Beginnen (8)

1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. WEB-APP Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. DESKTOP Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. MOBIELE APP Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.

SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang. Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen. 2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie 2.2 Een archief voor iedere relatie 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren 2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item. Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om te bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om uw zakelijke mail te versturen. De Pro-versie kost in het eerste jaar € 34,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Alleen gebruikers met een Pro-licentie zijn volledig operationeel. De Pro licentievergoeding in volgende jaren is € 37,90 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Een upgrade naar Pro geeft u:  2.2 Een archief voor iedere relatie Het idee achter SpinOffice is dat iedere zakelijke contactpersoon zijn eigen bestand in de database heeft. Het relatiescherm geeft een overzicht van al uw relaties, waar u ze kunt doorzoeken en filteren op vele velden en op verschillende manieren. Iedere relatie heeft ook een eigen archief. Overal in de software werkt het zo: klik op de naam van de relatie of het bedrijf om naar een archief van de betreffende relatie te springen. Dit archief toont, naast de contactgegevens aan de linkerkant, alle eerdere communicatie die u en uw collega's hebben gehad met dit contact. Maar naast alle inkomende en uitgaande e-mails zijn hier ook de taken, notities, afspraken, bijlagen en alle bestanden hier te vinden. 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren SpinOffice is beschikbaar op het web, desktop (Windows en Mac) en mobiel. Over het algemeen is de lay-out en zijn de functies op elk platform hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van het scherm Relatielijst op een Mac desktop. Bovenaan heeft u scherm-tabbladen om door de belangrijke schermen/functies van de software te navigeren. Er zijn een paar belangrijke punten over de schermtabs: Beheer zelf uw tabbladen die moeten worden geopend wanneer u inlogt. Om dit in te stellen, ga naar menu Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen. Zie onder: Sleep ze in de gewenste volgorde en vink de schermen aan die u bij het inloggen geopend wilt hebben. Klik op Opslaan om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de gewenste volgorde van toepassing. Met de Pro-versie kunt u tabbladen buiten het toepassingsvenster slepen, bijvoorbeeld om uw Postvak IN op een ander scherm te openen. Ga hiervoor, ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen en vink het hokje 'Sta het slepen van tabbladen uit de applicatie toe' aan. Klik op Opslaan  om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de optie van toepassing. Alle nieuwe e-mails, geopende e-mails, telefoonnotities, memo's etcetera die u aanmaakt, verschijnen in een nieuw tabblad. Wanneer u op ‘Verzenden’ of sluiten klikt, wordt het tabblad automatisch gesloten en kunt u verder gaan waar u was. Onder de schermtabs heb je een gekleurde header balk waar je de meest gebruikte menu-items voor dat scherm vindt.  Deze kopbalk heeft voor elk belangrijk scherm een andere kleur: Home-dashboard = grijs Relatielijst = groen Relatie archief = groen Postvak IN = blauw Kanban-bord = oranje Agenda = paars In de header balk is het hoofdmenu aan de linkerkant te vinden. Dit hoofdmenu bevat alle opties en acties waartoe u toegang heeft in uw versie. Ga naar Beheer om de database aan te personaliseren. Lees hier alles over de items in Hoofdstuk 12. Beheer menu-opties. Aan de rechterkant in de header balk zit een tandwiel-pictogram. Hier vindt u de schermvoorkeuren. Dit onderdeel is voor ieder scherm anders en toont alle instellingen die u kunt aanpassen en instellen voor het geselecteerde scherm.  

Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. Web-app Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. Desktop Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. Mobiele app Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. De eerste keer dat u inlogt ziet u het Home-dashboard. Doorloop de korte tour en bekijk de introctie video.  Er is een aantal stappen die u helpen uw account snel goed in te richten: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen.  Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon.  Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen.  Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd.  In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. In de gebruikershandleiding vindt u meer informatie over de eerste setup periode.

Overstappen vanuit een ander CRM doet u in twee delen: uw relaties en uw e-mailhistorie. Uw relaties overzetten Exporteer uw contacten uit uw oude CRM naar een Excel- of CSV-bestand en importeer dat in SpinOffice. De volledige stappen staan beschreven in Hoe importeer ik een groep relaties?. Vrijwel elk CRM kan naar Excel exporteren, dus dit werkt ongeacht waar u vandaan komt. Uw e-mailhistorie meenemen Uw bestaande e-mailcorrespondentie haalt u binnen door uw e-mailaccount te koppelen. Bij het configureren van uw account haalt SpinOffice het volledige archief van uw mailbox op, zodat uw eerdere correspondentie automatisch bij de juiste relaties wordt gekoppeld. Zie Hoe voeg ik een nieuw e-mailaccount toe? voor de instelling. Komt u er niet uit of heeft u een grote of complexe dataset, neem dan contact op via support@spinoffice-crm.com. We denken graag mee over de beste aanpak.

Met het SpinOffice Limited account heeft u toegang tot dit online support center, waar u op elk gewenst moment terecht kunt voor vragen en documentatie. Als u extra ondersteuning nodig heeft, kunt u contact opnemen met een Support medewerker door het gebruik van de Live Chat tool in onze software of via de telefoon (070-311 54 03). Een gebruikerstraining waar alle gebruikers opgeleid worden hoe het systeem optimaal te gebruiken wordt los aangeboden naast de geldende tarieven voor de Pro versie. Dit is altijd in overleg met u als klant. Er geldt een uurtarief van € 90,- per uur.

Uiteraard zijn wij bereid u een demonstratie te geven van de mogelijkheden van SpinOffice CRM. Een demo duurt ongeveer 20 minuten. Om uw demonstratie in te plannen, stuur dan een bericht naar hugo@spinoffice.nl.

15.1 User support & tickets Voor Limited testgebruikers bieden we initieel support om eerste vragen te beantwoorden en u te helpen bij het opstarten en inrichten van uw account. Indien u vragen heeft over bepaalde functionaliteiten en/ of mogelijke integraties, stuur ons dan een e-mail of bel tijdens kantooruren naar +31 70 311 5403. Na deze initiële support kost support € 45,- per support ticket. Indien u upgrade naar onze Pro editie dan heeft u recht op maximaal 4 keer per maand. Ieder navolgend support gesprek kost ook daarna ook € 45,- per ticket. 15.2 Training We merken dat een training het gebruik van de applicatie sterk verbeterd en dat het u op termijn tijd bespaard omdat u efficiënter met het systeem weet om te gaan. Een SpinOffice training kan zowel op locatie als bij ons op kantoor in Den Haag. De kosten voor een 2-uur durende training is € 240,- (excl. reiskosten), meerder deelnemers is uiteraard mogelijk.

We bieden ondersteuning per mail en telefonisch. In het begin zullen we u verschillende keren gratis helpen, omdat we graag willen dat u op de hoogte bent van alle functionaliteiten van de applicatie. Daarna zal support voor Limited gebruikers € 45, - per ticket kosten. Een ticket is een contactmoment met een van onze medewerkers. Voor onze Pro-gebruikers bieden we e-mail en telefonische support met een maximum van 4 tickets per maand. Daarna kost support ook € 45, - per ticket.