E-mail gebruiken (9)

De Postvak IN heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat SpinOffice alle inkomende berichten bij binnenkomst direct koppelt aan de juiste relatie in uw database. Zowel uw berichten als die van uw collega's. Wanneer de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn ook gelijk gekoppeld! We leggen dit nader uit in dit hoofdstuk. In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat. 6.1 Scherm lay-out 6.2 E-mails koppelen aan relaties 6.3 E-mails koppelen aan dossiers 6.4 E-mails koppelen aan collega’s 6.5 E-mails converteren naar een taak 6.6 E-mails afronden / archiveren 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik 6.1 Scherm lay-out Uw Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is. 1. Berichtenoverzicht Alle berichten uit de geselecteerde IMAP-map aan de linkerkant worden weergegeven. Standaard is uw Postvak IN map natuurlijk geselecteerd. Berichten zijn gerangschikt op datum, maar dat kun je bovenaan de lijst wijzigen onder 'Filter op'. Sorteer items op datum of op afzender/e-mailadres. Andere opties om de berichten op te filteren zijn op ongelezen items, gemarkeerde, privé-items of niet-gekoppelde items. Belangrijke aandachtspunten: Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar het archief van de betreffende relatie. Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster. Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en het maken van koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4). Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt. Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8. 2. Voorvertoning van geselecteerd bericht Naast het berichtenoverzicht ziet u de preview zoals u gewend bent in uw e-mailtoepassing. Het gehele bericht wordt hier getoond. 3. Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in de Postvak IN de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. Is het e-mailadres niet bekend? Dan wordt de optie gegeven om de relatie als nieuw toe te voegen aan de database of het e-mailadres te koppelen aan een bestaande relatie.  4. E-mailaccount mappen Hier treft u de mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. De volgende mappen synchroniseren met uw webmail: de inkomende mail, verzonden items, prullenbak en SPAM-folder. Alleen de ‘Afgerond’ map is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7. 5. Mijn dossiers Hier kunt u dossier aanmaken die niet gekoppeld zijn aan relaties, dus uw persoonlijke mappen. Wanneer u 'mijn dossiers' heeft, kunt u berichten in uw Postvak IN hiernaartoe slepen en ze zo later gemakkelijker terugvinden.  Daarnaast bevat de header van dit scherm een aantal belangrijke onderdelen. Aan de linkerkant vindt u de snelle acties zoals u die verwacht. Aan de rechterkant de mogelijkheid om naar andere mailboxen te navigeren door op uw naam te klikken, daarnaast de zoekfunctie (zoek op naam, onderwerp of inhoud) en het 'tandwiel'-pictogram voor de Postvak IN voorkeuren. Zie hieronder alle opties. 6.2 E-mails koppelen aan relaties Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon.   Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’.  Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database: Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd. Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database. Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie. Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is. 6.3 E-mails koppelen aan dossiers Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd. Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden: Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Dossierkoppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht. Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant. Het koppelen aan dossiers is uiteraard alleen mogelijk als er dossiers aanwezig zijn. Let op, indien u vanuit de Postvak IN een dossier maakt, is deze gekoppeld aan de relatie die u op uw scherm ziet staan in de linkerhoek. Om inzicht te krijgen in alle inhoud van een dossier gebruikt u de dubbelklik op het gewenste dossier in de linkerkant, het dossier wordt in een nieuw venster/tabblad geopend. 6.4 E-mails koppelen aan collega’s Een slimme functie in SpinOffice is de mogelijkheid om elke e-mail aan een collega te koppelen. U hoeft geen berichten meer door te sturen, u koppelt gewoon de gewenste collega('s) aan het bericht. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht in de Postvak IN en kies 'Gebruikerskoppeling' of gebruik de snelle manier zoals hieronder weergegeven, hier in het voorbeeldgedeelte. Klik op uw naam in het groen vermeld en vink de gebruiker(s) aan waar de e-mail naar gelinkt moet worden. Desgewenst behoud u zelf ook de koppeling, want als u uzelf er van af haalt is de mail weg uit uw Postvak IN.  In beide gevallen is het bericht automatisch zichtbaar in de Inbox van de collega. 6.5 E-mails converteren naar een taak Is er een follow-up vereist voor een e-mailbericht? Converteer dan uw e-mailbericht naar een taak via de rechtsklik op het bericht en dan optie ‘Converteer naar taak’. Plan de taak in, eventueel met melding, prioriteit en eventueel een dossierkoppeling. 6.6 E-mails afronden / archiveren Dit is een belangrijke functie. Om te voorkomen dat de Postvak overvol raakt, kunnen berichten gearchiveerd worden indien het is gelezen, beantwoord en/of behandeld. In SpinOffice noemen we dit ‘Afronden’. Klik op ‘Afronden’ en het bericht verdwijnt uit de Postvak IN, maar het bericht wordt netjes gearchiveerd achter de relatiekaart van de geadresseerde. ‘Afronden’ is dus een manier om uw Postvak IN op te ruimen. Alle afgeronde berichten vindt u in de ‘Afgerond’ map aan de linkerkant, in het archief worden afgeronde berichten aangeduid met een groen vinkje. 6.7 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen Zoals vermeld in de bovenstaande paragraaf, verdwijnt bij het afronden een e-mailbericht uit uw Postvak IN. Voor de optie ‘Verwijderen’ geldt hetzelfde, maar er is een ander gedrag. Er is wel een belangrijk verschil of de e-mail gekoppeld is aan één gebruiker (uzelf) of aan meerdere gebruikers. Een e-mail die alleen aan u is gekoppeld 'Afronden': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Afgerond' en het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verplaatst naar de map 'Prullenbak' en wordt niet bewaard bij de relatie. Een e-mail die aan meedere gebruikers is gekoppeld Wanneer een e-mail is gekoppeld aan u en andere collega's en u klikt op afronden of verwijderen, is het gedrag als volgt: ‘Afronden’: het bericht is alleen voor u afgerond, het bericht blijft in de Postvak IN van de gekoppelde collega’s staan. Het bericht is te vinden in uw 'Afgerond'>map, het item wordt gearchiveerd in het archief van de relatie. 'Verwijderen': het bericht wordt verwijderd voor alle gebruikers, het item wordt verplaatst naar de 'Prullenbak' map en wordt niet bewaard bij de relatie. Het is dus belangrijk om de regels omtrent afronden en verwijderen goed te begrijpen. 6.8 Menu-opties onder de rechtsklik Zoals eerder vermeld in deze handleiding, zijn er veel slimme opties beschikbaar onder de rechtermuisknop. Gebruik het rechtsklikmenu om snel een actie uit te voeren op het geselecteerde item in uw Postvak IN.

