Marketing automatisering (7)

Ga naar Nieuw -> Taak om een taak voor een bepaalde relatie te maken of klik op het taakpictogram in de hoofdbalk. Alle taken worden weergegeven in uw takenlijst, die  is te vinden onder menu-optie Ga naar -> Taken & Timesheet. Hier zijn alle taken per gebruiker te vinden. U kunt alle taken rangschikken op status, aanmaak- of afloopdatum en op gebruiker. Bij het aanmaken van een nieuwe taak kan prioriteit aangegeven worden, de afloopdatum instellen en bijbehorende reminders. Indien u als team gebruik maakt van SpinOffice CRM dan kunt u voor iedereen taken aanmaken en binnen de takenlijst beheren. Meer informatie over taken kunt u vinden in de SpinOffice handleiding.

Ga naar Ga naar -> Agenda. Klik eenmaal op de datum waarop de afspraak moet worden gemaakt. Voer het gewenste tijdstip, datum, locatie en eventuele herhalingen in en koppel relaties aan de afspraak. Klik op 'Opslaan', het venster sluit en de afspraak wordt toegevoegd. Gebruik de rechtermuisknop klik voor meer opties, bijvoorbeeld om de afspraak te koppelen aan meerdere andere relaties, dossiers of collega's.

Krijg toegang tot alle CRM-geassocieerde e-mailuitwisselingen op één plaats, direct in uw Postvak IN. Alle berichten worden bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan het juiste relatie. Als de verzender onbekend is, kan de relatie direct aan de database toegevoegd als nieuwe relatie of het nieuwe e-mailadres kan worden gekoppeld aan een bestaand contactpersoon. SpinOffice zal alle eerdere communicatie in de database zoeken en dit allemaal toevoegen aan het archief van het contactpersoon. Het opbouwen van uw database is nog nooit zo makkelijk geweest! Uw team wordt efficiënter. Elke gebruiker krijgt zijn eigen inbox met veel opties zoals intern doorsturen, dossier koppelingen, mails omzetten naar taak, privé markeren, arceren en meer. SpinOffice gebruikt IMAP-protocol om e-mailberichten op te halen uit uw mailbox. De inbox-map, verzonden items en de prullenbak zijn in sync. Alle e-mails blijven in uw oorspronkelijke mailbox, maar elke dag maken we een backup van uw gegevens op onze zeer beveiligde servers.

Bij iedere relatiekaart die u in SpinOffice bezoekt, ziet u in één oogopslag wat er bij deze betreffende relatie speelt. Het bevat niet alleen items die voor u bestemd zijn, maar ook die van collega's. Het dashboard verschilt dus per relatie. De volgende onderdelen worden in het dashboard weergegeven: Open dossiers: alle dossiers waaraan de relatie is gekoppeld. Aankomende afspraken: alle afspraken waaraan de de relatie is gekoppeld en die binnen nu en twee weken plaatsvinden. Open taken: alle niet-afgeronde taken waaraan de relatie is gekoppeld. Achterstallige taken zijn rood, taken in de toekomst zijn blauw. Open items: alle niet-afgeronde e-mailberichten waaraan de relatie is gekoppeld. Laatste timesheet items (dit gedeelte wordt alleen weergegeven i.c.m. de tijdschrijf-module): alle logs / tijd die geschreven is bij deze relatie. Onder het item staat de datum/tijd waarop het is aangemaakt (bij dossiers en open items) of wanneer het plaatsvindt (afspraken en taken). Daarnaast wordt de naam van database gebruiker getoond waaraan het item is gekoppeld. Vanuit het dashboard kunt u via het '+' icoon een nieuw item (dossier, afspraak, taak) aanmaken. Klik op een item om het te openen of gebruik de rechtermuis klik om een menu te krijgen en om een item direct af te ronden of te verwijderen. Het dashboard is voor veel klanten van toegevoegde waarde; het geeft inzicht in openstaande items en men vindt het prettig om vanuit hier taken en dossiers te beheren in plaats van te navigeren naar de takenlijst en/of dossierlijst. Beschikt u nog niet over het dashboard en wilt u het wel actief binnen uw database, laat het ons dan weten. Bij klanten van voor juli 2017 kan het zijn dat het dashboard nog niet is geactiveerd. Klanten die na juli 2017 betalende klant zijn geworden is het dashboard standaard actief, tenzij de schermresolutie het niet toestaat. In april 2019 wordt het dashboard bij alle klanten geactiveerd.

Iedere prospect heeft een eigen relatiekaart met relevante contactinformatie en een archief met communicatie, documenten/bestanden, afgeronde taken, memo's etc. Om een selectie te krijgen van alle prospects, doet u het volgende: Ga op de kaart naar het veld ‘Relatietype’; Klik eenmaal op het veld; Kies 'Filter op' in het menu; Type ‘Prospect’ en klik op ‘Filter relaties’; Alle prospects worden getoond in de linkerkant van het scherm; TIP: creeer een apart relatietype ‘Hot prospects’ o.i.d. om een onderscheid te maken tussen belangrijke- en minder belangrijke prospects. Ga naar menu-optie Extra -> Beheer -> Relatietype om nieuwe relatietypes te maken. Combinaties van filters zijn mogelijk. Bijvoorbeeld het veld Relatietype en het veld Account Manager, of een combinatie van een relatiekaart-veld en een kenmerk. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld prospects filteren die aangevinkt zijn voor een product/dienst waarin ze geïnteresseerd zijn.

De integratie van SpinOffice met Mailchimp maakt een wederzijdse interactie mogelijk tussen uw CRM-database en uw e-maillijst(en) in Mailchimp. U bent in staat om zeer specifieke filters in SpinOffice te maken en ze te delen met Mailchimp! De drie kerncomponenten van deze Mailchimp-integratie zijn: Importeer Mailchimp relaties in SpinOffice gebaseerd op mailinglijst(en) Exporteer SpinOffice relaties naar Mailchimp mailinglijst(en) gebaseerd op filters Krijg harde bounces vanuit Mailchimp, waarbij het laatste kenmerk in SpinOffice aangevinkt kan worden Er is een Mailchimp hoofdstuk in de gebruikershandleiding die meer uitleg geeft over deze integratie.

Ga naar menu-optie Extra -> Mailchimp Vul uw MailChimp API-sleutel in. Log in op uw Mailchimp-account en ga naar uw accountinstellingen, zie onderstaande afbeelding: Kopieer de API-sleutel in het vereiste veld in SpinOffice en klik op 'Save Mailchimp API key' om de accounts te koppelen.