Hoe koppel ik een e-mail naar één of meer relaties?

Er zijn een aantal scenario's te bedenken waarbij u een e-mail aan een relatie wilt koppelen.

Een e-mail van een onbekende iemand koppelen aan een relatie.

Dit item geeft in uw Postvak IN een '?' want de afzender is dus niet bekend. Voeg deze als nieuwe relatie toe of koppel dit mailadres aan een bestaande relatie.

1. Voeg het onbekende e-mailadres toe als nieuwe relatie:
   1. Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Voeg relatie toe in het menu dat verschijnt.
      
      
   2. Het volgende venster wordt getoond.
      
      
      
   3. Er wordt een venster getoond waarin je alle NAW-gegevens van de relatie kunt invullen.
      
      
   4. Onderin is aangevinkt 'Koppel bestaande e-mailberichten aan deze relatie'. Laat dit zo.
      
      
   5. Kies Opslaan.
      
      
   6. De relatie wordt aangemaakt en het e-mailadres inclusief alle mails van- en naar dit e-mailadres worden opgeslagen.
      
      
      
2. Of koppel het onbekende e-mailadres aan een bestaande relatie:
   1. Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt.
      
      
   2. Het volgende venster wordt getoond.
      
      
      
   3. Zoek de gewenste relatie.
      
      
   4. Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relatie.
      
      
   5. Onderaan ziet u 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....'. Wanneer dit is aangevinkt, worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres aan de gekoppelde relatie gekoppeld. Dit is dus vaak wel wenselijk om te doen.
      
      
   6. Kies Opslaan.
      
      

Let dus op: door te kiezen voor 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....' worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres bij de relatie opgeslagen. U kunt altijd het e-mailadres van de relatie verwijderen en daardoor e-mailberichten ontkoppelen.

Een e-mail van een bestaande relatie koppelen aan een andere relatie(s).

Dit betreft dus een mail in uw Postvak IN (of andere mailmap of archief) die al gekoppeld is aan een relatie in de database. U kunt dit bericht als volgt aan iedere gewenste relatie in de database koppelen:

1. Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt.
   
   
2. Het volgende venster wordt getoond. 
   
   
   
3. Zoek de gewenste relatie(s).
   
   
4. Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relaties.
   
   
5. Kies Opslaan.
   
   
6. Het betreffende bericht wordt opgeslagen in archief van de relatie.
   
   

Alleen dit betreffende bericht wordt gekoppeld, dus niet het e-mailadres.

Het koppelen van relaties of e-mails aan dossiers werkt feitelijk hetzelfde. In plaats van Relatiekoppeling kiest u Dossierkoppeling. Het koppelen van relaties aan e-mails en dossiers is een must voor het opbouwen van een solide en betrouwbaar archief!