E-mailintegratie is een essentieel onderdeel van een CRM systeem. Het is dus noodzakelijk alle communicatie uit het verleden met uw relaties in het systeem te krijgen. In SpinOffice is het relatief makkelijk om uw e-mailaccount(s) te integreren. Het unieke aan onze integratie is dat e- mailberichten automatisch worden gekoppeld aan de relaties die u in SpinOffice heeft staan, zowel inkomende- als uitgaande berichten.


Ga naar de Postvak IN en geef SpinOffice de juiste IMAP-instellingen van uw e-mailaccount. In de gratis Limited edition synchroniseren we alleen de laatste 30 dagen van je inbox, verzonden items en je prullenbak. In de Pro-versie kunnen meerdere accounts worden toegevoegd en wordt alle e-mailgeschiedenis opgehaald.


5.1 E-mail configuratie

5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart

5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out

5.4 E-mailsjablonen beheren

5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening

5.6 Actietypen




5.1 E-mail configuratie

SpinOffice helpt u via een wizard in de Postvak IN waar u de juiste accountgegevens en serverinstellingen voor inkomende e-mail (IMAP) van de e-mailaccount(s) kunt invoeren. Totdat uw e-mail correct is geconfigureerd, toont SpinOffice u de volgende pop-up telkens wanneer u uw Postvak IN opent:


(Als deze pop-up niet wordt weergegeven, ga dan naar het Postvak IN tabblad / venster, vervolgens het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm, kies 'E-mailaccounts' en vervolgens het '+' pictogram)
  • Kies de gewenste e-mailaccount type.
  • Voer het e-mailadres in en klik op 'Start'.
  • Voer het accountwachtwoord in.
    • Office 365: volg de stappen en SpinOffice maakt verbinding met uw Office 365-account.
    • Outlook: volg de stappen en SpinOffice zal verbinding maken met uw Outlook-account.
    • Gmail: het maakt automatisch verbinding. Het kan zijn dat SpinOffice wordt geblokkeerd om verbinding te maken. Doorloop deze checklist om dat op te lossen.
    • IMAP: SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op Serverinstellingen weergeven om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren.
  • Klik op 'Verbinden' om verbinding te maken.
  • Na een paar minuten laat SpinOffice u het resultaat zien:
    • Als de verbinding tot stand is gebracht, wordt de installatiewizard gesloten en komen uw e-mails binnen.
    • Geen verbinding. pas dan de accountgegevens aan: uw accountnaam, wachtwoord en inkomende e-mailserver. Tip: controleer hoe het account is geconfigureerd op uw telefoon, daar worden dezelfde IMAP-instellingen gebruikt.
  • Als SpinOffice blijft melden dat we geen verbinding kunnen maken, neem dan contact met ons op voor gratis ondersteuning om het probleem op te lossen.


Als de verbinding tot stand is gebracht, gaat u naar Inbox om alle inkomende berichten te zien.

In de gratis Limited-versie kunt u 1 e-mailaccount koppelen. Alle berichten van de afgelopen 30 dagen komen in uw Postvak IN. Met een Pro-licentie worden voor 5 e-mailaccounts alle inkomende berichten, verzonden items en prullenbak items gesynchroniseerd.


Ziet u een rood tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN? Dan is er iets mis met de e-mailinstellingen. Dubbelklik op de accountnaam, voer de IMAP-instelling handmatig in / pas deze aan en test de verbinding.



Tip: Sla incorrecte servergegevens ook op in deze wizard zodat één van onze programmeurs het verbindingsprobleem voor u kan trachten op te lossen.



5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart

Binnen SpinOffice is het versturen van e-mails mogelijk via de ‘Nieuw bericht’ optie uw Postvak IN, maar daarnaast is het mogelijk om vanuit de relatiekaart een e-mail te verzenden. Groot voordeel hiervan is dat de aanhef automatisch wordt ingevuld in het sjabloon en dat het bericht wordt gekoppeld aan de relatie en dus in het archief belandt. Hier de stappen:

  1. Vind de persoon die u wilt mailen, via o.a. de zoekbox aan de linkerkant.
  2. Dubbelklik op het gewenste e-mailadres onder CONTACT INFO aan de rechterkant van de kaart. Of klik op het ‘E-mail’ icoon in de toolbar. In beide gevallen wordt het standaardsjabloon weergegeven in een nieuw tabblad/venster.
  3. Er kan ook een ander sjabloon worden gekozen, klik hiervoor op het via het pijltje naast het ‘E- mail’ icoon en kies het gewenste sjabloon. Ook hier wordt een nieuw tabblad/venster getoond.
  4. In de komende paragraaf leggen we uit hoe het mailscherm er uit ziet.
  5. Nadat het bericht is opgesteld, klikt u op ‘Verzenden’ en wordt het bericht dus in het archief van de relatie opgeslagen.



5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out

Het scherm voor een nieuw e-mailbericht ziet er als volgt uit:


De meeste opties in het scherm spreken voor zich, een aantal zullen we hieronder bespreken. Eerst de menu-opties:

  • Verzenden: de e-mail wordt verzonden.

  • Intern aan: bij gebruik van SpinOffice met meerdere gebruikers, de mogelijkheid om interne berichten naar collega's te sturen.
  • Koppelingen: koppel de e-mail aan meerdere contacten in de database, aan een willekeurig dossier of voeg er interne bijlagen aan toe.
  • Concept: bewaar de e-mail in uw conceptmap.
  • Afdrukken: print de e-mail.


Nu, de opties in het aanhefgedeelte:

  • Aan: Selecteer een contactpersoon in de database waarnaar u het bericht wilt verzenden.
  • Cc / Bcc: zodra u een Cc-adres toevoegt, verschijnt de Bcc-rij onmiddellijk ook.
  • Uploaden: upload een willekeurig bestand en voeg dit toe aan de e-mail.


Nu de opties onderaan:

  • Sjabloonkiezer: selecteer een e-mailsjabloon die u in de sjabloonbouwer hebt gemaakt.
  • Prioriteit: geef prioriteit aan het bericht.
  • Privé: markeer de e-mail als privé voor alle andere databasegebruikers.


Sleep lokale bestanden naar het scherm om ze bij te voegen of in te sluiten.


Als u klaar bent met het opstellen van het bericht, klikt u op ‘Verzenden’ in de linkerbovenhoek. De e-mail wordt weergegeven in uw verzonden items en in het contactarchief.




5.4 E-mailsjablonen beheren

Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken.

  • Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.
  • Kies een van de twee volgende opties:
    • Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder: 
      Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'.
    • Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'.
  • Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen.



5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening

Ga naar menu-optie Beheer -> Persoonlijke instellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm.


Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).



5.6 Actietypen

Laatst menu-optie in sjabloonbeheer is ‘Actietypen’. In dit scherm definieert u welk sjabloon moet worden opgeroepen bij welke actie. Welk sjabloon wilt u aanroepen voor het opstellen van een nieuwe mail, het beantwoorden en eventueel bij het doorsturen (dit wordt vaak blanco gelaten). Kies voor iedere actie het gewenste sjabloon dat beschikbaar is in de database.