Marketing automatisering (5)

Ga naar Nieuw -> Taak om een taak voor een bepaalde relatie te maken of klik op het taakpictogram in de hoofdbalk. Alle taken worden weergegeven in uw takenlijst, die  is te vinden onder menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet. Hier zijn alle taken per gebruiker te vinden. U kunt alle taken rangschikken op status, aanmaak- of afloopdatum en op gebruiker. Bij het aanmaken van een nieuwe taak kan prioriteit aangegeven worden, de afloopdatum instellen en bijbehorende reminders. Indien u als team gebruik maakt van SpinOffice CRM dan kunt u voor iedereen taken aanmaken en binnen de takenlijst beheren. Meer informatie over taken kunt u vinden in de SpinOffice handleiding.

Krijg toegang tot alle CRM-geassocieerde e-mailuitwisselingen op één plaats, direct in uw Postvak IN. Alle berichten worden bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan het juiste relatie. Als de verzender onbekend is, kan de relatie direct aan de database toegevoegd als nieuwe relatie of het nieuwe e-mailadres kan worden gekoppeld aan een bestaand contactpersoon. SpinOffice zal alle eerdere communicatie in de database zoeken en dit allemaal toevoegen aan het archief van het contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo makkelijk geweest! Uw team wordt efficiënter. Elke gebruiker krijgt zijn eigen inbox met veel opties zoals intern doorsturen, dossier koppelingen, mails omzetten naar taak, privé markeren, arceren en meer. SpinOffice gebruikt IMAP-protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox. De inbox-map, verzonden items en de prullenbak zijn in sync. Alle e-mails blijven in uw oorspronkelijke mailbox, maar elke dag maken we een backup van uw gegevens op onze zeer beveiligde servers.

Iedere prospect is met alle contactinformatie te vinden in het relatiescherm. Van daar uit kunt u (door dubbelklik) naar het archief waar alle communicatie, documenten/bestanden, taken en afspraken, memo's te vinden zijn.  Om een selectie te krijgen van alle prospects, doet u het volgende: Ga naar het relatiescherm. Klik op Filter relaties in de gekleurde bovenbalk. Kies het veld 'Relatietype'. De voorwaard 'Is' is juist, dus hier niets mee doen. Selecteer vervolgens het gewenste relatietype. In ons voorbeeld 'Prospect'. Klik op Filter relaties. Alle prospects worden getoond. TIP: maak een apart relatietype ‘Hot prospects’ o.i.d. om een onderscheid te maken tussen belangrijke- en minder belangrijke prospects. Ga naar menu-optie Beheer -> Relatietype om nieuwe relatietypes te maken. Combinaties van filters zijn mogelijk. Bijvoorbeeld het veld 'Relatietype' en het veld 'Account Manager', of een combinatie van een info-veld en label. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld prospects filteren die aangevinkt zijn voor een product/dienst waarin ze geïnteresseerd zijn.

Het belangrijkste is dat u, nadat eenmalig de koppeling heeft gemaakt tussen SpinOffice en Mailchimp, relaties binnen Mailchimp audiences en SpinOffice kunt synchroniseren. Maak filters in SpinOffice en schiet deze naar iedere gewenste Mailchimp audience. En de andere kant op, importeer Mailchimp contacten in SpinOffice zodat alle gewenste relaties in uw CRM staan en vanaf dat moment synchroniseren. De belangrijkste mogelijkheden van de Mailchimp integratie op een rij:  Synchroniseer relaties tussen SpinOffice en Mailchimp. Beheer de status van de relaties in sync; opt-in, opt-out, bounce. Importeer Mailchimp contacten in SpinOffice gebaseerd op uw Mailchimp audiences. Exporteer SpinOffice relaties naar Mailchimp audiences gebaseerd op filters. Er is een Mailchimp hoofdstuk in de gebruikershandleiding die meer uitleg geeft over deze integratie.

Het is zeer gemakkelijk! Maak eerst de koppeling tussen de twee platformen. Daarna heeft u de mogelijkheid om te kiezen uit de drie bovengenoemde opties. Doorloop de stappen om uw Mailchimp-account aan SpinOffice te koppelen. Ga in SpinOffice naar het hoofdmenu. Kies menu-optie Mailchimp. Vul uw MailChimp API-sleutel in. Waar vindt u die? Log in op uw Mailchimp-account en ga naar de accountinstellingen. Kopieer de API Key in Mailchimp naar uw klembord. Ga terug naar SpinOffice en plak de API-sleutel in het vereiste veld en klik op 'Save Mailchimp API key' om de accounts te koppelen.