Hoe maak ik een factuur?

In SpinOffice maak je een factuur bij de relatie. Je begint met een voorstel en zet dat stap voor stap om: van voorstel naar order, factuur en betaald. Heb je de factuurmodule nog niet ingericht? Lees dan eerst Hoe richt ik de factuurmodule in?

In de video hieronder zie je hoe het werkt.

Stap 1: start een nieuw voorstel

1. Open de relatie en ga naar het archief.
2. Klik op het tabblad met het grafiekje.
3. Klik in de smalle balk links op het plusje. Er opent een nieuw voorstel.

Stap 2: vul de regels in

1. Vul de omschrijving in. Die komt op de factuur achter Betreft.
2. Kies per regel een artikel en vul het aantal in. De prijs en de btw worden vanzelf ingevuld.
3. Vul eventueel bij Info 2 een toelichting in, bijvoorbeeld de periode. Die komt op de factuur onder het artikel.
4. Klik op Voorstel opslaan.

Stap 3: de statussen

Bovenaan zie je waar je document staat: Voorstel, Order, Factuur of Betaald. Met de paarse knop rechtsonder zet je het document steeds een stap verder.

Stap 4: van voorstel naar order

Is je klant akkoord? Klik op Omzetten naar Order. Je voorstel wordt dan een orderbevestiging.

Stap 5: van order naar factuur

Klik op Omzetten naar Factuur. Het document krijgt een factuurnummer.

Let op: vanaf dit moment is de factuur definitief. De regels kun je dan niet meer wijzigen. Controleer ze dus voordat je omzet.

Stap 6: bekijk en mail de factuur

1. Klik op Open PDF. Je ziet de factuur zoals je klant hem krijgt.
2. Klik op E-mail. SpinOffice opent een nieuwe mail aan de relatie, met de PDF als bijlage en de tekst van het e-mailsjabloon dat je voor deze status hebt gekozen.
3. Controleer de mail en verstuur hem.

Met Open PDF kun je op dezelfde manier ook een voorstel of orderbevestiging bekijken en mailen.

Stap 7: markeer de factuur als betaald

Is de factuur betaald? Open de factuur en klik op Markeer als betaald.

Je facturen terugvinden

• Per relatie: klik in de module op het €-icoon. Je ziet dan alle facturen van deze relatie. Dubbelklik op een factuur om hem te openen.
• Alle facturen: open het Facturenoverzicht, in de webversie via het $-icoon in de zijbalk en in de desktopversie via het hoofdmenu. Je ziet per factuur de klant, het nummer, de status en het bedrag.