Synchronisatie (8)

14. Synchronisatie

Synchronisatie van uw gegevens is cruciaal. SpinOffice biedt, zowel in de gratis Limited als de Pro editie, de mogelijkheid om uw relaties, agenda en uw e-mail te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en OS X) en Android. 14.1 Relatie sync 14.2 Agenda sync 14.3 E-mail sync 14.1 Relatie sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de relatie-sync. Er wordt een zogenoemde CardDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. En in het SpinOffice beheerscherm kunt u aangeven welke relatietypen moeten synchroniseren. Nadat u de CardDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle gemarkeerde relaties van het juiste relatietype. Ons advies is om alle relaties die u heeft in bijvoorbeeld Mac Contacten, iCloud, Google etc. eerst in SpinOffice te zetten, zorgen dat daar de boel compleet is en dan daarna de sync te activeren en in te stellen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw iOS (iPhone/iPad) en/of Android apparaat. 14.2 Agenda-sync Ga op het Relatie scherm naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de agenda-sync. Er wordt een CalDAV account gemaakt en u ontvangt direct een mail met de handleiding hoe de account op uw apparaten ingesteld moet worden. Nadat u de CalDAV account heeft geïnstalleerd op uw apparaten, synchroniseren alle agenda-afspraken die in deze agenda gezet worden. Het is verstandig om in de instellingen van uw apparaat deze agenda als standaard-agenda in te stellen zodat u er zeker van bent dat alle afspraken ook in SpinOffice desktop applicatie terecht komen. Klik hier voor de gewenste handleiding voor uw Apple (iOS & OS X) en/of Android apparaat. De agenda sync kan dus ook binnen Mac Agenda op de desktop worden geconfigureerd. 14.3 E-mail sync E-mail in SpinOffice is in sync indien uw e-mailaccount IMAP protocol toestaat. Veel e-mailclient bieden deze mogelijkheid; Gmail, Hotmail/Outlook, AOL mail, Ziggo, KPN, Mail.com, Office365.com, Yahoo, Strato, etc.. Vraag uw hosting provider of IMAP voor uw account mogelijk is. Alle items in de inkomende map, verzonden items en de prullenbak worden gesynchroniseerd met SpinOffice.  Bekijk de volgende FAQ's voor support bij het instellen van uw e-mail.

Agenda-sync: Office 365 sync activeren

Met de Office 365-agendasynchronisatie staan je afspraken in SpinOffice en Outlook altijd gelijk. Maak je een afspraak aan of wijzig je er een, dan wordt die automatisch in beide agenda's bijgewerkt. Voordat je begint Bij het koppelen worden afspraken in beide richtingen gesynchroniseerd. Afspraken uit je Office 365-agenda komen in SpinOffice te staan, en afspraken uit SpinOffice komen in je Office 365-agenda te staan. Heb je afspraken eerder handmatig in beide agenda's ingevoerd, dan krijg je die dubbel. Verwijder zulke dubbele afspraken daarom vóór het koppelen uit je SpinOffice-agenda. Gebruik je nu CalDAV-synchronisatie? Zet die dan eerst uit voordat je de Office 365-synchronisatie activeert. Synchronisatie activeren Ga naar Beheer → Gebruikersinstellingen → Synchronisatie. Open het tabblad Office 365 agenda. Vink Synchroniseer agenda aan. Er opent een browservenster van Microsoft. Log in met je Microsoft 365-account en geef SpinOffice toestemming om je agenda te gebruiken. Dit doe je eenmalig. Zie je de melding "Goedkeuring van beheerder vereist"? Jouw organisatie staat niet toe dat gebruikers zelf toestemming geven aan externe apps. Vraag je Microsoft 365-beheerder om het volgende te doen: Log zelf in via deze koppelstap met het beheerdersaccount. Vink in het toestemmingsscherm Toestemming geven namens uw organisatie aan en klik op Accepteren. Daarna kunnen alle gebruikers in je organisatie de synchronisatie zelf activeren. Weet je niet wie je beheerder is? Dat is meestal degene die jullie Microsoft-licenties beheert, of jullie IT-leverancier. Na je bevestiging wordt de verbinding gemaakt. SpinOffice toont confetti als teken dat de koppeling is gelukt. Klik op Opslaan om het scherm in SpinOffice te sluiten. Je kunt het browservenster nu sluiten. In de instellingen staat het label Office 365 agenda-sync is actief. Wat gebeurt er daarna? Eerst worden alle bestaande afspraken uit je Office 365-agenda in SpinOffice geïmporteerd. Afhankelijk van het aantal afspraken duurt dat een half uur tot een uur. Daarna is je agenda gesynchroniseerd: nieuwe en gewijzigde afspraken worden in beide richtingen bijgewerkt. Let op: SpinOffice synchroniseert alleen de agenda van het Microsoft 365-account waarmee je inlogt. Agenda's van collega's of gedeelde agenda's worden niet meegenomen. Elke gebruiker koppelt zijn eigen agenda. Bekend probleem: herhaalafspraken Herhaalafspraken uit Outlook worden goed geïmporteerd. Het gaat mis als je één afspraak uit een reeks aanpast, bijvoorbeeld door een andere tijd of datum te kiezen. Die afwijkende afspraak synchroniseert daarna niet meer correct. Ons advies: pas geen losse afspraken aan binnen een reeks. Moet één afspraak afwijken, maak daar dan een aparte, losse afspraak voor aan. We werken aan een oplossing en passen dit artikel aan zodra die beschikbaar is. Synchronisatie stoppen Vink Synchroniseer agenda uit onder Beheer → Gebruikersinstellingen → Synchronisatie → Office 365 agenda. Alle afspraken blijven in SpinOffice en in je Office 365-agenda maar de synchronisatie wordt gestopt.

