Over het algemeen verschilt de agenda in SpinOffice niet veel van een agenda zoals u die gewend bent, maar onze agenda heeft een aantal slimme hulpmiddelen die het een zeer nuttig en onderscheidend maken van anderen. We zullen ze in dit hoofdstuk bespreken.


7.1 Scherm lay-out

7.2 Nieuw afspraken maken

7.3 Herhalingen instellen

7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers en/of collega's

7.5 Verjaardagen tonen

7.6 Afspraken per mail versturen

7.7 Afspraken privé markeren

7.8 Menu-opties in de agenda

7.9 Kleurenschema's

7.10 Agenda delen

7.11 Agenda synchroniseren




7.1 Scherm lay-out

Het agenda-scherm ziet er als volgt uit:


In de grijze bovenbalk is er de mogelijkheid om te kunnen switchen tussen de verschillende views; Maand, Week en Dag. Klik op Weergave voor de gewenste weergave. Zie hieronder:

Daarnaast vindt u Gebruikers; kies hier de agenda's van uw collega's die u wenst weer te geven in uw agenda. Hier worden alle agenda's getoond van gebruikers die hebben aangegeven de agenda met u te willen delen. In paragraaf 7.8 leggen we uit hoe agenda delen werkt.


Onder het tandwiel-icoon treft u diverse instellingen en voorkeuren. Ook dit bespreken we in paragraaf 7.8.


In de agenda ziet u verschillende kleuren voor iedere afspraak. Deze zijn gebaseerd op het type afspraak, de zogenaamde 'Activiteit'. Beheer deze activiteiten door te gaan naar het relatiescherm, dan menu-optie Beheer > Activiteiten codes. Indien er activiteiten codes zijn, dan kunnen die worden gekozen bij het maken van een afspraak. Deze codes worden gebruikt om onderscheid in de agenda te maken tussen bijvoorbeeld een sales afspraak, interne afspraak, prive-afspraak, lunch, vergadering, reserveringen (voor horecabedrijven) etc.


In de Week- en Maandweergave wordt er in de agenda aan de rechterkant een 'Lijstweergave' getoond. Dit geeft een gedetaileerd overzicht van alle afspraken op de geselecteerde dag in uw agenda.


In uw centrale agenda is snel te zien wie wanneer afspraken heeft. Afspraken kunnen privé gemarkeerd worden, verstuurd worden als bijlage, relaties, dossiers en collega’s kunnen eraan gekoppeld worden.


We zullen nu de belangrijkste functies binnen uw agenda bespreken.



7.2 Nieuwe afspraken maken

  1. Open uw agenda via menu-optie Ga naar -> Agenda.
  2. Dubbelklik op de gewenste datum/dag/tijd in uw agenda en het volgende scherm wordt getoond.
  3. Stel alle details met betrekking tot de afspraak in; specifieke datum en tijd, locatie, deelnemers, een herinnering (ideaal wanneer sync met mobiele apparaten is geactiveerd), herhalingen, enz.
  4. Indien alles is ingesteld klikt u op ‘Opslaan’ om te bevestigen.
  5. Gemaakte afspraken worden direct getoond in de agenda('s) van de gekoppelde gebruiker.
  6. Gebruik de rechterklik op een agenda-item voor veel opties (bijvoorbeeld verwijderen, dupliceren, privé markeren, afdrukken, naar relatiekaart springen of om de afspraak aan andere relaties, dossiers of collega's te koppelen)



7.3 Herhalingen instellen

De ‘Herhalen’ optie biedt u de mogelijkheid om afspraken terugkerend te laten plaatsvinden; dagelijks, wekelijks, maandelijks en met verschillende varianten. Klik op Herhalen indien u een afspraak maakt om het in te stellen.

Indien u een herhaalafspraak wijzigt dan wordt deze uit de reeks gehaald en niet meer in de herhaalafspraak reeks meegenomen.



7.4 Afspraken koppelen aan relaties, dossiers of collega's

Bij het maken van een afspraak heeft u de mogelijkheid om 'deelnemers' (= relaties in uw database) te koppelen aan een afspraak. Dit is om drie redenen nuttig. Wanneer een relatie is gekoppeld aan een afspraak, wordt de afspraak opgeslagen in het archief van de betreffende relatie. Daarnaast is het duidelijk voor u en uw collega's met wie de afspraak zal plaatsvinden. En nadat u de afspraak heeft gemaakt, kunt u de afspraak per e-mail verzenden naar alle gekoppelde relaties (zie paragraaf 7.6 hieronder hoe u dat moet doen)


Naast het koppelen aan relaties, kan een afspraak ook worden gekoppeld aan dossiers. Dit maakt een dossier completer dan alleen een verzameling e-mails en bestanden. Als u bijvoorbeeld aan een project werkt waar meerdere relaties aan gekoppeld zijn, dan kunt u eenvoudig informatie ophalen over wanneer u of uw collega's afspraken hadden en met wie. Gebruik de rechtermuisknop op een agenda-afspraak in de agenda en selecteer de optie 'Dossier koppeling'.


Wanneer u een afspraak aan meerdere collega's toewijst, wordt het evenement ook in hun agenda weergegeven.



7.5 Verjaardagen tonen

Activeer ‘Toon verjaardagen’ via het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm, en dan Voorkeuren. Alle verjaardagen die zijn ingevuld op de relatiekaart worden dan in de agenda getoond. Dit is een leuke feature indien u uw Mac Contacten importeert, vaak is daar het verjaardag-veld wel van ingevuld.



7.6 Afspraken per mail versturen

Zodra een afspraak in uw agenda is opgeslagen en aan minimaal één relatie in de database is gekoppeld, gebruikt u de rechtermuisklikoptie 'Als bijlage versturen' om de afspraak als .isc-kalenderbestand per e-mail naar de gekoppelde relatie(s) te verzenden. In SpinOffice wordt een nieuw tabblad/venster geopend waarin u een e-mailsjabloon kunt selecteren en een persoonlijk bericht kunt toevoegen.


De deelnemer / ontvanger van de mail kan de afspraak direct toevoegen aan zijn agenda door het bijgevoegde bestand in de e-mail te openen.


Binnenkort zal SpinOffice herkennen wanneer relaties gekoppeld zijn aan een afspraak en u meteen de mogelijkheid geven om de afspraak per e-mail te versturen bij het maken van een nieuwe afspraak.



7.7 Afspraken privé markeren

Nadat de afspraak is gemaakt en opgeslagen, kunt u met de rechtermuisknop op een afspraak klikken om de afspraak als privé te markeren. Niemand, tenzij u over beheerdersrechten beschikt, ziet de inhoud van de afspraak. Een handpictogram wordt getoond en alleen de tijd is geblokkeerd.


Gekoppelde collega's aan een privé-afspraak kunnen de inhoud van de afspraak weer wel zien.



7.8 Menu-opties in de agenda

Klik op het tand-wiel icoon rechtsboven in voor alle extra opties.


De eerste drie opties (Zoom in, Werkelijke grootte, Zoom uit) geven u de mogelijkheid om de gewenste grootte van de kolommen/dagen aan te passen. 


Afdrukken en Verversen spreekt voor zich, denk wij.


Voorkeuren biedt de mogelijkheid om het begin van de week te bepalen (zondag of maandag), het interval van de dag (15, 30, 45 of 60 minuten) en de kleurstelling. Deze laatste is een nieuwe functie; bepaal zelf welke kleur de agenda moet zijn. U heeft de keuze uit grijs, oranje of groen. De agenda wijzigt direct van kleur indien u uw voorkeur opslaat. Als laatste opties binnen Voorkeuren kunt u er voor kiezen om gedeelde afspraken apart te tonen in plaats van gecombineerd en de optie om de lijstweergave in rechterzijbalk wel/niet te tonen.



7.9 Kleurenschema'sPro feature

In de Pro-versie heeft u de mogelijkheid om het kleurenschema van de agenda te veranderen in antraciet grijs (standaard), orange of groen. Na Opslaan wordt de wijziging direct doorgevoerd.

Het kleurenschema is een bedrijfsvoorkeur, de wijziging is van invloed op alle gebruikers.



7.10 Agenda delenPro feature

In de gratis versie van SpinOffice deelt u uw agenda met alle gebruikers. Als u eenmaal een Pro-gebruiker bent, kunt u opgeven met welke collega('s) u uw eigen agenda wilt delen. Vink de gebruikers aan die toegang tot uw agenda mogen hebben en klik op Opslaan om te bevestigen.

In uw SpinOffice agenda ziet u onder 'Gebruikers' de lijst met alle agenda's waartoe u toegang heeft. 

Het werkt dus beide kanten op; u geeft toegang tot anderen (zodat zij uw agenda inzien) en collega's dienen in hun agenda aan te geven met wij zij hun agenda delen.



7.11 Agenda synchroniseren

In zowel de gratis editie als in Pro is het mogelijk om uw agenda te synchroniseren met uw mobiele apparaten en Mac Agenda via een CalDAV account. De sync werkt beide kanten op. 


In hoofdstuk 14 wordt uitgelegd hou u dit kunt realiseren.