E-mailintegratie (12)

Waarom SpinOffice gebruiken voor het verzenden van e-mails?

U heeft toegang tot alle relatie-gerelateerde mailuitwisselingen op één plaats, direct in de Postvak IN. Alle berichten worden, bij binnenkomst, automatisch gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Als de ontvanger niet bekend is kunt u de contactpersoon toevoegen aan uw database als nieuw of koppelen aan een bestaande contactpersoon. SpinOffice pikt gelijk alle eerdere communicatie op en voegt  dit allemaal toe aan het archief van de contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo eenvoudig geweest! Uw team zal efficiënter gaan werken. Elke gebruiker krijgt zijn eigen Postvak IN met veel opties zoals o.a. interne forwarding, dossierkoppeling, converteren naar taak, notities toevoegen, markeren als belangrijk en/of privé en nog veel meer. SpinOffice gebruikt het IMAP protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox. De inbox, verzonden items en prullenbak synchroniseren. Al uw e-mails blijven in uw huidige mailbox staan, maar elke dag maken wij een back-up van uw gegevens op onze goed beveiligde servers.

Hoe voeg ik een Microsoft Outlook-account toe met app-wachtwoord?

Er zijn drie manieren om uw Microsoft Outlook-account aan SpinOffice CRM te koppelen. In alle gevallen gebruikt SpinOffice het IMAP-protocol. Verbind uw Outlook-account met: gebruikersnaam en wachtwoord Directe toegang tot uw account zonder enige beveiligingslaag. OAuth 2.0 In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw account op te slaan, gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft. Deze tokens worden aan ons gegeven als derde partij, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Doorloop deze stappen. App-wachtwoord In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Microsoft Outlook-account op te slaan, gebruikt SpinOffice een app-wachtwoord dat u in uw Outlook-account aanmaakt. Op deze support-pagina laten we u zien hoe u een Microsoft Outlook-account toevoegt met een app-wachtwoord. Doorloop de volgende stappen om een nieuw app-wachtwoord voor SpinOffice aan te maken. Schakel eerst Verificatie in twee stappen in voor uw Microsoft Outlook-account. Dit is vereist. Verificatie in twee stappen helpt u te beschermen door het voor iemand anders moeilijker te maken om in te loggen op uw Outlook-account. Het gebruikt twee verschillende vormen van identiteit: uw wachtwoord en een contactmethode zoals uw telefoon. Wanneer u dit hebt gedaan, gaat u naar de pagina Grondbeginselen van beveiliging en meldt u zich aan bij uw Outlook-account. Selecteer Geavanceerde beveiligingsopties. Het volgende venster wordt getoond: Onder App-wachtwoorden, kiest u Maak een nieuw app-wachtwoord. Er wordt een nieuw app-wachtwoord gegenereerd en verschijnt op uw scherm. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Ga naar SpinOffice en voer het app-wachtwoord in in het wachtwoord-veld van de e-mailconfiguratie wizard. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Microsoft Outlook-account. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe voeg ik een Office 365-account toe met app-wachtwoord?

Er zijn drie manieren om uw Office 365-account aan SpinOffice CRM te koppelen. In alle gevallen gebruikt SpinOffice het IMAP-protocol. Verbind uw Office 365-account met: gebruikersnaam en wachtwoord Directe toegang tot uw account zonder enige beveiligingslaag. OAuth 2.0 In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw account op te slaan, gebruiken we een toegangstoken en vernieuwingstoken van Microsoft. Deze tokens worden aan ons gegeven als derde partij, niet uw daadwerkelijke inloggegevens. Doorloop deze stappen. App-wachtwoord In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Office 365-account op te slaan, gebruikt SpinOffice een app-wachtwoord dat u in uw Office 365-account aanmaakt. Op deze support-pagina laten we u zien hoe u een Office 365-account toevoegt met een app-wachtwoord. Doorloop de volgende stappen om een nieuw app-wachtwoord voor SpinOffice aan te maken. Schakel eerst Meervoudige verificatiein voor uw Office 365-account. Dit is vereist. Meervoudige verificatie helpt u te beschermen door het voor iemand anders moeilijker te maken om in te loggen op uw Office 365-account. Het gebruikt twee verschillende vormen van identiteit: uw wachtwoord en een contactmethode zoals uw telefoon. Standaard wordt de Microsoft Authenticator app uit de App Store op uw telefoon als verificatiemethode gebruikt.  Download Microsoft Authenticator in de iOS App Store of Google Play Store. Open de app en voeg uw Office 365-account toe via het '+' rechtsboven in. Kies voor Werk-of schoolaccount. Doorloop de stappen om uw Office 365-account te koppelen aan uw telefoon. Nadat meervoudige verificatie is geactiveerd, gaat u naar de pagina Beveiligingsgegevens. Klik op + Methode toevoegen. Het volgende venster wordt getoond: Belangrijk: Als de optie App-wachtwoorden niet beschikbaar is als beveiligingsmethode dan staat uw beheerder mogelijk niet toe dat u dit gebruikt. Neem dan eerst contact op met uw beheerder. Kies App-wachtwoord en klik op Toevoegen. Volg de stappen om een app-wachtwoord voor SpinOffice CRM aan te maken. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Ga naar SpinOffice en voer het app-wachtwoord in in het wachtwoord-veld van de e-mailconfiguratie wizard. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Office 365-account. Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Hoe voeg ik een Google- of Gmail-account toe met app-wachtwoord?

SpinOffice voldoet aan de beveiligingsnormen van Google, maar het is geen 'Google'-product en dus wordt SpinOffice gezien als "apps van derden" en is vanaf 30 mei 2022 het gebruik van een app-wachtwoord vereist. Hieronder volgt de instructie hoe u een app-specifiek wachtwoord aanmaakt en kunt gebruiken in SpinOffice. De stappen gelden voor zowel nieuwe- als bestaande e-mailconfiguraties. Doorloop de volgende stappen: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen. Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappen is ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS).  Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en App-wachtwoorden. Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open vervolgens SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Ga naar het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN en kies E-mailaccounts. (Wordt er een e-mailconfiguratie wizard getoond? Kies dan Gmail, voer het gegenereerde app-wachtwoord in en ga door naar stap 14) We gaan eerst het bestaande Google-account verwijderen. Dat is niet erg, we gaan deze daarna opnieuw toevoegen. Klik op het 'hamburger'-pictogram aan de rechterkant van het Google-account en kies Verwijderen. Het Google- of Gmail-account wordt verwijderd. Klik vervolgens op het '+'-pictogram en kies Gmail. Voer het Google- of Gmail-account in en klik op Start. Plak het gegenereerde app-wachtwoord van uw klembord in het wachtwoord-veld. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Bekijk ook de instructievideo waarin we de stappen laten zien: Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Het lukt niet om mijn Google- of Gmail-account te integreren. Wat moet ik doen?

