E-mailintegratie (15)

Waarom SpinOffice gebruiken voor het verzenden van e-mails?

✅U heeft toegang tot alle relatie-gerelateerde mailuitwisselingen op één plaats, direct in de Postvak IN. Alle berichten worden, bij binnenkomst, automatisch gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Als de ontvanger niet bekend is kunt u de contactpersoon toevoegen aan uw database als nieuw of koppelen aan een bestaande contactpersoon. SpinOffice pikt gelijk alle eerdere communicatie op en voegt  dit allemaal toe aan het archief van de contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo eenvoudig geweest! ✅Uw team zal efficiënter gaan werken. Elke gebruiker krijgt zijn eigen Postvak IN met veel opties zoals o.a. interne forwarding, dossierkoppeling, converteren naar taak, notities toevoegen, markeren als belangrijk en/of privé en nog veel meer. ✅SpinOffice gebruikt het IMAP protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox. De inbox, verzonden items en prullenbak synchroniseren. Al uw e-mails blijven in uw huidige mailbox staan, maar elke dag maken wij een back-up van uw gegevens op onze goed beveiligde servers.

Hoe voeg ik een Microsoft Outlook-account toe met app-wachtwoord?

Er zijn drie manieren om uw Microsoft Outlook-account aan SpinOffice CRM te koppelen. In alle gevallen gebruikt SpinOffice het IMAP-protocol. Verbind uw Outlook-account met: gebruikersnaam en wachtwoord Directe toegang tot uw account zonder enige beveiligingslaag. OAuth 2.0 In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw account op te slaan, gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft. Deze tokens worden aan ons gegeven als derde partij, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Doorloop deze stappen. App-wachtwoord In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Microsoft Outlook-account op te slaan, gebruikt SpinOffice een app-wachtwoord dat u in uw Outlook-account aanmaakt. Op deze support-pagina laten we u zien hoe u een Microsoft Outlook-account toevoegt met een app-wachtwoord. Doorloop de volgende stappen om een nieuw app-wachtwoord voor SpinOffice aan te maken. Schakel eerst Verificatie in twee stappen in voor uw Microsoft Outlook-account. Dit is vereist. Verificatie in twee stappen helpt u te beschermen door het voor iemand anders moeilijker te maken om in te loggen op uw Outlook-account. Het gebruikt twee verschillende vormen van identiteit: uw wachtwoord en een contactmethode zoals uw telefoon. Wanneer u dit hebt gedaan, gaat u naar de pagina Grondbeginselen van beveiliging en meldt u zich aan bij uw Outlook-account. Selecteer Geavanceerde beveiligingsopties. Het volgende venster wordt getoond⬇️: Onder App-wachtwoorden, kiest u Maak een nieuw app-wachtwoord. Er wordt een nieuw app-wachtwoord gegenereerd en verschijnt op uw scherm. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Ga naar SpinOffice en voer het app-wachtwoord in in het wachtwoord-veld van de e-mailconfiguratie wizard. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Microsoft Outlook-account. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe voeg ik een Office 365-account toe met app-wachtwoord?

Er zijn drie manieren om uw Office 365-account aan SpinOffice CRM te koppelen. In alle gevallen gebruikt SpinOffice het IMAP-protocol.  Verbind uw Office 365-account met: Gebruikersnaam en wachtwoord Directe toegang tot uw account zonder enige beveiligingslaag. OAuth 2.0 In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw account op te slaan, gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft. Deze tokens worden aan ons gegeven als derde partij, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Doorloop deze stappen. App-wachtwoord In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Office 365-account op te slaan, gebruikt SpinOffice een app-wachtwoord dat u in uw Office 365-account aanmaakt. Op deze support-pagina laten we u zien hoe u een Office 365-account toevoegt met een app-wachtwoord. Doorloop de volgende stappen om een nieuw app-wachtwoord voor SpinOffice aan te maken. Schakel eerst Meervoudige verificatiein voor uw Office 365-account. Dit is vereist. Meervoudige verificatie helpt u te beschermen door het voor iemand anders moeilijker te maken om in te loggen op uw Office 365-account.  Het gebruikt twee verschillende vormen van identiteit: uw wachtwoord en een contactmethode zoals uw telefoon. Standaard wordt de Microsoft Authenticator app uit de App Store op uw telefoon als verificatiemethode gebruikt.  Download Microsoft Authenticator in de iOS App Store of Google Play Store. Open de app en voeg uw Office 365-account toe via het '+' rechtsboven in. Kies voor Werk-of schoolaccount. Doorloop de stappen om uw Office 365-account te koppelen aan uw telefoon. Nadat meervoudige verificatie is geactiveerd, gaat u naar de pagina Beveiligingsgegevens. Klik op '+ Methode toevoegen'. Het volgende venster wordt getoond⬇️: Belangrijk: Als de optie App-wachtwoorden niet beschikbaar is als beveiligingsmethode dan staat uw beheerder mogelijk niet toe dat u dit gebruikt. Neem dan eerst contact op met uw beheerder. Kies 'App-wachtwoord' en klik op 'Toevoegen'. Volg de stappen om een app-wachtwoord voor SpinOffice CRM aan te maken. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Ga naar SpinOffice en voer het app-wachtwoord in in het wachtwoord-veld van de e-mailconfiguratie wizard. Kies 'Verbinden' en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Office 365-account. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe voeg ik een Google- of Gmail-account toe met app-wachtwoord?

SpinOffice voldoet aan de beveiligingsnormen van Google, maar het is geen Google-product. Daarom wordt SpinOffice beschouwd als een "app van derden" en is vanaf september 2024 het gebruik van een app-wachtwoord vereist. Bekijk de instructievideo waarin we de stappen laten zien Doorloop de volgende stappen: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen. Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappen is ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS).  Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en App-wachtwoorden. Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk.  Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open vervolgens SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Ga naar het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN en kies E-mailaccounts. (Wordt er een e-mailconfiguratie wizard getoond? Kies dan Gmail, voer het gegenereerde app-wachtwoord in en ga door naar stap 14) We gaan eerst het bestaande Google-account verwijderen. Dat is niet erg, we gaan deze daarna opnieuw toevoegen. Klik op het 'hamburger'-pictogram aan de rechterkant van het Google-account en kies Verwijderen. Het Google- of Gmail-account wordt verwijderd. Klik vervolgens op het '+'-pictogram en kies Gmail. Voer het Google- of Gmail-account in en klik op Start. Plak het gegenereerde app-wachtwoord van uw klembord in het wachtwoord-veld. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Het lukt niet om mijn Google- of Gmail-account te integreren. Wat moet ik doen?

Google biedt sinds september 2024 niet meer de mogelijkheid om voor "apps van derden" (zoals SpinOffice CRM) die gebruikmaken van uw gebruikersnaam en wachtwoord om te verbinden, om dat op deze manier te doen. Vanaf eind mei is het een vereiste dat apps van derden d.m.v. een zogenoemd app-specifiek wachtwoord verbinding maakt met het Google-account. Google doet dit om uw account te beschermen. Lees hier meer over deze wijziging. Doorloop de volgende stappen om een Google of Gmail-account toe te voegen d.m.v. een app-specifiek wachtwoord: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen.  Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappen is ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS). Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en kies App-wachtwoorden Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Wordt de e-mailconfiguratie wizard getoond? Dan kiest u Gmail en voert u het app-wachtwoord in (stap 13). Wordt de wizard niet getoond, klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN. Kies 'E-mailaccounts'. Klik op het Google- of Gmail-account om de instellingen te openen en kies 'Wachtwoord invoeren'. Voer het app-wachtwoord in het wachtwoord-veld in. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Bekijk ook de instructievideo waarin we de stappen laten zien Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Is mijn e-mail te synchroniseren met mijn mobiele apparaten?

✅ Jazeker! De enige vereiste is dat uw mailaccount IMAP toestaat. E-mailclients zoals Outlook, Gmail, Yahoo en providers als Ziggo, KPN, Strato etc. bieden dit aan maar informeer vooraf bij uw mailhosting provider of IMAP protocol mogelijk is. Het is vaak een kwestie van de juiste poorten open te stellen. IMAP (Internet Message Access Protocol) is de beste manier om ervoor te zorgen dat u al uw e-mail op elk gewenst moment op al uw apparaten kunt ontvangen. SpinOffice synchroniseert de volgende accountmappen van uw e-mailaccount: de inkomende berichten, uw verzonden items en de prullenbak.

Hoe stel ik notificaties in voor nieuwe mailberichten?

De mogelijkheid om bij elk nieuw e-mailbericht meldingen te krijgen zonder de inbox te openen, is een zeer slimme functie die door veel van onze klanten enorm wordt gewaardeerd. Het werkt zowel op Mac (verschijnt in Berichtencentrum) als op Windows-PC (verschijnt in het toepassingsvenster) Hoe de slider-meldingen in te schakelen? Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Notificaties en verander de meldingsstijl in Slider - melding. Bent u een Mac-gebruiker? Dan moet u nog wel eerst meldingen toestaan op uw Mac.  Ga naar -> Systeemvoorkeuren; Meldingen, scrol naar SpinOffice en sta daar meldingen toe.

Hoe kan ik mijn eigen e-mailsjabloon maken?

In SpinOffice is het mogelijk om uw eigen sjablonen te maken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.  Volgend scherm verschijnt⬇️ ➡️Kies 'Nieuw' om uw eigen sjabloon helemaal opnieuw te bouwen met de editor of HTML.  ➡️Of ga naar optie 'Open' om een bestaand e-mailsjabloon te selecteren.  ➡️Om een kopie van het standaard e-mailsjabloon te maken, opent u het standaardsjabloon en klikt u op 'Opslaan als' om het als nieuwe versie op te slaan en vanaf daar verder te gaan. Dit is de standaardsjabloon dat beschikbaar is in uw database: «Geachte» aanhef werkt als volgt. Het is afhankelijk van het geslacht/aanhefveld op de relatiekaart: een formele of informele aanhef bepaalt of het bijvoorbeeld "Geachte Hugo" of "Geachte heer Van der Horst wordt" ". Voeg merge-velden toe als «Mijn e-mail», «Mijn voornaam», «Mijn achternaam» of «Mijn functie» uit -Mijn lijst- om het sjabloon aan te passen. Alle genoemde merge-velden worden automatisch gevuld met de contactgegevens die u heeft ingevuld onder Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel. Het bedrijfslogo wordt gekozen uit Beheer -> CRM-voorkeuren -> Bedrijf, waar het standaardlogo kan worden toegevoegd. Als u standaard een nieuw e-mailsjabloon wilt hebben voor het verzenden van e-mails. klik op 'Actietype' en selecteer het gewenste sjabloon. Als u klaar bent, sluit u het gedeelte voor het maken van sjablonen en klikt u op de knop 'Vernieuwen' om de database bij te werken. Uw nieuw toegevoegde sjabloon is nu beschikbaar als e-mailsjablonen.

Hoe kan ik mijn e-mailhandtekening personaliseren?

In SpinOffice is het mogelijk om onbeperkt sjablonen aan te maken, waaronder een standaardsjabloon die u voor alle uitgaande e-mails kunt gebruiken. Hier zijn de stappen om uw sjabloon te personaliseren. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablone Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder⬇️  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. Persoonlijke gegevens gebruiken voor uw e-mailhandtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).

Hoe verstuur ik een geplande e-mail?

Verstuur je e-mails wanneer het jou uitkomt.  Geplande e-mailberichten zijn erg handig voor als je bepaalde e-mails waaraan tijdens weekenden of avonden nog is gewerkt, op een ideaal tijdstip te versturen, bijvoorbeeld op maandag om 9:00 uur. Hoe werkt het? Maak een nieuw e-mailbericht. Klik je op het pijltje naast Versturen. Kies een voorgestelde optie of kies Stuur later om zelf een gewenste datum en tijdstip te bepalen. Alle geplande e-mailberichten staan klaar in de map Postvak UIT en worden automatisch op het door jouw ingeplande moment verstuurd. Zo simpel is het! Gebruik deze slimme feature en werk nog efficiënter met SpinOffice.

Wat is het verschil tussen POP3 en IMAP4?

POP3 en IMAP4 zijn twee protocollen voor het verbinden met een e-mailaccount. ➡️ Van de twee opties is IMAP4 het aanbevolen protocol wanneer u uw e-mails wilt kunnen ontvangen en verzenden van meerdere apparaten, zoals een laptop van het werk, een computer thuis, een tablet, smartphone of ander mobiel apparaat. Maak gebruik van uw gesynchroniseerde account vanaf elk apparaat met IMAP4. ➡️ POP3 download e-mailberichten van een server naar een enkele computer en verwijdert deze vervolgens van de oorsprokelijke mailserver. Omdat uw berichten worden gedownload naar een specifieke computer of apparaat en vervolgens worden verwijderd van de server, kan het voorkomen dat e-mailberichten ontbreken of uit uw Postvak IN verdwijnen indien u probeert om uw mail te controleren vanaf een andere computer. SpinOffice CRM ondersteunt IMAP4.

Apple-mail instellen in SpinOffice met een app-wachtwoord

Met een app-specifiek wachtwoord kun je iCloud Mail via IMAP gebruiken, zelfs met ingeschakelde 2-stapsverificatie. 2-stapsverificatie is de manier om je iCloud Mail-account goed te beveiligen—en dat geldt ook voor de e-mailprogramma's op je computers en apparaten die je hebt ingesteld om iCloud Mail via IMAP te openen. Het wachtwoord dat je eerder gebruikte, wordt geweigerd en het e-mailprogramma ontvangt geen nieuwe e-mails. Dat betekent echter niet dat je zonder IMAP-toegang en je favoriete e-mailprogramma moet doen: je kunt iCloud Mail een veilig en willekeurig wachtwoord laten genereren voor elk programma of elke service die je gebruikt om toegang te krijgen tot je account. Dit wachtwoord wordt idealiter alleen in het programma opgeslagen waarvoor je het hebt aangemaakt en kan op elk moment eenvoudig worden ingetrokken als je dat programma of die service niet meer gebruikt, of als je vreest dat het wachtwoord is gestolen. Hoe maak je in je Apple-account een app-wachtwoord voor SpinOffice CRM Zorg ervoor dat 2-stapsverificatie is ingeschakeld voor je iCloud Mail-account. Zie onderaan deze pagina hoe je dit inschakelt. Ga naar https://appleid.apple.com en log in op je Apple-account. Gebruik je Touch ID om in te loggen of kies een iOS-apparaat of telefoonnummer om een verificatiecode te ontvangen voor het inloggen met 2-stapsverificatie onder Je identiteit verifiëren. Voer de ontvangen verificatiecode in onder Verificatiecode invoeren. Klik op Wijzig in de sectie Beveiliging. Selecteer Genereer wachtwoord… onder APP-SPECIFIEKE WACHTWOORDEN. Voer de naam in van het e-mailprogramma waarvoor je het wachtwoord aanmaakt (SpinOffice CRM) onder Label. Voorbeeld: Voor een wachtwoord om iCloud Mail in SpinOffice CRM op je Mac in te stellen via IMAP, kun je bijvoorbeeld "SpinOffice CRM" gebruiken. Klik op Maak aan. Kopieer het app-wachtwoord naar je klembord. Voer het wachtwoord direct in SpinOffice CRM in. Belangrijk: Hoofdletters en interpunctie zijn van belang voor het correct functioneren van het app-specifieke wachtwoord. Sla het wachtwoord nergens anders op dan in SpinOffice CRM; je kunt het altijd intrekken (zie hieronder) en een nieuw wachtwoord aanmaken. Klik op Gereed. Gebruik het app-wachtwoord in de configuratie van je e-mailaccount in SpinOffice CRM. Hoe schakel je 2-stapsverificatie in voor Apple-mail Om 2-stapsverificatie in te schakelen voor maximale beveiliging van je Apple Mail-account: Ga naar https://appleid.apple.com. Klik op Log in. Typ je iCloud Mail e-mailadres in bij Apple ID onder Inloggen. Voer je iCloud Mail wachtwoord in onder Wachtwoord. Klik op Log in. Selecteer Wachtwoord en Beveiliging. Als daarom wordt gevraagd, beantwoord de beveiligingsvragen onder Beantwoord je beveiligingsvragen, en klik op Doorgaan. Klik op de link Aan de slag… onder Tweestapsverificatie. Klik op Doorgaan onder Tweestapsverificatie voor Apple ID. Klik nogmaals op Doorgaan. Klik nu op Aan de slag. Klik op Voeg een telefoonnummer toe… onder Stap 1 van 4: Vertrouwde apparaten instellen. Zorg ervoor dat je landcode is geselecteerd onder Land. Voer een telefoonnummer in waarop je sms-berichten kunt ontvangen onder Telefoonnummer. Klik op Volgende. Voer de ontvangen verificatiecode in bij Verificatiecode. Klik op Verifiëren. Optioneel: klik op Voeg een ander telefoonnummer toe… om extra vertrouwde telefoonnummers toe te voegen. Klik op Doorgaan. Klik op Afdrukken om een kopie van je Apple ID-herstelcode af te drukken. Voer de sleutel van de afdruk in onder Voer je herstelcode in. Klik op Bevestigen. Zorg ervoor dat Ik begrijp de bovenstaande voorwaarden is aangevinkt. Klik op Tweestapsverificatie inschakelen. Klik op Gereed.

Wat is DKIM en hoe werkt het?

DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een handtekening die elke afzender aan zijn e-mailberichten kan toevoegen. Deze handtekening maakt duidelijk dat de afzender van het bericht daadwerkelijk de afzender is en niet een kwaadwillende partij. Je kunt elk domein gebruiken als handtekening. Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd “Red Bananas” zal zijn berichten ondertekenen met het “redbananas.com” domein om te bevestigen dat het bericht door “Red Bananas” is verzonden. Dit wordt bereikt door een verborgen, cryptografische handtekening in de e-mailheader in te voegen (SpinOffice zal dit doen) en vervolgens een publieke sleutel op de DNS van jouw website te plaatsen die de authenticiteit van deze handtekening verifieert. Wanneer je een DKIM instelt, vertel je internetproviders (ISP’s) in feite dat je e-mail verzendt vanaf een geautoriseerd systeem en dat het geen spam of spoofing is. Net als andere e-mailauthenticatiemethoden kunnen afzenders met DKIM een specifiek domein aan hun e-mailberichten koppelen. Records die op de DNS zijn gepubliceerd, garanderen de authenticiteit van een e-mail. DKIM heeft echter een unieke manier om dit te doen met een gecodeerde digitale handtekening: Een public key gepubliceerd op het DNS txt-record. Een private key opgenomen in de e-mailheader. Die privésleutel is de gecodeerde digitale handtekening, die uniek moet zijn voor de afzender en overeenkomt met wat er op de DNS staat gepubliceerd. Wanneer de twee DKIM-sleutels overeenkomen, verifiëren mailboxproviders de identiteit van de afzender en wordt het bericht doorgestuurd naar de inbox. Als het sleutelpaar niet overeenkomt, of als er geen DKIM-handtekening wordt gedetecteerd door de e-mailprovider, is de kans groter dat de e-mail wordt afgewezen of in de spam-map wordt gefilterd. DKIM zelf filtert geen e-mails. Het helpt de ontvangende mailservers echter te beslissen hoe ze binnenkomende berichten het beste kunnen filteren. Een succesvolle DKIM-verificatie betekent vaak een lagere spamscore voor een bericht. Daarom is het instellen van DKIM-authenticatie zo belangrijk voor de afleverbaarheid van e-mails. DKIM helpt spoofing en phishing van jouw domein te voorkomen, en een bijkomend voordeel is dat mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en AOL de e-mailreputatie van jouw verzendende domein kunnen volgen. Met SpinOffice bieden we al SPF-authenticatie maar sinds vandaag dus ook DKIM. Wij raden alle SpinOffice-gebruikers ten zeerste aan om beide in te stellen voor hun verzendende domeinen. Hoe DKIM te implementeren voor SpinOffice? Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, voeg je drie CNAME-records toevoegen aan de DNS-instellingen van jouw domein. Volg de instructie E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen om dit uit te voeren. DKIM is direct toepasbaar voor SpinOffice. Let op: de mogelijkheid om jouw e-mails met DKIM authenticatie te kunnen versturen is beschikbaar in de Pro-versie.

E-maildomeinauthenticatie (SPF en DKIM) instellen

Wanneer u e-mails verstuurt, identificeren mailboxproviders (zoals Gmail, Outlook, Strato en Yahoo) of e-mails legitiem zijn of door een spammer of phisher worden verzonden. Dit geldt ook voor e-mails die vanuit SpinOffice CRM worden verzonden. Daarom is het belangrijk om e-mailauthenticatie in te stellen. Er zijn drie methoden om de identiteit van een afzender te verifiëren: SPF, DKIM en DMARC. Sinds februari 2024 vereisen Gmail en Yahoo om DKIM- en DMARC-authenticatie in te stellen. Andere mailboxproviders hanteren vaak SPF als authenticatiemethode om de afzender te identificeren. Met SpinOffice bieden we SPF- en DKIM-authenticatie aan. Daarom raden we alle klanten sterk aan om beide in te stellen voor hun verzenddomeinen. Dit is een eenmalige configuratie per domeinnaam. Ga direct naar: SPF instellen DKIM instellen SPF SPF (Sender Policy Framework) records zijn TXT-records op uw domein die specifieke servers machtigen om e-mails te verzenden met uw domeinnaam. SPF is als een beveiliger voor e-mails. Het stelt u (de afzender) in staat om een openbaar record te publiceren dat aangeeft welke IP-adressen mogen verzenden vanuit uw domein. Het record wordt aangemaakt in de DNS als een TXT-record voor uw domein. Wanneer een mailboxprovider zoals Gmail een bericht ontvangt met dit domein, kan deze uw openbare DNS-record bekijken om te zien of het IP-adres toestemming heeft om de mail te verzenden. Simpel gezegd fungeert SPF als een poortwachter die ervoor zorgt dat alleen legitieme e-mails doorkomen, zodat u beschermd bent tegen phishing-aanvallen. U kunt slechts één SPF-record aanmaken voor uw domeinnaam. Als u al een SPF-record heeft, moet u uw bestaande record aanpassen in plaats van een nieuw SPF-record aan te maken. Om te controleren of uw domein een SPF-record heeft, bezoekt u MX Toolbox. Om SPF in te stellen voor SpinOffice, volgt u de onderstaande optie die van toepassing is op uw domein: 1. Uw domein heeft geen SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Maak een nieuw TXT-record aan en plak de volgende regel in het tekstvak: v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all Sla het record op. 2. Uw domein heeft wel een SPF-record: Log in op uw DNS-provider van uw domein en zoek uw DNS-recordinstellingen. Voeg de volgende tekst toe aan het bestaande TXT-record, vóór de afsluitende -all tag: include:spf.spinoffice-crm.com Sla het record op. Nadat u de vereiste SPF-wijzigingen heeft aangebracht, wacht u 24 uur totdat de wijzigingen zijn doorgevoerd. DKIM DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een handtekening die elke afzender aan zijn e-mailberichten kan toevoegen. Deze handtekening maakt duidelijk dat de afzender van het bericht daadwerkelijk de afzender is en niet een kwaadwillende partij. U kunt elk domein gebruiken als handtekening. Bijvoorbeeld, een bedrijf genaamd "Red Bananas" zal zijn berichten ondertekenen met het "redbananas.com" domein om te bevestigen dat het bericht door "Red Bananas" is verzonden. Dit wordt bereikt door een verborgen, cryptografische handtekening in de e-mailheader in te voegen (SpinOffice zal dit doen) en vervolgens een publieke sleutel op de DNS van uw