Veel onderdelen in SpinOffice kunnen naar wens worden aangepast, meeste zijn te vinden onder menu-optie Beheer. We bespreken ze allemaal in dit hoofdstuk. Indien u vragen heeft over een van de beheer-items, neem gerust contact met ons op.



Let op: de mogelijke menu-opties in beheer kunnen per gebruiker verschillen. Dit is namelijk afhankelijk van de rechten die u als gebruiker toegekend heeft gekregen door de ‘super-beheerder’ binnen uw database. Dit kunnen wij niet voor u aanpassen, dus mocht u onderstaande items niet aantreffen binnen Beheer dan zult u intern binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met volledige rechten moeten vragen.


 

CRM voorkeuren

Alle voorkeuren die in dit menu worden aangepast, gelden voor alle gebruikers in de database. Het scherm is verdeeld in een aantal tabbladen. Een groot aantal instellingen spreekt voor zich, veel zijn visuele voorkeuren. Daarnaast kunnen Mac-gebruikers instellen welke tabbladen standaard bij het openen van SpinOffice geopend moeten worden. En verder kunt u uw bedrijfsinformatie aanpassen; dit wordt gebruikt voor e-mailsjablonen.



Persoonlijke instellingen

Deze instellingen gelden alleen voor u als gebruiker binnen uw (gedeelde) database.


‘Mijn Profiel’ tabblad: alle informatie die u hier ingeeft kan ook worden gebruikt in uw eigen e- mailsjabloon.


‘Synchronisatie’ tabblad: hier kunt u de sync van uw agenda en uw relaties in SpinOffice met uw mobiele apparaten activeren. Waarbij u voor de relaties kunt aangeven welke relatietypes u graag wilt synchroniseren. Beide sync opties zijn zowel voor de gratis- als de Pro editie beschikbaar. Nadat u een van de sync-optie heeft geactiveerd ontvangt u direct een handleiding hou de account in te stellen op uw iPhone, iPad, Mac of Android apparaat. Meer informatie over de sync is te vinden in hoofdstuk 14

 

‘Notificaties’ tabblad: hier kunt u aangeven op welke manier u notificaties wilt ontvangen van nieuwe mailberichten (en VoIP calls indien u deze integratie bij ons afneemt). U kunt een slider rechtsbovenin het SpinOffice scherm krijgen of een pop-up venster dat zich toont voor alle programma’s die u open heeft. Tevens kunt u hier aangeven of u een notificatie wilt voor taken die voor u staan ingepland.  



E-mail

Via deze menu-optie kunt u e-mail gerelateerde instellingen aanpassen.


'E-mailinstellingen (POP/IMAP): Uw inkomende e-mailinstellingen worden hier opgeslagen en getoond. U kunt meerdere e- mailadressen toevoegen door de juiste POP/IMAP-gegevens van het account in te vullen. Indien u hulp nodig heeft bij het configureren, neem dan contact met ons op. (Hoofdstuk 5 Integreer uw e-mail)



'Afzender instellingen': Binnen dit scherm kunt u aangeven welke e-mailadressen moet een gebruiker kunnen gebruiken om e-mails vanaf te verzenden en wat is dan de naam.


'E-mailsjablonen': Hier kunt u uw e-mailsjablonen beheren. Standaard zijn er drie sjablonen toegevoegd; een inkomend- en uitgaand telefoonnotitie en een standaard e-mailsjabloon. Alle drie zijn gevuld met mail-merge velden van SpinOffice. U kunt alle drie de sjablonen aanpassen en nieuwe toevoegen. (Paragraaf 5.4 E-mailsjablonen beheren)



'Sjabloon tabbladen': Sjablonen kunnen worden gegroepeerd op basis van overeenkomstige inhoud. Voorbeelden zijn ‘Algemeen’, ‘Intern’, ‘Sales' en ‘Offertes’. Alleen tabbladen die minimaal één actief sjabloon bevatten, worden getoond. Bij het aanmaken en opslaan van een nieuw e-mailsjabloon wordt de optie gegeven tot welk tabblad het nieuwe sjabloon moet behoren.



