Hoe richt ik de factuurmodule in?

Voordat je je eerste factuur maakt, richt je de factuurmodule in. Je bepaalt hoe je PDF eruitziet, welke e-mail je klant krijgt en welke artikelen je op een factuur kunt zetten.

Stap 1: open de instellingen

Open het Facturenoverzicht:

• in de webversie via het $-icoon in de zijbalk;
• in de desktopversie via het hoofdmenu.

Klik daarna in de smalle balk links op het tandwiel.

Stap 2: kies het dagboek

Je stelt alles per dagboek in. Kies je dagboek rechtsboven in het blok Achtergronden & e-mail. Alle instellingen op deze pagina gelden voor het dagboek dat je hier kiest.

Stap 3: upload een achtergrond

Per status (Voorstel, Order, Factuur, Incasso en Betaald) kun je een eigen achtergrond instellen. De tekst van de factuur komt over de achtergrond heen.

1. Maak de achtergrond als afbeelding van een A4 staand, bijvoorbeeld 2480 × 3508 pixels. Zet daarop je logo, je huisstijl en je bedrijfsgegevens.
2. Sla de afbeelding op als PNG of JPG.
3. Klik in de rij van de status op Uploaden en kies het bestand. Een bestaande achtergrond voor die status wordt vervangen.

Met Openen bekijk je de achtergrond, met Verwijderen haal je hem weg. Wil je dezelfde achtergrond voor alle statussen? Upload dan in elke rij hetzelfde bestand.

Stap 4: kies een e-mailsjabloon

Kies per status een e-mailsjabloon. Klik je straks in de PDF-weergave op E-mail, dan opent SpinOffice een nieuwe mail met de PDF als bijlage en de tekst van dit sjabloon.

Let op: je keuze wordt meteen opgeslagen, zonder dat je op Opslaan klikt.

Stap 5: vul de dagboekgegevens in

Vul bij Dagboekgegevens je adres, telefoon, e-mail, website, bank, IBAN, BIC en BTW-nummer in. Klik daarna op Opslaan.

Gebruik je geen achtergrond, dan komen deze gegevens onder aan de PDF. Gebruik je wel een achtergrond, dan horen je bedrijfsgegevens op de achtergrond zelf.

Stap 6: stel de PDF-weergave in

Staat er tekst over je logo of over de voettekst van je achtergrond? Pas dan bij PDF-weergave de ruimte aan en klik op Opslaan:

• Extra marge bovenaan (mm): schuift alle tekst omlaag, bijvoorbeeld onder een logobalk. Standaard is dit 0.
• Afstand handtekeningbox tot onderkant (mm): verhoog dit als je achtergrond onderaan een hoge balk heeft. Standaard is dit 16.
• Accentkleur kader: de kleur van de rand om de handtekening- of betaalbox.

Pas de waarden in kleine stappen aan en bekijk het resultaat via Open PDF bij een factuur.

Stap 7: maak je artikelen aan

1. Klik bij Artikelen op + Nieuw artikel.
2. Vul de omschrijving in. Vul eventueel Info 1 en Info 2 in, en daarna de prijs, de BTW-code en de eenheid.
3. Klik op Opslaan.

Met Bewerken pas je een artikel later aan. Een wijziging geldt alleen voor nieuwe facturen, niet voor facturen die al bestaan.

Let op: een artikel kun je hier niet verwijderen. Kies de omschrijving dus met zorg.

Stap 8: controleer het resultaat

Open een factuur en klik op Open PDF. Je ziet dan precies wat je klant krijgt.

Ik zie het Facturenoverzicht niet

Dan is de factuurmodule nog niet actief voor jouw omgeving. Neem contact op met support.

Dagboeken en BTW-codes beheren

De dagboeken en de BTW-codes beheer je in de desktopversie, via Beheer → Factuur. De BTW-codes vind je daar onder BTW-code.