Populaire Artikelen
Sorry! Niets gevonden voor
De volgende FAQ's bieden informatie over de archiverings-functie.
Iedere relatie heeft in SpinOffice zijn eigen persoonlijke archief, dat is te vinden achter de relatiekaart (tab 'Archief'). Het archief geeft een chronologisch overzicht van alle correspondentie die heeft plaatsgevonden. Dus alle e-mailberichten, bijlagen, open en afgeronde taken, notities, offertes, facturen en alle andere bestanden die gekoppeld zijn aan deze relatie. Deze koppeling kunt u bij ieder nieuw bericht, taak, afspraak etc. maken. Wanneer er een e-mail in uw Postvak IN inkomt van desbetreffende relatie, wordt deze automatisch gekoppeld en ook opgeslagen in zijn / haar archief. Aan de linkerkant van het archief-scherm is alle communicatie gecategoriseerd en daardoor makkelijk terug te vinden. In archief van een contactpersoon kunnen alle items worden gemarkeerd, op privé worden gezet voor andere gebruikers, notities kunnen worden toegevoegd, kunnen worden omgezet in taak en nog veel meer. Alle tools zijn verborgen onder de rechter muisknop (of twee vingers trackpad klik). Alle archief-items kunnen worden gekoppeld aan mappen naar andere SpinOffice relaties of aan gebruikers binnen de database.
Jazeker! Op basis van het e-mailadres wordt het bericht bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan de desbetreffende relatie. Vervolgens kunt u in uw Postvak IN de berichten afronden en verwijderen. Bij afronden verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en is de mail nog wel zichtbaar in het archief van de relatie. Bij verwijderen verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en belandt in de prullenbak. Het bericht is niet terug te vinden in het archief van de relatie. In hoofdstuk 6. De Postvak IN van de handleiding bespreken we dit nader uitgebreid. Indien u uw mail voor het eerst configureert in SpinOffice dan worden alle berichten binnengehaald en worden alle mailberichten waarvan het e-mailadres bekend is in SpinOffice, gekoppeld aan de kaart. Onbekende e-mailadressen tonen een vraagteken-icoon. Gebruik rechtsklik om het menu te openen en kies 'Relatie toevoegen' om dit e-mailadres samen met de juiste NAW-gegevens direct als nieuwe relatie aan SpinOffice toe te voegen. Ook dit wordt verder besproken in hoofdstuk 6.
Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te importeren en te koppelen aan een relatie met het als doel het opbouwen van een degelijk klantenbestand. Lokale bestanden importeren (bijvoorbeeld documenten, PDF's, afbeeldingen, spreadsheets) en deze koppelen aan relaties: Ga naar relatiekaart van de persoon waarvoor u iets wilt importeren. Drag & drop één of meerdere lokale bestanden vanaf uw bureaublad / Finder in de relatiekaart of in het archiefscherm van SpinOffice. In plaats van de drag & drop-optie kunt u ook kiezen voor menuoptie Extra -> Importeren -> Bestanden. Bevestig de import in de rechter benedenhoek van het applicatiescherm. Ga naar archief van de relatie om de geïmporteerde bestanden te zien. Het is mogelijk om meerdere bestanden te importeren, een map is helaas nog niet mogelijk. Het invoegen van bestanden aan een nieuwe e-mailbericht werkt ook via drag & drop. Zodra u de e-mail opstelt en bestanden als bijlage importeert worden deze bestanden automatisch gekoppeld aan het relatiekaart van het relatie naar wie dit bericht verzonden wordt. En het is ook mogelijk om geïmporteerde bestanden in dossiers te slepen die al in de database aanwezig zijn. Hoe doet u dat? Maak eerst een dossier/map aan voor de relatie waar de bestanden in moeten komen te staan, via Nieuw -> Dossier. Alle gemaakte mappen (gekoppeld aan relaties) zijn te vinden in het dossier tabblad in het linker gedeelte van het archief van de relatie. Importeer uw bestanden zoals hierboven beschreven staat. Pak het geïmporteerde bestand één voor één bij het onderwerp en sleep deze naar het gewenste dossier. Het geimporteerde bestand bevat nu een klein geel dossier-icoontje om aan te geven aan dat het gekoppeld is. Dubbelklik op het dossier om de volledige inhoud te bekijken. In de Postvak IN is dezelfde drag & drop naar dossier optie mogelijk zodra er mappen voor die specifieke relatie aanwezig zijn.
In uw Postvak IN: Gebruik de rechter muisknop (of twee vingers trackpad klikken) op een inkomend e-mailbericht en kies 'Relatie koppeling' in het menu dat verschijnt. Een pop-up wordt getoond waarin elke relatie in uw database kan worden doorzocht (op basis van bedrijfsnaam of naam van de relatie) en kan worden gekoppeld en ontkoppeld aan het betreffende bericht. Het bericht wordt daarna opgeslagen in ieders archief. Wanneer u 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....' aanvinkt in de 'Relatie koppeling' popup dan wordt het e-mailadres ook toegevoegd op de relatiekaart van de gekoppelde relatie(s). Automatisch worden alle mails in de database dan aan deze relatie(s) gekoppeld. Dit laatste is dus wel een handeling met mogelijk grote consequenties! In het archief van een relaties: Hier kunt u hetzelfde doen als in uw Postvak IN: gebruik de rechter muisknop (of twee vingers trackpad klikken) op een archief-item en kies 'Relatie koppeling' in het menu. In het pop-up venster ziet u de gekoppelde relatie aan de rechterkant vermeld. U kunt hier dus meerdere relaties aan dit individuele item koppelen. Het koppelen van relaties of e-mails aan dossiers werkt feitelijk hetzelfde. In plaats van 'Relatie koppeling' kiest u 'Dossier koppeling'. Het koppelen van relaties aan e-mails en dossiers is een must voor het opbouwen van een solide en betrouwbaar archief!
Gebruik dossiers om informatie in op te slaan en zodoende later gemakkelijker terug te vinden. Niet alleen e-mails en bestanden / documenten kunnen in een dossier gearchiveerd worden maar ook taken, memo's, agenda afspraken en geschreven tijd (in Pro). Door middel van dossiertypen kunt u aangeven wat de inhoud betreft, dit maakt het later terugzoeken nog gemakkelijker. Voorbeelden van veel gebruikte dossiertypes zijn service, ondersteuning, verkoop, offertes, projecten, bezoeken, facturen. Dossiers zijn altijd gekoppeld aan één of meerdere relaties. Het maken van een nieuwe map gaat als volgt, via menuoptie Nieuw -> Dossier of rechtstreeks in het archief van een relatie door te klikken op het '+' icoon in het linker dossier-gedeelte. Let op, indien u een dossier maakt dan behoort deze tot de relatie waarop u zich op dat moment bevindt! Een dossier koppeling kan op verschillende manieren worden gelegd: In de Postvak IN: rechtermuisknop klik (twee vingers trackpad klikken) op het bericht en selecteer 'Dossier koppeling'. Alle aanwezige dossiers voor deze relatie worden in het linkergedeelte getoond en kunnen worden gekoppeld en ontkoppeld via de pijltjes in het midden of door dubbelklik. Daarnaast kunt u een bericht in de Postvak IN ook direct naar een dossier slepen naar de linkerkant van het scherm, waar alle dossiers van deze relatie worden getoond. slepen en het bericht direct dalen tot een doelmap in de sectie links map. In het archief: rechtermuisknop klik (twee vingers trackpad klikken) op het bericht en selecteer 'Dossier koppeling'. Alle aanwezige dossiers voor deze relatie worden in het linkergedeelte getoond en kunnen worden gekoppeld en ontkoppeld de pijltjes in het midden of door dubbelklik. Net als in uw Postvak IN kunt u ook hier het bericht vastpakken bij het onderwerp en naar een dossier slepen in de linkerkant van het scherm, waar alle dossiers van deze relatie worden getoond. Bekijk deze tutorial waarin we uitleggen hoe u dossiers maakt en hoe het werken met dossiers u op lange termijn tijd kan besparen.