E-mailintegratie is een essentieel onderdeel is van een CRM systeem. Het is dus noodzakelijk alle communicatie uit het verleden met uw relaties in het systeem te krijgen. In SpinOffice is het relatief makkelijk om uw e-mailaccount(s) te integreren. Het unieke aan onze integratie is dat e- mailberichten automatisch worden gekoppeld aan de relaties die u in SpinOffice heeft staan, zowel inkomende- als uitgaande berichten.


Om uw bestaande e-mailaccount te configureren, gaat u naar uw Postvak IN en vul de juiste inkomende mailserver gegevens (POP/IMAP) van uw domein in. Er kunnen meerdere accounts worden toegevoegd via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Alle uitgaande e-mail gaat via onze mailserver.


In de gratis Limited editie synchroniseert SpinOffice de laatste 30 dagen (vanaf het moment van koppeling) van uw inbox map, verzonden items en de prullenbak. In de ongelimiteerde Pro editie worden alle e-mailberichten van de drie genoemde mappen binnengehaald.


5.1 E-mail configuratie

5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart

5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out

5.4 E-mailsjablonen beheren

5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening

5.6 Actietypen




5.1 E-mail configuratie

SpinOffice helpt u in de Postvak IN middels een slimme wizard. Vul uw e-mailadres en bijbehorend wachtwoord, click op ‘Verbinden’ in en SpinOffice zal de juiste servergegevens trachten te vinden. 


Indien niet bekend, klikt u op ‘Handmatig configureren’. Vul vervolgens alle accountgegevens zelf in en kies vervolgens ‘Test account’ en kijk of SpinOffice kan verbinden.


Onderaan dit scherm wordt het uiteindelijke resultaat getoond. Blijf testen totdat het gelukt is en dat er een groene vinkje getoond wordt met de melding ‘Succesvolle verbinding!’. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ en alle berichten worden opgehaald.


Houd vervolgens de Postvak IN in de gaten, we houden u ook via de mail op de hoogte van de status. van uw berichten. Het kan even duren, als u bijvoorbeeld 3.000 berichten in uw inbox en verzonden items folder heeft.


Indien mailaccount gegevens incorrect zijn, geeft SpinOffice informatie over het type probleem (incorrecte mailserver, verhoogde beveiligingsinstellingen van Gmail/Outlook, incorrect wachtwoord etc.) Zolang de verbinding niet tot stand kan worden gebracht, wordt de wizard in de Postvak IN weergegeven.


Zoals eerder aangegeven; alle berichten van de laatste 30 dagen worden in de Limited editie binnengehaald.


Indien u de POP/IMAP gegevens van uw account niet weet of het blijft maar niet werken, neem contact met ons op.



Tip: Sla incorrecte servergegevens ook op in deze wizard zodat een van onze programmeurs het verbindingsprobleem voor u kan trachten op te lossen.




5.2 Het versturen van e-mails vanuit de relatiekaart

Binnen SpinOffice is het versturen van e-mails mogelijk via de ‘Nieuw bericht’ optie uw Postvak IN, maar daarnaast is het mogelijk om vanuit de relatiekaart een e-mail te verzenden. Groot voordeel hiervan is dat de aanhef automatisch wordt ingevuld in het sjabloon en dat het bericht wordt gekoppeld aan de relatie en dus in het archief belandt. Hier de stappen:

  1. Vind de persoon die u wilt mailen, via o.a. de zoekbox aan de linkerkant.
  2. Dubbelklik op het gewenste e-mailadres onder CONTACT INFO aan de rechterkant van de kaart. Of klik op het ‘E-mail’ icoon in de toolbar. In beide gevallen wordt het standaardsjabloon weergegeven in een nieuw tabblad/venster.
  3. Er kan ook een ander sjabloon worden gekozen, klik hiervoor op het via het pijltje naast het ‘E- mail’ icoon en kies het gewenste sjabloon. Ook hier wordt een nieuw tabblad/venster getoond.
  4. In de komende paragraaf leggen we uit hoe het mailscherm er uit ziet.
  5. Nadat het bericht is opgesteld, klikt u op ‘Verzenden’ en wordt het bericht dus in het archief van de relatie opgeslagen.



5.3 Nieuw e-mailbericht: scherm lay-out

Het scherm voor een nieuw bericht, zowel indien u die vanuit de relatiekaart als vanuit uw Postvak IN, ziet er als volgt uit:


De meeste opties in het scherm spreken voor zich, een aantal zullen we hieronder bespreken. Eerst de menu-opties:


Intern aan: indien u met collega’s in SpinOffice werkt, kunt u deze snel aan de aanhef toevoegen.

Adresboek: selecteer meerder relaties om toe te voegen als Aan, Cc of Bcc.

Bijlage: kies een interne bijlage (dus een bestand dat al gekoppeld is aan een relatie) of importeer een bestand van uw lokale schijf. Voor de eerste optie geldt dat u eerst de relatie zoekt in het zoekvenster en vervolgens de gewenste bijlage aanklikt (dubbelklik) en dus naar beneden verplaatst. Drag & Drop van lokale bestanden is ook mogelijk: als bijlage toevoegen of indien een afbeelding (door in het bericht te slepen) in te voegen in de tekst. 


Vervolgens de velden die u kunt invullen boven het onderwerp:

Van: kies het gewenste afzenderadres (voeg deze toe via Beheer -> E-mail -> Afzender instellingen).

Aan: kies hier de geadresseerden. Alle actieve relaties zijn in dit veld te vinden.

Cc/Bcc: indien u het Cc veld aanklikt, springt het Bcc veld erbij en kunt u beide invullen.

Relatie: een slimme manier om relaties aan deze mail te koppelen. Let op: iedere toegevoegde relatie wordt gekoppeld aan deze mail, en ontvangt deze mail dus niet!! Dus dit is niet de plek waar u de geadresseerden van de mail ingeeft, dus doet u in het ‘Aan’ veld.

Dossier: koppel het bericht aan een bestaand dossier in de database. Dit hoeft dus niet een dossier te zijn dat gekoppeld is aan de relaties/geadresseerden van deze e-mail. Meer informatie over dossiers vindt u in hoofdstuk 8.

Sjabloon: kies hier de beschikbare sjablonen in uw database.


Indien u alles heeft ingevuld en het bericht is klaar om te verzenden, klik u op ‘Verzenden’. Het bericht wordt in de verzonden items in uw Postvak IN en in het archief van de gekoppelde relaties en geadresseerden getoond.



5.4 E-mailsjablonen beheren

Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken.

  • Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen.
  • Klik op ‘Nieuw’ om een kopie te maken van het bestaande standaard mailsjabloon. Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» etc.. Uw functie is «Mijn Info1».

  • Naast de merge-velden kunt u uiteraard zelf de opmaak van het sjabloon naar wens aanpassen. Bestaande sjablonen kunnen erin worden geplakt en middels de ‘HTML’ knop kunt u bestaande code toevoegen.
  • Kies ‘Wijzig’ om het onderwerp te bepalen, bijlagen toe te voegen of de afzender te bepalen (domein-veld: bijv. spinoffice.nl, en dit domein wordt gekozen indien het sjabloon wordt opgeroepen. En kies het tabblad waaronder het sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ om dit venster te sluiten.
  • Indien u het sjabloon en de instellingen heeft gedaan, klikt u op ’Opslaan’.
  • Indien u het sjabloon als standaardsjabloon wilt instellen, kies dan ‘Actietypen’ en selecteer het sjabloon voor uitgaand bericht, beantwoorden en eventueel doorsturen.
  • Sluit dit sjabloonbeheer scherm en ververs SpinOffice. Het sjabloon is nu beschikbaar via het pijltje naast het ‘E-mail’ icoon in de toolbar.



5.5 Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening

Ga naar menu-optie Beheer -> Persoonlijke instellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm.


Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).



5.6 Actietypen

Laatst menu-optie in sjabloonbeheer is ‘Actietypen’. In dit scherm definieert u welk sjabloon moet worden opgeroepen bij welke actie. Welk sjabloon wilt u aanroepen voor het opstellen van een nieuwe mail, het beantwoorden en eventueel bij het doorsturen (dit wordt vaak blanco gelaten). Kies voor iedere actie het gewenste sjabloon dat beschikbaar is in de database.