4. Het archief

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod.

4.1 Scherm lay-out

4.2 E-mails en bestanden

4.3 Filteren in het archief

4.4 Menu-opties rechter-klik

4.5 Bestanden importeren

4.1 Scherm lay-out

Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is.

1: Contact-widget

Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie.

Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget.

2: Correspondentie overzicht

In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken.

3: Voorvertoningsgedeelte

Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt.

4: Snelle acties

Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht.

Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden.

4.2 E-mails en bestanden

In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan.

Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken.

4.3 Filteren in het archief

In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter.

4.4 Menu-opties rechter-klik

Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten.

Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database.

Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database.

Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer!

Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN.

Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord.

Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht.

4.5 Bestanden importeren

Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren.

1. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie.
2. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden.

Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. 

Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder.