In SpinOffice ziet standaard iedereen alles. Dat maakt samenwerken makkelijk. Wil je dat sommige collega's minder kunnen of zien? Dan pas je per gebruiker de rechten aan.
Rechten aanpassen kan alleen met het recht SuperAdmin.
De rechten van een gebruiker aanpassen
- Ga naar ☰ > Beheer > Gebruikersinstellingen.
- Kies linksboven de gebruiker.
- Klik op Rechten. Je ziet drie tabbladen: Algemeen, Diversen en Beperkingen.
- Vink de rechten aan of uit en klik op Opslaan.
Algemeen
| Recht | Wat mag de gebruiker |
|---|---|
| SuperAdmin | Rechten van alle gebruikers aanpassen. |
| SpinOfficeAdmin | Het menu Beheer gebruiken en sjablonen beheren. |
| Relaties exporteren | Relaties exporteren. |
| Relaties importeren | Relaties importeren. |
| Relaties verwijderen | Een relatie verwijderen. |
| Massa relaties verwijderen | Meer relaties tegelijk verwijderen. |
| Massa relatie-aanpassingen | Meer relaties tegelijk aanpassen. |
| Relaties samenvoegen | Dubbele relaties samenvoegen. |
| E-mailsjablonen beheren | Alle e-mailsjablonen beheren, zonder toegang tot de rest van het beheer. |
| E-mailregels beheren | E-mailregels beheren. |
| Scannen | Documenten scannen. |
Diversen
| Recht | Wat mag de gebruiker |
|---|---|
| Factuurmodule | De factuurmodule gebruiken. |
| Bedragen aanpassen | Bedragen op facturen aanpassen. |
Beperkingen
Hier vink je juist aan wat een gebruiker niet mag.
| Beperking | Wat betekent het |
|---|---|
| Alleen domeinsjablonen | De gebruiker kan alleen e-mailsjablonen van het eigen domein gebruiken. |
| Alleen toegang tot webversie | De gebruiker kan alleen in de browser werken, niet in de desktopversie. |
| Alleen toegang tot eigen dossiers | De gebruiker ziet alleen dossiers waaraan hij gekoppeld is. |
| Geen toegang tot gebruikerssjablonen | De gebruiker kan geen eigen sjablonen aanpassen. |
Welke relaties ziet een gebruiker?
Klik in de Gebruikersinstellingen op Relatietypes en kies welke relatietypes de gebruiker mag zien. Zo kun je bijvoorbeeld privérelaties of één afdeling afschermen. Denk bij het inrichten van je database dus goed na over je relatietypes.
Privé-items
Iedere gebruiker kan e-mails, bestanden en dossiers op privé zetten. Die zien collega's dan niet, ook een beheerder niet. Er is geen recht waarmee iemand privé-items van anderen kan openen.
Een collega gaat uit dienst
Open bij de gebruiker Gebruikersprofiel > Beveiliging en vul de datum in bij Uit dienst per. Vanaf die datum kan de collega niet meer inloggen.
Wat gebeurt er met zijn gegevens?
- Alles blijft in SpinOffice: e-mails, taken, afspraken, dossiers en bestanden. In de archieven van relaties blijft alles zichtbaar.
- Zijn mailbox valt stil. Er komt geen nieuwe e-mail meer binnen en de mailbox is niet meer te openen.
Wat gebeurt er met de licentie?
- Pro en Pro+: de licentie komt vrij. Een nieuwe collega kan hem gebruiken tot de einddatum van je licentie.
- Enterprise: de licentie stopt per de volgende maand. Je betaalt er daarna niet meer voor.
Tip: loop vóór de laatste werkdag de open taken van je collega na en koppel ze aan een andere collega. Ontvangt hij e-mail op een gedeeld adres, zoals info@? Koppel die mailbox dan eerst aan iemand anders, anders komt die e-mail ook niet meer binnen.
Lees ook: Delen met collega's en Een nieuwe gebruiker toevoegen
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren