Afspraken & instellingen (6)

Over het algemeen verschilt de agenda in SpinOffice niet veel van een agenda zoals u die gewend bent, maar onze agenda heeft een aantal slimme hulpmiddelen die het een zeer nuttig en onderscheidend maken van anderen. We zullen ze in dit hoofdstuk bespreken. 7.1 Scherm lay-out 7.2 Nieuw afspraken maken 7.3 Herhalingen instellen 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's 7.5 Verjaardagen tonen 7.6 Afspraken per mail versturen 7.7 Afspraken privé markeren 7.8 Agenda delen 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) 7.10 Agenda synchroniseren 7.1 Scherm lay-out Het agenda-scherm ziet er als volgt uit: In de bovenste balk staan verschillende opties die we zullen bespreken. Nieuwe afspraak: maak een nieuw evenement aan. < datum/maand/dag >: hiermee kunt u de maanden/week/dagen doorlopen. Vandaag: navigeer naar vandaag als u een andere maand/week hebt. 'Agenda'-pictogram: blader door de maanden/week/dagen, afhankelijk van de weergave. Klik op het pictogram om uw gewenste weergave te selecteren. Gebruikers: selecteer de agenda's van uw collega's om al dan niet in uw agenda te tonen (zie paragraaf 7.8 hieronder). Zoeken: zoek naar afspraken uit het verleden op basis van gekoppelde relaties of op onderwerp. 'Tandwiel'-pictogram: extra opties en voorkeuren, die ook in paragraaf 7.8 hieronder aan de orde komen. In de agenda ziet u verschillende kleuren voor iedere afspraak. Deze zijn gebaseerd op het type afspraak, de zogenaamde 'Activiteit'. Beheer deze activiteiten door te gaan naar het relatiescherm, dan menu-optie Beheer > Activiteiten codes. Indien er activiteiten codes zijn, dan kunnen die worden gekozen bij het maken van een afspraak. Deze codes worden gebruikt om onderscheid in de agenda te maken tussen bijvoorbeeld een sales afspraak, interne afspraak, prive-afspraak, lunch, vergadering, reserveringen (voor horecabedrijven) etc. In de centrale agenda is snel te zien wie wanneer afspraken heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, verstuurd worden als bijlage, relaties, dossiers en collega’s kunnen eraan gekoppeld worden. We bespreken hieronder de belangrijkste functies van de agenda. 7.2 Nieuwe afspraken maken Open uw agenda via menu-optie Ga naar -> Agenda. Klik op Nieuwe afspraak linksboven in of dubbelklik op de gewenste datum/dag/tijd in uw agenda en het volgende scherm wordt getoond. Stel alle details met betrekking tot de afspraak in; specifieke datum en tijd, locatie, deelnemers, een herinnering (ideaal wanneer sync met mobiele apparaten is geactiveerd), herhalingen, enz. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen. Gemaakte afspraken worden direct getoond in de agenda('s) van de gekoppelde gebruiker. Gebruik de rechterklik op een agenda-item voor veel opties (bijvoorbeeld verwijderen, dupliceren, privé markeren, afdrukken, naar relatiekaart springen of om de afspraak aan andere relaties, dossiers of collega's te koppelen) 7.3 Herhalingen instellen De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten. Klik op Herhalen in de linkertab van de afspraakgegevens en vink Herhalen aan om het in te stellen. Indien u een herhaalafspraak wijzigt dan wordt deze uit de reeks gehaald en niet meer in de herhaalafspraak reeks meegenomen. 7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's Bij het maken van een afspraak heeft u de mogelijkheid om 'deelnemers' (= relaties in uw database) te koppelen aan een afspraak. Dit is om drie redenen nuttig. Wanneer een relatie is gekoppeld aan een afspraak, wordt de afspraak opgeslagen in het archief van de betreffende relatie. Daarnaast is het duidelijk voor u en uw collega's met wie de afspraak zal plaatsvinden. En nadat u de afspraak heeft gemaakt, kunt u de afspraak per e-mail verzenden naar alle gekoppelde relaties (zie paragraaf 7.6 hieronder hoe u dat moet doen) Naast het koppelen aan relaties, kan een afspraak ook worden gekoppeld aan dossiers. Dit maakt een dossier completer dan alleen een verzameling e-mails en bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een project werkt waar meerdere relaties aan gekoppeld zijn, dan kunt u eenvoudig informatie ophalen over wanneer u of uw collega's afspraken hadden en met wie. Gebruik de rechtermuisknop op een agenda-afspraak in de agenda en selecteer de optie 'Dossier koppeling'. Wanneer u een afspraak aan meerdere collega's toewijst, wordt het evenement ook in hun agenda weergegeven. 7.5 Verjaardagen tonen Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld. 7.6 Afspraken per mail versturen Bij het maken van een nieuwe afspraak wordt, indien u relaties koppelt aan een afspraak, direct de mogelijkheid geboden om de afspraak op te slaan èn als bijlage te versturen. Ga naar de afspraak in de agenda, kies rechtsklik optie 'Als bijlage versturen' om de afspraak als .isc-kalenderbestand per e-mail naar de gekoppelde relatie(s) te verzenden. is er één relatie aan gekoppeld; SpinOffice opent een nieuw e-mail venster met de afspraak in de bijlage. zijn er meerdere relaties aan gekoppeld, dan vraagt SpinOffice of de mail verstuurd mag worden. Kiest u Ja, dan springt SpinOffice naar uw Concepten-map waar de berichten klaar staan. De deelnemer / ontvanger van de mail kan de afspraak direct toevoegen aan zijn agenda door het bijgevoegde bestand in de e-mail te openen. Wilt u het versturen van de afspraak frequent gebruiken? Maak dan een standaard e-mailsjabloon en voeg deze in Beheer > Actietypen toe aan het type 'Agenda'. Als u dit heeft gedaan, dan wordt in het vervolg automatisch dit sjabloon aangeroepen als u de afspraak als bijlage wilt versturen. 7.7 Afspraken privé markeren Nadat de afspraak is gemaakt en opgeslagen, kunt u met de rechtermuisknop op een afspraak klikken om de afspraak als privé te markeren. Niemand, tenzij u over beheerdersrechten beschikt, ziet de inhoud van de afspraak. Een handpictogram wordt getoond en alleen de tijd is geblokkeerd. Gekoppelde collega's aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien. 7.8 Agenda delen In de gratis versie van SpinOffice deelt u uw agenda standaard met alle gebruikers. Als Pro-gebruiker bepaalt u zelf met welke collega('s) u uw eigen agenda wilt delen. Ga naar de Agendainstellingen door op het tandwiel-pictogram te klikken, kies 'Agenda delen' en bepaal met wie u uw agenda wilt delen. Vink de gebruikers aan die toegang mogen krijgen tot uw agenda en klik op 'Opslaan' om te bevestigen. Klik in uw SpinOffice-agenda op 'Gebruikers' en u ziet de lijst met alle agenda's waartoe u toegang heeft. Dat zijn dus alle gebruikers die u toegang hebben verleend tot hun agenda.  Schakel agenda's op elk gewenst moment uit om te beheren welke agenda's u wilt zien, of klik op 'Mijn agenda' om alleen uw items te zien. Dit mechanisme werkt dus twee kanten op; zowel u als uw collega's bepalen met wie ze hun agenda delen, en u bepaalt zelf weer welke agenda's u wilt tonen in de agenda. 7.9 Agendavoorkeuren (het tandwiel-pictogram) Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek voor voorkeuren zoals de optie 'Gedeelde afspraken afzonderlijk weergeven' in plaats van gecombineerd en de optie om de juiste lijstweergave in of uit te schakelen. Maar ook de dag om de week mee te beginnen (zondag of maandag), het tijdsinterval op een dag (15, 30, 45 of 60 minuten), en de tijdstippen waarop de dag begint en eindigt. Pas alle instellingen van uw keuze aan. Alle wijzigingen zijn alleen voor jou van toepassing. U heeft hier allemaal de optie 'Afdrukken' en 'Agenda importeren'. De optie om te bepalen met wie u uw agenda wilt delen, is hier ook beschikbaar. Dit hebben we besproken in paragraaf 7.8. 7.10 Agenda synchroniseren In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Agenda via een CalDAV account. De sync werkt beide kanten op.  In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hoe u dit kunt realiseren.

Ga naar Ga naar -> Agenda. Klik eenmaal op de datum waarop de afspraak moet worden gemaakt. Voer het gewenste tijdstip, datum, locatie en eventuele herhalingen in en koppel relaties aan de afspraak. Klik op 'Opslaan', het venster sluit en de afspraak wordt toegevoegd. Met de opties aan de linkerkant kunt u nog meer instellingen opgeven, bijvoorbeeld om de afspraak te koppelen aan meerdere andere contactpersonen, meerdere mappen of uw collega's.

 Kies uit een import vanuit Apple Agenda en Office 365 om zo de database te vullen. Alle afspraken van de laatste en aankomende 30 dagen worden geïmporteerd. Wel zo makkelijk. Ga in SpinOffice naar uw Agenda. Klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Agenda en kies Agenda's importeren. U vindt de import-optie ook binnen uw Home Dashboard, binnen de Agenda widget het hamburger icoon, menu-optie Agenda's importeren. In beide gevallen wordt het volgende scherm getoond: Klik op de gewenste optie om alle afspraken van de laatste en aankomende 30 dagen te importeren. Dit is (nog) geen sync maar een import van agenda-afspraken.  Wilt u de agenda synchroniseren, activeer de agenda-sync. Ga naar uw Agenda om alle afspraken te bekijken. Meer weten over de functionaliteiten van de Agenda, ga naar handleiding hoofdstuk 7. Agenda. 

Alle afspraken in SpinOffice kunnen worden gepland, terugkerend gemaakt en meldingen kunnen worden ingesteld.  Maar deze meldingen komen helaas nog niet in SpinOffice naar voren, alleen op iedere mobiele telefoon/tablet waarop onze CalDAV agenda-sync is geconfigureerd.

Jazeker! Alle teamleden hebben een individuele agenda in SpinOffice. Binnen de agenda kan iedereen aangeven met wie ze hun agenda willen delen.  Dat doet u via  Klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Agenda  en kies Agenda delen. De Super-Admin user kan van alle gebruikers de zichtbaarheid beheren via menu optie menu-optie: Beheer -> Gebruikersinstellingen. Alle afspraken van uw collega's zijn zichtbaar tenzij als afgeschermd gemarkeerd. Voor de goede zichtbaarheid het overzichterlijk te houden heeft iedere collega heeft zijn eigen kleur. Alle afspraken, ook voor de andere teamleden, kunnen worden gemaakt en aangepast door iedereen met de juiste gebruikersrechten.

De agenda in SpinOffice kan synchroniseren met uw Mac Agenda, iOS of Android apparaat. Eerst moet de agenda-sync worden geactiveerd, er wordt dan een CalDAV-account voor u gemaakt. De gegevens van deze account moet u op uw apparaten configureren om zo de sync te activeren. 1. Activeer de agenda-sync in SpinOffice Ga op het Relatie-scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Vink 'Synchroniseer mijn agenda' aan en kies 'Opslaan'. Er wordt een CalDAV-account gemaakt. U ontvangt per mail een bevestiging en de link naar de handleiding om de account op uw apparaten in te stellen. 2. Configureer de CalDAV-account op uw Mac Ga op uw Mac naar de Launchpad en open Systeemvoorkeuren -> Internet Accounts. Klik in het rechtergedeelte van het scherm op Voeg andere account toe... Kies CalDAV-account. Selecteer als type account: Handmatig. Voer de volgende gegevens in: Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u deze link heeft ontvangen] Wachtwoord: [het wachtwoord waarmee u inlogt binnen SpinOffice] Serveradres: https://sync.spinoffice-crm.com Klik op Log in en de account wordt geverifieerd. De sync account is nu toegevoegd als 'Internet Account'. Geef een eigen beschrijving aan deze account, bijvoorbeeld ‘Zakelijke agenda’ of ‘SpinOffice agenda’. Vink de Reminders optie aan. Alle agenda-items in SpinOffice worden nu in uw Mac Agenda applicatie getoond. U kunt in de agenda applicatie de kleur van deze agenda aangeven. Het kan voorkomen dat Mac Agenda een 404-error geeft. Gelieve deze aan ons doorgeven zodat we dit direct voor u kunnen fixen! Het kan een aantal minuten duren voordat alle afspraken uit SpinOffice in Mac Agenda staan. Dus houd geduld en ga niet direct de instellingen aanpassen als er niets gebeurd. Mocht echter na 30 minuten de agenda nog leeg blijven, neem dan contact met ons op.  Als de sync werkt, worden alle nieuwe afspraken en mutaties die u in Mac Agenda of in SpinOffice maakt op alle apparaten waarop u deze CalDAV account heeft geconfigureerd doorgevoerd. Belangrijke notitie: bestaande agenda's die u heeft in Mac Agenda kunnen niet in SpinOffice geïmporteerd worden. Dus de eerste stap is gebruik te maken van de agenda in SpinOffice, en dan vervolgens de sync te activeren en te configureren.