WhatsApp Business integratie

SpinOffice CRM biedt een krachtige integratie met WhatsApp Business. Hiermee kunnen klanten rechtstreeks WhatsApp-berichten sturen die direct in uw Postvak IN verschijnen, zodat u eenvoudig kunt reageren. De integratie loopt direct van Meta Business. Dankzij deze integratie kunt u efficiënter met klanten communiceren, bestanden delen, automatische antwoorden instellen en gebruik maken van WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen worden beheerd in Meta Business Suite.

Vereisten

Om de WhatsApp Business integratie te activeren, heeft u het volgende nodig:

• Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie.
• Een Meta Business Suite-account met geldige betaalmethode.

Belangrijke aandachtspunten

• Telefoonnummer:
  • Momenteel kan er slechts één WhatsApp Business-account worden gekoppeld aan SpinOffice.
  • Gebruik een telefoonnummer dat door Meta kan worden geverifieerd via SMS of een telefoongesprek.
  • Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van Meta.
• Huidig gebruik:
  Wij raden af om een bestaand WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer te gebruiken, omdat:
  • Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan bij de configuratie.
  • Het nummer tijdens de integratie exclusief in SpinOffice gebruikt kan worden (niet op mobiele telefoons, WhatsApp Web of desktop-apps).
• Sjablonen:
  • U kunt alleen een gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen.
  • Voor inkomende conversaties hoef u geen sjabloon te gebruiken.
• Beheer:
  Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite.

Kosten

Diverse CRM-aanbieders die een integratie met WhatsApp Business aanbieden, zoals Messagebird, rekenen extra kosten per bericht of gesprek bovenop de kosten die Meta per bericht in rekening brengt. Bij SpinOffice betaalt u geen extra kosten.

Het gebruik van de WhatsApp Business integratie in SpinOffice brengt de volgende kosten met zich mee:

• Opstartkosten: geen
• Jaarlijkse kosten: € 145
• Kosten per gesprek: een gesprek kan worden gestart door een relatie van u of door uw bedrijf. U betaalt alleen wanneer u een gesprek initieert d.m.v. een sjabloon en wanneer u een door een relatie geïnitieerd bericht beantwoordt. U betaalt dus niet wanneer u een bericht ontvangt. Alle berichten die binnen een periode van 24 uur worden verzonden, vallen onder dezelfde gesprekskosten. De kosten per gesprek variëren per conversatiecategorie. Hieronder leggen we de verschillende conversatiecategorieën uit. Wij adviseren om sjablonen te maken van de utility categorie. De kosten van het gebruik van een utility sjabloon is € 0,0414 per gesprek. U betaalt de gesprekskosten maandelijks via het Meta-account. Voor meer informatie, bekijk dan de informatie van Meta Business over de pricing.

WhatsApp Business conversatiecategorieën: alles wat u moet weten

Het WhatsApp Business platform onderscheidt vier conversatiecategorieën, elk met eigen toepassingen en kenmerken. Hieronder lichten we deze categorieën en hun belangrijkste use cases uit.

Twee soorten klantgesprekken

WhatsApp maakt onderscheid tussen:

• Gesprekken geïnitieerd door het bedrijf (business-initiated): proactieve berichten naar klanten die een opt-in hebben gegeven. Deze gesprekken starten altijd met een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon.
• Gesprekken geïnitieerd door de klant (customer-initiated): reactieve gesprekken waarbij klanten contact opnemen, bijvoorbeeld voor hulp of informatie.

De vier conversatiecategorieën

1. Utility

Utility-conversaties richten zich op praktische, overeengekomen updates en transacties, zoals orderbevestigingen of verzendinformatie. Deze gesprekken worden altijd gestart door het bedrijf.

Voorbeelden van Utility-gebruik:

• Afspraakherinneringen:
  "Herinnering: je afspraak bij CMKliniek is volgende week woensdag om 13:00. Neem een geldig ID mee."
• Orderupdates:
  “Bedankt voor je bestelling! Je bestelnummer is 0123.”
  “Helaas, je bestelling is vertraagd. We verzenden het zo snel mogelijk.” 
• Betaalherinneringen:
  “Hoi {{1}} we hebben je betaling ontvangen. We gaan meteen aan de slag!”
• Account / klantenservice berichten:
  "Beste {{1}}, het gemelde issue is verholpen. Sorry voor het ongemak."
• Verzendinformatie:
  “We leveren morgen tussen 14:00 en 18:00. Je bestelnummer is 0123.”

2. Authenticatie

Authenticatiegesprekken worden ingezet voor beveiliging, zoals het versturen van One Time Passwords (OTP’s) tijdens registratie of verificatie.

Voorbeelden van Authenticatie-gebruik:

• Accountregistratie:
  “Je tijdelijke wachtwoord is Welcome01!. Verander dit direct na je eerste login.”
• Tweestapsverificatie:
  “Jouw login code is 01234.”

3. Marketing

Marketinggesprekken zijn bedoeld om producten of diensten te promoten. Denk aan aanbiedingen, terug-op-voorraad meldingen, of verlaten winkelwagen-herinneringen.  

Voorbeelden van Marketing-gebruik:

• Promoties:
  “Bekijk onze nieuwe zomercollectie en scoor als eerste jouw favoriet!”
• Terug-op-voorraad updates:
  “De blauwe sneakers in jouw maat zijn weer op voorraad. Bestel snel!
• Openingstijden:
  “Tijdens de feestdagen zijn wij gesloten. Vanaf januari staan we weer voor je klaar!”
• Winkelwagen herinneringen:
  “Nog iets vergeten? Klik hier om je bestelling af te ronden.”

4. Service

Servicegesprekken starten altijd door de klant. Dit kunnen vragen zijn over ondersteuning, betalingen of andere verzoeken. Deze gesprekken overlappen vaak met de andere categorieën, maar het belangrijkste verschil is dat ze goedkoper zijn omdat de klant het initiatief neemt.

Aan de slag met WhatsApp Business Platform

Bent u enthousiast geworden over de mogelijkheden en wilt u starten? Neem contact met ons op.

Bekijk ook alvast het stappenplan om WhatsApp Business te activeren.