WhatsApp Business (3)

SpinOffice CRM biedt een krachtige integratie met WhatsApp Business. Hiermee kunnen klanten rechtstreeks WhatsApp-berichten sturen die direct in uw Postvak IN verschijnen, zodat u eenvoudig kunt reageren. De integratie loopt direct van Meta Business. Dankzij deze integratie kunt u efficiënter met klanten communiceren, bestanden delen en gebruik maken van WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen worden beheerd in Meta Business Suite. Vereisten Om de WhatsApp Business integratie te activeren, heeft u nodig: Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie. Een Meta Business Suite-account met geldige betaalmethode. Belangrijke aandachtspunten Telefoonnummer: Momenteel kan er slechts één WhatsApp Business-account worden gekoppeld aan SpinOffice. Gebruik een telefoonnummer dat door Meta kan worden geverifieerd via SMS of een telefoongesprek. Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van Meta. Huidig gebruik: Wij raden af om een bestaand WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer te gebruiken, omdat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan bij de configuratie. Het nummer tijdens de integratie exclusief in SpinOffice gebruikt kan worden (niet op mobiele telefoons, WhatsApp Web of desktop-apps). Sjablonen: U kunt alleen een gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Voor inkomende conversaties hoef u geen sjabloon te gebruiken. Beheer: Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. Kosten Diverse CRM-aanbieders die een integratie met WhatsApp Business aanbieden, zoals Messagebird, rekenen extra kosten per bericht of gesprek bovenop de kosten die Meta per bericht in rekening brengt. Bij SpinOffice betaalt u geen extra kosten per bericht of gesprek. Vanuit SpinOffice brengen wij voor het gebruik van de integratie jaarlijkse licentiekosten in rekening. Dit bieden we aan in drie verschillende pakketten. Deze zijn afhankelijk van uw wensen en de functionaliteiten die u wenst te gebruiken. U kunt kiezen uit Basic, Pro en Premium. Bekijk hier de prijs-opties. Aan de slag met WhatsApp Business Platform Bent u enthousiast geworden over de mogelijkheden en wilt u starten? Neem contact met ons op. Heeft u al een SpinOffice-account? Ga menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en dien een verzoek in om te starten. Bekijk ook het stappenplan WhatsApp Business activeren.

Om de WhatsApp Business integratie te activeren heeft u een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie nodig. Lees ook eerst de vereisten en belangrijke aandachtspunten van de integratie. Stappenplan WhatsApp Business activeren Doorloop de volgende stappen in Meta Business. Maak een Meta Business Suite-account Maak een gratis Meta Business Suite-account aan of log in met uw bestaande account. Maak een bedrijfsportfolio Maak een bedrijfsportfolio om uw bedrijfsinformatie, Facebook-pagina's, Instagram-accounts en WhatsApp Business te beheren. Sla deze stap over als u al een bedrijfsportfolio hebt die u wilt gebruiken. Heeft u al een bedrijfsportfolio dat u wenst te gebruiken? Ga dan verder naar stap 3. Verifieer uw bedrijf Verifieer uw bedrijf door de benodigde documenten te uploaden. Indien ingediend, kan het 1 á 2 dagen duren voordat Meta dit goedkeurt. Uw bedrijf moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat met stap 6. Houd daarom de status in uw Meta Business-account goed in de gaten en geef desgevraagd de benodigde gegevens door om dit af te ronden. Voeg een WhatsApp nummer toe Binnen bedrijfsportfolio info, klik in de navigatiebalk aan de linkerkant op Accounts -> WhatsApp accounts. Klik op Toevoegen om een nieuw account toe te voegen. Houd er bij het kiezen van een telefoonnummer rekening mee dat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan. Het gekozen nummer straks alleen in SpinOffice beschikbaar wordt. Dus niet ook nog in WhatsApp web of mobiele app. Voer het gewenste nummer in dat u wilt gebruiken en kies Doorgaan. Doorloop de verificatie via SMS of telefonische oproep. Het gekozen WhatsApp nummer moet door Meta zijn geverifieerd voordat u doorgaat naar stap 6. Voeg een betaalmethode toe Voeg minimaal één geldige betaalmethode toe in Meta Business Suite en selecteer deze voor WhatsApp Business. Gelukt? Dan gaan we nu door in SpinOffice. Belangrijk: bovenstaande moeten allemaal succesvol zijn doorlopen voordat u doorgaat. Wij garanderen geen succesvolle configuratie als dit niet het geval is. Start nu de configuratie in SpinOffice Log in op SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Verbind met Facebook. Een webbrowser wordt geopend. Sta toe dat er een pop-up venster wordt geopend. Meld u aan op uw Facebook-account Dit is nodig om de juiste Meta-account te koppelen. Klik op Doorgaan. Koppel het Meta Business Suite-account aan SpinOffice Selecteer het door u gemaakte Bedrijfsportfolio van stap 2 of kies een bestaand Bedrijfsportfolio. Klik op Doorgaan. Selecteer het WhatsApp-nummer Selecteer het WhatsApp Business-nummer van stap 4 en kies Doorgaan. Bevestig toegang tot het WhatsApp-nummer SpinOffice wil toegang tot het account en de gesprekken. Kies Doorgaan. Uw informatie wordt geverifieerd Goedgekeurd? Dan is het nummer is actief! U bent nu klaar om WhatsApp Business in SpinOffice te gebruiken. Sluit de configuratie via Opslaan. Test de verbinding Ga in SpinOffice naar Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en klik op Test verbinding. De volgende melding moet worden getoond. Maak uw eerste WhatsApp-sjabloon in Meta Business Om uw klanten te bereiken, heeft u een vooraf goedgekeurd sjabloon nodig. Maak verschillende sjablonen in Meta Business Suite, onder WhatsApp Manager. Geaccepteerde sjablonen zijn direct beschikbaar en te gebruiken in SpinOffice. Beheer goedgekeurde sjablonen in SpinOffice Ga naar menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business -> Sjablonen. Voeg merge-velden toe voor gepersonaliseerde berichten. Koppel gebruikers aan inkomende gesprekken Bepaal bij welke gebruiker(s) inkomende gesprekken binnen moeten komen. U kunt dus meerdere gebruikers selecteren; alle geselecteerde gebruikers zien nieuwe inkomende gesprekken in hun Postvak IN en kunnen het gesprek oppakken en beantwoorden. Ontkoppelen van gebruikers van een gesprek is uiteraard mogelijk.  Start een WhatsApp-gesprek met een relatie in SpinOffice Belangrijk: een uitgaand WhatsApp-gesprek moet altijd gestart worden met een sjabloon (stap 14). Om te starten gaat u naar de relatie waar u een WhatsApp-gesprek mee wilt starten, gebruik rechts-klik op het (mobiele) telefoonnummer en kies Stuur WhatsApp.   Selecteer het gewenste sjabloon en vul de benodigde merge-velden om het sjabloon te versturen. Klik op het verzend-pictogram om het gesprek te starten. Belangrijke aandachtspunten U kunt alleen een WhatsApp-gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Reageert de relatie niet binnen 24 uur, dan moet u weer starten met een sjabloon. Voor inkomende gesprek hoef u geen sjabloon te gebruiken. Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. U betaalt ongeveer € 0,05 per gestart gesprek aan Meta.

