan dossiers

Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd.

Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden:

• Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Dossierkoppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht.
• Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant.