Afzender & bezorging (6)

Foutmelding 'Onbestelbaar' of 'Undelivered Mail Returned to Sender' bij versturen van e-mails.

Het kan voorkomen dat u de volgende melding in uw Postvak IN krijgt nadat u een e-mail heeft verstuurd: Undelivered Mail Returned to Sender. Dit kan verschillende oorzaken hebben waaronder dat uw bericht als SPAM wordt gemarkeerd door de ontvangende mailserver. Zou u de melding in zijn geheel naar ons op kunnen sturen zodat wij er naar kunnen kijken.  Om te voorkomen dat uw uitgaande mail verzonden vanuit SpinOffice als SPAM wordt gemarkeerd en dus bovengenoemde foutmeldingen binnen komen, hebben we een verzoek voor uw hosting provider. Gelieve onze mailserver toevoegen aan de zogenoemde SPF records in de portalomgeving van uw domein zodat e-mailverkeer van onze server wordt geaccepteerd door uw provider. Het record dat dient te worden toegevoegd: include:spf.spinoffice-crm.com Het SPF record zou er dan als volgt uit kunnen komen te zien: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all Indien dit is gedaan zal u de bovenstaande melding niet meer moeten krijgen en wordt uw uitgaande mail niet meer als SPAM gezien.

E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen

Wanneer u e-mails verstuurt, identificeren mailboxproviders (zoals Gmail, Outlook, Strato en Yahoo) of e-mails legitiem zijn of door een spammer of phisher worden verzonden. Dit geldt ook voor e-mails die vanuit SpinOffice CRM worden verzonden. Daarom is het belangrijk om e-mailauthenticatie in te stellen. Er zijn drie methoden om de identiteit van een afzender te verifiëren: SPF, DKIM en DMARC. Sinds februari 2024 vereisen Gmail en Yahoo om DKIM- en DMARC-authenticatie in te stellen. Andere mailboxproviders hanteren vaak SPF als authenticatiemethode om de afzender te identificeren. Met SpinOffice bieden we SPF- en DKIM-authenticatie aan. Daarom raden we alle klanten sterk aan om beide in te stellen voor hun verzenddomeinen. Dit is een eenmalige configuratie per domeinnaam. Ga direct naar: SPF instellen DKIM instellen SPF SPF (Sender Policy Framework) records zijn TXT-records op uw domein die specifieke servers machtigen om e-mails te verzenden met uw domeinnaam. SPF is als een beveiliger voor e-mails. Het stelt u (de afzender) in staat om een openbaar record te publiceren dat aangeeft welke IP-adressen mogen verzenden vanuit uw domein. Het record wordt aangemaakt in de DNS als een TXT-record voor uw domein. Wanneer een mailboxprovider zoals Gmail een bericht ontvangt met dit domein, kan deze uw openbare DNS-record bekijken om te zien of het IP-adres toestemming heeft om de mail te verzenden. Simpel gezegd fungeert SPF als een poortwachter die ervoor zorgt dat alleen legitieme e-mails doorkomen, zodat u beschermd bent tegen phishing-aanvallen. U kunt slechts één SPF-record aanmaken voor uw domeinnaam. Als u al een SPF-record heeft, moet u uw bestaande record aanpassen in plaats van een nieuw SPF-record aan te maken. Om te controleren of uw domein een SPF-record heeft, bezoekt u MX Toolbox. Om SPF in te stellen voor SpinOffice, volgt u de onderstaande optie die van toepassing is op uw domein: 1. Uw domein heeft geen SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Maak een nieuw TXT-record aan en plak de volgende regel in het tekstvak: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all Sla het record op. 2. Uw domein heeft wel een SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Voeg de volgende tekst toe aan het bestaande TXT-record, vóór de afsluitende -all tag: include:spf.spinoffice-crm.com Sla het record op. Nadat u de vereiste SPF-wijzigingen heeft aangebracht, wacht u 24 uur totdat de wijzigingen zijn doorgevoerd. DKIM DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een digitale handtekening die aan uitgaande e-mailberichten wordt toegevoegd. Deze handtekening bewijst dat het bericht daadwerkelijk is verzonden namens het domein van de afzender en niet is aangepast onderweg. DKIM werkt met een cryptografische sleutel: SpinOffice (via onze mailinfrastructuur) voegt een verborgen DKIM-handtekening toe aan de e-mailheader. In de DNS van uw domein wordt een publieke sleutel geplaatst waarmee