3. Het relatie-gedeelte

3.4 Namen & adresgegevens bewerken

Alle velden zijn standaard gesloten en dus niet direct aan te passen. Om velden aan te passen, klik op de relatiekaart en kies ‘Bewerk’. Alle velden (behalve CONTACT INFO) springen open. Indien u klaar bent en deze kaart verlaat, sluiten de velden en worden aanpassingen opgeslagen.

3.5 Contactgegevens toevoegen, bewerken & verwijderen

Aan de rechterkant op de relatiekaart, onder het tabblad CONTACT INFO, kunt u alle telefoonnummers, e-mailadressen, fax nummers, websites enzovoorts opslaan die bij de betreffende relatie horen.

Contactgegevens toevoegen

1. Klik op het '+' icoon (of rechterklik).
   

   

2. Maak een keuze wat u wilt toevoegen. U kunt kiezen uit een e-mailadres, telefoonnummer (incl. fax), website URL toe of kies 'Anders' voor het toevoegen van bijvoorbeeld een Skype naam.
3. SpinOffice vraagt vervolgens om specifieke informatie te geven over de input, dat wordt genoemd als 'Beschrijving'.

4. Indien u ‘Standaard’ uitvinkt wordt de informatie opgeslagen onder ANDERE NUMMERS, en is het indien het een e-mailadres betreft niet vindbaar in de aanhef van een nieuwe e-mail.

5. Het ‘Privé’ vinkje geldt alleen indien e-mailadressen worden toegevoegd: indien ‘Privé’ is aangevinkt dan worden alle berichten van dit adres verborgen voor alle andere gebruikers.
6. Klik op ‘Opslaan’ om het scherm te sluiten.

Alle invoer kan keurig synchroniseren met uw mobiele apparaten.

---

Belangrijk: Het eerste e-mailadres dat staat vermeld onder CONTACT INFO wordt als standaard e-mailadres gebruikt voor het versturen van individuele e-mailberichten en voor massamailings.

---

Wilt u een ander e-mailadres als standaard in te stellen? Dat kan! Gebruik dan de rechterklik op het e-mailadres dat u naar boven wilt verplaatsen en kies 'Naar boven verplaatsen'. Zie het voorbeeld hieronder.

Contactgegevens bewerken

1. Klik eenmaal op het item dat u wilt aanpassen.
2. Klik op het ‘tandwiel’ icoon (of rechterklik 'Wijzig') om de informatie te bewerken.
3. Nadat u de informatie heeft aangepast, klikt u op ‘Opslaan’. 

Contactgegevens verwijderen

1. Klik eenmaal op het item dat u wilt verwijderen.
2. Klik op het '-' icoon (of rechterklik 'Verwijderen') om de informatie te verwijderen.
3. Er wordt om bevestiging gevraagd. En indien u ‘En ontkoppel dit e-mailadres van deze relatie’ aanvinkt dan worden alle gekoppelde berichten ook verwijderd. Anders wordt dit altijd nog op de achtergrond bewaard.
4. Klik op 'Ja’ om te bevestigen

Websites en e-mailadressen zijn aanklikbaar. Indien u dus op een e-mailadres klikt danwordt er een nieuw tabblad geopend met uw standaard e-mailsjabloon. En een website leidt u direct naar uw web browser.

3.6 Relaties verwijderen en/of samenvoegen

3.6.1 Relaties verwijderen

Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties. 

Een individuele relatie verwijderen

1. Ga naar de relatiekaart van de relatie die verwijderd dient te worden.
2. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties verwijderen.
3. Kies ‘Verwijder alleen deze relatie’.
4. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van deze relatie. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit deze relatie weer eens toevoegt.
5. Klik op ‘Relatie verwijderen’ om te bevestigen. 

Alle relaties van een bepaald relatietype verwijderen

1. Ga naar een relatie die voldoet aan het relatietype waarvoor u alle relaties wilt verwijderen.
2. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties verwijderen.
3. Kies ‘Verwijder alle relaties van het volgende relatietype’.
4. Check of u het juiste type heeft geselecteerd.
5. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van alle relaties. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit een van de relaties weer eens toevoegt.
6. Klik op ‘Relatie verwijderen’ om te bevestigen. 

Relaties verwijderen op basis van een filter

1. Filter alle relaties die u wenst te verwijderen (bekijk paragraaf 3.8 hoe u kan filteren).
2. Klik op de ‘Opties’ knop boven het filterresultaat.
3. Kies ‘Gefilterde relaties verwijderen’.
4. Indien u kiest voor de optie ‘Verwijder ook het gehele archief van de relatie’ dan verwijderen wij ook het archief van alle relaties. Wanneer u dit niet doet blijven alle berichten in de achtergrond opgeslagen voor als u ooit een van de relaties weer eens toevoegt.
5. Bevestig uw handeling met ‘Ja’.

3.6.2 Relaties samenvoegen

1. Ga naar de relatiekaart die u wenst te behouden in uw database.
2. Ga naar menu-optie Extra -> Relaties samenvoegen.
3. Vind de dubbele relatie in de database.
4. Klik op ‘Opslaan’ om de contactgegevens en het gehele archief bij de hoofdrelatie toe te voegen.

3.7 Relaties opzoeken

Gebruik het zoekveld aan de linkerkant van het scherm om een relatie te vinden. Alle zoekresultaten worden direct getoond. Alle relaties zijn gerangschikt in alfabetische volgorde en kunnen gevonden worden op voor- of achternaam, bedrijfsnaam of e-mailadres. We tonen de eerste 1000 relaties, om traagheid van het systeem te voorkomen.

Indien u in Beheer -> CRM voorkeuren -> CRM gedeelte de optie ‘Vervang linkermuis-klik optie Wijzig door Zoeken’ activeert, heeft u bij een enkele klik op een veld op een kaart een zoekscherm popup.

3.8 Relaties filteren

Filters maken het mogelijk om een gewenst overzicht te krijgen van relaties op basis van een bepaald veld in SpinOffice. Indien u bijvoorbeeld een overzicht wilt hebben van al uw prospects of klanten die zich in hetzelfde land bevinden of na een bepaalde datum in uw database staan? Of wilt u een mailing sturen naar al uw oud-klanten, die voldoen aan een bepaald kenmerk? U kunt op ieder veld en kenmerk op de relatiekaart filteren. Hoe u dat doet, zullen wij nu uitleggen.

In het volgende willen we een overzicht van alle klanten in een database, om vervolgens een mailing te sturen:

1. Ga naar een relatie in uw database die relatietype ‘Klant’ heeft.
   
2. Klik eenmaal op de het relatietype veld en kies ‘Filter op geselecteerde’.

3. In de linkerkolom, in plaats van de relatielijst, worden alle relaties getoond die voldoen aan het filtercriterium relatietype = Klant. Alle relaties worden op alfabetische volgorde getoond.

4. Indien gewenst kunt u nog meer filters op uw selectie loslaten (doorfilteren op een kenmerk of ander veld) en uw selectie specifieker maken.
5. Verwijder alle relaties die u niet wilt meenemen in uw selectie via het ‘x’ kruisje.
6. Indien uw filter naar wens is kunt u naar alle relaties een mailing versturen (lees volgende paragraaf wat de exacte stappen hiervoor zijn), exporteren (via menu-optie Extra -> Exporteren -> Relaties) of ze via de ‘Opties’ knop aan een favoriete groep toevoegen, verwijderen of voor een kenmerk aan/uitvinken.

Kies ‘Filter exclusief geselecteerde’ om juist te filteren op alle relaties die niet voldoen aan de ingegeven waarde van desbetreffend veld/kenmerk. Of kies ‘Filter op’ om handmatig uw zoekwaarde in te geven.

Filteren is een enorm krachtige functie binnen SpinOffice waar u veel mee kunt en die veel gebruikt wordt. Het biedt u de mogelijkheid om snel selecties te maken die u vervolgens een persoonlijke mailing kunt sturen.

Bekijk deze tutorial waarin we laten zien hoe u filters maakt.

3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters

Doorloop de volgende stappen om uw groepsmailing te versturen:

1. Maak eerst uw e-mailsjabloon via Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies ‘Opslaan’ en sluit het beheer- gedeelte.
2. Ververs SpinOffice zodat het sjabloon ook als sjabloon zichtbaar wordt bij de sjablonen.
3. Creëer uw filters zoals in voorgaande paragraaf wordt beschreven. Indien uw filterresultaat aan de linkerkant wordt weergegeven kunt u uw mailing gaan versturen.
4. Klik op het pijltje naast het ‘E-mail’ icoon in het werkbalk-menu bovenin.
5. Selecteer het opgestelde e-mailsjabloon.
6. Een popup ‘Groepsmailing verzenden’ verschijnt en het proces van het opstellen van concepten wordt automatisch gestart.
7. Indien het proces gereed is, gaat u naar uw Concepten map in uw Postvak IN.
8. Gebruik de rechterklik en kies ‘Allen verzenden’ en uw groepsmailing wordt direct verstuurd!
9. Indien concepten er niet naar wens uitzien, kunt u altijd alle concepten verwijderen door ze allemaal te selecteren (houdt de SHIFT-toets ingedrukt, scroll naar beneden en selecteer een concept onderaan) en kies ‘Allen verwijderen’.

3.10 Massa relatie-aanpassing

Indien u een relatietype voor meerdere relaties wilt aanpassen of wilt aan/uitvinken voor een kenmerk, kunt u dat snel en gemakkelijk doen. Velden die in bulk aangepast kunnen worden zijn het Relatietype veld, het Account Manager veld, Info1 t/m Info10 en de kenmerken onder het KENMERKEN tabblad.

Maak uw massa-aanpassing als volgt:

1. Filter de relaties die u een andere waarde wilt geven.
2. Boven het filterresultaat aan de linkerkant verschijnt een ‘Opties’ knop. Klik hierop.
3. Kies ‘Massa relatie-aanpassing’
4. Een popup wordt getoond waar u een veld/kenmerk kunt kiezen dat u wilt aanpassen voor de gefilterde groep. De mogelijke opties worden getoond indien u een keuze maakt.
5. Bevestig uw keuze via de ‘Verander waarde voor .... relaties’ knop.
6. De ‘Verplaats’ optie is ook mogelijk. U kunt een veldwaarde of kenmerk naar een van de Info1 t/m Info10 velden.

3.11 Relatietypes: het aanpassen van relatiekaart-indelingen

Zoals eerder aangegeven in dit hoofdstuk kunnen relatiekaarten van elkaar verschillen per relatietype. Onze filosofie is dat u namelijk voor iedere relatietype andere informatie wilt opslaan.

Om velden, labels en kleuren van de relatiekaarten aan te passen en/of om nieuwe relatietypes toe te voegen, gaat u naar menu-optie Beheer -> Relatietype. We zullen nu beide opties bespreken. 

Een nieuw relatietype maken: klik op de ‘Toevoegen’ knop rechtsonder. Een nieuwe lege kaart wordt getoond die u compleet zelf kan inrichten. Het is lastig om in te schatten welke velden waar te vinden zijn op de kaart, dus een handige manier is om een kopie van een bestaand relatietype te maken en deze naar wens aan te passen: selecteer in het dropdown menu onderaan ‘Kopie van’, richt de kaart naar wens in en geef het een unieke relatietype benaming.

Een bestaand relatietype aanpassen: dubbelklik op het relatietype dat u wilt aanpassen. In het volgende voorbeeld ziet u het kaartindeling van het relatietype ‘Prospect’. Zo ziet u hoe de kaart voor een prospect in de database is opgebouwd. In de witte tekstvelden kunt u dus zelf een nieuw label ingeven en de standaardwaarde aanpassen.

Relatiekaart velden en lay-out kunnen volledig naar wens worden aangepast. Indien u velden aanpast (dus bijvoorbeeld info1 ‘Functie’ veranderen in ‘Branche’), dan geldt deze aanpassing voor alle relaties van dit type! Dus als voor sommige prospects het veld ‘Functie’ is gevuld, blijft dit gewoon staan, maar verandert alleen het label naar ‘Branche’.

Lees deze FAQ waarin we verder uitleggen hoe u nieuwe relatietypes kunt toevoegen.

3.12 Tabbladen onder de relatiekaart

In het onderste gedeelte van het hoofdscherm, onder de relatiekaart velden, treft u een aantal tabbladen die u de mogelijkheid bieden meer informatie over de relatie te vermelden.

RELATIES:

Onderlinge relaties worden hier getoond. Dit kunnen collega's, vrienden, zakenrelaties of andere contacten in de database zijn. Het is zelfs mogelijk om contacten toe te voegen die geen relatiekaart nodig hebben.

Om een onderlinge relatie toe te voegen, gebruik het ‘+’ icoon onderaan en kies uit een van de volgende opties:

• Aan Werkgever koppelen: creëer een 'parent-child' relatie door de relatie waarop u zich bevindt toe te voegen als werknemer aan een andere kaart (werkgever of bedrijfskaart). De relatie wordt na koppeling dus een werknemer. (Lees deze FAQ hoe het werkt)
• Werknemer toevoegen: voeg een nieuwe relatie aan de database toe, die vervolgens werknemer wordt onder de kaart waarop u zich bevindt. Het 'Relatie toevoegen' scherm wordt getoond waarin u alle persoonlijke informatie van de werknemer kunt invullen.
• Onderlinge relatie koppeling toevoegen: zoek relaties binnen de database en koppel deze aan de relatie waarop u zich bevindt. Er verschijnt een venster waar u iedere relatie kunt zoeken en selecteren om te koppelen en aan te geven wat de onderlinge relatie betreft.
• Losse relatie toevoegen: voeg contactgegevens toe van een persoon die geen relatiekaart en archief zou moeten krijgen, maar alleen om hun basisgegevens te tonen. Bijvoorbeeld familieleden, hun IT-partner, etc.

Om een relatie koppeling te bewerken, gebruik dan het 'tandwiel' icoon en het '-' icoon om de koppeling te verwijderen. Relatie koppelingen zijn aanklikbaar zodat je er direct naartoe kan springen, dit geldt uiteraard niet voor losse relaties.

MEMO:

Hier is ruimte om extra informatie te plaatsen. Klik op het tekstvlak en kies ‘Bewerk’ om tekst te plaatsen en/of aan te passen. Het is mogelijk om te filteren op het memo-veld. 

EXTRA INFO:

Onder dit tabblad is een aantal velden te vinden die we niet direct hier zullen behandelen. Maar wat wel handig is om te weten zijn de extra info-velden aan de rechterkant. Indien ‘Info3’ t/m ‘Info10’ gedefinieerd zijn in Beheer -> Relatietype, dan worden de velden hier getoond. Dit omdat de velden niet meer op de relatiekaart passen. Dus hier kan informatie worden opgeslagen die minder belangrijk is c.q. niet in eerste oogopslag getoond hoeft te worden. Denk hierbij aan BTW-, IBAN- of Kvk nummer.

Bekijk bijvoorbeeld het EXTRA INFO tabblad van de relatie Hugo van der Horst in uw database. Daar is dus Info 3, 4 en 5 in gebruik.

Hier kan dus informatie worden geplaatst die niet op de relatiekaart zichtbaar hoeft te zijn. 

KENMERKEN:

Gebruik de kenmerken om relaties te ‘taggen’ en om in een later stadium op te kunnen filteren. Er is plek voor 40 kenmerken die voor iedere relatie aan- en uitgevinkt kunnen worden. U kunt de indeling beheren en bewerken via menu-optie Beheer -> Kenmerken.

Om relaties voor kenmerken aan te vinken gaat u naar de gewenste relatie, gebruik de rechtsklik ‘Wijzig’ en alle kenmerk vakjes springen open.

Alle aanpassingen worden automatisch opgeslagen indien u de betreffende relatiekaart verlaat of wanneer u rechtsklik ‘Lock Wijzig’ doet.

3.13 Relaties synchroniseren

In zowel de gratis Limited als de Pro editie is het mogelijk om relaties die zich in SpinOffice bevinden te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en Android) middels een CardDAV account. Ga naar hoofdstuk 14 hoe u dit kan activeren.