Overzicht van de AI-functies

SpinOffice helpt je met AI om e-mails sneller te lezen, te beantwoorden en te vertalen, en om Teams-gesprekken vast te leggen. Jij beslist altijd wat er wordt verstuurd: de AI verstuurt nooit zelf iets.

Liever kijken? In de video zie je wat AI in SpinOffice voor je doet.

Wat kan het?

Lees per onderdeel hoe het werkt:

• AI gebruiken in je e-mail
• Teams-gesprekken laten transcriberen en samenvatten
• SpinOffice koppelen aan Claude

AI aan- of uitzetten

Een beheerder zet AI aan of uit voor de hele organisatie:

1. Ga naar ☰ > Beheer > AI-instellingen.
2. Zet op het tabblad Algemeen een vinkje bij AI-functionaliteiten geactiveerd.
3. Klik op Opslaan.

Op hetzelfde tabblad stel je onder AI-samenvatting in:

• Maximum aantal woorden van een samenvatting, van 3 tot 30.
• Gebruik vertaling van samenvatting: de samenvatting wordt vertaald.
• Automatische samenvatting van inkomende e-mails en van uitgaande e-mails. Staan deze uit, dan vat de AI alleen samen als je erom vraagt.
• Urgente of negatieve e-mails markeren: inkomende e-mails die dringend of negatief van toon zijn, vallen op in je Postvak IN.

De andere tabbladen:

• Transcripties: voor Teams-gesprekken. Lees Teams-gesprekken laten transcriberen en samenvatten.
• Providers: gebruik je eigen AI-aanbieder. Zie hieronder.
• Connector: voor de koppeling met Claude. Lees SpinOffice koppelen aan Claude.

Je eigen AI-aanbieder gebruiken

Standaard gebruikt SpinOffice zijn eigen AI-koppeling. Heb je een eigen account bij een AI-aanbieder, dan kun je dat gebruiken:

1. Ga naar ☰ > Beheer > AI-instellingen > Providers.
2. Zet een vinkje bij Use custom provider.
3. Kies bij Provider OpenAI of Anthropic, en kies een Model.
4. Plak de API-sleutel van je eigen account bij API key.
5. Klik op Test connection en daarna op Opslaan.

De kosten van het gebruik betaal je dan aan die aanbieder, en je gegevens gaan naar die aanbieder onder jouw eigen voorwaarden.

Je ziet geen AI-functies?

• Controleer je editie. AI in je e-mail werkt vanaf Pro.
• Vraag je beheerder of AI-functionaliteiten geactiveerd aanstaat.

Wat gebeurt er met je gegevens?

• Standaard werken de AI-functies via OpenAI, over een versleutelde verbinding. Gebruik je een eigen aanbieder, dan gaan je gegevens naar die aanbieder.
• Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• De AI verstuurt nooit zelf iets. Jij leest en verstuurt.
• Je beheerder bepaalt of AI aanstaat en of er automatisch wordt samengevat.

Tip: zet geen zeer gevoelige gegevens in een opdracht aan de AI. Lees meer in ons beleid voor het gebruik van AI.