Kan de agenda in SpinOffice synchroniseren met mijn mobiele apparaten?

Ja. Welke manier je gebruikt, hangt af van de agenda die je nu gebruikt. Gebruik je Microsoft 365 (Outlook)? Koppel dan je Office 365-agenda aan SpinOffice. Je afspraken synchroniseren in beide richtingen met Outlook. Daarmee staan ze automatisch ook op elk apparaat waarop je Outlook of je Microsoft 365-account gebruikt: je telefoon, tablet en computer. Op je apparaten hoef je niets extra in te stellen. Ga naar: Office 365-agenda synchroniseren met SpinOffice Dit is de aanbevolen manier voor iedereen met Microsoft 365. Geen Microsoft 365? Dan synchroniseer je je agenda via CalDAV. Dat is een standaardprotocol dat werkt met de agenda-app van je iPhone, iPad, Mac of Android-apparaat. Ga naar Beheer → Gebruikersinstellingen → Synchronisatie en activeer de agendasynchronisatie. Je ontvangt een e-mail met de instructies voor het instellen van het account. Stel het account in op je apparaat: iPhone en iPad Mac Android Daarna verschijnt de SpinOffice-agenda in de agenda-app van je apparaat. Afspraken synchroniseren in beide richtingen. Let op: gebruik niet beide koppelingen tegelijk. Stap je over van CalDAV naar Office 365? Zet CalDAV dan eerst uit en verwijder het CalDAV-account van je apparaten. Anders krijg je dubbele afspraken.

Wat betekent CalDAV?

CalDAV is een protocol dat wordt gebruikt om agenda's te synchroniseren. Met behulp van DAV-protocollen kunnen gebruikers hun contactpersonen (CardDAV) en agenda (CalDAV) synchroniseren met apparaten en toepassingen die worden ondersteund door DAV. Het is relatief gemakkelijk in te stellen.  U dient eerst de agenda- of relatie sync in SpinOffice te activeren, daarna ontvangt u een e-mailbericht waarin we de stappen beschrijven hoe de sync account in te stellen op uw Apple (iOS & OS X) of Android apparaat. Indien er bij het configureren van- of het verbinden met de CalDAV-account op uw iPhone, iPad of Android-apparaat de error 'Controle CalDAV-account mislukt' wordt getoond, dan is er een authenticatie probleem. Lees hier hoe dit op te lossen.

