De Postvak IN in SpinOffice heeft een bekende look, en lijkt in veel opzichten op andere e-mailclient die u gewend bent. Met als grote verschil dat inkomende berichten bij binnenkomst direct herkend worden en gekoppeld worden aan de juiste relatie in de database. Indien de verzender niet bekend is, kunt u deze direct toevoegen aan de database en worden alle berichten die in het verleden ontvangen/verzonden zijn, ook gelijk gekoppeld!


In de volgende paragrafen bespreken we alle handige tools die de Postvak IN bevat.


6.1 Scherm lay-out

6.2 E-mails koppelen aan relaties

6.3 Linking emails to a folder

6.4 E-mails koppelen aan collega’s

6.5 E-mails converteren naar een taak

6.6 Menu-opties onder de rechtsklik

6.7 E-mails afronden / archiveren

6.8 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen



 


6.1 Scherm lay-out

Het hoofdscherm van de Postvak IN bestaat uit vijf onderdelen, het lijkt globaal op het archief- scherm. Hieronder bespreken we wat waar te vinden is.


Onderdeel 1: Berichten overzicht

Dit gedeelte spreekt voor zich. Klik op het onderwerp om het bericht te openen, klik op de relatienaam om naar de relatiekaart te springen. 



Belangrijke aandachtspunten:

  • Dubbelklik op de naam van de verzender: SpinOffice springt naar de relatiekaart.
  • Dubbelklik op het onderwerp: het bericht wordt geopend in een nieuw tabblad/venster.
  • Rechterklik biedt een menu met veel slimme opties; zoals converteren naar taak, notities toevoegen, markeren en koppelen. Dit menu is hetzelfde als kan worden aangeroepen in het archief van een relatie. (zie hoofdstuk 4).
  • Individuele berichten kunnen in dossiers worden gesleept, indien er dossiers beschikbaar/ gekoppeld zijn aan de relatie waarvan u de mail ontvangt.
  • Er is een belangrijk verschil tussen de functie ‘Afronden’ en ‘Verwijderen’. Dit lichten we toe in paragraaf 6.8.


Onderdeel 2: Voorvertoning van geselecteerd e-mailbericht

Onder het overzicht van e-mailberichten wordt het geselecteerde bericht getoond. Indien het bericht meer dan 7 seconden in de voorvertoning wordt getoond, wordt het bericht als gelezen gemarkeerd. 



Onderdeel 3: De gekoppelde dossiers

In de linkerkolom worden alle gekoppelde dossiers getoond van de relatie waarvan u een e- mailbericht heeft ontvangen. U kunt via het ‘+’ icoon bovenaan een nieuw dossier toevoegen dat gelijk dan deze relatie is gekoppeld, en daarna direct het mailbericht naar dit dossier slepen. Door te dubbelklikken op het dossier opent het zich in een nieuw tabblad/venster.


Op deze manier kunt u uw berichtenstroom beter archiveren. Meer informatie over dossiers is te vinden in hoofdstuk 8.



Onderdeel 4: Postvan IN mappen

Hier treft u alle mappen zoals u die gewend bent bij ieder andere e-mailclient. Alleen de ‘Afrond’ optie is wellicht nieuw voor u. Deze functie bespreken we in paragraaf 6.7.



Onderdeel 5: Contactinformatie

In de hoek linksonder wordt informatie van de relatie getoond waarop u zich bevindt, altijd handig om te weten, bijvoorbeeld het relatietype.



6.2 E-mails koppelen aan relaties

Ieder bericht, van een bekende of onbekend e- mailadres in de database, kan worden gekoppeld aan iedere relatie. Waarom zou u een bericht koppelen aan een relatie? Dit om er zeker van te zijn dat berichten in het juiste archief belanden. Onbekende e-mailadressen worden aangeduid met een vraagteken icoon.  


Voeg onbekenden toe als nieuwe relatie in de database door op het vraagteken te klikken, of koppel het adres aan een bestaande relatie via rechtsklik optie ‘Relatie koppeling’. 


Er zijn in de Postvak IN verschillende varianten mogelijk hoe e-mailadressen (en dus relaties) gekoppeld kunnen worden binnen de database:

  • Koppel een onbekend e-mailadres aan een bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het nieuwe e-mailadres wilt koppelen. Nadat dit is gedaan, zijn dit bericht én alle andere van hetzelfde e-mailadres gekoppeld en dus in het archief van desbetreffende relatie te vinden. En het e-mailadres wordt bij EXTRA NUMMERS toegevoegd.
  • Voeg een onbekend e-mailadres toe als nieuwe relatie binnen de database: gebruik het vraagteken icoon en vul de contactgegevens helemaal aan. Indien opgeslagen wordt de relatie inclusief alle berichten van het e-mailadres uit het verleden, in het archief geplaatst en is deze relatie dus toegevoegd aan uw database.
  • Koppel een bericht van een bestaand e-mailadres aan een andere bestaande relatie: gebruik de rechterklik optie ‘Relatie koppeling’ en zoek de relatie in uw database waaraan u het bericht wilt koppelen. Indien u de juiste relatie heeft gevonden en opgeslagen, wordt alleen dit individuele bericht gekoppeld aan deze relatie.

