SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang.


Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen.


2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie

2.2 Een relatiekaart voor iedere relatie

2.3 Werkbalk iconen

2.4 Systeemmenu & tabbladen voor Mac gebruikers

2.5 Mac toetsenbord sneltoetsen

2.6 Rechtsklik functie

2.7 De rechtsklik activeren op een Mac trackpad




2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie

U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item.


Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om the bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om groepsmailings te versturen.


Upgrade uw account naar Pro voor € 299.99 per jaar* on ontvang: 

  • Ongelimiteerd aantal relaties
  • Opslag tot 100.000 items
  • Ophalen van de volledige e-mail geschiedenis van alle e-mailaccounts
  • Data versleuteling
  • Dagelijkse back-ups
  • Versiebeheer van documenten
  • Telefonische- & e-mailsupport
  • Veel extra functionaliteiten (o.a. tijdregistratie, verzenden van verjaardags- en geplande SMS berichten, rollen en rechten) 

* prijs inclusief BTW

* prijs op aanvraag bij overschrijding van het Pro-opslag niveau


 

2.2 Een relatiekaart voor iedere relatie

SpinOffice is eigenlijk een soort digitale rolodex; ieder relatie heeft een eigen relatiekaart met relevante contactinformatie. Achter iedere relatiekaart bevindt zich een archief, met daarin alle communicatie uit her verleden. Maar naast e-mailberichten (inkomend en verzonden) treft u hier ook de telefoonnotities, taken, afspraken, bestanden, bijlagen, etc. Kortom, alle data die gekoppeld is aan desbetreffende relatie is snel en gemakkelijk terug te vinden.


 

2.3 Werkbalk iconen

De werkbalk boven de relatiekaart in SpinOffice toont snelle acties die u kunt uitvoeren::




Terug
Gebruik de ‘Vorige’ optie om naar een van de laatst getoonde relatiekaarten te springen. De laatste vijftien relaties worden onthouden.
Favorites.jpg


Favorieten

Groepeer relaties die u regelmatig een groepsmailing wilt sturen. Standaard wordt iedere relatie die u als favoriet markeert, aan uw ‘Mijn lijst’ toegevoegd. Ga naar ‘Favorieten beheren’ om nieuwe groepen aan te maken en bestaande te verwijderen. Groepsleden kunnen worden toegevoegd en verwijderd middels ‘Beheer groepsleden’.


U kunt groepen maken die alleen voor u zichtbaar zijn en groepen die gedeeld zijn met uw collega’s.


Import.jpg



Bestand(en) importeren

Gebruik deze knop om lokale bestanden te importeren. Geef aan wat voor type bestand het is (contract, offerte, foto, handleiding, etc.). Alle geïmporteerde bestanden belanden in het archief van de relatie waar u zich bevindt.


Email.jpg

E-mail

Klik op het icon om direct een nieuwe e-mailbericht op te stellen, met het standaardsjabloon dat is ingesteld. De e-mail is direct gekoppeld aan de relatie waar u zich bevindt.


Klik op het pijltje naast het icon om een ander sjabloon te kiezen, en kies ‘Beheer e- mailsjablonen’ om naar het beheer-gedeelte te gaan waar u nieuwe e-mailsjablonen kunt toevoegen en/of te wijzigen.


Memo.jpg


Call%20in.jpg
Call%20out.jpg





Memo, inkomende- en uitgaande telefoonnotitie

Iedere memo die u maakt beland in het archief van de relatie waar u zich bevindt. Het is een handige functie om snel even wat informatie n.a.v. een afspraak te noteren. Indien u met meerdere gebruikers in SpinOffice werkt, kunt u een memo intern doorsturen naar een collega, hij/zij ontvangt de memo als ongelezen bericht in de postvak in.


Voor telefoonnotities geldt hetzelfde. Door de verschillende typen te kiezen kunt u ze later gemakkelijker terugvinden in het archief.


Alle memo’s en telefoonnotities zijn dus te vinden in het archief van de relatie, met allemaal de datum en tijd van opslaan.
Task.jpg



Taak

Maak direct een taak aan via dit icoon. Indien u een reminder instelt krijgt u een melding in SpinOffice indien de taak moet worden uitgevoerd. De takenlijst biedt een overzicht van al uw taken. Naast reminders kunt u de taak aanmaken voor andere database-gebruikers, en u kunt prioriteit aangeven.


Gebruik taken om bijvoorbeeld een terugbel-actie niet te vergeten.


Er is een takenlijst waar alle taken zichtbaar zijn. Deze zijn te filteren op activiteit, op status, op datum of op gebruiker. U vindt deze takenlijst via menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet. De activiteitencodes kunnen worden beheerd via Beheer -> Activiteitencodes.


SMS.jpg


SMS bericht
Stuur direct vanuit SpinOffice uw tekstberichten naar mobiele nummers die op een relatiekaart staan vermeld. Het bericht wordt verzonden via onze eigen SMS gateway en dus niet via uw eigen mobiele telefoon.


