In de basis is SpinOffice een applicatie waarbij alles openbaar en toegankelijk is voor iedere gebruiker. Wat is het nut van een gedeelde CRM applicatie als alle communicatie voor iedereen afgeschermd moet worden? Uiteraard wilt u communicatie met uw boekhouder of uw levenspartner privé markeren, dat is mogelijk. Individuele relaties en/of individuele items kunnen worden afgeschermd. Indien u meer beperkingen wilt opleggen, is dit ook mogelijk. Dat zullen we in dit korte hoofdstuk uitleggen.


13.1 Hoe zijn rollen & rechten per gebruiker in te stellen?




13.1 Hoe zijn rollen & rechten per gebruiker in te stellen?

In de Pro editie is het mogelijk om per gebruiker rollen en rechten in te stellen. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers relaties en andere gegevens kunnen exporteren, inhoud kunnen zien die ze niet mogen zijn en instellingen binnen de database kunnen aanpassen. Dit is in de gratis testeditie allemaal niet mogelijk, daar hebben alle gebruikers dezelfde ‘beheerders’-rechten.


Het is dus niet mogelijk om rollen & rechten in te stellen in een gratis Limited database.


Het is daarnaast mogelijk dat er in deze handleiding onderdelen worden besproken die u niet in uw Pro database kunt vinden. Dat impliceert dat u niet de rechten heeft dit onderdeel te kunnen zien en/of beheren. Vraag binnen uw organisatie dan naar de juiste gebruiker met ‘beheerders-rechten.


Om de rechten per gebruiker in te kunnen stellen, dient u uiteraard zelf de juiste ‘beheerders- rechten te hebben. Indien dit het geval is, dan kunt u het als volgt instellen:

  1. Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikers en dubbelklik op uw regel/ naam.
  2. Klik op het ‘Bewerk' icoon dat in de afbeelding hiernaast wordt aangegeven.
  3. U komt nu in het beheer gedeelte, waarbij u per gebruiker de rollen en rechten kunt aangeven. Er zijn drie belangrijke onderdelen:
    1. Beheer groepen: u kunt groepen aanmaken (Verkoop, Management Team etc.) en hier relaties voor aanvinken (op de relatiekaart tabblad GROEP aan de rechterkant) en gebruikers rechten geven per groep. Dit is een ingewikkeld traject, wij helpen vaak bij de inrichting hiervan. Standaard is er alleen een groep ‘Iedereen’, waar alle relaties onder vallen.
    2. Rollen & rechten: geef hier aan welke rechten de verschillende rollen ('Gebruiker', ‘Beheerder', ‘Alleen relatiescherm’) moeten krijgen. Mag een ‘Gebruiker' relaties exporteren? Mag iemand met ‘Alleen relatiescherm’ rechten uw Postvak IN en alle dossiers zien? Al dat soort zaken kunnen hier ingesteld worden.
    3. Beheer rollen: er is standaard een aantal rollen toegevoegd, u kunt hier indien gewenst nieuwe toevoegen. En in de tweede stap de rechten per rol herverdelen.   

Onze ervaring is dat het vrij lastig is om dit zelf allemaal in te stellen, wij helpen u hier dus graag bij. Maar wij kunnen niet op verzoek rechten voor individuele gebruikers binnen uw database aanpassen.