Integraties (7)

SpinOffice CRM biedt een krachtige integratie met WhatsApp Business. Hiermee kunnen klanten rechtstreeks WhatsApp-berichten sturen die direct in uw Postvak IN verschijnen, zodat u eenvoudig kunt reageren. De integratie loopt direct van Meta Business. Dankzij deze integratie kunt u efficiënter met klanten communiceren, bestanden delen en gebruik maken van WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen worden beheerd in Meta Business Suite. Vereisten Om de WhatsApp Business integratie te activeren, heeft u nodig: Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie. Een Meta Business Suite-account met geldige betaalmethode. Belangrijke aandachtspunten Telefoonnummer: Momenteel kan er slechts één WhatsApp Business-account worden gekoppeld aan SpinOffice. Gebruik een telefoonnummer dat door Meta kan worden geverifieerd via SMS of een telefoongesprek. Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van Meta. Huidig gebruik: Wij raden af om een bestaand WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer te gebruiken, omdat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan bij de configuratie. Het nummer tijdens de integratie exclusief in SpinOffice gebruikt kan worden (niet op mobiele telefoons, WhatsApp Web of desktop-apps). Sjablonen: U kunt alleen een gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Voor inkomende conversaties hoef u geen sjabloon te gebruiken. Beheer: Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. Kosten Diverse CRM-aanbieders die een integratie met WhatsApp Business aanbieden, zoals Messagebird, rekenen extra kosten per bericht of gesprek bovenop de kosten die Meta per bericht in rekening brengt. Bij SpinOffice betaalt u geen extra kosten per bericht of gesprek. Vanuit SpinOffice brengen wij voor het gebruik van de integratie jaarlijkse licentiekosten in rekening. Dit bieden we aan in drie verschillende pakketten. Deze zijn afhankelijk van uw wensen en de functionaliteiten die u wenst te gebruiken. U kunt kiezen uit Basic, Pro en Premium. Bekijk hier de prijs-opties. Aan de slag met WhatsApp Business Platform Bent u enthousiast geworden over de mogelijkheden en wilt u starten? Neem contact met ons op. Heeft u al een SpinOffice-account? Ga menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en dien een verzoek in om te starten. Bekijk ook het stappenplan WhatsApp Business activeren.

Om de WhatsApp Business integratie te activeren heeft u een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie nodig. Lees ook eerst de vereisten en belangrijke aandachtspunten van de integratie. Stappenplan WhatsApp Business activeren Doorloop de volgende stappen in Meta Business. Maak een Meta Business Suite-account Maak een gratis Meta Business Suite-account aan of log in met uw bestaande account. Maak een bedrijfsportfolio Maak een bedrijfsportfolio om uw bedrijfsinformatie, Facebook-pagina's, Instagram-accounts en WhatsApp Business te beheren. Sla deze stap over als u al een bedrijfsportfolio hebt die u wilt gebruiken. Heeft u al een bedrijfsportfolio dat u wenst te gebruiken? Ga dan verder naar stap 3. Verifieer uw bedrijf Verifieer uw bedrijf door de benodigde documenten te uploaden. Indien ingediend, kan het 1 á 2 dagen duren voordat Meta dit goedkeurt. Uw bedrijf moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat met stap 6. Houd daarom de status in uw Meta Business-account goed in de gaten en geef desgevraagd de benodigde gegevens door om dit af te ronden. Voeg een WhatsApp nummer toe Binnen bedrijfsportfolio info, klik in de navigatiebalk aan de linkerkant op Accounts -> WhatsApp accounts. Klik op Toevoegen om een nieuw account toe te voegen. Houd er bij het kiezen van een telefoonnummer rekening mee dat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan. Het gekozen nummer straks alleen in SpinOffice beschikbaar wordt. Dus niet ook nog in WhatsApp web of mobiele app. Voer het gewenste nummer in dat u wilt gebruiken en kies Doorgaan. Doorloop de verificatie via SMS of telefonische oproep. Het gekozen WhatsApp nummer moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat naar stap 6. Voeg een betaalmethode toe Voeg minimaal één geldige betaalmethode toe in Meta Business Suite en selecteer deze voor WhatsApp Business. Gelukt? Dan gaan we nu door in SpinOffice. Belangrijk: bovenstaande moeten allemaal succesvol zijn doorlopen voordat u doorgaat. Wij garanderen geen succesvolle configuratie als dit niet het geval is. Start nu de configuratie in SpinOffice Log in op SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Verbind met Facebook. Een webbrowser wordt geopend. Sta toe dat er een pop-up venster wordt geopend. Meld u aan op uw Facebook-account Dit is nodig om de juiste Meta-account te koppelen. Klik op Doorgaan. Koppel het Meta Business Suite-account aan SpinOffice Selecteer het door u gemaakte Bedrijfsportfolio van stap 2 of kies een bestaand Bedrijfsportfolio. Klik op Doorgaan. Selecteer het WhatsApp-nummer Selecteer het WhatsApp Business-nummer van stap 4 en kies Doorgaan. Bevestig toegang tot het WhatsApp-nummer SpinOffice wil toegang tot het account en de gesprekken. Kies Doorgaan. Uw informatie wordt geverifieerd Goedgekeurd? Dan is het nummer is actief! U bent nu klaar om WhatsApp Business in SpinOffice te gebruiken. Sluit de configuratie via Opslaan. Test de verbinding Ga in SpinOffice naar Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Test verbinding. De volgende melding moet worden getoond. Maak uw eerste WhatsApp-sjabloon in Meta Business Om uw klanten te bereiken, heeft u een vooraf goedgekeurd sjabloon nodig. Maak verschillende sjablonen in Meta Business Suite, onder WhatsApp Manager. Geaccepteerde sjablonen zijn direct beschikbaar en te gebruiken in SpinOffice. Beheer goedgekeurde sjablonen in SpinOffice Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business -> Sjablonen. Voeg merge-velden toe voor gepersonaliseerde berichten. Koppel gebruikers aan inkomende gesprekken Bepaal bij welke gebruiker(s) inkomende gesprekken binnen moeten komen. U kunt dus meerdere gebruikers selecteren; alle geselecteerde gebruikers zien nieuwe inkomende gesprekken in hun Postvak IN en kunnen het gesprek oppakken en beantwoorden. Ontkoppelen van gebruikers van een gesprek is uiteraard mogelijk.  Start een WhatsApp-gesprek met een relatie in SpinOffice Belangrijk: een uitgaand WhatsApp-gesprek moet altijd gestart worden met een sjabloon (stap 14). Om te starten gaat u naar de relatie waar u een WhatsApp-gesprek mee wilt starten, gebruik rechts-klik op het (mobiele) telefoonnummer en kies Stuur WhatsApp.  Selecteer het gewenste sjabloon en vul de benodigde merge-velden om het sjabloon te versturen. Klik op het verzend-pictogram om het gesprek te starten. Belangrijke aandachtspunten U kunt alleen een WhatsApp-gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Reageert de relatie niet binnen 24 uur, dan moet u weer starten met een sjabloon. Voor inkomende gesprek hoef u geen sjabloon te gebruiken. Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. U betaalt ongeveer € 0,05 per gestart gesprek aan Meta.

Het WhatsApp Business platform onderscheidt vier soorten sjablonen, door Meta conversatiecategorieën genoemd, elk met eigen toepassingen en kenmerken. Hieronder lichten we deze categorieën en hun belangrijkste use cases uit. Twee soorten klantgesprekken WhatsApp maakt onderscheid tussen: Gesprekken geïnitieerd door het bedrijf (business-initiated): proactieve berichten naar klanten die een opt-in hebben gegeven. Deze gesprekken starten altijd met een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon. Gesprekken geïnitieerd door de klant (customer-initiated): reactieve gesprekken waarbij klanten contact opnemen, bijvoorbeeld voor hulp of informatie. De vier conversatiecategorieën 1. Utility Utility-conversaties richten zich op praktische, overeengekomen updates en transacties, zoals orderbevestigingen of verzendinformatie. Deze gesprekken worden altijd gestart door het bedrijf. Voorbeelden van Utility-gebruik: Afspraakherinneringen: "Herinnering: je afspraak bij CMKliniek is volgende week woensdag om 13:00. Neem een geldig ID mee." Orderupdates: “Bedankt voor je bestelling! Je bestelnummer is 0123.” “Helaas, je bestelling is vertraagd. We verzenden het zo snel mogelijk.”  Betaalherinneringen: “Hoi {{1}} we hebben je betaling ontvangen. We gaan meteen aan de slag!” Account / klantenservice berichten: "Beste {{1}}, het gemelde issue is verholpen. Sorry voor het ongemak." Verzendinformatie: “We leveren morgen tussen 14:00 en 18:00. Je bestelnummer is 0123.” 2. Authenticatie Authenticatiegesprekken worden ingezet voor beveiliging, zoals het versturen van One Time Passwords (OTP’s) tijdens registratie of verificatie. Voorbeelden van Authenticatie-gebruik: Accountregistratie: “Je tijdelijke wachtwoord is Welcome01!. Verander dit direct na je eerste login.” Tweestapsverificatie: “Jouw login code is 01234.” 3. Marketing Marketinggesprekken zijn bedoeld om producten of diensten te promoten. Denk aan aanbiedingen, terug-op-voorraad meldingen, of verlaten winkelwagen-herinneringen.   Voorbeelden van Marketing-gebruik: Promoties: “Bekijk onze nieuwe zomercollectie en scoor als eerste jouw favoriet!” Terug-op-voorraad updates: “De blauwe sneakers in jouw maat zijn weer op voorraad. Bestel snel! Openingstijden: “Tijdens de feestdagen zijn wij gesloten. Vanaf januari staan we weer voor je klaar!” Winkelwagen herinneringen: “Nog iets vergeten? Klik hier om je bestelling af te ronden.” 4. Service Servicegesprekken starten altijd door de klant. Dit kunnen vragen zijn over ondersteuning, betalingen of andere verzoeken. Deze gesprekken overlappen vaak met de andere categorieën, maar het belangrijkste verschil is dat ze goedkoper zijn omdat de klant het initiatief neemt.

SpinOffice CRM biedt een koppeling met e-Boekhouden.nl, een betaalbare boekhoudoplossing die intuïtief en eenvoudig werkt. Dankzij de koppeling met e-Boekhouden worden met één druk op de knop alle facturen en NAW-gegevens van uit SpinOffice naar uw boekhouding in e-Boekhouden geschoten. Relaties uit SpinOffice worden relaties in e-Boekhouden. Wel zo gemakkelijk dus! Vereisten een e-Boekhouden.nl account de factuurmodule in SpinOffice CRM een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie e-Boekhouden.nl integratie activeren Meld u aan voor e-Boekhouden.nl Start met het maken van een gratis e-boekhouden.nl account. Heeft u al een account? Ga dan door naar stap 2. Maak een unieke API-key voor SpinOffice In uw e-Boekhouden.nl account, ga naar Integraties, genereer een API-key en kopieer deze naar uw klembord. Voeg de API-key toe in SpinOffice Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Integraties en voer de e-Boekhouden.nl API-key van uw klembord in. Dat is het! U bent nu helemaal klaar om de e-Boekhouden.nl integratie in SpinOffice te gaan gebruiken.

