Populaire vragen (12)

Waar moet ik beginnen?

Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. Web-app Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. Desktop Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. Mobiele app Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. De eerste keer dat u inlogt ziet u het Home-dashboard. Doorloop de korte tour en bekijk de introctie video. Er is een aantal stappen die u helpen uw account snel goed in te richten. Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. In de gebruikershandleiding vindt u meer informatie over de eerste setup periode.

In welke mate is de software gratis?

U kunt onze gratis Limited-versie gebruiken zo lang als u wilt totdat u de opslaglimiet van 50 items heeft bereikt. Alle e-mailberichten die u verstuurd en bestanden die u importeert worden als item gerekend. Massa-import van relaties (uit Excel en Apple Contacten) en inkomende e-mails tellen niet mee als item. U ontvangt een melding wanneer u de opslaglimiet heeft bereikt en u zal moeten upgraden naar Pro om ongelimiteerd verder te kunnen. SpinOffice Pro biedt: Toegang tot Pro-functies Uitgebreide opslagruimte per gebruiker: tot 100.000 items 5 e-mailaccounts per user Volledige e-mailintegratie Onbeperkt aantal sjablonen (documenten & mail) Databeveiliging (2FA, back-ups, gebruikersrechten) Massa-mailings API-integraties Helpdesk support Bekijk de volledige editie-vergelijking voor de verschillen tussen de gratis Limited versie en Pro.

Hoe voeg ik een nieuw e-mailaccount toe?

SpinOffice helpt u via een wizard waar u de juiste accountgegevens en serverinstellingen voor inkomende e-mail (IMAP) van uw e-mailaccount kunt invoeren. Start de configuratie vanaf verschillende plekken in de software; op het Home Dashboard, in uw Postvak IN of vanuit hoofdmenu optie Beheer -> E-mail -> E-mailaccounts en dan '+' voor een nieuw account. In alle gevallen zal SpinOffice u de volgende pop-up laten zien: Kies de gewenste e-mailaccount type. Als het geen Office 365-, Outlook- of Gmail/Google-account is, selecteert u de IMAP-optie. Voer het e-mailadres in en klik op 'Start'. Voer het accountwachtwoord in. Office 365: We raden aan om OAuth2.O als verificatiemethode te selecteren. Volg de stappen door eenmalig verbinding te maken met uw Office 365-account. Outlook: Ook voor Outlook raden we sterk aan om OAuth2.O als authenticatiemethode te selecteren. Volg de stappen en SpinOffice zal verbinding maken met uw Outlook-account. Gmail: SpinOffice maakt automatisch verbinding. Het kan zijn dat SpinOffice wordt geblokkeerd om verbinding te maken. Maak dan een app-wachtwoord aan. Doorloop dan deze stappen om het op te lossen. IMAP: SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op 'Toon serverinstellingen' om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren. Is het een me.com, iCloud.com of mac.com account? Dan vereist het een 'app-specifiek wachtwoord' voor IMAP. Klik hier hoe u dat voor SpinOffice aanmaakt in uw iCloud-account. SpinOffice zal proberen de juiste IMAP-instellingen te vinden. Klik op Serverinstellingen weergeven om handmatig de juiste accountgegevens in te voeren. Klik op 'Verbinden' om verbinding te maken. Na een paar minuten laat SpinOffice u het resultaat zien: Als de verbinding tot stand is gebracht, wordt de installatiewizard gesloten en komen uw e-mails binnen. Geen verbinding. pas dan de accountgegevens aan: uw accountnaam, wachtwoord en inkomende e-mailserver. Tip: controleer hoe het account is geconfigureerd op uw telefoon, daar worden dezelfde IMAP-instellingen gebruikt. Als SpinOffice blijft melden dat we geen verbinding kunnen maken, neem dan contact met ons op voor gratis ondersteuning om het probleem op te lossen. Als de verbinding tot stand is gebracht, gaat u naar Inbox om alle inkomende berichten te zien. De gratis Limited-versie biedt de mogelijkheid om één e-mailaccount koppelen. Alle berichten van de afgelopen 30 dagen komen in uw Postvak IN. Met een Pro-licentie worden voor 5 e-mailaccounts alle inkomende berichten, verzonden items en prullenbak items gesynchroniseerd.

