Taken en Kanban (2)

Voor veel van onze klanten is een degelijk takensysteem van essentieel belang. SpinOffice biedt sinds 2020 via het 'Kanban bord' een simpele maar duidelijke manier van het maken en beheren van uw taken met als doel dat de applicatie u nog beter zal helpen de dag door te komen. 9.1 Een nieuwe taak aanmaken 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) 9.3 Taken afronden 9.4 Reminders 9.1 Een nieuwe taak aanmaken Alle taken voor uw relaties worden opgeslagen en weergegeven in het Kanban bord. Maak nieuwe taken vanuit uw Home dashboard, het Kanban bord óf vanuit de relatiekaart waarvoor de taak van toepassing is en klik dan op het ‘taak’ icoon in de toolbar. Het takenscherm ziet er als volgt uit: Voer alle relevante informatie van de nieuwe taak in. Vul desgewenst de relatie in, deze is reeds ingevuld indien de taak vanuit een relatiekaart is gemaakt. Maakt u een taak voor een collega, dan ontvangt hij/zij een notificatie in de Postvak IN. Daarnaast kunt u een activiteit toevoegen, zoals bijvoorbeeld 'Verkoop', 'Support' of 'Facturatie'. Zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over activiteiten. De andere velden zijn waarschijnlijk wel duidelijk. Nadat u de taak heeft aangemaakt, wordt deze automatisch aan uw Kanban bord (takenlijst) toegevoegd. Indien er een relatiekoppeling is gemaakt, dan wordt de taak in het archief van de betreffende relatie weergegeven. Afgeronde taken worden in het archief gekenmerkt door een groen vinkje voor het item en taken met een hoge prioriteit worden in het rood getoond. 9.2 Het Kanban bord (uw takenlijst) Zoals we zojuist hebben vermeld kunnen taken per relatie worden gemaakt. Alle taken worden in het archief van de betreffende relatie opgeslagen en weergegeven. Maar SpinOffice biedt ook een overzicht van al uw huidige en aankomende taken. We noemen dit het Kanban bord. Dit scherm is vanuit het Home dashboard te benaderen, of via menu optie Ga naar -> Kanban bord. Het Kanban bord ziet er als volgt uit: Het Kanban bord is een zogenoemd scrum board. Een scrum board is een handig hulpmiddel om de taken tijdens een project of proces in een scrum raamwerk zichtbaar te maken. Taken gaan van to do, naar doing naar done. Het  Kanban bord is ingedeeld is in vier kolommen: Open taken: dit zijn taken zonder datum; die moet u gewoon ooit doen; Aankomend: taken die morgen of binnen 7 of 30 dagen moeten worden uitgevoerd; Huidige: taken die vandaag moeten worden uitgevoerd; Afgerond: dit zijn alle taken die u succesvol heeft afgerond. Dubbelklik op de naam van het relatie om naar de relatiekaart te gaan. Dubbelklik op het taakonderwerp om alle details van de taak te bekijken en de mogelijkheid om deze aan te passen of af te ronden. Het Taken Kanban-bord bevat een erg goed werkende zoekfunctie waarmee u kunt zoeken op onderwerp, naam of inhoud. En via het tandwiel-icoon rechtsboven in kunt u de lay-out van het Kanban-bord naar wens aanpassen. Taken met hoge prioriteit zijn rood, normale taken zijn zwart en taken met lage prioriteit zijn groen. Al uw collega’s hebben toegang tot uw Kanban-bord en hiermee dus ook inzicht in de status van uw taken. De optie om uw takenlijst af te drukken zal binnenkort als optie aan dit scherm worden toegevoegd. 9.3 Taken afronden In het Kanban bord, versleep taken van kolom om de status van een taak aan te passen. Het is visueel heel duidelijk welke taken er al zijn volbracht en wat u nog moet. Dit werkt erg overzichtelijk en motiverend! Het ultieme doel is natuurlijk om alle taken in de rechter 'Recent afgerond'  kolom te krijgen en dus allemaal af te ronden. Indien de taak aan een relatie is gekoppeld, dan wordt de taak uiteraard ook op de relatiekaart  afgerond. De taak krijgt groene vinkjes bij het item in het archief. Alle taken, zowel afgeronde en uitstaande, blijven dus zichtbaar in het archief van de relatie. Klik in het archief op het ‘Taak’ item in de linker ‘Communicatie’ balk om alle taken die gekoppeld zijn aan deze relatie, te bekijken. 9.4 Reminders Op dit moment hebben we reminders tijdelijk weggehaald bij het takenbeheer. We zullen dit z.s.m. weer toevoegen; voor nu raden wij u aan om reminders toe te voegen aan agenda-afspraken. Daar is het wel mogelijk.

Ga naar Nieuw -> Taak om een taak voor een bepaalde relatie te maken of klik op het taakpictogram in de hoofdbalk.  Alle taken worden weergegeven in uw takenlijst, die is te vinden onder menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet. Hier zijn alle taken per gebruiker te vinden. U kunt alle taken rangschikken op status, aanmaak- of afloopdatum en op gebruiker. Bij het aanmaken van een nieuwe taak kan prioriteit aangegeven worden, de afloopdatum instellen en bijbehorende reminders. Indien u als team gebruik maakt van SpinOffice CRM dan kunt u voor iedereen taken aanmaken en binnen de takenlijst beheren. Meer informatie over taken kunt u vinden in de SpinOffice handleiding.