SpinOffice CRM biedt een integratie met Xelion VoIP. Door SpinOffice CRM aan Xelion te koppelen kunt u met VolP bellen, gebeld worden en dus direct gebruik maken van Xelion vanuit SpinOffice. Inkomende gesprekken worden gesignaleerd binnen uw SpinOffice CRM omgeving. Inkomende en uitgaande gesprekken worden herkend en gekoppeld gebaseerd op het telefoonnummer. Telefoonnummers worden herkend en SpinOffice maakt automatisch een gespreksnotitie aan. Er is een automatisch logging en tijdregistratie van alle gesprekken én indien gewenst worden geluidsopnamen automatisch opgeslagen bij de relatie in SpinOffice CRM. De voordelen van de VoIP integratie met SpinOffice CRM: Direct bellen vanuit SpinOffice CRM (Click-to-Dial) Automatische logging en tijdregistratie van gesprekken Automatische opslag van geluidsopnamen (indien gewenst) Werkt op Windows en Mac SpinOffice CRM maakt automatisch gespreksnotities aan Herkenning en koppeling van ingaande en uitgaande gesprekken Zelfs bellen via de Xelion iOS of Android app (Click-to-Dial werkt alleen niet op iOS) Vereisten een Xelion account een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie Stappenplan: Xelion-integratie activeren Vraag een prijsopgave aan bij Samson IT, de IT-partner waarmee SpinOffice CRM de integratie mee heeft ontwikkeld. Wij ontvangen bericht van Samson IT Xelion als uw Xelion Plus omgeving is geactiveerd. U ontvangt bericht en toegang tot uw Xelion Plus portal. Log in binnen uw portal op https://apps.smartxps.com/login. Ga naar SpinOffice CRM aan de linkerkant:  Kopieer de 'Webhook url' naar uw klembord. Open SpinOffice CRM. Klik op het 'hamburger'-menu pictogram linksboven in. Ga naar Beheer > Integraties en plak de Webhook url vanuit uw klembord in het Xelion API key veld om de VoIP-integratie te activeren. Klik op Test Access om te kijken of het werkt. Indien de API-connectie met SpinOffice CRM succesvol is, is de integratie actief. Ga naar Gebruikers om SpinOffice gebruikers te koppelen aan Xelion gebruikers. Let op: een Xelion abonnement is vereist. Er zijn geen eenmalige opstartkosten maar Xelion hanteert wel een maandelijks abonnementstarief van € 45 per gebruiker.

SpinOffice CRM biedt de mogelijkheid om Mollie te integreren in uw CRM. Mollie is een van de grootste Payment Service Providers (PSP) in Nederland. Dit houdt in dat Mollie alle betalingen van uw klanten faciliteert en het bedrag op een door u gekozen moment uitkeert. Uw klant kan kiezen uit de meestvoorkomende betalingsmogelijkheden binnen Europa, zoals iDEAL, credit card, SEPA automatische incasso, Bancontact (België), Sofort (Duitsland) en recent ook Apple Pay. Mollie voldoet aan de eisen van de AFM. De mogelijkheden om met Mollie te integreren zijn zeer divers en worden in samenspraak met u als klant door ons ontwikkeld. Er wordt vooraf uitvoerig besproken wat uw wensen zijn en wat u wilt bereiken met het integreren van de betaalmodule via Mollie. Het is mogelijk om ook de factuurmodule van SpinOffice te integreren in het geheel. Voordelen van de Mollie-integratie Bespaar tijd in de afhandeling van betalingen Gemakkelijkere betaalmethode zorgt voor snellere betalingen Betalingen worden direct verwerkt bij de klantgegevens in uw CRM systeem Automatisering van uw verkoopproces (status voorstel -> factuur betaald) Veilig alles in de cloud Vereisten Een Mollie-account Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie Bereidheid om te investering in automatisering Voorbeelden Hieronder een aantal voorbeelden van Mollie-integraties en SpinOffice CRM die wij hebben ontwikkeld voor klanten. Klantportaal Het is mogelijk om binnen uw website, door middel van een iframe en inclusief inlogomgeving, betalingen af te handelen gekoppeld aan uw Mollie-account. Alle betalingen worden direct verwerkt bij de klantgegevens in uw CRM systeem. Uw klanten kunnen inloggen binnen een inlogomgeving op uw website, uw producten of diensten aanvinken en aanschaffen, en direct betalen via bijvoorbeeld iDEAL, PayPal, credit card, Apple Pay etc. Alle betalingen komen binnen op uw Mollie-account. Boekingsmodule Wilt u dat klanten diensten online kunnen boeken in een planning en direct de betalingen moeten voldoen? Dat kan. Bepaal zelf welke diensten u aanbiedt binnen de brekingsmodule, tegen welke tarieven en beheer de beschikbaarheid van uw diensten. Ook hier worden alle betalingen direct verwerkt bij de klantgegevens in uw CRM systeem. Snelle betaling van facturen en voorstellen Het is mogelijk om Mollie te integreren in de factuurmodule van SpinOffice CRM. Mollie wordt dan als 'snelle betaalmogelijkheid' toegevoegd aan de digitale factuur. Na betaling wordt de status van de factuur omgezet naar status 'betaald' en ontvangt de klant automatisch een betalingsbevestiging en de factuur opgestuurd. Wilt u een voorstel sturen inclusief mogelijkheid direct te betalen als bevestiging van de opdracht? Dat kan uiteraard ook! Pas als deze is betaald, wordt het voorstel omgezet naar factuur met status 'betaald'. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van maatwerk projecten waarbij wij de betaalmodule van Mollie hebben geïntegreerd. Bekijk hier andere projecten. Interesse in de Mollie integratie? Deze integratie is geen standaardfunctionaliteit in het CRM, maar we kunnen snel beoordelen wat het aan tijd en kosten met zich meebrengt om de voor u ideale Mollie-betaalintegratie op uw website of app te ontwikkelen.  Maak uw interesse kenbaar in door in SpinOffice te gaan naar menu-optie Beheer -> Integraties -> Mollie en klik op Verzoek indienen. Wij nemen dan spoedig contact met u op om de mogelijkheden te bespreken. Bent u niet in het bezit van een Mollie-account, dan kunnen wij u gratis een reseller-account aanbieden.

