Update versie - Augustus 2018

Het agenda-scherm is recentelijk. De agenda in SpinOffice verschilt niet echt van veel van andere agenda tools, maar het bevat een aantal handige hulpmiddelen en het is een slimme integratie met de relaties in uw database. Alle belangrijke functionaliteiten zullen we bespreken.


7.1 Scherm lay-out

7.2 Afspraken toevoegen

7.3 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's

7.4 Verjaardagen

7.5 Uitnodigingen

7.6 Herhaal afspraken

7.7 Privé afspraken

7.8 Menu-opties in de agenda

7.9 Agenda synchroniseren



 


7.1 Scherm lay-out

Het agenda-scherm ziet er als volgt uit:


In de grijze bovenbalk is er de mogelijkheid om te kunnen switchen tussen de verschillende views; Maand, Week en Dag. Klik op Weergave voor de gewenste weergave. Zie hieronder:

Daarnaast vindt u Gebruikers; kies hier de agenda's van uw collega's die u wenst weer te geven in uw agenda. Hier worden alle agenda's getoond van gebruikers die hebben aangegeven de agenda met u te willen delen. In paragraaf 7.8 leggen we uit hoe agenda delen werkt.


Onder het tandwiel-icoon treft u diverse instellingen en voorkeuren. Ook dit bespreken we in paragraaf 7.8.


In de agenda ziet u verschillende kleuren voor iedere afspraak. Deze zijn gebaseerd op het type afspraak, de zogenaamde 'Activiteit'. Beheer deze activiteiten door te gaan naar het relatiescherm, dan menu-optie Beheer > Activiteiten codes. Indien er activiteiten codes zijn, dan kunnen die worden gekozen bij het maken van een afspraak. Deze codes worden gebruikt om onderscheid in de agenda te maken tussen bijvoorbeeld een sales afspraak, interne afspraak, prive-afspraak, lunch, vergadering, reserveringen (voor horecabedrijven) etc.


In de Week- en Maandweergave wordt er in de agenda aan de rechterkant een 'Lijstweergave' getoond. Dit geeft een gedetaileerd overzicht van alle afspraken op de geselecteerde dag in uw agenda.


In uw kantooragenda is snel te zien wie wanneer afspraken heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, uitnodigingen kunnen worden verstuurd, en relaties, dossiers en collega’s kunnen gekoppeld worden.


We zullen nu de belangrijkste functies binnen uw agenda bespreken.



7.2 Afspraken toevoegen

  1. Open uw agenda.
  2. Klik op de gewenste datum/dag/tijd en klik op het agenda-scherm, en een popup wordt getoond waarin u alle details van een nieuwe afspraak kunt invoeren.
  3. Vul alle gewenste velden (locatie, herhalingen, melding, notities etc.) in.
  4. Voor meer instellingen (zoals dossierkoppeling, collega koppeling, deelnemers en uitnodigingen, activiteiten code, bijlagen) klikt u op de ‘Meer instellingen’ button.
  5. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen.
  6. Alle ingevoerde afspraken zijn aanklikbaar en dus altijd aan te passen, behalve privé gemarkeerde afspraken van anderen.
  7. Gebruik vervolgens de rechterklik voor meer opties; privé markeren en meerdere relaties, collega’s en/of dossiers koppelen.



7.3 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's

Indien u zich in het ‘Afspraak’ maken scherm bevindt dan kunt u via ‘Meer instellingen’ de afspraak koppelen aan collega's, één dossier en aan meerdere relaties. Nadat u de afspraak heeft opgeslagen kunt u middels de rechterklik op de afspraak ook meerdere collega’s, relaties en/of dossiers koppelen.


Alle afspraken die gekoppeld zijn aan relaties, worden in het archief van desbetreffend persoon weergegeven bij het ‘Communicatie’ tabblad links als ‘Afspraak’ categorie.


Het handige van een dossierkoppeling is dat u altijd later in een project kunt terugzien wanneer en met wie u afspraken heeft gehad. En in de Pro editie is het zelfs mogelijk tijd te hangen aan de afspraak.



7.4 Verjaardagen

Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm, en dan Voorkeuren. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld.



7.5 Uitnodigingen

Onder de ‘Meer instellingen’ optie treft u de ‘Deelnemers’ mogelijkheid.


Dit is eigenlijk de ‘relatie koppeling’ functie zoals u die op andere plekken in de applicatie kent. Indien u relaties (deelnemers die een relatiekaart in SpinOffice hebben) toevoegt, wordt er bij het opslaan van de afspraak gevraagd of de deelnemers ook een uitnodiging moeten krijgen. Indien u voor deze optie kiest, ontvangt men een e-mailbericht waarin men de uitnodiging kan accepteren of afwijzen. U ontvangt een notificatie van de reactie.


Een hele handige functie dus!



7.6 Herhaal afspraken

De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten. Klik op Herhalen indien u een afspraak maakt om het in te stellen.

Indien u een herhaalafspraak wijzigt dan wordt deze uit de reeks gehaald en niet meer in de herhaalafspraak reeks meegenomen.



7.7 Privé afspraken

Nadat u de afspraak heeft gemaakt kunt u middels de rechterklik de afspraak privé markeren. De inhoud van de afspraak is dan afgeschermd voor al uw collega’s, er is wel te zien dat er een afspraak staat ingepland, maar indien men er op klikt wordt er een melding getoond dat dit item is afgeschermd.


Gekoppelde collega's aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien.



7.8 Menu-opties in de agenda

Klik op het tand-wiel icoon rechtsboven in voor alle extra opties.


De eerste drie opties (Zoom in, Werkelijke grootte, Zoom uit) geven u de mogelijkheid om de gewenste grootte van de kolommen/dagen aan te passen. 


Afdrukken en Verversen spreekt voor zich, denk wij.  


Voorkeuren biedt de mogelijkheid om het begin van de week te bepalen (zondag of maandag), het interval van de dag (15, 30, 45 of 60 minuten) en de kleurstelling. Deze laatste is een nieuwe functie; bepaal zelf welke kleur de agenda moet zijn. U heeft de keuze uit grijs, oranje of groen. De agenda wijzigt direct van kleur indien u uw voorkeur opslaat. Als laatste opties binnen Voorkeuren kunt u er voor kiezen om gedeelde afspraken apart te tonen in plaats van gecombineerd en de optie om de lijstweergave in rechterzijbalk wel/niet te tonen.


Agenda delen. Indien u daar op klikt verschijnt het volgende scherm:

Alle actieve gebruikers worden getoond; vink de collega's aan die toegang moeten krijgen tot uw agenda. 


In uw agenda, onder Gebruikers, ziet u tot welke agenda's u toegang heeft. Let op: als standaard is ingesteld dat u en uw collega's de agenda niet delen.

Het werkt dus beide kanten op; u geeft toegang tot anderen (zodat zij uw agenda inzien) en collega's dienen in hun agenda aan te geven met wij zij hun agenda delen.



7.9 Agenda synchroniseren

In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Agenda via een CalDAV account. De sync werkt beide kanten op. In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hou u dit kunt realiseren.