Google biedt sinds 30 mei 2022 niet meer de mogelijkheid om voor "apps van derden" (zoals SpinOffice CRM) die gebruikmaken van uw gebruikersnaam en wachtwoord om te verbinden, om dat op deze manier te doen. Vanaf eind mei is het een vereiste dat apps van derden d.m.v. een zogenoemd app-specifiek wachtwoord verbinding maakt met het Google-account. Google doet dit om uw account te beschermen. Lees hier meer over deze wijziging. Doorloop de volgende stappen om een Google of Gmail-account toe te voegen d.m.v. een app-specifiek wachtwoord: Ga eerst naar uw Google-account. Ga naar Beveiliging aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar het gedeelte 'Inloggen bij Google' en kies App-wachtwoorden. U moet wellicht inloggen. Wordt de optie App-wachtwoorden niet gegeven? Zorg dan eerst dat Verificatie in 2 stappen is ingesteld voor uw account. Dat is namelijk een vereiste: Klik op verificatie in 2 stappen. U moet wellicht inloggen. Doorloop de stappen door uw telefoonnummer in te voeren en kies een manier waarop u een verificatiecode wilt ontvangen (spraak of SMS). Voer de code in en kies Aanzetten. Ga terug naar het beginscherm van uw Google-account en kies App-wachtwoorden Op de pagina App-wachtwoorden, kies onderaan App selecteren en selecteer Anders (aangepaste naam). Vul in SpinOffice en kies Genereren. Er wordt een uniek app-wachtwoord getoond. Het app-wachtwoord is een code van zestien tekens in de gele balk. Kopieer dit wachtwoord naar uw klembord. Open SpinOffice CRM. Ga naar uw Postvak IN. Wordt de e-mailconfiguratie wizard getoond? Dan kiest u Gmail en voert u het app-wachtwoord in (stap 13). Wordt de wizard niet getoond, klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in uw Postvak IN. Kies E-mailaccounts. Klik op het Google- of Gmail-account om de instellingen te openen en kies Wachtwoord invoeren. Voer het app-wachtwoord in het wachtwoord-veld in. Kies Verbinden en SpinOffice gebruikt vanaf dat moment dit app-wachtwoord om verbinding te maken met uw Google- of Gmail-account. Bekijk ook de instructievideo waarin we de stappen laten zien: Heeft u problemen met het doorlopen van bovenstaande stappen, neem dan contact met ons op.

Is mijn e-mail te synchroniseren met mijn mobiele apparaten?

Jazeker! De enige vereiste is dat uw mailaccount IMAP toestaat. E-mailclients zoals Outlook, Gmail, Yahoo en providers als Ziggo, KPN, Strato etc. bieden dit aan maar informeer vooraf bij uw mailhosting provider of IMAP protocol mogelijk is. Het is vaak een kwestie van de juiste poorten open te stellen. IMAP (Internet Message Access Protocol) is de beste manier om ervoor te zorgen dat u al uw e-mail op elk gewenst moment op al uw apparaten kunt ontvangen. SpinOffice synchroniseert de volgende accountmappen van uw e-mailaccount: de inkomende berichten, uw verzonden items en de prullenbak.

Hoe stel ik notificaties in voor nieuwe mailberichten?

De mogelijkheid om bij elk nieuw e-mailbericht meldingen te krijgen zonder de inbox te openen, is een zeer slimme functie die door veel van onze klanten enorm wordt gewaardeerd. Het werkt zowel op Mac (verschijnt in Berichtencentrum) als op Windows-PC (verschijnt in het toepassingsvenster) Hoe de slider-meldingen in te schakelen? Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Notificaties en verander de meldingsstijl in Slider - melding. Bent u een Mac-gebruiker? Dan moet u nog wel eerst meldingen toestaan op uw Mac. Ga naar Systeemvoorkeuren; Meldingen, scrol naar SpinOffice en sta daar meldingen toe.

Hoe kan ik mijn eigen e-mailsjabloon maken?

In SpinOffice is het mogelijk om uw eigen sjablonen te maken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Volgend scherm verschijnt: Kies 'Nieuw' om uw eigen sjabloon helemaal opnieuw te bouwen met de editor of HTML. Of ga naar optie 'Open' om een bestaand e-mailsjabloon te selecteren. Om een kopie van het standaard e-mailsjabloon te maken, opent u het standaardsjabloon en klikt u op 'Opslaan als' om het als nieuwe versie op te slaan en vanaf daar verder te gaan. Dit is de standaardsjabloon dat beschikbaar is in uw database: «Geachte» aanhef werkt als volgt. Het is afhankelijk van het geslacht/aanhefveld op de relatiekaart: een formele of informele aanhef bepaalt of het bijvoorbeeld "Geachte Hugo" of "Geachte heer Van der Horst wordt" ". Voeg merge-velden toe als «Mijn e-mail», «Mijn voornaam», «Mijn achternaam» of «Mijn functie» uit -Mijn lijst- om het sjabloon aan te passen. Alle genoemde merge-velden worden automatisch gevuld met de contactgegevens die u heeft ingevuld onder Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Gebruikersprofiel. Het bedrijfslogo wordt gekozen uit Beheer -> CRM-voorkeuren -> Bedrijf, waar het standaardlogo kan worden toegevoegd. Als u standaard een nieuw e-mailsjabloon wilt hebben voor het verzenden van e-mails. klik op 'Actietype' en selecteer het gewenste sjabloon. Als u klaar bent, sluit u het gedeelte voor het maken van sjablonen en klikt u op de knop 'Vernieuwen' om de database bij te werken. Uw nieuw toegevoegde sjabloon is nu beschikbaar als e-mailsjablonen.

Hoe kan ik mijn e-mailhandtekening personaliseren?

In SpinOffice is het mogelijk om onbeperkt sjablonen aan te maken, waaronder een standaardsjabloon die u voor alle uitgaande e-mails kunt gebruiken. Hier zijn de stappen om uw sjabloon te personaliseren. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder:  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. Persoonlijke gegevens gebruiken voor uw e-mailhandtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).

Hoe verstuur ik een geplande e-mail?

Verstuur je e-mails wanneer het jou uitkomt. Geplande e-mailberichten zijn erg handig voor als je bepaalde e-mails waaraan tijdens weekenden of avonden nog is gewerkt, op een ideaal tijdstip te versturen, bijvoorbeeld op maandag om 9:00 uur. Hoe werkt het? Maak een nieuw e-mailbericht. Klik je op het pijltje naast Versturen. Kies een voorgestelde optie of kies Stuur later om zelf een gewenste datum en tijdstip te bepalen. Alle geplande e-mailberichten staan klaar in de map Postvak UIT en worden automatisch op het door jouw ingeplande moment verstuurd. Zo simpel is het! Gebruik deze slimme feature en werk nog efficiënter met SpinOffice.

Wat is het verschil tussen POP3 en IMAP4?

POP3 en IMAP4 zijn twee protocollen voor het verbinden met een e-mailaccount. Van de twee opties is IMAP4 het aanbevolen protocol wanneer u uw e-mails wilt kunnen ontvangen en verzenden van meerdere apparaten, zoals een laptop van het werk, een computer thuis, een tablet, smartphone of ander mobiel apparaat. Maak gebruik van uw gesynchroniseerde account vanaf elk apparaat met IMAP4. POP3 download e-mailberichten van een server naar een enkele computer en verwijdert deze vervolgens van de oorsprokelijke mailserver. Omdat uw berichten worden gedownload naar een specifieke computer of apparaat en vervolgens worden verwijderd van de server, kan het voorkomen dat e-mailberichten ontbreken of uit uw Postvak IN verdwijnen indien u probeert om uw mail te controleren vanaf een andere computer. SpinOffice CRM ondersteunt zowel POP3 en IMAP4.

Hoe kan ik de SPF records van mijn domijn checken?

Ga naar https://mxtoolbox.com/spf.aspx, voer uw domein in (zonder http of www) en klik op de oranje "SPF Record Lookup" button. De volgende pagina wordt weergegeven. (Als voorbeeld tonen we de records van ons domein) Het groen gearceerde gebied toont de huidige structuur van de SPF-records van uw domein. Dit zal altijd verschillen van de bovenstaande afbeelding. Maar u kunt in ons voorbeeld zien dat het vereiste SPF-record include:spf.spinoffice-crm.com  bevat. Dat moet dus worden toegevoegd aan de DNS-zone van uw domein. Geeft uw SPF check hetzelfde resultaat? Perfect, dan heeft u het record succesvol toegevoegd!