Auto archivering (5)

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. Wanneer er een e-mail in uw Postvak IN inkomt van desbetreffende relatie, wordt deze automatisch gekoppeld en ook opgeslagen in zijn / haar archief. Aan de linkerkant van het archief-scherm is alle communicatie gecategoriseerd en daardoor makkelijk terug te vinden. In archief van een contactpersoon kunnen alle items worden gemarkeerd, op privé worden gezet voor andere gebruikers, notities kunnen worden toegevoegd, kunnen worden omgezet in taak en nog veel meer. Alle tools zijn verborgen onder de rechter muisknop. Alle archief-items kunnen worden gekoppeld aan dossiers naar andere SpinOffice relaties of aan gebruikers binnen de database. Bekijk de handleiding Hoofdstuk 4. Het archief voor meer informatie.

Jazeker!  Op basis van het e-mailadres wordt het bericht bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan de desbetreffende relatie. Vervolgens kunt u in uw Postvak IN de berichten afronden en verwijderen. Bij afronden verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en is de mail nog wel zichtbaar in het archief van de relatie.  Bij verwijderen verdwijnt het bericht uit uw Postvak IN en belandt in de prullenbak. Het bericht is niet terug te vinden in het archief van de relatie. In hoofdstuk 6. De Postvak IN van de handleiding bespreken we dit nader uitgebreid. Indien u uw mail voor het eerst configureert in SpinOffice dan worden alle berichten binnengehaald en worden alle mailberichten waarvan het e-mailadres bekend is in SpinOffice, gekoppeld aan de kaart.  Onbekende e-mailadressen tonen een vraagteken-icoon. Gebruik rechtsklik om het menu te openen en kies 'Relatie toevoegen' om  dit e-mailadres samen met de juiste NAW-gegevens direct als nieuwe relatie aan SpinOffice toe te voegen. Ook dit wordt verder besproken in hoofdstuk 6.

Er zijn een aantal scenario's te bedenken waarbij u een e-mail aan een relatie wilt koppelen. Een e-mail van een onbekende iemand koppelen aan een relatie. Dit item geeft in uw Postvak IN een '?' want de afzender is dus niet bekend. Voeg deze als nieuwe relatie toe of koppel dit mailadres aan een bestaande relatie. Voeg het onbekende e-mailadres toe als nieuwe relatie: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Voeg relatie toe in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond. Er wordt een venster getoond waarin je alle NAW-gegevens van de relatie kunt invullen. Onderin is aangevinkt 'Koppel bestaande e-mailberichten aan deze relatie'. Laat dit zo. Kies Opslaan. De relatie wordt aangemaakt en het e-mailadres inclusief alle mails van- en naar dit e-mailadres worden opgeslagen. Of koppel het onbekende e-mailadres aan een bestaande relatie: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond. Zoek de gewenste relatie. Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relatie. Onderaan ziet u 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....'. Wanneer dit is aangevinkt, worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres aan de gekoppelde relatie gekoppeld. Dit is dus vaak wel wenselijk om te doen. Kies Opslaan. Let dus op: door te kiezen voor 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres: ....' worden alle berichten van- en naar dit e-mailadres bij de relatie opgeslagen. U kunt altijd het e-mailadres van de relatie verwijderen en daardoor e-mailberichten ontkoppelen. Een e-mail van een bestaande relatie koppelen aan een andere relatie(s). Dit betreft dus een mail in uw Postvak IN (of andere mailmap of archief) die al gekoppeld is aan een relatie in de database. U kunt dit bericht als volgt aan iedere gewenste relatie in de database koppelen: Gebruik de rechtsklik op het e-mailbericht en kies Relatiekoppeling in het menu dat verschijnt. Het volgende venster wordt getoond.  Zoek de gewenste relatie(s). Dubbelklik op de naam om de relatie te verplaatsen naar Gekoppelde relaties. Kies Opslaan. Het betreffende bericht wordt opgeslagen in archief van de relatie. Alleen dit betreffende bericht wordt gekoppeld, dus niet het e-mailadres. Het koppelen van relaties of e-mails aan dossiers werkt feitelijk hetzelfde. In plaats van Relatiekoppeling kiest u Dossierkoppeling. Het koppelen van relaties aan e-mails en dossiers is een must voor het opbouwen van een solide en betrouwbaar archief!

Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te importeren en te koppelen aan een relatie met het als doel het opbouwen van een degelijk klantenbestand. Lokale bestanden importeren (bijvoorbeeld documenten, PDF's, afbeeldingen, spreadsheets) en deze koppelen aan relaties: Ga naar het archief van de persoon waarvoor u bestanden wilt importeren. Klik op Bestanden bovenin. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat bestanden zijn geïmporteerd, worden ze direct getoond.  Gebruik de rechts-klik op een bestand voor allerlei opties. Zie hieronder.  Het invoegen van bestanden aan een nieuwe e-mailbericht werkt ook via drag & drop. Zodra u de e-mail opstelt en bestanden als bijlage importeert worden deze bestanden automatisch gekoppeld aan het relatiekaart van het relatie naar wie dit bericht verzonden wordt. Geïmporteerde bestanden in dossiers slepen die al in de database aanwezig zijn. Hoe doet u dat? Maak eerst een dossier/map aan voor de relatie waar de bestanden in moeten komen te staan, via Nieuw -> Dossier. Alle dossiers (gekoppeld aan relaties) zijn te vinden in de contact-widget en he van de relatie. Importeer uw bestanden zoals hierboven beschreven staat. Pak het geïmporteerde bestand één voor één bij het onderwerp en sleep deze naar het gewenste dossier. Het geimporteerde bestand bevat nu een klein geel dossier-icoontje om aan te geven aan dat het gekoppeld is.  Dubbelklik op het dossier om de volledige inhoud te bekijken. In de Postvak IN is dezelfde drag & drop naar dossier optie mogelijk zodra er mappen voor die specifieke relatie aanwezig zijn.

Dossiers zijn altijd gekoppeld aan één of meerdere relaties of aan uzelf. Het maken van een nieuw dossier gaat als volgt, via menu-optie Nieuw -> Dossier of rechtstreeks bij een relatie door te klikken op het '+' pictogram in het dossier-gedeelte van de contact-widget. Een e-mailbericht kan op verschillende manieren een dossier gekoppeld worden, zowel in de Postvak IN als in het archief van een relatie. Het werkt als volgt. Een e-mail koppelen aan een dossier waar de gewenste relatie al aan gekoppeld is. Sleep de e-mail gewoon naar het dossier vermeld aan de linkerkant in de contact-widget. De e-mail is direct gekoppeld aan het gekozen dossier. U ziet een koppel-teken bij het dossier dat aangeeft dat het gekoppeld is. Het e-mailbericht toont een dossier-pictogram om aan te geven dat het aan een dossier is gekoppeld. Klik op het dossier om het te open en alle items die het bevat te bekijken. Een e-mail koppelen aan een ander dossier, waar deze relatie dus niet aan gekoppeld is. Ga op het e-mailbericht staan en gebruik de rechtsklik. Kies Dossierkoppeling. Het volgende scherm wordt getoond. Zoek de gewenste relatie waar het dossier te vinden is die u wilt koppelen of zoek onderin het gewenste dossier. Dubbelklik hierop om het te verplaatsen naar 'Gekoppelde dossiers'. Kies Opslaan. Het e-mailbericht is nu gekoppeld aan het gewenste dossier en het bericht is daar terug te vinden.