Zorg ervoor dat u het mobiele nummer op de relatiekaart heeft toegevoegd, en uw eigen mobiele nummer (via Beheer -> Persoonlijke instellingen) zodat u reacties op uw telefoon ontvangt.


Scan.jpg


Scannen

Indien u op dit icoon klikt kunt u aangeven wat voor soort document u wilt inscannen en uploaden. Indien u op ‘Scan’ klikt zal SpinOffice zoeken naar beschikbare lokale scanners. Indien u de scan voltooid is zou SpinOffice het bestand direct moeten inlezen. Alle ingescande bestanden worden gekoppeld aan de betreffende relatie die u voor u heeft, het bestand staat in het archief weergegeven.


Indien scannen niet naar behoren werkt, neem dan gerust contact met ons op. We zijn immers afhankelijk van instellingen van de lokale computer.


Refresh.jpg


Verversen

Klik op dit icoon om het scherm te verversen. Bij sommige acties dient de ververs-knop te worden gebruikt, bijvoorbeeld nadat een nieuwe relatie is toegevoegd of u een nieuw e- mailsjabloon heeft opgeslagen. Mac sneltoets voor verversen is ⌘R.





2.4 Systeemmenu & tabbladen voor Mac gebruikers

Er zijn verschillende menu-lagen bovenaan het applicatievenster. In onderstaande afbeelding laten we zien welke het zijn en we zullen ze alle drie met doornemen:

 



 

De eerste laag is het systeem menu zoals u gewend bent op uw Mac. U treft hier alle menu-opties. Indien u SpinOffice voor het eerst opent, raden we u aan eens rustig door het menu te gaan zodat u weet wat u waar kan vinden. Enorm veel onderdelen in SpinOffice kunnen naar wens worden aangepast; deze treft u onder menu-optie Beheer. In hoofdstuk 12 worden alle onderdelen van dit menu-gedeelte besproken.


De tweede laag zijn de scherm tabbladen. Er zijn drie punten die hierbij het vermelden waard zijn: 

  1. Het is in te stellen welke tabbladen u opent wenst te hebben indien SpinOffice opstart. Ga naar menu-optie Beheer -> CRM voorkeuren -> Standaard tabs. Zie hieronder:


    Vink de schermen aan waarvan u wilt dat deze standaard geopend moeten worden bij inloggen. Indien een scherm niet is aangevinkt, kan deze altijd worden aangeroepen als nieuw tabblad via menu-optie Ga naar.
  2. Wilt u uw postvak in of agenda open hebben op een tweede scherm? Geen probleem, sleep het tabblad gewoon buiten SpinOffice! Dit kan heel soepel werken.
  3. Veel nieuwe schermen, zoals memo’s, nieuwe e-mailberichten, telefoonnotities etc. worden in een nieuw tabblad geopend. Indien u op ‘Verzenden’ klikt zal het tabblad automatisch sluiten en in de achtergrond verwerkt worden.

De derde laag is het relatie/archief tab: troggel tussen de relatiekaart met alle gegevens van uw relatie en het achterliggende persoonlijke archief met alle communicatie.

 


2.5 Mac toetsenbord sneltoetsen

Er is een aantal toetsenbord sneltoetsen die in SpinOffice gebruikt kan worden. Hieronder een overzicht:


Control-I Ga naar Postvak IN
Control-T Ga naar Taken
Control-A Ga naar Agenda
Command-C Kopieren
Command-V Plakken
Command-X Knippen
Command-A Selecteer alles
Command-Accent (`) Selecteer volgende tabblad
Command-Shift-Accent (`) Selecteer volgende venster
Command-R Ververs SpinOffice
Command-H Verberg SpinOffice
Command-M Minimaliseer SpinOffice
Command-Q Sluit SpinOffice



2.6 Rechtsklik functie

Binnen alle belangrijke hoofdschermen (zoals het relatie/archief scherm, de postvak in, de agenda, de dossierlijst, de bestandenlijst en een open dossier) is er een rechtsklik menu die veel functies bevat. Voor Windows gebruikers is dit uiteraard niet vreemd, maar voor Mac gebruikers is dit niet perse logisch. Apple noemt de rechtsklik de 'secondary click’.


Standaard actie voor rechtsklik op een MacBook is door met twee vingers op de trackpad te klikken. De Mac muis bevat wellicht niet de rechtsklik. Bekijken de paragraaf hieronder hoe u dit kan instellen.



2.7 De rechtsklik activeren op een Mac trackpad

Volg de stappen hieronder om de secondary click te activeren indien uw MacBook op dit moment geen rechterklik functie heeft:

  1. Ga op uw Mac naar Launchpad -> Systeemvoorkeuren.
  2. Selecteer 'Trackpad’.
  3. Activeer de optie 'Secondary click’