Hoe voeg ik mijn Office 365 e-mailaccount toe?

Wij raden u aan om uw e-mail in SpinOffice via OAuth 2.0 te verbinden. Met OAuth 2.0 gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft in plaats van uw gebruikersnaam en wachtwoord om te verbinden. Deze tokens worden aan ons als derde partij gegeven, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Dit is wel zo veilig. Doorloop de volgende stappen om uw Office 365 e-mailaccount toe te voegen: Voordat u start, ga naar uw web-browser en zorg dat u bent uitlogt van uw Office 365-account. Dit om te voorkomen dat SpinOffice verbinding maakt met een reeds aangemeld onjuist Microsoft-account. Ga terug naar SpinOffice. Ga naar uw Postvak IN en klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in. Kies E-mailaccounts. Voeg een nieuw e-mailaccount toe via '+'. Kies Office 365. Voer uw e-mailadres in en klik op Start. SpinOffice geeft "Instellingen gevonden!". Klik op Verbinden om door te gaan. U wordt binnen een nieuw browsertabblad doorgestuurd naar de aanmeldingspagina van Microsoft. Wordt deze pagina niet geopend, controleer dan of uw webbrowser de actie blokkeert en laat de pop-up toe. Log in binnen uw Office 365 met uw inloggegevens. Nadat u zich heeft aangemeld, wordt u gevraagd toestemming te geven aan SpinOffice om toegang te krijgen tot uw e-mail. Klik op Accepteren. U bent nu klaar en u wordt naar onze website geleid. Ga terug naar SpinOffice en uw e-mailaccount is klaar voor gebruik! Bekijk ook onderstaande korte video waarin we uitleggen hoe Office 365-account in SpinOffice te configureren. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe voeg ik mijn Microsoft Outlook e-mailaccount toe?

Wij raden u aan om uw e-mail in SpinOffice via OAuth 2.0 te verbinden. Met OAuth 2.0 gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft in plaats van uw gebruikersnaam en wachtwoord om te verbinden. Deze tokens worden aan ons als derde partij gegeven, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Dit is wel zo veilig. Doorloop de volgende stappen om uw Outlook e-mailaccount toe te voegen: Voordat u start, ga naar uw web-browser en zorg dat u bent uitlogt van uw Outlook account. Dit om te voorkomen dat SpinOffice verbinding maakt met een reeds aangemeld onjuist Microsoft-account. Ga terug naar SpinOffice. Ga naar uw Postvak IN en klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in. Kies E-mailaccounts. Voeg een nieuw e-mailaccount toe via '+'. Kies Outlook. Voer uw e-mailadres in en klik op Start. SpinOffice geeft "Instellingen gevonden!". Klik op Verbinden om door te gaan. U wordt binnen een nieuw browsertabblad doorgestuurd naar de aanmeldingspagina van Microsoft. Wordt deze pagina niet geopend, controleer dan of uw webbrowser de actie blokkeert en laat de pop-up toe. Log in binnen uw Outlook-account met uw inloggegevens. Nadat u zich heeft aangemeld, wordt u gevraagd toestemming te geven aan SpinOffice om toegang te krijgen tot uw e-mail. Klik op Accepteren. U bent nu klaar en u wordt naar onze website geleid. Ga terug naar SpinOffice en uw e-mailaccount is klaar voor gebruik! Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe kan ik een dubbele relatie samenvoegen?

Er is een mogelijkheid om dezelfde relaties samen te voegen. Wat wordt er dan samengevoegd? Alle berichten, bestanden, taken, labels, agenda-afspraken. Wat niet wordt samengevoegd zijn de adressen, info-velden en kenmerken. Zorg er dus voor dat u die informatie handmatig overzet. Doorloop de volgende stappen om twee dezelfde relaties samen te voegen: Ga naar het Relatielijst-scherm. Zoek de gewenste relatie die u wilt samenvoegen. Selecteer de relatie die u wilt behouden. Dat wordt de 'hoofdrelatie'. Klik op het 'hamburger'-pictogram aan de rechterkant en kies Relaties samenvoegen. Het volgende scherm wordt getoond. Het eerste veld is de 'hoofdrelatie', die kunt u niet aanpassen.  Zoek in het tweede veld de dubbele relatie, die u dus wilt samenvoegen met de 'hoofdrelatie'. Deze laatste zal dus verdwijnen. Indien u de relatie heeft gezocht en heeft ingevoerd, klik dan op Voeg relaties samen om de actie door te voeren. De relaties zijn nu samengevoegd. Komt een relatie meer dan twee keer voor in de database, dan zal u bovenstaande stappen een aantal keer moeten doorlopen tot er een relatie overblijft.

