Labels, filters & groepen (6)

Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken optie in SpinOffice.  Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. Hoe labelt u relaties? Wanneer u een nieuwe relatie toevoegt of bewerkt in SpinOffice, vindt u de labels als tabblad aan de linkerkant van het scherm. Voeg nieuwe of vooraf gedefinieerde labels toe voor deze specifieke relatie. Het is ook mogelijk om direct vanuit het relatiescherm labels toe te voegen. Doorloop deze stappen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de gewenste relatie waarvoor u labels wilt toevoegen. U vindt de labels-widget aan de rechterkant. Voeg zelf de gewenste labels toe door handmatig in te voeren. Of kies uit een dropdown-lijst eerder gekozen labels. Alle toegevoegde labels worden direct getoond. Doorloop uw relaties om labels toe te voegen. U heeft ongelimiteerd aantal labels tot uw beschikking. Alle labels beheren U kunt zoals gezegd zelf al uw labels bepalen en beheren. Ga naar het hoofdmenu en kies optie Beheer -> Labels. Hier kunt u ongelimiteerd aantal labels toevoegen en verwijderen. Zie hieronder een voorbeeld. Alle labels die u handmatig hebt gebruikt voor relaties, worden ook in dit scherm getoond. Belangrijk: In de Pro- en Enterprise versie heeft u de beschikking over label-groepen. Dit biedt de mogelijkheid om categorieën te maken, en verschillende kleuren te gebruiken. Het zoeken op labels is heel gemakkelijk.  Begin de zoekopdracht met een hashtag ‘#’ en voer vervolgens het label in.  Hieronder een voorbeeld waarbij we filteren op het label "hot prospect". Bij het intoetsen van #hot wordt het label getoond. Klik hier op en alle relaties met het label "hot prospect" worden gefilterd en getoond. Zoek en filter contacten op basis van labels: Ga eerst naar een relatie die het label heeft waarop u wilt filteren. Klik vervolgens op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label en kies Filter toepassen. Alle relaties met dit label worden gefilterd en getoond. Labels verwijderen Uiteraard kan u bij een individuele relatie de label gemakkelijk weghalen  door op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label te klikken  en te kiezen voor Verwijderen.  Wilt u een heel label verwijderen?  Ga dan naar menuoptie Beheer -> Labels en verwijder het label.  Alle labels bij relaties komen dan te vervallen. Bekijk ook onderstaande video waarin we uitleggen hoe labels werken en wat u er allemaal mee kan.

Op het relatiescherm zijn al uw zakelijke relaties te vinden. Op dit scherm kunt u door middel van filters massa-acties uitvoeren waaronder het versturen van een groepsmailing. Versturen van groepsmailings: Bepaal eerst op basis van welke criteria u uw groepsmailing wilt maken. Dat kan zijn op basis van een relatietype, label of relatie-veld. Maak dan uw filter. Dat kan op een aantal manieren. Klik op Filter relaties bovenin het scherm of kies een van de filteropties binnen de contact-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Indien u kiest voor Filter relaties dan maakt u zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Indien u een kiest voor een filteropties binnen de contact-widget, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe. Als voorbeeld kiezen wij het label 'hot prospects' om een mailing naar te versturen. Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. Alle 12 'hot prospects' worden getoond: Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies Verstuur groepsmailing. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is ook het onderwerp van de mailing. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verstuur linksboven. Kies voor Maak concept of Verstuur. Indien u kiest voor Maak concept, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN.

Op het Relatielijst-scherm zijn al uw zakelijke relaties te vinden. Op dit scherm kunt u door middel van filters massa-acties uitvoeren zoals massa relatie-aanpassingen en het versturen van een groepsmailing. Beide dus op basis van een filter. Een massa relatie-aanpassing kan zijn het invullen van een veld, relatietype of label voor een groep relaties. Of het verschuiven van waardes in een veld naar een ander veld of het verschuiven van een label. Een groepsmailing sturen kan dus ook op basis van een filter. Dit laatste wordt onderaan dit support-artikel besproken. Hierbij de stappen voor een massa relatie-aanpassing: Klik op Filter relaties bovenin het scherm, of kies een van de filteropties binnen de relatie-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Kies Filter relaties om ieder gewenst veld in SpinOffice te kiezen waarop u wilt filteren. U kiest zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Kiest u een veld aan de rechterkant door op het 'filter'-pictogram te klikken, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe (bijvoorbeeld door een selectie op relatietype, info-veld f label) Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder een voorbeeld. We hebben gekozen voor een filter op het label 'hot prospect'. Alle 12 hot prospects worden getoond: Nu kunt u een massa relatie-aanpassing doorvoeren. Klik op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies de gewenste optie: Massa relatie-aanpassing Het volgende scherm wordt getoond. Bepaal wat u met het gefilterde relaties wilt doen. In ons voorbeeld de 12 hot prospects. Selecteer een veld dat u wilt invullen of wijzigen voor de gefilterde groep. Klik op Aanpassen om de actie uit te voeren. Verstuur groepsmailing Gebruik deze optie om een mailing te sturen naar deze gefilterde groep relaties. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen of een bestaand sjabloon kunt kiezen om het naar iedereen te verzenden. Lees hier stap voor stap hoe dit te doen. Voeg toe aan favorieten Deze optie zal binnenkort verdwijnen. Hiermee kunt u de gefilterde relaties toevoegen aan een favorietengroep. Voeg label toe aan relaties Een gemakkelijke optie om een bestaande tag aan alle gefilterde relaties te geven. Verwijder relaties Verwijder alle gefilterde contacten in een handomdraai. Wees voorzichtig, want deze optie is onomkeerbaar. Na het doorvoeren van de gewenste massa-actie zijn de aanpassingen direct zichtbaar in uw database. Het kunnen maken van filters en de daarbij behorende mogelijkheid tot massa-acties zijn dus een buitengewoon krachtige functie in SpinOffice.

Labels worden steeds meer de standaard in SpinOffice. Het werkt snel, overzichtelijk en ze zijn makkelijk te beheren. Het vervangt de kenmerken optie in SpinOffice. Wij adviseren om naast de kenmerken ook uw favorietenlijsten te verplaatsen naar labels. In dit artikel leggen we uit hoe u dit gemakkelijk kan doen. Doorloop de volgende stappen: Ga naar het Relatielijst-scherm. Klik op Favorieten bovenaan. Selecteer een favorietenlijst en kies Filter favorietengroep. Alle relaties binnen de groep worden als gefilterde groep getoond op de plek van uw relatielijst. Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm. En kies dan de optie Label toevoegen aan relaties. Type in het getoonde tekstveld in het venster de gewenste naam van het label dat u wilt geven, dus bijvoorbeeld de bestaande beschrijving van de favorietengroep. Of kies een bestaand label uit de dropdown-lijst. Klik vervolgens op Aanpassen om de actie uit te voeren. Alle relaties binnen de favorietengroep hebben nu het gewenste label. Doorloop deze stappen voor alle favorietengroepen. Heeft dit gedaan? Stuur ons even een bericht en we deactiveren de favorietengroepen functie. Wilt u vooraf labels aanmaken zodat u ze gemakkelijk kunt gebruiken en vullen? Dat kan!  Ga naar menu-optie Beheer -> Labels en voeg ongelimiteerd aantal labels toe.  In de Pro-versie heeft u de beschikking over label-groepen en kunt u dus categorieën maken / labels groeperen.

Iedere prospect is met alle contactinformatie te vinden in het relatiescherm. Van daar uit kunt u (door dubbelklik) naar het archief waar alle communicatie, documenten/bestanden, taken en afspraken, memo's te vinden zijn.  Om een selectie te krijgen van alle prospects, doet u het volgende: Ga naar het relatiescherm. Klik op Filter relaties in de gekleurde bovenbalk. Kies het veld 'Relatietype'. De voorwaard 'Is' is juist, dus hier niets mee doen. Selecteer vervolgens het gewenste relatietype. In ons voorbeeld 'Prospect'. Klik op Filter relaties. Alle prospects worden getoond. TIP: maak een apart relatietype ‘Hot prospects’ o.i.d. om een onderscheid te maken tussen belangrijke- en minder belangrijke prospects. Ga naar menu-optie Beheer -> Relatietype om nieuwe relatietypes te maken. Combinaties van filters zijn mogelijk. Bijvoorbeeld het veld 'Relatietype' en het veld 'Account Manager', of een combinatie van een info-veld en label. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld prospects filteren die aangevinkt zijn voor een product/dienst waarin ze geïnteresseerd zijn.

Labels worden de nieuwe standaard binnen SpinOffice. Ze zijn snel, overzichtelijk en eenvoudig te beheren. Labels vervangen de huidige kenmerken-functionaliteit voor relaties. Wij adviseren om alle bestaande kenmerken die u gebruikt voor uw relaties om te zetten naar labels. In dit artikel leest u stap voor stap hoe u dat doet. Waarom overstappen naar labels? Labels bieden een modernere en flexibelere manier om relaties te categoriseren. Ze zijn makkelijk toe te passen en terug te vinden via filters. In de Pro-versie kunt u werken met labelgroepen, waarmee u categorieën kunt aanmaken. Kenmerken omzetten naar labels Volg deze stappen voor elk kenmerk dat u wilt vervangen door een label: Ga naar het Relatielijst-scherm. Klik aan de rechterkant op CONTACT INFO bij een willekeurige relatie. Kies Kenmerken. Selecteer het eerste kenmerk dat u wilt omzetten. Filter op dit kenmerk: Is de relatie aangevinkt voor dit kenmerk? Kies dan Filter op geselecteerde. Is de relatie niet aangevinkt? Kies dan Filter exclusief geselecteerde. De relaties met dit kenmerk worden nu als gefilterde groep getoond. Klik bovenin het scherm op Massa-acties. Kies Label toevoegen aan relaties. In het pop-upvenster: Type de gewenste naam van het nieuwe label (bijvoorbeeld de naam van het oude kenmerk). Of kies een bestaand label uit de dropdown-lijst. Klik op Aanpassen om de actie uit te voeren. Resultaat: Alle relaties die het gekozen kenmerk hadden, zijn nu gelabeld met het nieuwe label. ? Herhaal deze stappen voor elk kenmerk dat u wilt vervangen. Labels vooraf aanmaken Wilt u van tevoren labels aanmaken zodat u ze snel kunt gebruiken of hergebruiken? Dat kan! Ga naar Beheer > Labels. Voeg een onbeperkt aantal labels toe. (Pro-versie) Maak labelgroepen aan om labels te categoriseren en te groeperen. Meer informatie Lees meer over: Het aanmaken en beheren van labels Werken met labelgroepen in de Pro-versie Heeft u vragen over het gebruik van labels? Neem gerust contact op met onze supportafdeling.