Met een e-mailregel bepaal je wat SpinOffice automatisch doet met de e-mail van één afzender. Bijvoorbeeld: nieuwsbrieven direct afronden, e-mail van een leverancier in het Postvak IN van een collega zetten, of reclame meteen verwijderen.
Een e-mailregel instellen
- Open in het Postvak IN een e-mail van de afzender.
- Klik in de relatie-widget met de rechtermuisknop op het e-mailadres en kies E-mailregel.
- Klik op Stel een e-mailregel in, of op + als er al regels zijn.
- Kies bij Pas de volgende regel toe wat er moet gebeuren (zie hieronder). Vul zo nodig het aantal dagen of de collega in.
- Laat Actief aangevinkt.
- Kies of de regel ook geldt voor e-mails die je al hebt, met Pas de regel toe op alle items uit het verleden. Lees eerst de waarschuwing hieronder.
- Klik op Opslaan.
Een regel geldt voor één e-mailadres. Wil je hetzelfde voor meer adressen? Stel dan per adres een regel in. Op één adres kun je meerdere regels zetten.
Kun je E-mailregel niet kiezen? Dan heb je het recht E-mailregels beheren nodig. Vraag je beheerder om dat aan te zetten.
Welke regels zijn er?
| Regel | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Markeer e-mail als oranje | De e-mail krijgt een oranje markering, zodat hij opvalt. |
| Markeer e-mail als privé | De e-mail wordt meteen op privé gezet. |
| Koppel e-mail aan andere gebruiker | De e-mail komt in het Postvak IN van de collega die je kiest bij Aan wie. |
| Verwijder e-mail na [x] dagen | De e-mail gaat na het aantal dagen dat je kiest naar de prullenbak. |
| Verwijder e-mail direct | De e-mail gaat meteen naar de prullenbak. |
| Markeer e-mail als SPAM | De e-mail wordt als spam gemarkeerd. |
| Rond e-mail automatisch af na [x] dagen | De e-mail verdwijnt na het aantal dagen dat je kiest uit je Postvak IN, maar blijft in het archief van de relatie. |
| Rond e-mail direct af | De e-mail komt niet in je Postvak IN, maar staat wel in het archief van de relatie. |
Tip: afronden is meestal beter dan verwijderen. Je Postvak IN blijft leeg, en je kunt de e-mail later nog terugvinden in het archief.
Let op met e-mails uit het verleden
Het vinkje Pas de regel toe op alle items uit het verleden staat standaard aan. Kies je een verwijderregel, dan gaan ook alle eerdere e-mails van dat adres naar de prullenbak. Wil je alleen nieuwe e-mail verwerken? Haal het vinkje dan weg voordat je opslaat.
Regels bekijken, uitzetten of verwijderen
Je ziet de regels per e-mailadres. Klik met de rechtermuisknop op het adres en kies E-mailregel. Per regel zie je wie hem heeft gemaakt en wanneer.
- Tijdelijk uitzetten: klik op de schakelaar bij Actief.
- Wijzigen: klik op het potlood.
- Verwijderen: klik op de prullenbak.
Tip: krijg je ineens geen e-mail meer van iemand in je Postvak IN? Kijk dan eerst of er een e-mailregel op dat adres staat.
Lees ook: Het Postvak IN
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren