12. Beheer menu-opties

Personaliseer de database door sjablonen, relatietypes, relatiekaart-velden, info-velden, labels etcetera aan te passen. Hoe? Ga naar menu-optie Beheer. We zullen alle menu-item toelichten.

Let op: De beschikbare menu-opties in Beheer kunnen per gebruiker verschillen. Dit is afhankelijk van de rechten die u als gebruiker toegekend heeft gekregen door de ‘super-beheerder’. Dit kunnen wij niet voor u aanpassen dus mocht u onderstaande items niet aantreffen binnen Beheer, vraag dan intern binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht.

CRM-voorkeuren

Beheer hier alle bedrijfsinstellingen. Alle wijzigingen zijn van toepassing op alle gebruikers.

Deze menu-optie wordt alleen getoond aan gebruikers met 'Beheerder' rechten. Beheer veel voorkeuren om de database te personaliseren. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om het datum- en tijdsformaat aan te passen, 2FA in te schakelen, Auto-clean in te stellen en nog meer.

Alle items in CRM-voorkeuren worden besproken in Hoofdstuk 16. Alle opties in CRM-voorkeuren.

Gebruikersinstellingen

Beheer alle instellingen per gebruiker.

Standaard wordt uw profiel geladen. Selecteer linksboven in de gebruiker van uw keuze voor wie u de instellingen wilt beheren.

We lichten alle tabbladen voor u uit:

Gebruikersprofiel

Personaliseer uw profiel en vul ontbrekende informatie aan. Alle informatie die u hier ingeeft kan ook worden gebruikt in uw eigen e-mailsjabloon. Onder het sub-tabje 'Beveiliging' kunt u een gebruiker op uit-dienst zetten. Hiermee zorgt u er voor dat een gebruiker niet meer kan inloggen.

CRM-gedeelte

Dit geeft de optie hoe u uw contactpersonen kunt sorteren waar deze worden weergegeven. Bijvoorbeeld "Bedrijf (Achternaam, Voornaam)" of "Voornaam, Achternaam (Bedrijf)". Daarnaast wordt een tabel getoond waarin u kunt definiëren welke relatietypen u wilt kunnen zien. Sluit relatietypen uit die niet interessant voor u zijn en u kunt deze contactpersonen niet in uw database vinden.

Synchronisatie

Hier kunt u de sync van uw agenda en uw relaties in SpinOffice met uw mobiele apparaten activeren. Waarbij u voor de relaties kunt aangeven welke relatietypes u graag wilt synchroniseren. Beide sync opties zijn zowel voor de gratis- als de Pro editie beschikbaar. Nadat u één van de sync-optie heeft geactiveerd ontvangt u direct een handleiding hou de account in te stellen op uw iPhone, iPad, Mac of Android apparaat. Meer informatie over de sync is te vinden in hoofdstuk 14.

Notificaties

Hier kunt u aangeven op welke manier u notificaties wilt ontvangen van nieuwe mailberichten (en VoIP calls indien u deze integratie bij ons afneemt). U kunt een slider rechtsboven in het SpinOffice scherm krijgen of een pop-up venster dat zich toont voor alle programma’s die u open heeft. Tevens kunt u hier aangeven of u een notificatie wilt voor taken die voor u staan ingepland. 

Standaard tabs / vensters

Bepaal zelf welke tabbladen (voor Mac) of schermen (voor Windows) openen bij het starten van SpinOffice. Voor Limited gebruikers wordt het Home-dashboard standaard als startscherm weergegeven.

Mailboxen

Hier vindt u de configureerde mailaccounts voor de geselecteerde gebruiker. Voeg hier nieuwe mailaccounts toe. De afzenderinstellingen zijn hier ook te vinden.

De laatste twee tabbladen 'Rechten' en 'Relatietypes' worden alleen getoond bij indien u het SuperAdmin-recht heeft.

Rechten

Bepaal de rechten voor de geselecteerde gebruiker. Meer informatie over rechten in SpinOffice is te vinden in hoofdstuk 13.

Relatietypes

Bepaal welke relatietypes de geselecteerde gebruiker mag gebruiken.

Integraties

Hier vindt u alle voor uw account beschikbare integraties. Hier vindt u alle handleidingen.

E-mail

Via deze menu-optie kunt u e-mail gerelateerde instellingen aanpassen.

E-mailinstellingen

Uw inkomende e-mailinstellingen worden hier opgeslagen en getoond. U kunt meerdere e- mailadressen toevoegen door de juiste IMAP-gegevens van het account in te vullen. Indien u hulp nodig heeft bij het configureren, neem dan contact met ons op. (Hoofdstuk 5 Integreer uw e-mail)

Afzenderinstellingen

Binnen dit scherm kunt u aangeven welke e-mailadressen moet een gebruiker kunnen gebruiken om e-mails vanaf te verzenden en wat is dan de naam.

E-mailsjablonen

Hier kunt u uw e-mailsjablonen beheren. Standaard zijn er drie sjablonen toegevoegd; een inkomend- en uitgaand telefoonnotitie en een standaard e-mailsjabloon. Alle drie zijn gevuld met mail-merge velden van SpinOffice. U kunt alle drie de sjablonen aanpassen en nieuwe toevoegen. (Paragraaf 5.4 E-mailsjablonen beheren)

Beheer tabbladen

Sjablonen kunnen worden gegroepeerd op basis van overeenkomstige inhoud. Voorbeelden zijn ‘Algemeen’, ‘Intern’, ‘Sales' en ‘Offertes’. Alleen tabbladen die minimaal één actief sjabloon bevatten, worden getoond. Bij het aanmaken en opslaan van een nieuw e-mailsjabloon wordt de optie gegeven tot welk tabblad het nieuwe sjabloon moet behoren.

Relatietype 

Beheer alle relatietypes die u en uw collega's kunnen gebruiken. Lees hier wat je kunt doen met relatietypes.

Aanhef

Hier kunt u de dropdown keuzes van het ‘Aanhef’ veld op de relatiekaart aanpassen. er kan onderscheid worden gemaakt tussen een formele- en informele aanhef. In paragraaf 3.2 wordt dit nader toegelicht. (Paragraaf 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart)

Kenmerken

De kenmerken die worden getoond onder de relatiekaart kunnen naar wens worden aangepast. Dat doet u hier. Er is plek voor 40 kenmerken. (Paragraaf 3.12 Tabbladen onder de relatiekaart)

Relatiekaart-velden

Pas alle extra velden aan die bij de relatie worden vermeld. Dit zijn generieke velden; niet verschillend per relatietype.

Info-velden

U heeft 4 info-velden in Limited-versie en 20 info-velden beschikbaar in Pro. Dit zijn ook generieke velden; niet verschillend per relatietype.

Actietypen

In dit gedeelte kunnen e-mailsjablonen worden gekoppeld aan mogelijke acties. Welk sjabloon moet worden aangeroepen als u een e-mail opstelt, verstuurd of doorstuurt, maar ook voor telefoonnotities en memo’s kan het sjabloon worden bepaald. (Paragraaf 5.6 Actietypen)

Dossiertypen

Definieer standaard dossiers op basis van de inhoud van dossiers. Deze dossiertypen worden in de dossierlijst getoond, u kunt hier op filteren en dus snel selecties mee maken. (Paragraaf 8.5 De dossierlijst)

Standaarddossiers

U kunt dossiers automatisch laten aangemaakt indien u een relatie van een bepaald type toevoegt aan de database. Dus dit zijn regels die u kunt instellen; indien er een relatie van het type ‘Klant’ wordt toegevoegd, moet er standaard een dossier 'Contract’ worden aangemaakt. 

Activiteitencodes

Taken, afspraken en dossiers kunnen worden gekoppeld aan een activiteit. Alle activiteiten krijgen een kleur, dit kan in de agenda bijvoorbeeld handig zijn.

Dropdown-lijsten

Kies een Info-veld en maak een vooropgestelde lijst met keuzes die gekozen worden voor het betreffende veld. Gebruikers kunnen dan alleen de ingevoerde waardes van de vooropgestelde lijst kiezen. Zo kunt u bijvoorbeeld een Info-veld gebruiken voor 'branches' en hier alle branches invoeren. Zo voorkomt u dat er andere waardes worden ingevuld.

Labels

Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken optie in SpinOffice. Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal hier zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. (Hoe werkt het gebruik van labels)

Credits

In SpinOffice worden credits gebruikt voor: exporteren van relaties naar Mailchimp mailinglijsten en voor het versturen van SMS berichten. In dit scherm wordt de credits saldo getoond en het verbruik aan credits in de afgelopen periode. Daarnaast kunt u hier credits aanschaffen per 100 stuks. (100 credits kosten € 5,49)

Extra SMS optie

Dit is een Pro functie: het biedt u de mogelijkheid om verjaardags- en ingeplande SMS berichten te sturen naar uw relaties. U kunt er sjablonen maken die u voor relaties kunt oproepen.