Voor veel van onze klanten is een degelijk takensysteem van essentieel belang. SpinOffice biedt een simpele maar duidelijke manier van het maken en beheren van uw taken. Op dit moment zijn we bezig om dit gedeelte van SpinOffice opnieuw te ontwikkelen, met als doel dat de applicatie u nog beter zal moeten gaan helpen de dag door te komen. Wat moet u nou écht doen vandaag?


9.1 Een nieuwe taak aanmaken

9.2 De takenlijst

9.3 Reminders

9.4 Taken afronden




9.1 Een nieuwe taak aanmaken

Ga naar de relatie waarvoor de taak van toepassing is en klik op het ‘taak’ icoon in de toolbar of ga naar menu-optie Nieuw -> Taak. Het volgende scherm wordt weergegeven:


In het eerste veld wordt de relatie getoond waarvoor de taak wordt gemaakt. U kunt de taak voor een collega aanmaken; deze persoon krijgt in de Postvak IN een melding hiervan. Het type kan worden aangepast naar bijvoorbeeld ‘Telefoonnotitie’, dan is het in het archief als dat type te vinden. Daarnaast kunt u een activiteiten code meegeven, zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over activiteiten codes.

De meeste andere velden zijn waarschijnlijk wel duidelijk. Indien u de 'Reminder' aanvinkt zal u een notificatie krijgen in SpinOffice indien de taak gedaan moet worden.

Nadat u de taak heeft aangemaakt, wordt deze automatisch aan uw takenlijst toegevoegd (zie paragraaf hieronder, in SpinOffice menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet), en de taak wordt in het archief van de betreffende relatie weergegeven. Afgeronde taken worden in het archief gekenmerkt door een groen vinkje voor het item en taken met een hoge prioriteit worden in het rood getoond.



9.2 De takenlijst

Taken zijn terug te vinden in het archief van een relatie, maar dit is natuurlijk niet handig indien u een overzicht wilt van uw uitstaande taken. Daarom heeft u uw eigen ‘Takenlijst' in SpinOffice. Ga naar menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet om uw lijstje te zien.


Alle taken zijn gerangschikt op afloopdatum; de langst uitstaande 'overdue' taken staan bovenaan, rood gemarkeerd in de status kolom. Taken in rode tekst hebben hoge prioriteit, blauwe tekst is medium en groen is lage prioriteit.


Hieronder een voorbeeld van de takenlijst met daarin de taak die we in de vorige paragraaf hebben gemaakt:


Klik op de naam van de relatie en SpinOffice springt naar de relatiekaart. Indien u klikt op de taak beschrijving dan wordt de taak geopend en kunt u deze afronden en/of bewerken. Bovenaan is een aantal filteropties, u kunt bijvoorbeeld de lijst aanpassen naar 'toon afgeronde taken’, 'taken van collega A’ of ‘taken met een specifiek activiteiten code’.


Daarnaast is er de optie om de takenlijst uit te printen.


Indien u SpinOffice met meerdere gebruikers gebruikt, kunt u via ‘Bekijk’ linksboven in het scherm de takenlijst van uw collega’s bekijken.



9.3 Reminders

Indien u bij het aanmaken van een taak heeft gekozen voor de ‘Reminder’ optie, dan krijgt u een melding indien de afloopdatum en tijd is bereikt. Hier volgt een voorbeeld:


Door het checkbox vinkje aan het eind van de regel aan te vinken, heeft u de taak afgerond. Indien u meer wilt weten over de taak, dubbelklik op het onderwerp de taak opent zich. En dubbelklik op de naam om naar de relatiekaart te springen.


Wilt u de taak uitstellen en weer een reminder? Klik eenmaal op de regel voor de taak waarvoor dit van toepassing is, kies het tijdsbestek en klik op ‘Uitstellen’. 


Het rode uitroepteken symbool wordt getoond indien bij het aanmaken van een taak hoge prioriteit wordt aangegeven.



9.4 Taken afronden

Uitstaande taken kunnen worden geopend vanuit het archief van een relatie of vanuit de takenlijst. Om een taak af te kunnen ronden, open de taak en klik op ‘Afronden’. De taak verdwijnt van de open-taken lijst en het wordt als afgerond (groen vinkjes) in het archief van de relatie getoond.


Alle taken, zowel afgeronde en uitstaande, blijven zichtbaar in het archief van de relatie. Klik op het ‘Taak’ item in de linker ‘Communicatie’ balk om alle taken die gekoppeld zijn aan deze relatie, te bekijken.


Klik op een individuele taak om te openen en te wijzigen. Het is ook mogelijk om zo de taak af te ronden.