Relaties importeren

Stap je over van een ander programma, of heb je je klanten in Excel staan? Importeer ze dan in één keer in SpinOffice. Dat werkt in de browser en in de desktopversie.

Liever kijken? In de video zie je hoe het werkt.

Welke bron kies je?

Tip: importeer je relaties vóór je je e-mailaccount koppelt. Dan komen je bestaande e-mails direct in de juiste archieven.

Stap 1: maak je bestand klaar

• Gebruik een .xlsx, .xls of .csv-bestand. Begin het makkelijkst met het voorbeeldbestand onderaan dit artikel.
• Zet de kolomnamen in de eerste rij, bijvoorbeeld Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Adres, Postcode, Plaats en Land.
• Gebruik bij Land de landcode van twee letters, zoals NL, BE of DE.
• Gebruik geen formules of opmaak. Plak je gegevens zo nodig als waarden in een nieuw, leeg bestand.

Stap 2: upload je bestand

1. Kies ☰ > Importeer > Relaties. Of klik op het Home-scherm in het blok Recente relaties op ☰ > Importeer relaties.
2. Kies Excel.
3. Sleep je bestand in het vak, of klik erop en kies je bestand. Klik op Doorgaan.

Onder het vak staan je eerdere imports. Met Open zie je het resultaat terug, en met Instellingen wijzigen gebruik je de koppelingen en opties van die import opnieuw.

Stap 3: koppel de kolommen

Bovenaan elke kolom uit je bestand kies je het veld in SpinOffice waar die kolom in moet. Daaronder zie je de eerste regels uit je bestand, zodat je meteen ziet of het klopt.

• auto: SpinOffice heeft de kolom zelf herkend. Controleer het wel even.
• Niet meenemen!: deze kolom wordt niet geïmporteerd.
• Linksboven zie je hoeveel kolommen gekoppeld zijn. Zijn ze allemaal gekoppeld, dan wordt de balk groen.
• Kolommen die je niet nodig hebt? Klik op Niet-gekoppelde kolommen niet importeren.
• Ben je de draad kwijt? Met Terugzetten naar suggesties begin je opnieuw met de voorstellen van SpinOffice.
• Staan er geen kolomnamen in de eerste rij? Zet dan het vinkje Eerste rij bevat kolomnamen uit.

Klik op Doorgaan.

Stap 4: kies de opties

• Relatietype: verplicht. Bijvoorbeeld Klant of Prospect. Alle relaties uit dit bestand krijgen dit type.
• Relaties koppelen aan e-mails in de database: vink dit aan. Bestaande e-mails komen dan direct in het archief van de relatie.
• Bestaande relaties zoeken op: het veld waarmee SpinOffice herkent of een relatie al bestaat, meestal het e-mailadres. Wil je niet controleren? Kies Niet zoeken naar bestaande relaties.
• Alleen binnen relaties van het type: zoek alleen tussen relaties van één type, of laat het op Alle relatietypes staan.
• Als een bestaande relatie wordt gevonden: kies Rij overslaan, of Alle gevonden relaties bijwerken met de gegevens uit je bestand.
• Lege cellen negeren bij bijwerken: vink dit aan als een lege cel in je bestand een bestaand gegeven niet mag wissen.

Klik op Doorgaan.

Stap 5: controleer

SpinOffice laat zien wat er gaat gebeuren, voordat er iets verandert. Problemen in je bestand zie je hier ook.

• Geïmporteerd: nieuwe relaties die worden toegevoegd.
• Relatie bestaat al: relaties die SpinOffice al kent. Die worden overgeslagen of bijgewerkt, afhankelijk van je keuze bij stap 4.
• Eerder geïmporteerd: rijen die je al bij een eerdere import hebt binnengehaald.

Klopt het niet? Ga met Terug naar de vorige stap. Klopt het wel? Klik op Start.

Stap 6: het resultaat

Je ziet hoeveel relaties zijn toegevoegd (Geïmporteerd), bijgewerkt (Geüpdatet) en overgeslagen (Eerder geïmporteerd en Relatie bestaat al). Met Nog een bestand importeren begin je meteen aan het volgende bestand.

Importeren uit Office 365 of Apple Contacten

Office 365: kies bij stap 2 Office 365 en log eenmalig in met je Microsoft-account. Latere wijzigingen in Office 365 komen niet vanzelf in SpinOffice. Wil je je contacten blijvend gelijk houden? Lees Relaties synchroniseren met Microsoft 365

Apple Contacten: lees Mac Contacten importeren

Iets misgegaan?

• Dubbele relaties? Dubbele relaties samenvoegen
• Verkeerd relatietype gekozen? Filter op dat type en pas het aan met Massa-acties.