ontvangende mailservers deze handtekening kunnen verifiëren. DKIM helpt bij het voorkomen van spoofing en phishing en zorgt ervoor dat mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en iCloud de e-mailreputatie van uw verzenddomein correct kunnen beoordelen. DKIM instellen voor SpinOffice Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, dient u twee nieuw TXT-records toe te voegen aan de DNS van uw domein. Beide records zijn nodig om een betrouwbare e-mailaflevering te garanderen. Stap 1: Log in op uw DNS-provider Log in bij de partij waar de DNS van uw domein wordt beheerd (bijvoorbeeld TransIP, Cloudflare, etc.). Stap 2: Voeg het DKIM-record toe Maak twee TXT-records aan met de volgende gegevens. DKIM-record 1 (key001) Type: TXT Naam / Host: key001._domainkey (bij sommige DNS-providers wordt het domein automatisch toegevoegd) Waarde / Value: v=DKIM1;h=sha256;k=rsa;p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEAn66jq1ZdodxCtp0ztrWZUCOJpa62KZGHHsekKfm7wediMTSLeQKdLhwWY5L4RqWP5dMJds1Ya8dDWfQJAuILM5f5cxm+pXDJ0C6we3pWlhcN7HoNZsmkVeASH1QTq8Ji8d7ngfaOHfe+SXs4yTJWbI11Rt7nIS1syAtKn4fw/NiKW4k2xb38fpT3MoVCYLBw5STwLVxKt0YA0QiSuIQfxGgruy7ldMuXCOo9rjwL1zw/1Br9W4IWd0H/BHctaIDRCkkDK1H/YJO82txnmLKYrASZbxzEQu+9rMdENNTMNJ5Ox6ptx0xN/sCTcRxkGugyoFeMB6o8BOZ7pDyY3b4CiQIDAQAB DKIM-record 2 (key002) Type: TXT Naam / Host: key002._domainkey Waarde / Value: v=DKIM1;h=sha256;k=rsa;p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCn1BbTAaEqGdv68mJsGTXw5n0dB/SxOj6VIrlNn06mEYvWrvhh+vFns8MReDFrvkqcVkKy/jvf5DaMph+qhzHxL0EiCrKCQOPKDPYEfFgsU+g8T7auyCzYUAxaas4K/Zffp81emUX8mmKzoVbe5kcvYqp7cF1NSLXVFV9meSGD8QIDAQAB ⚠️ Belangrijk Plak beide DKIM-waarden exact zoals hierboven weergegeven Elke waarde moet in één regel worden ingevoerd Pas de waarden niet aan en voeg geen extra spaties of regeleinden toe TTL: Gebruik de standaardwaarde van uw DNS-provider (bijvoorbeeld 300 of 3600 seconden) Stap 3: DNS-wijziging opslaan Na het opslaan kan het tot enkele minuten (soms langer) duren voordat de DNS-wijziging wereldwijd actief is. Stap 4: Geef het domein aan ons door Stuur een e-mail naar support@spinoffice-crm.com met daarin het domein (of de domeinen) waarvoor DKIM is ingesteld. Wij activeren vervolgens DKIM voor uw domein aan onze kant. Stap 5: DKIM actief Zodra het domein is gekoppeld aan onze DKIM-mailserver, worden alle uitgaande e-mails automatisch ondertekend met DKIM. Opmerking Er is geen aanvullende SPF-aanpassing nodig, omdat onze mailservers al zijn opgenomen in het bestaande SPF-beleid. Problemen met DKIM oplossen Algemene problemen Ontvangt u de foutmelding "DKIM = did not pass" of "DKIM_PermError" bij het verzenden van e-mail? Neem dan contact op met support@spinoffice-crm.com en voeg een screenshot of foutmelding toe. Heeft u het DKIM-record recent toegevoegd of aangepast? Houd er rekening mee dat DNS-wijzigingen enige tijd nodig hebben om wereldwijd actief te worden. Weet u niet zeker of het DKIM-record correct is ingesteld? Neem contact op met support@spinoffice-crm.com en vermeld het betreffende domein. Problemen met DKIM-verificatie DKIM-record komt niet overeen De DKIM-verificatie kan mislukken als: de waarde van het TXT-record niet exact overeenkomt er tekens ontbreken of extra tekens zijn toegevoegd de DKIM-sleutel niet volledig is geplakt Controleer dat de volledige waarde van het TXT-record exact overeenkomt met de door SpinOffice verstrekte sleutel en dat deze in één regel staat. Spaties of regeleinden in TXT-record Zorg ervoor dat: er geen spaties vóór of na de waarde staan de DKIM-sleutel niet is opgesplitst over meerdere regels Dit komt vaak voor bij het kopiëren en plakken. DKIM-record niet gepubliceerd Ook als het record correct is toegevoegd, kan het zijn dat het nog niet zichtbaar is in DNS. U kunt dit controleren via MX Toolbox: Zoektype: DKIM Lookup Domein / selector: key001._domainkey.jouwdomein.nl Wanneer de test groen / positief is, wordt het DKIM-record correct gevonden en is het publiek toegankelijk. Nog steeds problemen? Stuur een e-mail naar support@spinoffice-crm.com met: het domein een screenshot van de DNS-instelling (optioneel) de foutmelding die u ontvangt Wij helpen u graag verder.

Wat is DKIM en hoe werkt het?

DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een handtekening die elke afzender aan zijn e-mailberichten kan toevoegen. Deze handtekening maakt duidelijk dat de afzender van het bericht daadwerkelijk de afzender is en niet een kwaadwillende partij. Je kunt elk domein gebruiken als handtekening. Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd “Red Bananas” zal zijn berichten ondertekenen met het “redbananas.com” domein om te bevestigen dat het bericht door “Red Bananas” is verzonden. Dit wordt bereikt door een verborgen, cryptografische handtekening in de e-mailheader in te voegen (SpinOffice zal dit doen) en vervolgens een publieke sleutel op de DNS van jouw website te plaatsen die de authenticiteit van deze handtekening verifieert. Wanneer je een DKIM instelt, vertel je internetproviders (ISP’s) in feite dat je e-mail verzendt vanaf een geautoriseerd systeem en dat het geen spam of spoofing is. Net als andere e-mailauthenticatiemethoden kunnen afzenders met DKIM een specifiek domein aan hun e-mailberichten koppelen. Records die op de DNS zijn gepubliceerd, garanderen de authenticiteit van een e-mail. DKIM heeft echter een unieke manier om dit te doen met een gecodeerde digitale handtekening: Een public key gepubliceerd op het DNS txt-record. Een private key opgenomen in de e-mailheader. Die privésleutel is de gecodeerde digitale handtekening, die uniek moet zijn voor de afzender en overeenkomt met wat er op de DNS staat gepubliceerd. Wanneer de twee DKIM-sleutels overeenkomen, verifiëren mailboxproviders de identiteit van de afzender en wordt het bericht doorgestuurd naar de inbox. Als het sleutelpaar niet overeenkomt, of als er geen DKIM-handtekening wordt gedetecteerd door de e-mailprovider, is de kans groter dat de e-mail wordt afgewezen of in de spam-map wordt gefilterd. DKIM zelf filtert geen e-mails. Het helpt de ontvangende mailservers echter te beslissen hoe ze binnenkomende berichten het beste kunnen filteren. Een succesvolle DKIM-verificatie betekent vaak een lagere spamscore voor een bericht. Daarom is het instellen van DKIM-authenticatie zo belangrijk voor de afleverbaarheid van e-mails. DKIM helpt spoofing en phishing van jouw domein te voorkomen, en een bijkomend voordeel is dat mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en AOL de e-mailreputatie van jouw verzendende domein kunnen volgen. Met SpinOffice bieden we al SPF-authenticatie maar sinds vandaag dus ook DKIM. Wij raden alle SpinOffice-gebruikers ten zeerste aan om beide in te stellen voor hun verzendende domeinen. Hoe DKIM te implementeren voor SpinOffice? Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, voeg je drie CNAME-records toevoegen aan de DNS-instellingen van jouw domein. Volg de instructie E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen om dit uit te voeren. DKIM is direct toepasbaar voor SpinOffice.

Hoe kan ik het SPF-record van mijn domein checken?