Hoe kan ik relaties verwijderen?

Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties. Een individuele relatie verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de relatie die u wilt verwijderen. Klik er eenmalig om de relatie te selecteren. Gebruik de rechts-klik en kies 'Verwijder'. Klik op 'Ok’ om te bevestigen. Alle relaties van hetzelfde relatietype verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Klik op Filter relaties bovenin het scherm. Het volgende scherm wordt getoond. Kies in het eerste veld 'Relatietype'. In het tweede veld kiest u de voorwaarde, dus bijvoorbeeld "is", "is niet", "bevat" of "bevat niet". Vul bij 'Waarde' het relatietype waarvan u alle relaties wilt wilt verwijderen. Zijn alle drie de velden ingevuld? Klik dan op Filter. Alle relatie van het betreffende relatietype worden getoond. Klik nu op Massa-acties bovenin het scherm. Kies 'Verwijder relaties' en bevestig. Alle relaties van het betreffende relatietype zijn nu verwijderd. Let op, deze actie kan niet meer door u ongedaan worden. Neem contact met ons op wanneer er relaties moeten worden teruggezet. Een gefilterde groep relaties verwijderen: Dit werkt bijna hetzelfde als hierboven vermeld staat. Maak eerst op het Relatielijst-scherm de gewenste filter van relaties die u wilt verwijderen. Bijvoorbeeld op basis van een label of relatie-veld. (Lees hier alles over filteren) Klik daarna op de optie Massa-acties bovenin het scherm. Kies Verwijder relaties en bevestig.

Hoe importeer ik mijn agenda('s)?

Importeer uw bestaande agenda's om zo de database te vullen. Kies uit een import vanuit Apple Agenda en Office 365. Alle afspraken van de laatste en aankomende 30 dagen worden geïmporteerd. Wel zo makkelijk. Ga in SpinOffice naar uw Agenda. Klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Agenda en kies Agenda's importeren. U vindt de import-optie ook binnen uw Home Dashboard, binnen de Agenda widget het hamburger icoon, menu-optie Agenda's importeren. In beide gevallen wordt het volgende scherm getoond: Klik op de gewenste optie om alle afspraken van de laatste en aankomende 30 dagen te importeren. Dit is (nog) geen sync maar een import van agenda-afspraken.  Wilt u de agenda synchroniseren, activeer de agenda-sync. Ga naar uw Agenda om alle afspraken te bekijken. Meer weten over de functionaliteiten van de Agenda, ga naar handleiding hoofdstuk 7. Agenda. 

Hoe activeer ik de contacten en/of agenda synchronisatie?

Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en schakel desgewenst de synchronisatie van uw contacten en/of agenda in.  In beide gevallen wordt er een zogenoemde CalDAV / CardDAV-account aangemaakt. Het DAV-protocol is een standaard protocol dat is ontworpen om gebruikers in staat te stellen om toegang te krijgen tot- en het delen van contactgegevens en agenda's op een server. Nadat u een van de opties activeert dan wordt direct een mail naar u verzonden hoe u de DAV sync-account op uw apparaat kunt configureren. Alle contacten en/of uw agenda in SpinOffice syncen op ieder Apple (Mac & iOS) of Android-apparaat waarop het DAV-account is geconfigureerd. Uw contacten worden als groep toegevoegd aan de standaard Contacten-app van uw apparaat. En de agenda wordt als aparte agenda toegevoegd in de standaard Agenda-app. Ga naar Hoofdstuk 14. Synchronisatie met mobiele apparaten voor meer informatie.

Kan de agenda in SpinOffice synchroniseren met mijn mobiele apparaten?

