Voor veel van onze klanten is een degelijk takensysteem van essentieel belang. SpinOffice biedt een simpele maar duidelijke manier van het maken en beheren van uw taken. Op dit moment zijn we bezig om dit gedeelte van SpinOffice opnieuw te ontwikkelen, met als doel dat de applicatie u nog beter zal moeten gaan helpen de dag door te komen. Wat moet u nou écht doen vandaag?


9.1 Een nieuwe taak aanmaken

9.2 De takenlijst

9.3 Reminders

9.4 Taken afronden




9.1 Een nieuwe taak aanmaken

Ga naar de relatie waarvoor de taak van toepassing is en klik op het ‘taak’ icoon in de toolbar of ga naar menu-optie Nieuw -> Taak. Het volgende scherm wordt weergegeven:


In het eerste veld wordt de relatie getoond waarvoor de taak wordt gemaakt. U kunt de taak voor een collega aanmaken; deze persoon krijgt in de Postvak IN een melding hiervan. Het type kan worden aangepast naar bijvoorbeeld ‘Telefoonnotitie’, dan is het in het archief als dat type te vinden. Daarnaast kunt u een activiteiten code meegeven, zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over activiteiten codes.

De meeste andere velden zijn waarschijnlijk wel duidelijk. Indien u de 'Reminder' aanvinkt zal u een notificatie krijgen in SpinOffice indien de taak gedaan moet worden.

Nadat u de taak heeft aangemaakt, wordt deze automatisch aan uw takenlijst toegevoegd (zie paragraaf hieronder, in SpinOffice menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet), en de taak wordt in het archief van de betreffende relatie weergegeven. Afgeronde taken worden in het archief gekenmerkt door een groen vinkje voor het item en taken met een hoge prioriteit worden in het rood getoond.



9.2 De takenlijst

Zoals we zojuist hebben vermeld, kunnen taken per individuele relatie worden getoond via het archief van de betreffende persoon. Maar SpinOffice biedt ook een overzicht van alle openstaande taken. We noemen dit de takenlijst. Ga naar menuoptie Ga naar -> Takenlijst voor een overzicht van alle taken.


Alle taken worden gesorteerd op einddatum, waarbij de langst openstaande taak standaard bovenaan wordt getoond. Maar voel u vrij om de rangschikking van iedere kolom aan te passen. Taken met hoge prioriteit zijn rood, normale taken zijn zwart en taken met lage prioriteit zijn blauw.


Bovenaan heeft u de verschillende filteropties (door wie gemaakt, toegewezen aan, status of activiteit) en het zogenaamde 'hamburger-icoon' om een filter op te slaan. Opgeslagen taaklijst filters worden aan de linkerkant van het scherm weergegeven, bijvoorbeeld 'Sales taken - Iedereen'. Zo kunt u filters maken en alle taken voor iedereen of per individu bekijken.

Onder de filteropties bevinden zich de zoekvelden om te zoeken op een contactpersoon of een taakonderwerp.

Dubbelklik op de naam van het relatie om naar de relatiekaart te gaan. Dubbelklik op het taakonderwerp om alle details van de taak te bekijken en de mogelijkheid om deze aan te passen of af te ronden.

Gebruik de rechtsklik op een taak voor snelle opties als 'Openen', 'Afronden' of 'Verwijderen', of gebruik de iconen onder de takenlijst.

De optie om uw takenlijst af te drukken zal binnenkort als optie aan dit scherm worden toegevoegd.



9.3 Reminders

Indien u bij het aanmaken van een taak heeft gekozen voor de ‘Reminder’ optie, dan krijgt u een melding indien de afloopdatum en tijd is bereikt. Hier volgt een voorbeeld:


Door het checkbox vinkje aan het eind van de regel aan te vinken, heeft u de taak afgerond. Indien u meer wilt weten over de taak, dubbelklik op het onderwerp de taak opent zich. En dubbelklik op de naam om naar de relatiekaart te springen.


Wilt u de taak uitstellen en weer een reminder? Klik eenmaal op de regel voor de taak waarvoor dit van toepassing is, kies het tijdsbestek en klik op ‘Uitstellen’. 


Het rode uitroepteken symbool wordt getoond indien bij het aanmaken van een taak hoge prioriteit wordt aangegeven.



9.4 Taken afronden

Uitstaande taken kunnen worden geopend vanuit het archief van een relatie of vanuit de takenlijst. Om een taak af te kunnen ronden, open de taak en klik op ‘Afronden’. De taak verdwijnt van de open-taken lijst en het wordt als afgerond (groen vinkjes) in het archief van de relatie getoond.


Alle taken, zowel afgeronde en uitstaande, blijven zichtbaar in het archief van de relatie. Klik op het ‘Taak’ item in de linker ‘Communicatie’ balk om alle taken die gekoppeld zijn aan deze relatie, te bekijken.


Klik op een individuele taak om te openen en te wijzigen. Het is ook mogelijk om zo de taak af te ronden.