Relatiebeheer (15)

Hoe voeg ik een nieuwe relatie toe?

Voeg nieuwe relaties toe vanaf verschillende plaatsen in SpinOffice. Bijvoorbeeld in het Home-scherm, de Postvak IN, het Relaties-scherm of via het hoofdmenu. In alle gevallen verschijnt het volgende scherm: Vul de relevante informatie in en ga naar de subitems aan de linkerkant om meer informatie over de contactpersoon toe te voegen. In het veld ‘Relatietype’ bovenaan geeft u aan welk type contact u wilt toevoegen. Bijvoorbeeld een bedrijf, leverancier, persoonlijke vriend, prospect etc. Definieer uw eigen contacttypes onder menuoptie Beheer -> Relatietype. Wanneer u een e-mailadres aan de nieuwe relatie toevoegt, gebruik dan "Koppel alle e-mailberichten aan deze relatie" als u ook alle e-mails in het archief wilt hebben. Vink het selectievakje aan en SpinOffice verzamelt alle e-mails in de database en slaat ze op in het archief van deze relatie. Als u alle gegevens van de contactpersoon heeft ingevuld, klikt u op Opslaan en SpinOffice zal een nieuwe relatie maken en deze aan de database toevoegen. Voeg meerdere relaties toe via een massa-import. Op dit moment is massale import uit .CSV / .XLS-bestand, Mac Contacten, Office 365 of Mailchimp mogelijk. Lees hier hoe u een massa-import uitvoert.

Hoe kan ik alle contactgegevens van een relatie aanpassen?

Op het Relatielijst-scherm, ga naar de relatie die u wilt bewerken, klik op het 'hamburger' icoon aan de rechterkant en kies Contactgegevens wijzigen. Of klik direct op het Bewerken-pictogram in de Relatie-widget. In beide gevallen worden de contactgegevens  getoond en kunt u alle informatie aanpassen en toevoegen. Zelfs de gegevens in de linker subitems zijn aanpasbaar: Als u klaar bent met aanpassen, klikt u op Opslaan en SpinOffice zal de wijzigingen verwerken. De venster wordt gesloten.

Wat kan ik doen met Relatietypes?

Gebruik relatietypes om uw zakelijke contacten te onderscheiden. Hiermee kunt u: relaties filteren Op het Relatietlijst-scherm vindt u bovenaan de optie Relaties filteren. Gebruik dat om relaties te filteren op basis van ieder gewenst relatietype. Zo krijgt u gemakkelijk een overzicht van uw klanten, hot prospects of leveranciers. gebruikerstoegang beheren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Relatieypes om te bepalen welke gebruiker toegang mag hebben tot welke relatietypes, en dus tot groepen relaties. Lees Rechten & Machtigingen. bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om te bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren met uw mobiele apparaten. Bij het toevoegen van nieuwe contacten, zowel individueel als door massale import, is het contacttype een verplicht veld om in te vullen. Zoals u kunt zien, is dit een belangrijk veld in de database. Belangrijke opmerking: een relatie in uw database kan maar één relatietype hebben.

Hoe kan ik een nieuw Relatietype toevoegen?

Relatietypes is een belangrijk hulpmiddel in SpinOffice. Hiermee kunt u uw zakelijke relaties onderscheiden. Lees dit artikel voor meer informatie. U kunt een onbeperkt aantal relatietypes aan de database toevoegen. Ga naar menu-optie Beheer -> Relatietypes om alle relatietypes in uw database te zien. Zie hier een voorbeeld: Klik op '+' aan de rechterkant om een nieuw relatietype toe te voegen. Er wordt onderaan een lege regel toegevoegd waar u een nieuw relatietype kunt toevoegen. Geef een naam en kies een kleur. Klik op Opslaan aan de rechterkant om het item op te slaan en het wordt toegevoegd als relatietype. Nu kunt u het voor iedere relatie in de database gebruiken. Wilt u nu een groep relaties het nieuw toegevoegde relatietype geven? Dat kan heel gemakkelijk! Voer een massale relatie-aanpassing uit op Relatielijst-scherm.

Hoe doe ik een massa-actie t.b.v. een relatie-aanpassing en groepsmailing?

Op het Relatielijst-scherm zijn al uw zakelijke relaties te vinden. Op dit scherm kunt u door middel van filters massa-acties uitvoeren zoals massa relatie-aanpassingen en het versturen van een groepsmailing. Beide dus op basis van een filter. Een massa relatie-aanpassing kan zijn het invullen van een veld, relatietype, label of kenmerk voor een groep relaties. Of het verschuiven van waardes in een veld naar een ander veld, het verschuiven van een label en/of kenmerk. Een groepsmailing sturen kan dus ook op basis van een filter. Dit laatste wordt onderaan dit support-artikel besproken. Hierbij de stappen voor een massa relatie-aanpassing: Klik op Relaties filteren bovenin het scherm, of kies een van de filteropties binnen de relatie-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Kies Relaties filteren om ieder gewenst veld in SpinOffice te kiezen waarop u wilt filteren. U kiest zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Kiest u een veld aan de rechterkant door op het 'filter'-pictogram te klikken, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe (bijvoorbeeld door een selectie op relatietype, info-veld, kenmerk of label) Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder een voorbeeld. We hebben gekozen voor een filter op het label 'hot prospect'. Alle 12 hot prospects worden getoond: Nu kunt u een massa relatie-aanpassing doorvoeren. Klik op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies de gewenste optie: Massa relatie-aanpassing Het volgende scherm wordt getoond. Bepaal wat u met het gefilterde relaties wilt doen. In ons voorbeeld de 12 hot prospects. Selecteer een veld dat u wilt invullen of wijzigen voor de gefilterde groep. Klik op Aanpassen om de actie uit te voeren.  Groepsmailing versturen Gebruik deze optie om een mailing te sturen naar deze gefilterde groep relaties. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen of een bestaand sjabloon kunt kiezen om het naar iedereen te verzenden. Lees hier stap voor stap hoe dit te doen. Toevoegen aan favorieten Deze optie zal binnenkort verdwijnen. Hiermee kunt u de gefilterde relaties toevoegen aan een favorietengroep. Label toevoegen aan relaties Een gemakkelijke optie om een bestaande tag aan alle gefilterde relaties te geven. Relaties verwijderen Verwijder alle gefilterde contacten in een handomdraai. Wees voorzichtig, want deze optie is onomkeerbaar. Na het doorvoeren van de gewenste massa-actie zijn de aanpassingen direct zichtbaar in uw database. Het kunnen maken van filters en de daarbij behorende mogelijkheid tot massa-acties zijn dus een buitengewoon krachtige functie in SpinOffice.

Hoe verplaats ik alle relaties van mijn favorietenlijsten naar labels?

Labels worden steeds meer de standaard in SpinOffice. Het werkt snel, overzichtelijk en ze zijn makkelijk te beheren. Het vervangt de kenmerken optie in SpinOffice. Wij adviseren om naast de kenmerken ook uw favorietenlijsten te verplaatsen naar labels. In dit artikel leggen we uit hoe u dit gemakkelijk kan doen. Doorloop de volgende stappen: Ga naar het Relatielijst-scherm. Klik op Favorieten bovenaan. Selecteer een favorietenlijst en kies Filter favorietengroep. Alle relaties binnen de groep worden als gefilterde groep getoond op de plek van uw relatielijst. Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm. En kies dan de optie Label toevoegen aan relaties. Type in het getoonde tekstveld in het venster de gewenste naam van het label dat u wilt geven, dus bijvoorbeeld de bestaande beschrijving van de favorietengroep. Of kies een bestaand label uit de dropdown-lijst. Klik vervolgens op Aanpassen om de actie uit te voeren. Alle relaties binnen de favorietengroep hebben nu het gewenste label. Doorloop deze stappen voor alle favorietengroepen. Heeft dit gedaan? Stuur ons even een bericht en we deactiveren de favorietengroepen functie. Wilt u vooraf labels aanmaken zodat u ze gemakkelijk kunt gebruiken en vullen? Dat kan! Ga naar menu-optie Beheer -> Labels en voeg ongelimiteerd aantal labels toe. In de Pro-versie heeft u de beschikking over label-groepen en kunt u dus categorieën maken / labels groeperen.

Hoe werkt het gebruik van labels?

Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken optie in SpinOffice. Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. Hoe labelt u relaties? Wanneer u een relatie toevoegt of bewerkt in SpinOffice, vindt u de labels als tabblad aan de linkerkant van het scherm Relatie toevoegen / Contactgegevens wijzigen. Voeg hier nieuwe of vooraf gedefinieerde labels toe voor deze specifieke relatie. Het is ook mogelijk om direct vanuit het Relatielijst-scherm labels toe te voegen. Doorloop deze stappen: Ga naar het Relatielijst-scherm. Zoek de gewenste relatie waarvoor u labels wilt toevoegen. U vindt de optie labels onder de CONTACTGEGEVENS-widget aan de rechterkant. Voeg zelf de gewenste labels toe door handmatig in te voeren. Of kies uit een dropdown-lijst eerder gekozen labels. Alle toegevoegde labels worden direct getoond. Doorloop uw relaties om labels toe te voegen. U heeft ongelimiteerd aantal labels tot uw beschikking. Alle labels beheren U kunt zoals gezegd zelf al uw labels bepalen en beheren. Ga naar het hoofdmenu en kies optie Beheer -> Labels. Hier kunt u ongelimiteerd aantal labels toevoegen en verwijderen. Zie hieronder een voorbeeld. Alle labels die u handmatig hebt gebruikt voor relaties, worden ook in dit scherm getoond. Belangrijk: In de Pro- en Enterprise versie heeft u de beschikking over label-groepen. Dit biedt de mogelijkheid om categorieën te maken, en verschillende kleuren te gebruiken. Relaties zoeken en filteren op basis van labels Het zoeken op labels is heel gemakkelijk.  Begin de zoekopdracht met een hashtag ‘#’ en voer vervolgens het label in.  Hieronder een voorbeeld waarbij we filteren op het label "hot prospect". Bij het intoetsen van #hot wordt het label getoond. Klik hier op en alle relaties met het label "hot prospect" worden gefilterd en getoond. Een andere manier om relaties te filteren is door op een bestaand label bij een relatie een filter op dat betreffende label te maken. Dat gaat als volgt. Ga eerst naar een relatie die het label heeft waarop u wilt filteren. Klik vervolgens op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label en kies Filter toepassen. Alle relaties met dit label worden gefilterd en getoond. Labels verwijderen Uiteraard kan u bij een individuele relatie de label gemakkelijk weghalen door op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label te klikken en te kiezen voor Verwijderen. Wilt u een heel label verwijderen? Ga dan naar menuoptie Beheer -> Labels en verwijder het label. Alle labels bij relaties komen dan te vervallen. Bekijk ook onderstaande video waarin we uitleggen hoe labels werken en wat u er allemaal mee kan.

Hoe kan ik relaties selecteren/filteren voor een mailing?

Op het Relatielijst-scherm zijn al uw zakelijke relaties te vinden. Op dit scherm kunt u door middel van filters massa-acties uitvoeren waaronder het versturen van een groepsmailing.  Het versturen van groepsmailings is alleen beschikbaar in Pro- en Enterprise-versie. Hierbij de stappen: Bepaal eerst op basis van welke criteria u uw groepsmailing wilt maken. Dat kan zijn op basis van een relatietype, label, kenmerk of relatie-veld. Maak dan uw filter. Dat kan op een aantal manieren. Klik op Relaties filteren bovenin het scherm of kies een van de filteropties binnen de relatie-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Indien u kiest voor Relaties filteren dan maakt u zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Indien u een kiest voor een filteropties binnen de relatie-widget, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe. Als voorbeeld kiezen wij het label 'hot prospects' om een mailing naar te versturen. Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. Alle 12 'hot prospects' worden getoond: Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies Groepsmailing versturen. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is tevens het onderwerp zoals de ontvangers dit zien. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verzenden linksboven. Kies voor Concept maken of Verzenden. Indien u kiest voor Concept maken, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN.

Hoe importeer ik mijn Mac Contacten?

Relaties vanaf uw Mac-adresboek kunnen eenvoudig worden geïmporteerd in SpinOffice. Ga naar het menu-optie Extra -> Importeren -> Relaties. Klik op de Mac Contacten icoon. SpinOffice start automatisch met het importeren van alle Apple contacten. Een voortgangsbalk wordt getoond: Even geduld terwijl we al uw Apple contacten importeren. Houd er rekening mee dat we alleen de mogelijkheid bieden om ze allemaal te importeren, dus geen individuele Mac contacten. Alle geïmporteerde Mac contacten krijgen het relatietype "Privé relatie".  Als u ze wilt synchroniseren met uw iPhone en iPad ga dan naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en activeer de contacten-sync. Een CardDAV Sync-account wordt aangemaakt en de handleiding hoe u de account kunt installeren op uw apparaten wordt direct naar u verzonden. Heeft u veel dubbele contacten nadat u uw Mac contacten heeft geïmporteerd Dan is het verstandig om uw Mac Contacten te importeren via Excel en alle relaties van het type 'Privé relaties' in SpinOffice te verwijderen. Bekijk hier hoe u de Mac Contacten kunt importeren via Excel en dus zonder dubbelen.

Hoe kan ik mijn contacten uit Gmail importeren?

Volg onderstaande stappen om uw Gmail-contacten in SpinOffice te importen: Ga naar de lijst met contactpersonen in uw Gmail account. Klik op 'Meer' en dan 'Export'. Kies export format 'Google CSV' en klik op 'Export'. Het bestand wordt gedownload op uw computer. Onthoud waar u het bestand opslaat. Open Microsoft Excel en kiezen voor een nieuw blad. Kies het menu-optie Data -> Import externe gegevens -> Tekst. Kies de Gmail-CSV-bestand. Kies 'Separaat' als bestandstype en klik op 'Volgende'. Als separator kiest u 'Komma'. Klik op 'Volgende' en 'Afronden'. Verwijder fouten en rare leestekens zoals deze * :::. Sla het bestand lokaal op. Open SpinOffice. Ga naar Extra -> Importeren -> Relaties ->  uit .CSV, XLS of .XLSX. Upload het relatiebestand. SpinOffice toont een scherm waarin u een match dient te maken tussen de kolommen van het relatiebestand en de velden in SpinOffice. Om een succesvolle import te krijgen zijn de volgende velden verplicht: voornaam, achternaam of e-mailadres. SpinOffice leidt u door het matchingsproces en geeft u een signaal indien u kunt importeren. Zodra u de relaties heeft geïmporteerd zijn ze gelijk zichtbaar in uw database.

Hoe synchroniseer ik mijn relaties met mobiele apparaten?

Het is mogelijk om alle SpinOffice relaties te synchroniseren tussen SpinOffice en de Contacten applicatie van Apple op een iPhone, iPad en Mac of uw Android-apparaten.  Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om de sync-account in te schakelen. Er wordt een zogenaamde CardDAV-account aangemaakt en de handleiding hoe u dit account in te stellen op uw iPhone of iPad wordt direct per e-mail naar u verzonden. De synchronisatie is vrij koel in combinatie met de import van uw Apple contacten. De ideale volgorde van stappen is: Allereerst, maak SpinOffice de basis van alle contactinformatie. Dus importeer uw Apple Contacten vanaf uw Mac-adresboek via menukeuze Extra -> Importeren -> Relaties. Importeer uw relatiebestanden middels Excel export/import (ook via Extra -> Importeren -> Relaties). Activeer de CardDAV Sync-account zoals hierboven beschreven. Definieer in dat Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie scherm de relatietypes die u wenst te synchroniseren. Op uw iPhone / iPad, volg de stappen in de handleiding die wij u per e-mail hebben verzonden. Na configuratie, open de Contacten app en ga naar "Groepen" linksboven in om de SpinOffice groep te activeren. Alle relaties die u in SpinOffice heeft gemarkeerd om te syncen (op basis van het relatietype), zijn nu in sync op alle apparaten waar u de CardDAV-account is geconfigureerd!! Laat ons weten wanneer u een ondersteuning nodig heeft bij de configuratie.

Hoe converteer ik mijn Mac Adresboek vCards naar Excel / CSV zodat ik ze kan importeren in SpinOffice

Ga naar Mac Contacten applicatie op uw locale Mac Selecteer alle relaties via 'Cmd+A' Sleep de selectie naar uw bureaublad. Het wordt opgeslagen als collectieve vCard bestand Ga naar deze online tool: Online vCard Converter Upload het vCard bestand van uw bureaublad Selecteer Format CSV, Comma en selecteer 'Add header line' Unicoding is oke Klik op 'Convert' Het bestand wordt opgeslagen in uw Downloads-map Het bestand kan nu worden geïmporteerd in SpinOffice. Open SpinOffice en ga naar menuoptie Extra; Importeer; Relaties, kies 'CSV, XLS formaat' en upload het nieuwe CSV bestand. Start het matchingsproces van Excel kolommen en SpinOffice velden en indien gereed dan kunt u alle Mac relaties importeren naar uw CRM omgeving!

Kan ik logs bekijken van alle wijzigingen die zijn aangebracht in contactgegevens?

Ja, dat kan. Dit is handig om te zien wie wanneer welke aanpassingen heeft gedaan en om indien nodig oude contactinformatie terug te zetten. Zoek in het Relatijlijst-scherm naar de relatie waarvoor u alle wijzigingen wilt bekijken en klik op het 'humburger'-pictogram aan de rechterkant en kies menu-optie Wijzigingen bekijken. Het volgende scherm wordt getoond: U ziet voor de betreffende relatie wat er in het verleden is veranderd, wanneer en wie. Binnen het scherm heeft u de mogelijkheid om te filteren op een bepaalde periode en op een collega / gebruiker. Om een specifieke wijziging terug te zetten, selecteer deze aan de linkerkant en klik op Wijzigingen terugzetten om de aanpassing door te voeren. Het scherm wordt gesloten en de aanpassing is gedaan. Is het niet mogelijk om de gewenste informatie terug te halen, neem dan contact met ons op. Wij kunnen u wellicht helpen.

Hoe maak ik onderling werknemer/werkgever relaties aan?

Het is mogelijk om relaties als werknemer te koppelen aan een werkgever- of bedrijfskaart in SpinOffice. Hierdoor creëert u een zogenoemde 'parent-child'-relatie. Dit kan met voor bestaande relaties in de database als voor nieuwe relaties. Een bestaande relatie als werknemer koppelen aan een werkgever-kaart Navigeer naar de relatiekaart die u als werknemer aan een bedrijf wilt koppelen. Ga naar het RELATIES tabblad onder the relatiekaart en klik op '+' linksonder: Kies de eerste optie 'Aan werkgever koppelen'. De volgende melding wordt getoond, waarin wordt aangegeven dat de adresgegevens van de hoofdkaart worden overgenomen: Kies 'Ja', en we vragen u nu om de gewenste werkgever- of bedrijfskaart in de database te zoeken en te selecteren waar de relatie onder komt te hangen: Nadat u de gewenste werkgever / bedrijf heeft geselecteerd, toont SpinOffice opnieuw de relatiekaart. De hoofdkaart wordt onderin bij RELATIES getoond (en is aanklikbaar), daarnaast is het Adresregel1 (Bedrijfsnaam) label een hyperlink die ook aanklikbaar is. Indien u erop klikt, springt u direct naar de werkgever- of bedrijfskaart: Een nieuwe relatie als werknemer toevoegen aan een werkgever-kaart Het is ook mogelijk om nieuwe relatie toe te voegen aan SpinOffice, direct als werknemer van een bedrijf. Om dat te doen, gaat u naar de werkgever- of bedrijfskaart in SpinOffice, klikt u op het pictogram '+' op het tabblad RELATIES en selecteert u de tweede optie 'Werknemer toevoegen'. Het 'Relatie toevoegen' scherm wordt getoond met de adresgegevens van het bedrijf al ingevuld. Bij 'Opslaan' krijgt de medewerker een relatiekaart en wordt de koppeling naar de werkgever- of bedrijfskaart weergegeven zoals in de laatste afbeelding hierboven.

Hoe converteer ik alle bestaande kenmerken naar labels?

Labels worden steeds meer de standaard in SpinOffice. Het werkt snel, overzichtelijk en ze zijn makkelijk te beheren. Het vervangt de kenmerken optie in SpinOffice. Wij adviseren om alle kenmerken die u voor uw relaties gebruikt, te verplaatsen naar labels. In dit artikel leggen we uit hoe u dit gemakkelijk kan doen. Doorloop de volgende stappen voor ieder kenmerk: Ga naar het Relatielijst-scherm. Klik aan de rechterkant op CONTACT INFO bij een willekeurige relatie en kies KENMERKEN. Kies het eerste kenmerk.  Filter op het eerste kenmerk in de lijst; Is de gekozen relatie aangevinkt voor dit kenmerk, kies dan Filter op geselecteerde. Is de gekozen relatie niet aangevinkt voor dit kenmerk, kies dan Filter exclusief geselecteerde. Alle relaties die het gekozen kenmerk hebben, worden als gefilterde groep getoond op de plek van uw relatielijst. Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm. En kies dan de optie Label toevoegen aan relaties. Type in het getoonde tekstveld in het venster de gewenste naam van het label dat u wilt geven, dus bijvoorbeeld de bestaande beschrijving van de favorietengroep. Of kies een bestaand label uit de dropdown-lijst. Klik vervolgens op Aanpassen om de actie uit te voeren. Alle relaties die het gekozen kenmerk hadden, hebben nu het gewenste label. Doorloop deze stappen voor ieder kenmerken. Wilt u vooraf labels aanmaken zodat u ze gemakkelijk kunt gebruiken en vullen? Dat kan! Ga naar menu-optie Beheer -> Labels en voeg ongelimiteerd aantal labels toe. In de Pro-versie heeft u de beschikking over label-groepen en kunt u dus categorieën maken / labels groeperen. Lees hier alles over het gebruik van labels en label-groepen.