E-mailintegratie is een essentieel onderdeel van een CRM systeem. Het is dus noodzakelijk alle communicatie uit het verleden met uw relaties in het systeem te krijgen. In SpinOffice is het relatief makkelijk om uw e-mailaccount(s) te integreren. Het unieke aan onze integratie is dat e- mailberichten automatisch worden gekoppeld aan de relaties die u in SpinOffice heeft staan, zowel inkomende- als uitgaande berichten. Ga naar de Postvak IN en geef SpinOffice de juiste IMAP-instellingen van uw e-mailaccount. In de gratis Limited edition synchroniseren we alleen de laatste 30 dagen van uw inbox, verzonden items en prullenbak. In de Pro-versie kunnen meerdere accounts worden toegevoegd en wordt alle e-mailgeschiedenis opgehaald. 5.1 E-mail configuratie 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out 5.4 E-mailsjablonen beheren 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening 5.6 Actietypen 5.1 E-mail configuratie SpinOffice helpt u via een wizard in de Postvak IN waar u de juiste accountgegevens en serverinstellingen voor inkomende e-mail (IMAP) van de e-mailaccount(s) kunt invoeren. Totdat uw e-mail correct is geconfigureerd, toont SpinOffice u de volgende pop-up telkens wanneer u uw Postvak IN opent: (Als deze pop-up niet wordt weergegeven, ga dan naar het Postvak IN tabblad / venster, vervolgens het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm, kies 'E-mailaccounts' en vervolgens het '+' pictogram). Kies de gewenste e-mailaccount type. Voer het e-mailadres in en klik op 'Start'. Voer het accountwachtwoord in. Office 365: volg de stappen en SpinOffice maakt verbinding met uw Office 365-account. Outlook: volg de stappen en SpinOffice zal verbinding maken met uw Outlook-account. Gmail: het maakt automatisch verbinding. Het kan zijn dat SpinOffice wordt geblokkeerd om verbinding te maken. Doorloop deze checklist om dat op te lossen. IMAP: SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op Serverinstellingen weergeven om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren. Klik op 'Verbinden' om verbinding te maken. Na een paar minuten laat SpinOffice u het resultaat zien: Als de verbinding tot stand is gebracht, wordt de installatiewizard gesloten en komen uw e-mails binnen. Geen verbinding. pas dan de accountgegevens aan: uw accountnaam, wachtwoord en inkomende e-mailserver. Tip: controleer hoe het account is geconfigureerd op uw telefoon, daar worden dezelfde IMAP-instellingen gebruikt. Als SpinOffice blijft melden dat we geen verbinding kunnen maken, neem dan contact met ons op voor gratis ondersteuning om het probleem op te lossen. Als de verbinding tot stand is gebracht, gaat u naar Inbox om alle inkomende berichten te zien. In de gratis Limited-versie kunt u 1 e-mailaccount koppelen. Alle berichten van de afgelopen 30 dagen komen in uw Postvak IN. Met een Pro-licentie worden voor 5 e-mailaccounts alle inkomende berichten, verzonden items en prullenbak items gesynchroniseerd. Ziet u een rood tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN? Dan is er iets mis met de e-mailinstellingen. Dubbelklik op de accountnaam, voer de IMAP-instelling handmatig in / pas deze aan en test de verbinding. 5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart Binnen SpinOffice is het versturen van e-mails mogelijk via de ‘Nieuw bericht’ optie uw Postvak IN, maar daarnaast is het mogelijk om vanuit de relatiekaart een e-mail te verzenden. Groot voordeel hiervan is dat de aanhef automatisch wordt ingevuld in het sjabloon en dat het bericht wordt gekoppeld aan de relatie en dus in het archief belandt. Hier de stappen: Vind de persoon die u wilt mailen, via o.a. de zoekbox aan de linkerkant. Dubbelklik op het gewenste e-mailadres onder CONTACT INFO aan de rechterkant van de kaart. Of klik op het ‘E-mail’ icoon in de toolbar. In beide gevallen wordt het standaardsjabloon weergegeven in een nieuw tabblad/venster. Er kan ook een ander sjabloon worden gekozen, klik hiervoor op het via het pijltje naast het ‘E- mail’ icoon en kies het gewenste sjabloon. Ook hier wordt een nieuw tabblad/venster getoond. In de komende paragraaf leggen we uit hoe het mailscherm er uit ziet. Nadat het bericht is opgesteld, klikt u op ‘Verzenden’ en wordt het bericht dus in het archief van de relatie opgeslagen. 5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out Het scherm voor een nieuw e-mailbericht ziet er als volgt uit: De meeste opties in het scherm spreken voor zich, een aantal zullen we hieronder bespreken.  Eerst de menu-opties: Verzenden: de e-mail wordt verzonden. Intern aan: bij gebruik van SpinOffice met meerdere gebruikers, de mogelijkheid om interne berichten naar collega's te sturen. Koppelingen: koppel de e-mail aan meerdere contacten in de database, aan een willekeurig dossier of voeg er interne bijlagen aan toe. Concept: bewaar de e-mail in uw conceptmap. Afdrukken: print de e-mail. Nu, de opties in het aanhefgedeelte: Aan: Selecteer een contactpersoon in de database waarnaar u het bericht wilt verzenden. Cc / Bcc: zodra u een Cc-adres toevoegt, verschijnt de Bcc-rij onmiddellijk ook. Uploaden: upload een willekeurig bestand en voeg dit toe aan de e-mail. Nu de opties onderaan: Sjabloonkiezer: selecteer een e-mailsjabloon die u in de sjabloonbouwer hebt gemaakt. Prioriteit: geef prioriteit aan het bericht. Privé: markeer de e-mail als privé voor alle andere databasegebruikers. Sleep lokale bestanden naar het scherm om ze bij te voegen of in te sluiten. Als u klaar bent met het opstellen van het bericht, klikt u op ‘Verzenden’ in de linkerbovenhoek. De e-mail wordt weergegeven in uw verzonden items en in het contactarchief. 5.4 E-mailsjablonen beheren Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder:  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. 5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases). 5.6 Actietypen Laatst menu-optie in sjabloonbeheer is ‘Actietypen’. In dit scherm definieert u welk sjabloon moet worden opgeroepen bij welke actie. Welk sjabloon wilt u aanroepen voor het opstellen van een nieuwe mail, het beantwoorden en eventueel bij het doorsturen (dit wordt vaak blanco gelaten). Kies voor iedere actie het gewenste sjabloon dat beschikbaar is in de database.