Dankzij de API-integratie met MessageBird kunnen bedrijven die SpinOffice gebruiken met hun klanten berichten sturen op Facebook Messenger, WhatsApp Business, WeChat, Telegram, LINE en SMS. We hebben een MessageBird-integratie ontwikkeld zodat u uw marketing en verkoop beter op elkaar kunt afstemmen. Voor nu hebben we het SMS-kanaal en de WhatsApp Business integratie toegevoegd. Gebruik de MessageBird SMS-service in SpinOffice om SMS-berichten direct bij uw klanten te bezorgen. Verzend marketingcampagnes tot bezorgingsupdates. Het is tweerichtingscommunicatie, zodat uw klanten u altijd kunnen bereiken. Alle berichten komen terecht in het archief van de klant in SpinOffice. Toon uw naam (maximaal 11 tekens) in plaats van een nummer als afzender bij het verzenden van berichten. Dit is in de meeste landen mogelijk. Stuur gepersonaliseerde SMS-berichten naar een groep relaties in SpinOffice. Omzeil je eigen mobiele provider en kies ervoor om in plaats daarvan de sms-gateway van MessageBird te gebruiken. Hiermee kunt u uw groeps-SMS'en verzenden met minder kosten en meer controle. Echt een effectieve manier om uw doelgroep te bereiken, ideaal voor marketingcampagnes.  De SMS-integratie in SpinOffice is gratis voor alle gebruikers, de enige vereiste is een geregistreerd MessageBird-account. Extra kosten zijn voor MessageBird-diensten. Wat zijn de vereisten? De enige vereiste is een geregistreerd MessageBird-account. Wat zijn de te doorlopen stappen? Meld u aan voor MessageBird Start met het maken van een gratis MessageBird account www.messagebird.com. Heeft u al een MessageBird account? Ga dan door naar stap 2. Voeg een nieuw kanaal toe Ga naar Kanalen en voeg een nieuw sms-kanaal toe. Geef je kanaal een naam, bijvoorbeeld "SpinOffice SMS-kanaal". Voeg een Virtual Mobile Number (VMN) toe Om een SMS-kanaal aan te maken, is een Virtual Mobile Number (VMN) vereist. Doorloop de door MessageBird genoemde stappen. Na beoordeling van uw aanvraag sturen zij u de details over uw virtuele mobiele nummer dat voor u is aangemaakt. U kunt de status van het verzoek volgen in uw MessageBird dashboard. Bevestiging ontvangen? Uw kanaal is klaar! Uw SMS-kanaal wordt weergegeven onder de kanalen in uw MessageBird-account. Klik daarop en kopieer de Channel-ID naar uw klembord. Voeg een nieuw SMS kanaal toe in SpinOffice Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Integraties en voer de MessageBird SMS-kanaal-ID van uw klembord in. Dat is het! U bent nu helemaal klaar om de sms-optie in SpinOffice te gaan gebruiken. De kosten Voor het gebruik van de SMS integratie via MessageBird in SpinOffice brengen wij geen kosten in rekening. De SMS-integratie in SpinOffice is gratis voor alle gebruikers. Extra kosten zijn voor MessageBird-diensten.