Gebruiker

Indien u met meerdere gebruikers in een Pro database werkt heeft u deze menu-optie. Het biedt de mogelijkheid om nieuwe gebruikers toe te voegen, uit dienst te zetten en om gegevens van collega's aan te passen. Daarnaast worden hier de rechten beheerd. (Zie hoofdstuk 13 Rollen & Rechten)



Gebruikerstoegang beperken

Ook deze wordt alleen getoond voor Pro- database gebruiker met meerdere users. Op basis van IP-adressen kan de database-beheerder adressen uitsluiten en zo voorkomen dat gebruikers vanuit huis of andere locatie buiten kantoor kunnen inloggen.



Relatietype 

In dit scherm kunt u de verschillende relatietypes beheren; nieuwe aanmaken en bestaande relatietype kaarten naar wens aanpassen. (Paragraaf 3.11 Relatietypes: het aanpassen van relatiekaart-indelingen)



Aanhef

Hier kunt u de dropdown keuzes van het ‘Aanhef’ veld op de relatiekaart aanpassen. er kan onderscheid worden gemaakt tussen een formele- en informele aanhef. In paragraaf 3.2 wordt dit nader toegelicht. (Paragraaf 3.2 Uitleg van de labels & velden op de relatiekaart)




Kenmerken

De kenmerken die worden getoond onder de relatiekaart kunnen naar wens worden aangepast. Dat doet u hier. Er is plek voor 40 kenmerken. (Paragraaf 3.12 Tabbladen onder de relatiekaart)




Actietypen

In dit gedeelte kunnen e-mailsjablonen worden gekoppeld aan mogelijke acties. Welk sjabloon moet worden aangeroepen als u een e-mail opstelt, verstuurd of doorstuurt, maar ook voor telefoonnotities en memo’s kan het sjabloon worden bepaald. (Paragraaf 5.6 Actietypen)




Dossiertypen 

Definieer standaard dossiers op basis van de inhoud van dossiers. Deze dossiertypen worden in de dossierlijst getoond, u kunt hier op filteren en dus snel selecties mee maken. (Paragraaf 8.5 De dossierlijst)



Standaarddossiers 

U kunt dossiers automatisch laten aangemaakt indien u een relatie van een bepaald type toevoegt aan de database. Dus dit zijn regels die u kunt instellen; indien er een relatie van het type ‘Klant’ wordt toegevoegd, moet er standaard een dossier 'Contract’ worden aangemaakt. 



Activiteitencodes 

Taken, afspraken en dossiers kunnen worden gekoppeld aan een activiteit. Alle activiteiten krijgen een kleur, dit kan in de agenda bijvoorbeeld handig zijn.



Beheer info velden

Er bevinden zich verschillende velden op de kaart die initieel niet gebruikt worden, zogenaamde ‘Info velden’. Sommige zijn hernoemd, zoals bijvoorbeeld ‘Info1’ is ‘Functie’. Nu kunt in dit beheer-scherm voorkeuze dropdown velden aangeven per info veld. Dus allerlei functies voor het functie veld, of branches voor een ander info veld.


U geeft dit aan per relatietype, aangezien de inrichting van de kaart en dus de velden per type kunnen verschillen.  



Wachtwoord wijzigen

We raden u aan frequent uw wachtwoord te wijzigen. 



Credits

In SpinOffice worden credits gebruikt voor: exporteren van relaties naar MailChimp mailinglijsten en voor het versturen van SMS berichten. In dit scherm wordt de credits saldo getoond en het verbruik aan credits in de afgelopen periode. Daarnaast kunt u hier credits aanschaffen per 100 stuks. (100 credits kosten € 5,49)



Extra SMS optie

Dit is een Pro functie: het biedt u de mogelijkheid om verjaardags- en ingeplande SMS berichten te sturen naar uw relaties. U kunt er sjablonen maken die u voor relaties kunt oproepen.