U heeft toegang tot alle relatie-gerelateerde mailuitwisselingen op één plaats Alle berichten worden, bij binnenkomst, automatisch gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Als de ontvanger niet bekend is kunt u de contactpersoon toevoegen aan uw database als nieuw of koppelen aan een bestaande contactpersoon. SpinOffice pikt gelijk alle eerdere communicatie op en voegt  dit allemaal toe aan het archief van de contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo eenvoudig geweest! Uw team zal efficiënter gaan werken Elke gebruiker krijgt zijn eigen Postvak IN met veel opties zoals o.a. interne forwarding, dossierkoppeling, converteren naar taak, notities toevoegen, markeren als belangrijk en/of privé en nog veel meer. IMAP protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox De inbox, verzonden items en prullenbak synchroniseren. Al uw e-mails blijven in uw huidige mailbox staan, maar elke dag maken wij een back-up van uw gegevens op onze goed beveiligde servers.

Binnen SpinOffice kunt u op alle velden, labels, info-velden en labels filteren / selecties maken. Bijvoorbeeld, wilt u een overzicht van al uw prospects zich in hetzelfde land of de postcode bevinden? Of wilt u een mailing sturen naar al uw klanten? Hoe u dat doet zullen we hieronder uitleggen. Het versturen van massa-mailing of groepsmailings is alleen beschikbaar in Pro- en Enterprise-versie. Hierbij de stappen: Ga naar het relatiescherm. Bepaal eerst op basis van welke criteria u uw groepsmailing wilt maken. Dat kan zijn op basis van een relatietype, label, kenmerk of relatie-veld. Maak dan uw filter. Dat kan op een aantal manieren. Klik op Filter relaties bovenin het scherm of kies een van de filteropties binnen de contact-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Indien u kiest voor Filter relaties dan maakt u zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Indien u een kiest voor een filteropties binnen de contact-widget, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe. Als voorbeeld kiezen wij het label 'hot prospects' om een mailing naar te versturen. Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. Alle 12 'hot prospects' worden getoond: Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies Verstuur groepsmaling. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is tevens het onderwerp zoals de ontvangers dit zien. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verstuur linksboven. Kies voor Maak concept of Verstuur. Indien u kiest voor Maak concept, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN.

Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablone Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder⬇️ Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. Persoonlijke gegevens gebruiken voor uw e-mailhandtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).

Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.  Volgend scherm verschijnt⬇️ Kies 'Nieuw' om uw eigen sjabloon helemaal opnieuw te bouwen met de editor of HTML.  Of ga naar optie 'Open' om een bestaand e-mailsjabloon te selecteren.  Om een kopie van het standaard e-mailsjabloon te maken, opent u het standaardsjabloon en klikt u op 'Opslaan als' om het als nieuwe versie op te slaan en vanaf daar verder te gaan. Dit is de standaardsjabloon dat beschikbaar is in uw database: «Geachte» aanhef werkt als volgt. Het is afhankelijk van het geslacht/aanhefveld op de relatiekaart: een formele of informele aanhef bepaalt of het bijvoorbeeld "Geachte Hugo" of "Geachte heer Van der Horst wordt" ". Voeg merge-velden toe als «Mijn e-mail», «Mijn voornaam», «Mijn achternaam» of «Mijn functie» uit -Mijn lijst- om het sjabloon aan te passen.  Alle genoemde merge-velden worden automatisch gevuld met de contactgegevens die u heeft ingevuld onder Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel. Het bedrijfslogo wordt gekozen uit  Beheer -> CRM-voorkeuren -> Bedrijf, waar het standaardlogo kan worden toegevoegd. Als u standaard een nieuw e-mailsjabloon wilt hebben voor het verzenden van e-mails.  klik op 'Actietype' en selecteer het gewenste sjabloon. Als u klaar bent Sluit u het gedeelte voor het maken van sjablonen en klikt u op de knop 'Vernieuwen' om de database bij te werken. Uw nieuw toegevoegde sjabloon is nu beschikbaar als e-mailsjablonen.

De mogelijkheid om bij elk nieuw e-mailbericht meldingen te krijgen zonder de inbox te openen, is een zeer slimme functie die door veel van onze klanten enorm wordt gewaardeerd. Het werkt zowel op Mac (verschijnt in Berichtencentrum) als op Windows-PC (verschijnt in het toepassingsvenster) Hoe de slider-meldingen in te schakelen? Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Notificaties En verander de meldingsstijl in Slider - melding. Bent u een Mac-gebruiker? Dan moet u nog wel eerst meldingen toestaan op uw Mac.  Ga naar -> Systeemvoorkeuren; Meldingen,  Scrol naar SpinOffice en sta daar meldingen toe.

Verstuur je e-mails wanneer het jou uitkomt.  Geplande e-mailberichten zijn erg handig voor als je bepaalde e-mails waaraan tijdens weekenden of avonden nog is gewerkt, op een ideaal tijdstip te versturen, bijvoorbeeld op maandag om 9:00 uur. Hoe werkt het? Maak een nieuw e-mailbericht. Klik je op het pijltje naast Versturen. Kies een voorgestelde optie of kies Stuur later om zelf een gewenste datum en tijdstip te bepalen. Alle geplande e-mailberichten staan klaar in de map Postvak UIT en worden automatisch op het door jouw ingeplande moment verstuurd. Zo simpel is het! Gebruik deze slimme feature en werk nog efficiënter met SpinOffice.

Ja, indien uw mail IMAP protocol hanteert. IMAP (Internet Message Access Protocol) is de beste manier om ervoor te zorgen dat u op elk gewenst moment toegang heeft tot uw mail op al uw apparaten. Alle apparaten waarop de IMAP inkomende mailserver gegevens zijn ingesteld synchroniseren. Dus ook in SpinOffice. In uw Postvak IN synchroniseren de volgende mappen: inkomende e-mail, verzonden items en de prullenbak.