Ga naar https://mxtoolbox.com/spf.aspx, voer uw domein in (zonder http of www)  En klik op de oranje "SPF Record Lookup" button. De volgende pagina wordt weergegeven. (Als voorbeeld tonen we de records van ons domein) Het groen gearceerde gebied toont de huidige structuur van de SPF-records van uw domein. Dit zal altijd verschillen van de bovenstaande afbeelding. Maar u kunt in ons voorbeeld zien dat het vereiste SPF-record include:spf.spinoffice-crm.com  Bevat. Dat moet dus worden toegevoegd aan de DNS-zone van uw domein. Geeft uw SPF check hetzelfde resultaat? Perfect, dan heeft u het record succesvol toegevoegd!

Waarom e-mails vertraagd kunnen zijn?

Er zijn verschillende redenen waarom een e-mail vertraagd kan worden. Sommige vertragingen kunnen door SpinOffice worden veroorzaakt, andere door de ontvangende e-mailclient. Vertragingen aan de kant van SpinOffice Vertragingen aan onze kant kunnen de volgende oorzaken hebben: Trage of overbelaste mailservers Deze overbelasting kan worden veroorzaakt door hoge volumes, het bestrijden van spam of andere taken. Op reputatie gebaseerde uitstelreacties (4xx-antwoorden zoals "rate limited") Dit zijn tijdelijke fouten. Ons systeem probeert het bericht opnieuw te verzenden. We blijven proberen deze berichten te verzenden tot 24 uur na de eerste poging. Als een bericht na 24 uur nog steeds wordt uitgesteld, wordt het verwijderd. Mailboxproviders en internetaanbieders hanteren limieten voor het aantal open verbindingen Ze hanteren ook limieten voor het aantal berichten dat we per verbinding tegelijk kunnen verzenden. Soms overschrijdt het volume deze limieten, waardoor de e-mail in een wachtrij komt te staan. Voorverwerking vóór verzending Als er een technisch probleem is met het verzenden van het bericht, kan dit tot vertraging leiden. Voorbeelden zijn grote verzendlijsten of bijlagen. Goedkeuringsproces voor naleving van verzendcampagnes Alle mailings doorlopen een goedkeuringsproces. Dit zorgt ervoor dat jouw campagne voldoet aan onze Servicevoorwaarden en aan de geldende branche-standaarden. Zelfs ervaren gebruikers kunnen merken dat hun communicatie handmatig moet worden beoordeeld. Vertragingen aan de ontvangende kant Vertragingen aan de ontvangende kant kunnen de volgende oorzaken hebben: Trage of overbelaste servers Dit kan komen door een te groot aantal binnenkomende berichten, spamfilters of andere taken, of omdat de server simpelweg traag is met het verwerken van e-mail. De mailbox is vol Een volle inbox kan verhinderen dat nieuwe berichten worden afgeleverd. Antivirus-/spamfilters Deze programma’s zijn meestal snel en veroorzaken hooguit enkele seconden tot een minuut vertraging. Toch kan dit soms langer duren, bijvoorbeeld door de grootte van het bericht of de bijlagen. E-mails worden gescreend in volgorde van binnenkomst. Verzend-/ontvangcycli van e-mailprogramma’s, internetproviders of mailboxproviders Veel providers hanteren tijdsintervallen voor het verzenden en ontvangen van e-mails. De meest voorkomende cycli variëren van enkele seconden tot 15 minuten. Neem contact op met ons supportteam als je nog steeds niet zeker weet wat de oorzaak is van de vertraging.

Wat doet SpinOffice met spam?

SpinOffice filtert zelf geen spam. Het verwerken van ongewenste e-mail gebeurt bij uw e-mailprovider (bijvoorbeeld Microsoft, Google of uw eigen mailserver), niet in SpinOffice. Dat betekent het volgende voor uw inbox in SpinOffice: Berichten die uw provider als spam markeert en in een aparte spam- of ongewenste-mapmap plaatst, worden door SpinOffice niet opgehaald. Alleen de mappen die u synchroniseert (zoals Inbox en Verzonden) komen binnen. Komt er toch ongewenste mail in uw SpinOffice-inbox, dan beheert u die het beste bij de bron, in de spaminstellingen van uw provider. Wat u daar als spam aanmerkt, houdt SpinOffice voortaan ook buiten de deur. Heeft u veel last van ongewenste mail, stel dan de spamfilters bij uw provider scherper in. Die filtering werkt door in wat SpinOffice binnenhaalt.