Ja, het is mogelijk om uw agenda in SpinOffice te synchroniseren met uw mobiele apparaten van Apple (iPhone, iPad en Mac) en Android. Maar eerst moet u de agenda synchronisatie inschakelen. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie en schakel de agenda synchronisatie in. Er wordt een CalDAV-account voor u aangemaakt en de handleiding hoe u dit account kunt configureren op uw Apple (iPhone, iPad en Mac) en Android-apparaat wordt per e-mail toegestuurd. Nadat u de stappen in de handleiding hebt gevolgd, verschijnt de SpinOfice-kalender in de Agenda-applicatie van het apparaat. De synchronisatie werkt in beide richtingen, alle afspraken die u toevoegt aan het CalDAV-account worden gesynchroniseerd tussen SpinOffice en uw apparaat. In het vierde kwartaal van 2022 lanceren we de synchronisatie van uw Office 365-agenda in SpinOffice.

Hoe verstuur ik een massa-mailing?

Binnen SpinOffice kunt u op alle velden, labels, info-velden en labels filteren / selecties maken. Bijvoorbeeld, wilt u een overzicht van al uw prospects zich in hetzelfde land of de postcode bevinden? Of wilt u een mailing sturen naar al uw klanten? Hoe u dat doet zullen we hieronder uitleggen. Het versturen van massa-mailing of groepsmailings is alleen beschikbaar in Pro- en Enterprise-versie. Hierbij de stappen: Ga naar het relatiescherm. Bepaal eerst op basis van welke criteria u uw groepsmailing wilt maken. Dat kan zijn op basis van een relatietype, label, kenmerk of relatie-veld. Maak dan uw filter. Dat kan op een aantal manieren. Klik op Filter relaties bovenin het scherm of kies een van de filteropties binnen de contact-widget aan de rechterkant. Welke optie ook kiest, in alle gevallen geeft SpinOffice aan waar u op wilt filteren: Indien u kiest voor Filter relaties dan maakt u zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Indien u een kiest voor een filteropties binnen de contact-widget, dan worden alle relaties gefilterd met dezelfde waarde. Pas de gewenste filter toe. Als voorbeeld kiezen wij het label 'hot prospects' om een mailing naar te versturen. Alle relaties worden getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. Alle 12 'hot prospects' worden getoond: Klik vervolgens op Massa-acties bovenin het scherm: De volgende opties worden getoond: Kies Verstuur groepsmaling. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is tevens het onderwerp zoals de ontvangers dit zien. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verstuur linksboven. Kies voor Maak concept of Verstuur. Indien u kiest voor Maak concept, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN.

Mijn uitgaande e-mail komt in de SPAM-folder van mijn ontvanger terecht. Hoe zorg ik ervoor dat ze veilig worden verzonden?

Alle uitgaande mail die wordt verstuurd vanuit SpinOffice wordt via onze SMTP mailserver verzonden. Steeds vaker controleren mailclients bij het ophalen van mail of de afzender wel de rechtmatige eigenaar van het domein is. Wanneer ze dit niet kunnen controleren, markeren ze de mail als SPAM. De kans is dus groot dat dit de reden is waarom uw verzonden berichten bij de ontvanger in SPAM terecht komt. Hoe kunt u dit voorkomen? Door het toevoegen van onze mailserver als zogenoemd 'SPF-records' in de DNS settings van uw domein. Hiermee geeft u aan dat onze mailserver een 'veilige verzender' van uw mailberichten is. SPF-records aanpassen Kunt u zelf inloggen binnen uw domeingegevens? Ga dan naar de DNS settings. Heeft u een externe domeinbeheerder, die weet precies hoe en waar het moet worden aangepast.  De SPF-records worden ingesteld in de DNS settings van de domeinnaam. Er zijn twee mogelijke opties: 1. Uw domein heeft nog geen SPF-record Maak een nieuw TXT record aan en plak de volgende regel in het tekstvak: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all 2. Uw domein heeft wel al een SPF-record Voeg de volgende tekst toe aan het TXT record: include:spf.spinoffice-crm.com Nadat u de wijziging heeft aangebracht, zullen deze binnen 24 uur actief zijn. Vanaf dat moment wordt uw uitgaande mail vanuit SpinOffice als 'veilig' gezien. Probleem niet verholpen? Blijft uw uitgaande mail daarna nog steeds als SPAM verzonden worden, dan is er iets anders aan de hand. Neem dan contact met ons op. Wij zullen een analyse doen a.d.h.v. een SPAM-report van een ontvanger.