website te plaatsen die de authenticiteit van deze handtekening verifieert. DKIM helpt bij het voorkomen van spoofing en phishing van uw domein, en een bijkomend voordeel is dat het mailboxproviders zoals Gmail, Microsoft, Yahoo en iCloud in staat stelt om de e-mailreputatie van uw verzenddomein bij te houden. Om DKIM in te stellen voor SpinOffice, volgt u de instructies voor het aanmaken van drie nieuwe CNAME-records: Log in op de DNS-provider van uw domein. Kopieer de volgende drie waarden en plak ze in de juiste velden voor uw domein: Type Naam Waarde CNAME mrsel1._domainkey mrsel1._domainkey.spinoffice-crm.com CNAME mrsel2._domainkey mrsel2._domainkey.spinoffice-crm.com CNAME mrsel3._domainkey mrsel3._domainkey.spinoffice-crm.com Sla de waarden op. Stuur een bericht naar [email protected] om door te geven dat DKIM is ingesteld voor welk(e) domein(en). Wij routeren uw mail via de DKIM-mailserver die er voor is ingericht. DKIM is van toepassing zodra het domein is toegevoegd aan deze DKIM-mailserver. Problemen met DKIM oplossen Algemene problemen Als u de foutmelding 'DKIM = did not pass' of 'DKIM_PermError' krijgt bij het verzenden van e-mails, neem dan contact op met SpinOffice-ondersteuning via [email protected] met een screenshot van de fout. Als u de DKIM CNAME-records voor nieuwe domeinen heeft toegevoegd, neem dan contact op met [email protected] met uw verzoek. Als de DKIM-records uniek en geldig zijn, maar nog niet geverifieerd, neem dan contact op met de ondersteuning van uw DNS-provider of neem contact met ons op via [email protected] en vermeld ze in de e-mail.. Problemen met DKIM-verificatie Records die niet overeenkomen: Het kan voorkomen dat bepaalde tekens ontbreken of dat er extra tekens zijn toegevoegd in de DNS vergeleken met wat is geconfigureerd in SpinOffice. In dergelijke gevallen kan de DKIM-verificatie mislukken. Zorg ervoor dat er geen spaties in de DNS staan. Vermijd spaties in CNAME-record: Zorg ervoor dat er geen spaties vóór of na de tekens in het CNAME-record staan. Records niet gepubliceerd: Zelfs als de DKIM-records correct aan de DNS zijn toegevoegd, is het mogelijk dat ze niet worden gepubliceerd. Om te controleren of de records zijn gepubliceerd, voert u een DKIM-zoekopdracht uit door uw domein:mrsel1 in MX Toolbox in te voeren. Als voorbeeld: voor het versturen van domein spinware.nl vult u spinware.nl:mrsel1 in met als zoekoptie DKM lookup. Een gepubliceerd CNAME-record zou er als volgt uit moeten zien: Wanneer de test positief/groen is, wordt de record gevonden in uw domein.

Hoe kan ik het SPF-record van mijn domein checken?

Ga naar https://mxtoolbox.com/spf.aspx, voer uw domein in (zonder http of www) en klik op de oranje "SPF Record Lookup" button. De volgende pagina wordt weergegeven. (Als voorbeeld tonen we de records van ons domein) Het groen gearceerde gebied toont de huidige structuur van de SPF-records van uw domein. Dit zal altijd verschillen van de bovenstaande afbeelding. Maar u kunt in ons voorbeeld zien dat het vereiste SPF-record include:spf.spinoffice-crm.com  bevat. Dat moet dus worden toegevoegd aan de DNS-zone van uw domein. Geeft uw SPF check hetzelfde resultaat? Perfect, dan heeft u het record succesvol toegevoegd!