Hoe importeer ik een groep relaties?

Staan je klanten en contacten nu nog in een ander programma? Dan zet je ze in één keer over naar SpinOffice.

Waar begin je?

Open het menu (☰) en kies bij Extra opties: Importeer → Relaties. Je kunt ook de knop Relaties importeren gebruiken op je Home-dashboard of in de relatielijst. Je ziet dan het venster Importeer relaties met drie bronnen:

• Apple Contacten
• Office 365
• Excel

Apple Contacten

Dit kan alleen in de desktopversie op een Mac. SpinOffice importeert al je contacten, met hun gegevens.

Office 365

Koppel je Office 365-account één keer. SpinOffice importeert dan je contacten met hun gegevens, adressen en notities. Dit is een eenmalige import, geen synchronisatie. Wijzig je later iets in Office 365, dan wordt dat niet automatisch bijgewerkt in SpinOffice.

Excel

In de video hieronder zie je hoe het werkt.

Let op: de Excel-import is alleen beschikbaar in de desktopversie van SpinOffice, niet in de webversie.

1. Je bestand voorbereiden

• SpinOffice leest CSV-, XLS- en XLSX-bestanden.
• Gebruik het sjabloon Import_Template.xlsx (zie de bijlage onderaan). Vervang de voorbeeldregels door je eigen relaties en verwijder de kolommen die je niet gebruikt.
• Zet in de eerste rij de kolomnamen, bijvoorbeeld Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Adres, Postcode, Plaats en Land.
• Per relatie is alleen een achternaam of een bedrijfsnaam verplicht.
• Vul bij Land de landcode van twee letters in, zoals NL, BE, DE of FR. SpinOffice maakt daar zelf Nederland, België, enzovoort van.
• Het bestand mag geen formules en geen opmaak bevatten. Plak je gegevens desnoods als waarden in een nieuw, leeg bestand.

2. Je bestand kiezen

1. Kies in het venster Importeer relaties voor Excel.
2. Klik bij Importeer relatiebestand op Importeer en kies je bestand.

Heb je hetzelfde bestand al eens geüpload? Dan kies je het bij Kies bestaand relatiebestand.

3. De instellingen kiezen

• Kies een relatietype: bijvoorbeeld Klant of Prospect. Kies je niets, dan krijgen alle relaties het type Import. Dat kun je later aanpassen met een massawijziging.
• Relaties koppelen aan e-mails in de database: laat dit vinkje aanstaan. Dan koppelt SpinOffice je geïmporteerde relaties meteen aan de mails die al in de database staan, zodat hun archief direct gevuld is.
• Gebruik als unieke waarde: kies bijvoorbeeld het e-mailadres. Daaraan herkent SpinOffice of een relatie al bestaat.
• Indien dubbele gevonden:kies wat er gebeurt als een relatie al bestaat:
  • Update alle records in SpinOffice: de bestaande relatie wordt bijgewerkt met de gegevens uit je bestand.
  • Negeer record uit deze Excel import: de regel uit je bestand wordt overgeslagen en de bestaande relatie blijft zoals hij was.

4. De kolommen koppelen

• Groen: SpinOffice heeft de kolom herkend en aan een veld gekoppeld.
• Grijs (----------):kies zelf het juiste veld. Bijvoorbeeld:
  • Adres → Straat
  • Telefoon → Werk Nummer of Mobiel Nummer
  • Land → Land
• Wil je een kolom niet importeren? Kies dan Niet meenemen.

Zijn alle kolommen gekoppeld, dan wordt het icoon rechtsboven groen.

5. Importeren

Klik bovenin op Importeer relaties!. Je ziet daarna meteen hoeveel relaties zijn geïmporteerd, hoeveel er zijn bijgewerkt en hoeveel er zijn overgeslagen. Je relaties staan nu in de relatielijst.

Bijlage: Import_Template.xlsx

Wil je na importeren nog bulk-aanpassingen doen aan relaties? Dat kan! Gebruik dan de optie massa-aanpassing.