Om van SpinOffice dé omgeving te kunnen maken waarin u dagelijks werkt, is het noodzakelijk dat u naast alle relaties en bijbehorende communicatie ook uw bestanden en documenten in de database kunt opslaan en gemakkelijk moet kunnen terugvinden. Dossiers bieden hierin uitkomst. U zult zelf ervaren dat naarmate u dossiers intensiever gebruikt, u efficiënter en sneller zult kunnen werken. In dit hoofdstuk bespreken we alle belangrijke aspecten m.b.t archivering van bestanden en item in dossiers.


8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie

8.2 De bestandenlijst

8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken

8.4 tems toevoegen aan een dossier of subdossier

8.5 De dossierlijst



 


8.1 Bestanden uploaden / toevoegen aan een relatie

Bestanden importeren in SpinOffice kan op verschillende manieren:

  • Via het ‘Import’ icoon in de toolbar bovenin: direct één bestand importeren dat in het archief wordt geplaatst met ‘Import’ als bestandstype.
  • Via menu-optie Extra -> Importeren -> Bestanden: één bestand uploaded via de ‘Bladeren’ optie of meerdere bestanden middels slepen. Allen worden in het archief geplaatst met het bestandstype dat u heeft meegegeven in het importeer-scherm. Het voordeel van deze manier is dus de bestandstype bepaling, eventuele dossierkoppeling mogelijk en de mogelijkheid meerder bestanden te importen middels drag & drop.
  • Indien u een e-mail opstelt heeft u ook twee manieren om een bestand als bijlage toe te voegen: drag & drop en directe upload van één bestand. Deze geïmporteerde bestanden worden standaard als ‘Bijlage’ in het archief van de gekoppelde relatie toegevoegd.

Het is verstandig om bestanden na het importeren gelijk de juiste bestandstype mee te geven zodat u snel en gemakkelijk bestanden kunt terugvinden in het archief (filter op het type in de linker ‘Communicatie' lijst) en in de bestandenlijst.


Hoe veranderd u het bestandstype? Gebruik de rechterklik op een bestand in het archief van de relatie en kies ‘Eigenschappen’ en vervolgens het ’Soort’ veld. Indien het gewenste type er niet bijstaat, vult u een gewenste term in en klikt u op het groene vinkje om te bevestigen.


Zo kunt u een bijlage die eigenlijk een offerte is, op die manier aanpassen en er zo voor zorgen dat het later gemakkelijker terug te vinden is.


 

8.2 De bestandenlijst

Een compleet overzicht van alle bestanden in de database is te vinden onder menu-optie Ga naar; Bestanden. In het nieuwe venster/tabblad opent zich de gehele lijst, waarbij u bovenaan kunt zoeken op bestandsnaam, bedrijf of relatie. Aan de linkerkant vindt u alle bestandstype die ooit zijn gebruikt. Dus als u eenmaal een bestand in de database heeft toegevoegd met als type ‘handleiding’, dan moet dit bestandstype aan de linkerkant te vinden zijn.


Net als in het archief, kunt u hier de rechterklik gebruiken voor veel opties, zoals de ‘Eigenschappen’, maar ook ‘Als bijlage verzenden’, ‘Exporteren’, ‘Printen' en te ‘Converteren naar PDF’. Het is niet mogelijk om via de bestandenlijst nieuwe bestanden toe te voegen, dit doet u op de relatiekaart, het archief of een dossier.



8.3 Een nieuw dossier / subdossier aanmaken

In deze paragraaf bespreken we hoe u dossiers maakt en wat de belangrijkste voordelen zijn van het gebruik van dossiers. Een nieuw dossier maakt u:
  • Vanuit het archief van een relatie: ga naar het archief van de relatie waarvoor u van plan bent een nieuw dossier te maken en klik op het ‘+’ icoon in de dossierlijst aan de linkerkant.
  • In uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt en u wilt deze in een nieuw dossier opslaan, gekoppeld aan de betreffende relatie, dan kunt u het ‘+’ icoon in the dossierlijst aan de linkerkant van uw Postvak IN gebruiken.


In beide gevallen wordt het volgende ‘Nieuw dossier’ scherm:

  • Vul een ‘Dossiernaam’ in. Dit is een verplicht veld.
  • Selecteer alleen een bestaand dossier indien u dit nieuwe dossier als ‘subdossier’ wilt toevoegen.
  • ‘Dossiertype’ is manier om later op te kunnen filteren in de dossierlijst. Definieer verschillende dossiertypen via Beheer -> Dossiertypen.
  • Indien u een dossier privé markeert dan is de inhoud van het dossier niet inzichtelijk voor anderen. Behalve voor de collega’s die aan het privé dossier zijn gekoppeld (lees verder in deze paragraaf hoe u collega’s aan dossiers kunt koppelen). Een goed voorbeeld van zo’n structuur is; salarisstrookjes die door de werkgever ieder in een privé gemarkeerd dossier wordt geplaatst en alleen wordt gedeeld met de betreffende werknemer.
  • Klik op de ‘Opslaan’ button om te voltooien.  
Het opgeslagen dossier wordt direct zichtbaar in het archief/de Postvak IN en wordt tevens in een nieuw venster/tabblad geopend. En het dossier is te vinden in de dossierlijst (Ga naar -> Dossierlijst). 

Zo ziet een open dossier scherm er uit:


Aan de linkerkant treft u de relaties die gekoppeld zijn aan dit dossier, verder bevat het alle items die aan het dossier zijn toegevoegd en is er een aantal iconen die we zo toelichten.


U kunt allerlei type bestanden toevoegen aan een dossier, zoals e-mailberichten, SMS berichten, taken, afspraken, telefoonnotities, memo’s. Iedere relatie en/of collega kan aan het dossier gekoppeld worden, dus ook meerdere.


Daarnaast is het mogelijk om lokale bestanden direct in het dossier te slepen. En u kunt vanuit een dossier een e-mail te sturen naar alle gekoppelde personen. 



Belangrijke iconen bovenin de toolbar:

folder_link.png

Koppeling:

Beheer de relaties en collega’s die gekoppeld zijn aan het dossier. Indien u nieuwe relaties toevoegt kan het zijn dat u het scherm moet verversen om de wijziging te zien.


folder_properties.png

Dossier eigenschappen: 

Alle dossier details kunnen worden bekeken en worden aangepast


time_registration.png

Tijdregistratie:

Een Pro functie. Tijd kan geschreven worden op een dossier en een taak, en vervolgens kan een timesheet met alle geschreven tijd geëxporteerd worden naar Excel


import_files.png

Importeer bestanden: 

Importeer bestanden van lokale schijf (individueel d.m.v. bladeren en meerdere bestanden via de drag & drop in het venster. 


scan.png

Scannen:

Scan lokale bestanden direct in dit dossier. 


export_files.png

Exporteer dossier:

Een Pro functie. Een slimme functie; er wordt een zip-bestand gemaakt met de gehele inhoud van het dossier. Ook alle e-mailberichten!



8.3.1 Subfolders

Een subfolder maken werkt eigenlijk exact hetzelfde als een dossier. Het enige dat u moet doen bij het aanmaken van het dossier, is aan te geven waar het een subdossier van moet worden. Dus maak een nieuw dossier aan, en in dat scherm kiest u in het tweede veld ‘Is subdossier van’ de naam van het dossier waar dit onder moet komen te hangen.






Indien uw subdossier is gemaakt, wordt deze getoond zoals hiernaast aangegeven. Er verschijnt een klein uitvouw-knopje dat ervoor zorgt dat subdossiers getoond worden.






Gebruik de rechterklik op een dossier of subdossier in de dossierlijst om toegang te krijgen tot allerlei opties.

  




 

8.4 Items toevoegen aan een dossier of subdossier

Maak eerst de gewenste dossiers voor uw relaties in de database. Hierboven wordt beschreven hou u dit doet. Indien u een dossier heeft gemaakt kunt u inhoud hieraan toevoegen:


In uw Postvak IN of archief, pak het gewenste item (e-mail, bestand, taak, afspraak, notitie) bij het onderwerp en sleep het naar het gewenste (sub)dossier dat aan de linkerkant wordt getoond.


Nadat het item in het dossier is gesleept wordt er een dossier-icoontje getoond voor het item, zodat duidelijk is dat er een koppeling is. En het betreffende dossier krijgt een koppelingsteken. Dit gebeurt zowel in de Postvak IN als in het archief van de betreffende relatie.


Indien u een item wilt koppelen aan meerdere (sub-dossiers), gebruikt u de rechterklik ‘Dossier koppeling’ in plaats van de drag & drop optie.


 

8.5 De dossierlijst

De dossierlijst, te bereiken via menu-optie Ga naar -> Dossiers, biedt overzicht van alle bestaande dossiers in de database, zowel van uzelf als van alle gebruikers in SpinOffice (toggel via het vinkje linkerkolom ‘Toon alleen mijn dossiers’).


Bovenaan het scherm bevindt zich de mogelijkheid om dossiers te vinden op basis van de beschrijving, op naam van de relatie of bedrijfsnaam.


Aan de linkerkant ziet u de dossiertypes, deze kunt u zelf beheren via menu-optie Beheer -> Dossiertypen. Gebruik deze types om op te filteren, bijvoorbeeld; 'toon mij al mijn offerte-dossiers'.


Indien u eenmaal op de naam klikt, springt SpinOffice naar de relatiekaart. Klikt u op de beschrijving dan opent het dossier zich in een nieuw venster/tabblad.


Gebruik de rechterklik op een dossier voor meer opties en de dossierinstellingen. Een van de opties is dat een dossier 'Afgerond' kan worden; het gele icoon veranderd naar grijs en het dossier verplaatst in het archief en de Postvak IN naar onderaan aan de dossiers. En in de dossierlijst kunt u filteren op 'Open' of ‘Afgeronde’ dossiers. Dit doet u middels het dropdown veld rechtsbovenin de dossierlijst. Om het offerte-voorbeeld te nemen. Indien een offerte is afgerond (omdat deze niet doorgaat), kan het dus worden uitgesloten van filter en worden alleen alle open offerte-dossiers getoond.