E-mails koppelen aan relaties

SpinOffice koppelt e-mails automatisch aan de juiste relatie. Soms wil je dat zelf doen, bijvoorbeeld bij een onbekende afzender of als een e-mail bij meer relaties hoort.

Automatisch koppelen

Komt er een e-mail binnen van een e-mailadres dat bij een relatie hoort? Dan koppelt SpinOffice de e-mail automatisch aan die relatie. Hij staat dan in het archief van de relatie. Dat geldt ook voor e-mails die je verstuurt.

Koppel je je mailbox voor het eerst, dan worden al je bestaande e-mails opgehaald en gekoppeld aan de relaties die SpinOffice kent.

Afronden of verwijderen

• Rond af: de e-mail verdwijnt uit je Postvak IN, maar blijft in het archief van de relatie.
• Verwijder: de e-mail gaat naar de prullenbak. In het archief van de relatie zie je hem niet meer tussen de gewone e-mails.

Twijfel je? Kies dan voor Rond af.

Een verwijderde e-mail terugvinden

Per ongeluk verwijderd? Je vindt de e-mail op twee plekken terug:

• In de map Prullenbak van je mailbox in SpinOffice.
• In het archief van de relatie: kies rechts bij de filteropties Filter op Verwijderde.

Van daaruit zet je de e-mail terug.

Een e-mail van een onbekende afzender

Kent SpinOffice het e-mailadres niet, dan zie je een vraagteken bij de e-mail. Je hebt twee keuzes.

Een nieuwe relatie maken

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Voeg relatie toe.
2. Vul de gegevens van de relatie in.
3. Laat Koppel bestaande e-mailberichten aan deze relatie aangevinkt. Dan komen ook eerdere e-mails van dit adres in het archief.
4. Klik op Opslaan.

Koppelen aan een bestaande relatie

Hoort het e-mailadres bij iemand die al in SpinOffice staat, bijvoorbeeld een tweede adres?

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Koppelingen > Relatiekoppeling.
2. Zoek de relatie en dubbelklik erop. De relatie staat nu bij Gekoppelde relaties.
3. Vink Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres aan als alle e-mails van dit adres voortaan bij deze relatie moeten komen.
4. Klik op Opslaan.

Let op: met dat vinkje worden alle e-mails van en naar dit adres aan de relatie gekoppeld. Wil je dat terugdraaien? Haal dan het e-mailadres weg bij de relatie.

Eén e-mail aan meer relaties koppelen

Gaat een e-mail ook over een andere relatie? Koppel dan alleen die e-mail, niet het e-mailadres.

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Koppelingen > Relatiekoppeling.
2. Zoek de relatie of relaties en dubbelklik erop.
3. Klik op Opslaan.

De e-mail staat nu ook in het archief van die relaties.

Een e-mail aan een dossier koppelen gaat op dezelfde manier, met Dossierkoppeling. Lees meer: Dossiers maken en beheren