Agenda-sync: CalDAV – iPhone en iPad

Activeer de agenda-synchronisatie door de CalDAV-account die wij voor u hebben gemaakt toe te voegen als agenda-account op uw telefoon. Als u dit heeft gedaan, synchroniseren afspraken tussen SpinOffice CRM naar uw iOS apparaat. Doorloop de stappen in de handleiding hieronder. Activeer de agenda-sync in SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Op uw iPhone / iPad, ga naar Instellingen -> Apps -> Agenda -> Agenda-accounts. Klik op Nieuwe account -> Andere. Kies Voeg CalDAV-account toe. Het volgende scherm wordt getoond: Voer de volgende gegevens in: Server: sync.spinoffice-crm.com Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u de e-mail naar deze pagina heeft ontvangen] Wachtwoord: [het wachtwoord waarmee u inlogt binnen SpinOffice] Beschrijving: kies bijvoorbeeld ‘Zakelijk' of 'SpinOffice agenda’ Klik op Volgende in de rechter bovenhoek en de account wordt geverifieerd. Activeer Agenda en Reminders, en het volgende scherm wordt getoond: We adviseren u om te kiezen voor Behoud op mijn iPhone zodat eventuele bestaande reminders niet verloren gaan. Klik op Opslaan om de account toe te voegen aan uw iOS apparaat. Alle agenda-items in SpinOffice worden nu in uw iOS Agenda applicatie getoond. U kunt in de agenda applicatie de kleur van deze agenda aangeven. Om SpinOffice uw standaardagenda te maken, gaat u naar Instellingen -> Apps -> Agenda -> Standaardagenda en selecteer de CalDAV account. Agenda-items worden standaard gefetcht (opgehaald) en niet gepusht. Beheer het fetch schema op uw iPhone/iPad via Instellingen -> Apps -> Agenda -> Agenda-accounts -> Nieuwe gegevens: Scrol naar beneden om fetch periode aan te passen. Bij ‘Handmatig’ worden uw afspraken gesynchroniseerd indien u de Agenda app op uw apparaat opent Het kan ongeveer 15 minuten duren voordat alle afspraken uit SpinOffice op uw apparaat staan. Dus wees niet te snel met het aanpassen van instellingen indien er niets gebeurt. Mocht de agenda na 30 minuten nog steeds leeg blijven, neem dan contact met ons op. Alle agenda-aanpassingen worden gesynchroniseerd binnen alle apparaten waar deze CalDAV account op is geconfigureerd. Probleem met verbinden? Geeft de CalDAV-account de melding 'Controle CalDAV-account mislukt’, lees dan hier wat u kunt doen.

Agenda-sync: CalDAV – Mac

Installeer de Agenda Synchronisatie via CalDAV zodat events gesynchroniseerd worden van SpinOffice CRM naar uw Mac Agenda applicatie en vice versa! Volg de stappen die hieronder staan beschreven. Activeer de agenda-sync in SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. Ga naar de Launchpad op uw Mac en open Systeemvoorkeuren -> Internet Accounts. Klik in het rechtergedeelte van het scherm op Voeg account toe... Kies Voeg andere account toe... Kies CalDAV-account. Selecteer als type account: Handmatig. Voer de volgende gegevens in: Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u deze link heeft ontvangen] Wachtwoord: [het wachtwoord waarmee u inlogt binnen SpinOffice] Serveradres: https://sync.spinoffice-crm.com Klik op Log in en de account wordt geverifieerd. De sync account is nu als agenda toegevoegd. Geef een eigen beschrijving aan deze account, bijvoorbeeld ‘Zakelijke agenda’ of ‘SpinOffice agenda’. Vink de Reminders optie aan. Alle agenda-items in SpinOffice worden nu in uw Mac Agenda applicatie getoond. U kunt in de agenda applicatie de kleur van deze agenda aangeven. Het kan voorkomen dat Mac Agenda een 404-error geeft. Gelieve deze aan ons doorgeven zodat we dit direct voor u kunnen fixen! Het kan een aantal minuten duren voordat alle afspraken uit SpinOffice in Mac Agenda staan. Dus houd geduld en ga niet direct de instellingen aanpassen als er niets gebeurd. Mocht echter na 30 minuten de agenda nog leeg blijven, neem dan contact met ons op.  Als de sync werkt, worden alle nieuwe afspraken en mutaties die u in Mac Agenda of in SpinOffice maakt op alle apparaten waarop u deze CalDAV account heeft geconfigureerd doorgevoerd.

Agenda-sync: CalDAV – Android

Zorg ervoor dat u de agenda-synchronisatie hebt geactiveerd in SpinOffice via de menuoptie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie.  Installeer op uw telefoon een agenda-synchronisatie-adapter uit de Play Store om een CalDAV-account te kunnen configureren. Wij raden DAVx⁵ aan van ontwikkelaar bitfire web engineering.   Open DAVx⁵, klik op Accounts -> Account toevoegen en selecteer CalDAV-synchronisatie. Het volgende scherm verschijnt: Kies "Inloggen met URL en gebruikersnaam". Voer de volgende informatie in: Servernaam of URL: https://sync.spinoffice-crm.com Gebruik SSL: houd deze aangevinkt. Gebruikersnaam: [voer het e-mailadres in waarop u de activatie-e-mail hebt ontvangen] Wachtwoord: [je SpinOffice-inlogwachtwoord] Client-certificaat: houd dit op "geen" en klik op Volgende. Voer het e-mailadres opnieuw in om het account te identificeren. Vink "Synchroniseren van server naar telefoon alleen" niet aan. Tik vervolgens op Voltooien om de synchronisatie te starten. Als alles correct is geconfigureerd, start de synchronisatie automatisch. Open de Agenda-applicatie.  De SpinOffice-agenda zou zichtbaar moeten zijn. Zo niet, klik op Meer -> Agenda’s beheren en activeer de agenda. De CalDAV Sync-app heeft enkele globale instellingen waar je de accountbeschrijving, de kleur en de optie om CalDAV-accounts op je Android-apparaat te beheren kunt aanpassen. Het kan enkele minuten duren om al uw agenda-items uit SpinOffice op uw Android te krijgen. Wees geduldig en pas de instellingen niet te snel aan. Alle wijzigingen die hier worden aangebracht, worden gesynchroniseerd op elk apparaat waarop dit CalDAV-synchronisatieaccount is geconfigureerd.

Ik krijg de error 'Controle CalDAV-account mislukt' binnen mijn CalDAV-account. Wat nu?

De agenda in SpinOffice kan synchroniseren d.m.v. een CalDAV-account. Indien er bij het configureren bij de CalDAV-account op uw iPhone of iPad de error 'Controle CalDAV-account mislukt' wordt getoond, dan is er een authenticatie probleem.  Zie hieronder een voorbeeld: Hoe kunt u dit op te lossen? Ten eerste is het belangrijk om te checken of de agenda-synchronisatie in SpinOffice is geactiveerd. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en check of de agenda-sync actief is. Ga terug naar uw iOS apparaat, naar de instellingen van het CalDAV-account en voer opnieuw het SpinOffice wachtwoord in en klik op Gereed. Wanneer er blauwe vinkjes verschijnen aan de rechterkant, wordt het account herkend en zal het weer werken. Als dat het probleem niet oplost, verwijdert u het CalDAV-account en voegt u het opnieuw toe. Indien dezelfde error-melding blijft verschijnen: Ga naar SpinOffice en reset uw wachtwoord onder menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Wachtwoord wijzigen. Let op: dit nieuwe wachtwoord is vanaf dat moment van toepassing is bij het inloggen binnen SpinOffice. Probeer dit nieuwe wachtwoord binnen de configuratie van het CalDAV-account. Als dat het probleem niet oplost, verwijdert u het CalDAV-account en voegt u het opnieuw toe. Uiteindelijk is het belangrijk dat de CalDAV-account blauwe vinkjes weergeeft aan de rechterkant.  Dat betekent een succesvolle verbinding.   Komt u er niet uit, neem dan contact met on op. Wij helpen u er graag bij om het op te lossen.