13. Rechten & machtigingen
In de basis is SpinOffice een applicatie waarbij alle data toegankelijk is voor iedere gebruiker, want dit maakt een gedeelde CRM applicatie juist zo krachtig. Maar uiteraard kunnen beperkingen in functionaliteiten worden ingesteld per gebruiker zoals het recht tot relaties verwijderen, samenvoegen, exporteren etc, maar ook machtigingen wie wat wel mag zien. Zo kunnen mailboxen worden afgeschermd, maar ook o.a. groepen relaties, individuele bestanden, dossiers en agenda-afspraken. We bespreken in dit hoofdstuk de volgende onderwerpen: 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? 13.1 Waar kan ik de rechten per gebruiker instellen? Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad Rechten in de linkerkant. Heeft u deze optie niet? Dan beschikt u niet over het 'SuperAdmin' recht. Vraag binnen uw organisatie naar de juiste gebruiker met het 'SuperAdmin' recht met het verzoek u ook het 'SuperAdmin' recht te geven. Hieronder ziet u het rechten-scherm. Iedere gebruiker met het 'SuperAdmin' recht heeft dus het recht om de rechten van alle gebruikers te beheren. SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Alle gebruikers kunnen wel, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. 13.2 Toelichting op alle rechten en machtigingen Er is dus een verschil tussen de rechten die een gebruiker heeft en de machtiging die een gebruiker kan geven om bepaalde onderdelen te delen. Alle rechten De meeste rechten zijn duidelijk. Een aantal bijzondere zijn het vermelden waard. SuperAdmin geeft een gebruiker dus het recht om alle rechten van alle gebruikers te beheren. Gebruikers zonder 'SuperAdmin' recht hebben dus geen toegang tot dit gedeelte. Beheer-menu toegang geeft de gebruiker de mogelijkheid om o.a. e-mailsjablonen, relatietypes, labels, info-velden aan te passen. Alle berichten, Alle bestanden en Alle dossiers geeft het recht om privé gemarkeerde items te kunnen zien. Dit is dus een gevaarlijke want hiermee kan een gebruiker dus bestanden bekijken die eigenlijk afgeschermd zijn. Machtigingen Naast bovenstaande rechten heeft iedere gebruiker de mogelijkheid om zelf te bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen. Dit is ongeacht de toegewezen rechten. Om de machtigen te bepalen, ga in het hoofdmenu naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. Relatietypes SuperAdmin geeft ook het recht om te bepalen wie recht heeft tot welke relatietypes. Deze optie is dan ook te vinden onder Beheer -> Gebruikersinstellingen, en dan sub-tabblad Relatietypes in de linkerkant. Vink voor de geselecteerde gebruiker aan welke relatietypes deze persoon mag zien. Bij het inrichten van de database is het dus verstandig om na te denken over de relatietypes. Deze zijn bepalend in de rechten. 13.3 Wie kan de rechten per gebruiker instellen? Alle gebruikers kunnen, ongeacht de toegewezen rechten, zelf bepalen met wie ze hun Postvak IN, Agenda en Kanban-bord delen onder menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen en kies het sub-tabblad CRM-gedeelte. In de gratis Limited-versie heeft iedere gebruiker standaard het recht om alles te kunnen zien. Onderling kunnen gebruikers zelf bepalen wat ze voor elkaar willen afschermen. In de Pro-versie kunnen gebruikers met het recht 'SuperAdmin' de rechten van alle gebruikers bepalen. Zie hierboven.