Taken maken en toewijzen

Met een taak leg je vast wat er moet gebeuren, voor wanneer en door wie. Je koppelt de taak aan een relatie, zodat je hem ook terugziet in het archief van die relatie.

Een taak maken

Je maakt een taak op een van deze manieren:

• Via ☰ > Nieuw item > Taak.
• Op het Kanban-bord, met Nieuwe taak linksboven of met de + boven de kolom Huidige taken.
• Vanuit een relatie: klik op de + in het blok Dossiers / Taken en kies voor een nieuwe taak. De relatie is dan al ingevuld.
• Vanuit een e-mail. Zie hieronder.

Het venster Taak

• Onderwerp: wat er moet gebeuren.
• Periode: de datum waarop de taak klaar moet zijn. Haal je de datum weg met het kruisje, dan komt de taak in de kolom Taken zonder datum.
• Prioriteit: Laag, Normaal of Hoog. Een taak met prioriteit Hoog krijgt een rood label.
• Relatie: de relatie waar de taak bij hoort.
• Dossier: koppel de taak aan een dossier.
• Gebruikers: wie de taak uitvoert. Je kunt meerdere collega's kiezen.
• Activiteit: het soort werk, bijvoorbeeld Sales. De kleur zie je terug op het Kanban-bord.

Daaronder schrijf je een toelichting. Bij Bijlage(n) voeg je bestanden toe. Klik op Opslaan.

Een taak maken van een e-mail

Moet je iets doen met een e-mail, of moet een collega dat doen? Maak er dan een taak van.

1. Klik in je Postvak IN op ☰ naast de e-mail en kies Converteer naar taak.

   

2. Het venster Taak opent. Het onderwerp, de relatie en de tekst van de e-mail zijn al ingevuld.
3. Kies bij Gebruikers wie de taak uitvoert, vul de datum in en klik op Opslaan.

De e-mail blijft gewoon in je Postvak IN staan, met een takenicoon ervoor. Zo zie je dat er een taak van gemaakt is. De e-mail rond je zelf af, zoals altijd. De taak blijft bestaan tot je hem afrondt.

Een taak voor een collega

Zet je een collega bij Gebruikers? Dan krijgt die de taak als melding in zijn of haar Postvak IN, met alle gegevens van de taak. De taak staat ook op het Kanban-bord van die collega. Er komt geen aparte pop-up of herinnering.

Een taak afronden

Open de taak en klik op Rond af. Of sleep de taak op het Kanban-bord naar de kolom Recent afgeronde taken.

Taken bij een relatie terugvinden

Taken die je aan een relatie koppelt, staan in het blok Dossiers / Taken van die relatie. In het archief zie je ze ook terug, met het type Taak. Klik erop om de details te zien.

Lees ook: Het Kanban-bord en Tijd schrijven op een taak