Samenvoegen & opschonen (4)

Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties. Een individuele relatie verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de relatie die u wilt verwijderen. Klik er eenmalig om de relatie te selecteren. Gebruik de rechts-klik en kies 'Verwijder'. Klik op 'Ok’ om te bevestigen. Alle relaties van hetzelfde relatietype verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Klik op Filter relaties bovenin het scherm. Het volgende scherm wordt getoond. Kies in het eerste veld 'Relatietype'. In het tweede veld kiest u de voorwaarde, dus bijvoorbeeld: "is", "is niet", "bevat" of "bevat niet". Vul bij 'Waarde' het relatietype waarvan u alle relaties wilt wilt verwijderen. Zijn alle drie de velden ingevuld? Klik dan op Filter. Alle relatie van het betreffende relatietype worden getoond. Klik nu op Massa-acties bovenin het scherm. Kies 'Verwijder relaties' en bevestig. Alle relaties van het betreffende relatietype zijn nu verwijderd. Let op, deze actie kan niet meer door u ongedaan worden. Neem contact met ons op wanneer er relaties moeten worden teruggezet. Een gefilterde groep relaties verwijderen: Dit werkt bijna hetzelfde als hierboven vermeld staat. Maak eerst op het Relatielijst-scherm de gewenste filter van relaties die u wilt verwijderen. Bijvoorbeeld op basis van een label of relatie-veld. (Lees hier alles over filteren) Klik daarna op de optie Massa-acties bovenin het scherm. Kies Verwijder relaties en bevestig.

Er is een mogelijkheid om dezelfde relaties samen te voegen. Wat wordt er dan samengevoegd? Alle berichten, bestanden, taken, labels, agenda-afspraken. Wat niet wordt samengevoegd zijn de adressen, info-velden en kenmerken. Zorg er dus voor dat u die informatie handmatig overzet. Doorloop de volgende stappen om twee dezelfde relaties samen te voegen: Ga naar het Relatielijst-scherm. Zoek de gewenste relatie die u wilt samenvoegen. Selecteer de relatie die u wilt behouden. Dat wordt de 'hoofdrelatie'. Klik op het 'hamburger'-pictogram aan de rechterkant en kies Relaties samenvoegen. Het volgende scherm wordt getoond. Het eerste veld is de 'hoofdrelatie', die kunt u niet aanpassen. Zoek in het tweede veld de dubbele relatie, die u dus wilt samenvoegen met de 'hoofdrelatie'. Deze laatste zal dus verdwijnen. Indien u de relatie heeft gezocht en heeft ingevoerd, klik dan op Voeg relaties samen om de actie door te voeren. De relaties zijn nu samengevoegd. Komt een relatie meer dan twee keer voor in de database, dan zal u bovenstaande  stappen een aantal keer moeten doorlopen tot er een relatie overblijft.

Neem direct contact met ons op, wij kunnen de gegevens voor u uit de back-up halen. Houd er rekening mee dat deze actie extra kosten kan veroorzaken.

Ga naar de contactkaart van de persoon/het bedrijf waaraan het gekoppeld is. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailadres (dat daar niet vermeld zou moeten staan bij CONTACTINFO). Kies ‘Verwijderen’. Vink in de pop-up die verschijnt ‘Dit e-mailadres ook loskoppelen van dit contact’ aan en bevestig. Nu zijn alle e-mails losgekoppeld van deze persoon/dit bedrijf, verschijnen de items niet meer in het archief en wordt de naam niet meer weergegeven in je inbox. Koppel het e-mailadres opnieuw aan het juiste contact, bijvoorbeeld vanuit je inbox.