4. Het archief-gedeelte

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod.

4.1 Scherm lay-out

4.2 Menu-opties rechtsklik

4.3 Drag & Drop opties

4.1 Scherm lay-out

Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 

Onderdeel 1: Correspondentie overzicht

In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken ziet u een groen vinkje. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.2 besproken.

Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad of Finder in dit archief-gedeelte om direct te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. 

Onderdeel 2: Voorvertoning geselecteerd e-mailbericht

Onder het overzicht van e-mailberichten wordt het geselecteerde bericht getoond. Er wordt een ‘Intern’ optie getoond, hiermee kunt u snel dit bericht omhangen aan een andere collega. 

Onderdeel 3: De linker tabbladen

Deze balk bestaat uit twee tabbladen:

• Dossier overzicht: alle bestaande dossiers van desbetreffende relatie worden hier getoond. U kunt nieuwe dossiers aanmaken via het ‘+’ icoon en direct archief-items in dossiers slepen. Gekoppelde archief-items aan een dossier bevatten een geel dossier-icoon. Meer informatie over dossiers kunt u vinden in hoofdstuk 8.
• Communicatie overzicht: alle archief-items worden gerangschikt naar type. Dit maakt het makkelijk om snel iets terug te zoeken. Bijvoorbeeld, toon alle bijlagen van een bepaalde relatie.

Via menu-optie Beheer -> CRM voorkeuren -> CRM gedeelte kunt u aangeven welk tabblad / balk standaard getoond moet worden.

Onderdeel 4: Contactinformatie

In de hoek linksonder wordt de relatie getoond waarop u zich bevindt, altijd handig om te weten.

4.2 Menu-opties rechtsklik

• gekoppeld aan dossiers, andere relaties of collega’s.
• gemarkeerd als gelezen.
• gemarkeerd met de kleur geel. (als zijnde belangrijk / opvallen) • geprint en/of verwijderd.
• geconverteerd naar een taak. (eventueel met reminder)
• gemarkeerd als privé. (voor andere gebruikers)
  Verder kunnen:
• notities worden toegevoegd.
• vorige versies worden teruggezien. (Pro functie)
• documenten worden geconverteerd naar PDF.

4.3 Drag & Drop opties

Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te slepen.   

4.3.1 Drag & Drop archief-items naar dossiers

Alle dossiers worden zoals u nu weet aan de linkerkant van het archiefscherm getoond, mits de relatie gekoppeld is aan desbetreffend dossier. U kunt items in het archief (e-mails, bestanden, taken enz. direct in een dossier slepen door het bij het onderwerp vast te pakken en in het gewenste dossier te slepen. Er wordt een geel dossier icoon getoond om te laten zien dat het gekoppeld is.

Dubbelklik op het dossier om alle inhoud te zien en het opent in een nieuw tabblad/venster. 

In hoofdstuk 8 bespreken we in detail de voordelen van het werken met dossiers.

4.3.2 Drag & Drop van lokale bestanden naar het archief

Gebruik de Drag & Drop optie ook om lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Windows verkenner of Mac Finder direct in het archief scherm te slepen en dus te importeren in SpinOffice en direct te koppelen aan de betreffende relatie.

Meerdere bestanden naar SpinOffice slepen is mogelijk, een gehele map helaas nog niet.

Niet alleen in het archief, maar ook bij het opstellen van een nieuw e-mailbericht is dezelfde drag & drop / sleep optie mogelijk; sleep een lokaal bestand in het venster om het toe te voegen als bijlage of (indien een afbeelding) in te voegen in het bericht.