Documentsjablonen

Met een documentsjabloon maak je in een paar klikken een brief, offerte of contract in Word, met de gegevens van de relatie al ingevuld. Geen adressen meer overtypen.

Let op: documentsjablonen werken alleen in de desktopversie van SpinOffice, met Word op je computer.

Een document maken

1. Open het archief van de relatie.
2. Klik bovenaan op het pijltje naast Document en kies het sjabloon.
3. Het document opent in Word, met naam, adres en andere gegevens ingevuld.
4. Pas het document aan en klik op Opslaan.

Het document staat daarna in het archief van de relatie, op het tabblad Bestanden. Lees ook: Bestanden bewerken en versiebeheer

Hoe werkt een documentsjabloon?

Een documentsjabloon is een gewoon Word-document met bladwijzers. Een bladwijzer is een onzichtbaar label in Word dat een stukje tekst een naam geeft. SpinOffice zoekt die namen op en zet op die plek het juiste gegeven.

Voorbeeld: in je sjabloon staat het woord Achternaam, met daarop de bladwijzer Lastname. Maak je het document voor Marieke Brouwer, dan staat er op die plek 'Brouwer'.

Een eigen sjabloon maken

1. Ga naar ☰ > Beheer > Documentsjablonen.
2. Kies een van deze twee:
   • Importeer een eigen Word-document, bijvoorbeeld je briefpapier.
   • Of open een bestaand sjabloon en sla het op onder een nieuwe naam.
3. Het sjabloon opent in Word. Typ op de plek waar een gegeven moet komen een herkenbare tekst, bijvoorbeeld Voornaam.
4. Selecteer die tekst.
5. Kies in Word Invoegen > Bladwijzer.
6. Typ de naam van de bladwijzer uit de tabellen hieronder, precies zoals hij er staat, en klik op Toevoegen.
7. Herhaal dit voor elk gegeven en klik op Opslaan.

Tips

• Elke bladwijzer kun je maar één keer per document gebruiken. Wil je bijvoorbeeld de naam twee keer? Gebruik dan twee verschillende bladwijzers, zoals Lastname en Lastname_incl_initials.
• Bladwijzers zijn hoofdlettergevoelig en zonder spaties. Kopieer de naam uit de tabel om typfouten te voorkomen.
• Zie je de bladwijzers niet in Word? Zet ze zichtbaar via Word > Opties > Geavanceerd > Bladwijzers weergeven (op de Mac: Word > Voorkeuren > Weergave).
• Test een nieuw sjabloon eerst op een relatie waarvan alle gegevens zijn ingevuld.

Alle bladwijzers

Adres van de relatie

Gegevens van de relatie

Dossier en project

Jouw gegevens

Overig

Kom je er niet uit? Neem contact met ons op via support@spinoffice-crm.com.