De agenda in SpinOffice verschilt niet echt van veel van andere agenda tools, maar het bevat een aantal handige functies en het is een slimme integratie met de relaties in uw database. Alle belangrijke functionaliteiten zullen we bespreken.


7.1 Scherm lay-out

7.2 Afspraken toevoegen

7.3 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's

7.4 Verjaardagen

7.5 Uitnodigingen

7.6 Herhaal afspraken

7.7 Privé afspraken

7.8 Agenda synchroniseren




7.1 Scherm lay-out

Het agenda-scherm ziet er als volgt uit:


IIn de grijze bovenbalk is er de mogelijkheid om te kunnen switchen tussen de verschillende views; Maand, Week en Dag. En de optie om alleen uw agenda te tonen, die van een van uw collega’s of de complete kantooragenda.


Iedere gebruiker/collega heeft een eigen kleur (aan te passen via het hoofdscherm van SpinOffice, en dan Beheer -> Gebruikers, kies de gebruikerskaart en bepaal een kleur).


In de centrale kantooragenda is snel te zien wie wanneer een afspraak heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, uitnodigingen kunnen worden verstuurd, en relaties, dossiers en collega’s kunnen gekoppeld worden.


We zullen de belangrijkste functies bespreken.



7.2 Afspraken toevoegen

  1. Open uw agenda.
  2. Klik op de gewenste datum/dag/tijd en klik op het agenda-scherm, en een popup wordt getoond waarin u alle details van een nieuwe afspraak kunt invoeren.
  3. Vul alle gewenste velden (locatie, herhalingen, melding, notities etc.) in.
  4. Voor meer instellingen (zoals dossierkoppeling, collega koppeling, deelnemers en uitnodigingen, activiteiten code, bijlagen) klikt u op de ‘Meer instellingen’ button.
  5. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen.
  6. Alle ingevoerde afspraken zijn aanklikbaar en dus altijd aan te passen, behalve privé gemarkeerde afspraken van anderen.
  7. Gebruik vervolgens de rechterklik voor meer opties; privé markeren en meerdere collega’s en/of dossiers koppelen.



7.2 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's

Indien u zich in het ‘Afspraak’ maken scherm bevindt dan kunt u via ‘Meer instellingen’ de afspraak koppelen aan één collega, één dossier maar wel al aan meerdere relaties. Nadat u de afspraak heeft opgeslagen kunt u middels de rechterklik op de afspraak meerdere collega’s en/of dossiers koppelen. Dit kan dus niet op het moment dat u de afspraak maakt.


Alle afspraken die gekoppeld zijn aan relaties, worden in het archief van desbetreffend persoon weergegeven bij het ‘Communicatie’ tabblad links als ‘Afspraak’ categorie.


Het handige van een dossierkoppeling is dat u altijd later in een project kunt terugzien wanneer en met wie u afspraken heeft gehad. En in de Pro editie is het zelfs mogelijk tijd te hangen aan de afspraak.




7.3 Verjaardagen

Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld.



7.4 Uitnodigingen

Onder de ‘Meer instellingen’ optie treft u de ‘Deelnemers’ mogelijkheid. 


Dit is eigenlijk de ‘relatie koppeling’ functie zoals u die op andere plekken in de applicatie kent. Indien u relaties (deelnemers die een relatiekaart in SpinOffice hebben) toevoegt, wordt er bij het opslaan van de afspraak gevraagd of de deelnemers ook een uitnodiging moeten krijgen. Indien u voor deze optie kiest, ontvangt men een e-mailbericht waarin men de uitnodiging kan accepteren of afwijzen. U ontvangt een notificatie van de reactie.


Een hele handige functie dus!



7.5 Herhaal afspraken

De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten.



7.6 Afspraken afschermen

Nadat u de afspraak heeft gemaakt kunt u middels de rechterklik de afspraak privé markeren. De inhoud van de afspraak is dan afgeschermd voor al uw collega’s, er is wel te zien dat er een afspraak staat ingepland, maar indien men er op klikt wordt er een melding getoond dat dit item is afgeschermd.


Gekoppelde relaties aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien.



7.7 Agenda synchroniseren

In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Cal via een CalDAV account. In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hou u dit kunt realiseren.