Het WhatsApp Business platform onderscheidt vier soorten sjablonen, door Meta conversatiecategorieën genoemd, elk met eigen toepassingen en kenmerken. Hieronder lichten we deze categorieën en hun belangrijkste use cases uit. Twee soorten klantgesprekken WhatsApp maakt onderscheid tussen: Gesprekken geïnitieerd door het bedrijf (business-initiated): proactieve berichten naar klanten die een opt-in hebben gegeven. Deze gesprekken starten altijd met een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon. Gesprekken geïnitieerd door de klant (customer-initiated): reactieve gesprekken waarbij klanten contact opnemen, bijvoorbeeld voor hulp of informatie. De vier conversatiecategorieën 1. Utility Utility-conversaties richten zich op praktische, overeengekomen updates en transacties, zoals orderbevestigingen of verzendinformatie. Deze gesprekken worden altijd gestart door het bedrijf. Voorbeelden van Utility-gebruik: Afspraakherinneringen: "Herinnering: je afspraak bij CMKliniek is volgende week woensdag om 13:00. Neem een geldig ID mee." Orderupdates: “Bedankt voor je bestelling! Je bestelnummer is 0123.” “Helaas, je bestelling is vertraagd. We verzenden het zo snel mogelijk.”  Betaalherinneringen: “Hoi {{1}} we hebben je betaling ontvangen. We gaan meteen aan de slag!” Account / klantenservice berichten: "Beste {{1}}, het gemelde issue is verholpen. Sorry voor het ongemak." Verzendinformatie: “We leveren morgen tussen 14:00 en 18:00. Je bestelnummer is 0123.” 2. Authenticatie Authenticatiegesprekken worden ingezet voor beveiliging, zoals het versturen van One Time Passwords (OTP’s) tijdens registratie of verificatie. Voorbeelden van Authenticatie-gebruik: Accountregistratie: “Je tijdelijke wachtwoord is Welcome01!. Verander dit direct na je eerste login.” Tweestapsverificatie: “Jouw login code is 01234.” 3. Marketing Marketinggesprekken zijn bedoeld om producten of diensten te promoten. Denk aan aanbiedingen, terug-op-voorraad meldingen, of verlaten winkelwagen-herinneringen.   Voorbeelden van Marketing-gebruik: Promoties: “Bekijk onze nieuwe zomercollectie en scoor als eerste jouw favoriet!” Terug-op-voorraad updates: “De blauwe sneakers in jouw maat zijn weer op voorraad. Bestel snel!" Openingstijden: “Tijdens de feestdagen zijn wij gesloten. Vanaf januari staan we weer voor je klaar!” Winkelwagen herinneringen: “Nog iets vergeten? Klik hier om je bestelling af te ronden.” 4. Service Servicegesprekken starten altijd door de klant. Dit kunnen vragen zijn over ondersteuning, betalingen of andere verzoeken. Deze gesprekken overlappen vaak met de andere categorieën, maar het belangrijkste verschil is dat ze goedkoper zijn omdat de klant het initiatief neemt.