Een e-mailbericht kan aan meerdere relaties gekoppeld worden. Het is daarnaast ook mogelijk om een e-mailadres aan meerdere relaties te koppelen, de vraag is alleen of dat wenselijk is.



6.3 E-mails koppelen aan dossiers

Zoals eerder aangegeven, kan een e-mailbericht aan ieder dossier worden gekoppeld dat voor u toegankelijk is. En met dit laatste bedoelen we dat het kan zijn dat u geen toegang heeft tot dossiers van anderen die privé gemarkeerd zijn. Dan kunt u daar geen items aan koppelen/toevoegen, want het dossier is afgeschermd.


Een dossierkoppeling kan op twee manieren gemaakt worden:

  • Rechterklik indien u op een bericht staat en kies in het menu de optie ‘Relatie koppeling’. Alle dossiers van deze relatie worden getoond. Dubbelklik op het te koppelen dossier en het wordt naar de rechterkolom verschoven. Alle relaties en dus andere dossiers kunnen gezocht en gekoppeld worden aan een individueel e-mailbericht.
  • Drag & drop het bericht bij het onderwerp in een gewenst dossier aan in de linkerkant.

Het koppelen aan dossiers is uiteraard alleen mogelijk als er dossiers aanwezig zijn. Let op, indien u vanuit de Postvak IN een dossier maakt, is deze gekoppeld aan de relatie die u op uw scherm ziet staan in de linkerhoek.


Om inzicht te krijgen in alle inhoud van een dossier gebruikt u de dubbelklik op het gewenste dossier in de linkerkant, het dossier wordt in een nieuw venster/tabblad geopend.



6.4 E-mails koppelen aan collega’s

Deze optie is beschikbaar indien u met meerdere gebruikers deelneemt in de database. Het is een hele handige, want zo kunt u snel en gemakkelijk iemand anders betrekken bij een item.

Er zijn twee manieren om de koppeling te maken. 
  1. Gebruik de rechtsklik op een e-mailbericht en kies ‘Gebruiker koppeling’.
  2. Gebruik de snelle ‘Intern’ optie in het Preview-gedeelte (zie afbeelding hiernaast). Hiermee hangt u snel een mailtje om naar een van uw collega's.
In beide gevallen wordt het bericht automatisch zichtbaar als nieuw bericht in de Postvak IN van uw collega.



6.5 E-mails converteren naar een taak

Is er een follow-up vereist voor een e-mailbericht? Converteer dan uw e-mailbericht naar een taak via de rechtsklik op het bericht en dan optie ‘Converteer naar taak’. Plan de taak in, eventueel met melding en eventueel een dossierkoppeling.



6.6 Menu-opties onder de rechtsklik

Zoals eerder aangegeven zijn er veel opties te vinden onder de rechtsklik. Ieder bericht in de Postvak IN kan worden:

  • gekoppeld aan dossiers, andere relaties of collega’s.
  • gemarkeerd als ongelezen.
  • gemarkeerd met de kleur geel. (als zijnde belangrijk / opvallen) • geprint en/of verwijderd.
  • geconverteerd naar een taak. (eventueel met reminder)
  • gemarkeerd als privé. (voor andere gebruikers)
    Verder kunnen:
  • notities worden toegevoegd.
  • vorige versies worden teruggezien. (Pro functie)



6.7 E-mails afronden / archiveren

Dit is een belangrijke functie.


Om te voorkomen dat de Postvak overvol raakt, kunnen berichten gearchiveerd worden indien het is gelezen, beantwoorde en/of behandeld. In SpinOffice noemen we dit ‘Afronden’. Klik op ‘Afronden’ en het bericht verdwijnt uit de Postvak IN, maar het bericht wordt netjes gearchiveerd achter de relatiekaart van de geadresseerde.


‘Afronden’ is dus een manier om uw Postvak IN op te ruimen. Alle afgeronde berichten vindt u in de ‘Afgerond’ map aan de linkerkant, in het archief worden afgeronde berichten aangeduid met een groen vinkje.



6.8 Het verschil tussen Afronden & Verwijderen

Zoals uitgelegd in de vorige paragraaf, zorgt dat afgeronde berichten in uw Postvak zorgt dat het item daar weg is. Voor de optie ‘Verwijderen’ geldt hetzelfde, alleen dan met het volgende verschil:

  • ‘Afronden’: het bericht wordt van de Postvak IN hoofdmap naar de ‘Afgerond’ map verplaatst, opgeslagen en gearchiveerd achter de betreffende relatiekaart.
  • ‘Verwijderen’: het bericht wordt van de Postvak IN hoofdmap naar de ‘Verwijderd’ map verplaatst, maar worden niet opgeslagen en gearchiveerd.